Chương 1TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỢP TÁC THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHỆ NAM MỸ 1.1 Khái niệm chung 1.1 Khái niệm cơ bản về HTTT Dữ liệu và thông tin Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý. (Hệ thống thông tin quản lý, Hàn Viết Thuận, NXB ĐHKTQD, trang 9) Thông tin là các dữ liệu đã được biến đổi thành dạng dễ hiểu có ích cho người sử dụng .( Hệ thống thông tin quản lý, Hàn Viết Thuận, NXB ĐHKTQD, trang 8) Hệ thống và Hệ thống thông tin Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. Hệ thống thông tin là hệt hống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia xử lý thông tin khinh doanh. Hệ thống thông tin là phân hệ con của hệ thống kinh doanh, mang chức năng chính là xử lý thông tin của hệ thống.2 Khái niệm cơ bản về quản trị kinh doanh Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung.( Quản trị học,trường ĐH Kinh tế TPHCM, NXB Phương Đông, trang 11) Quản trị kinh doanh là một hoạt động phức tạp, các nhành quản trị phải tổ chức mọi hoạt động kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối của chu kì kinh doanh.
Có thể hiểu quản trị kinh doanh là tổng hợp các hoạt động kế hoạch hóa, tổ chức và kiểm tra sự kết hợp các yếu tố sản xuất một cách hiệu quả nhất nhằm xác định và thực hiện mục tiêu cụ thể trong quá trình phát triển doanh nghiệp. Hoặc có thể hiểu quản trị kinh doanh là tổng hợp các hoạt động xác định mục tiêu và thông qua Luan van 6 những người khác để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp trogn môi trường khinh doanh thường xuyên biến động.( HTTT kế toán, ĐH Kinh tế quốc dân, trang 33) Quản trị hệ thống thông tin là những chương trình tích hợp thu thập và xử lý các thông tin giúp việc ra quyết định.Thông thường các hoạt động này được trợ giúp tích cực của hệ thống máy tính. Hệ thống thông tin là kết quả hợp lý của việc ngày càng có sự công nhận sức mạnh và giá trị của thông tin, và thông tin phải sẵn sang dưới dạng thích hợp, đúng thời điểm cho các nhà quản trị làm quyết định. HTTT không chỉ có máy tính mà còn là con người, chương trình, dữ liệu…Do đó nhất thiết phải có sự quản trị thích hợp HTTT đó.1 Cơ sở lý thuyết về quản trị kho hàng Khái niệm: Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất (Giáo trình logistics, Học Viện Cônh Nghệ Bưu Chính Viễn Thông , 2006).1 Các hoạt động tổ chức quản lý kho Tổ chức quản lý kho bao gồm được chia thành bốn nhóm công việc chính: tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho, tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa, tổ chức giao xuất hàng, tổ chức kiểm kê hàng hóa.
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc vận đơn. - Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến. - Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho. - Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ.
Nghĩa là phải tùy theo từng nguồn hàng nhập khác nhau, ngoài phiếu nhập kho hợp lệ, phải có chứng từ cần thiết khác như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất hàng, hóa đơn, vận đơn,…theo những quy định hiện hành. - Tất cả hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận hoặc được kiểm nghiệm. Có một số loại hàng hóa cần phải được hóa nghiệm. Luan van 7 - Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc không bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm đủ thủ tục theo đúng quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể.
- Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chất lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ. Tổ chức theo dỗi và bảo quản hàng hóa Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con người nhằm bảo đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa. Các hoạt động này bao gồm: - Lựa chọn bố trí và sơ đồ sắp xếp hàng hóa. - Kê lót hàng hóa trong kho.
- Chất xếp hàng hóa trong kho. - Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho. - Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng. - Chống côn trùng và vật gặm nhấm.
Tổ chức giao xuất hàng hóa Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao cần thực hiện tốt các quy định sau: - Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất theo đúng số lượng và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa. - Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị. - Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung. Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hóa. - Hàng hóa nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau. Tuy nhiên trên thực tế cũng có những loại hàng hóa nhập sau những xuất trước.
Luan van 8 - Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho. Hàng xuất bán ra bên ngoài trên hóa đơn xuất kho phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và chữ ký của kế toán trưởng. - Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định. - Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ,…thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau này.
Tổ chức kiểm kê hàng hóa Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hóa vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hóa cho phép đếm số lượng hàng dự trữ, so sánh với số lượng ghi trên sổ sách chứng từ, tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến.2 Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho Có rất nhiều kiểu kiểm soát và lập kế hoạch hàng tồn kho nhưng chúng ddeuf nhằm giải quyết hai vấn đề: Xác định thời gian cần bổ sung hàng hóa, số lượng hàng hóa cần bổ sung. Có 3 phương pháp thường được sử dụng để kiểm soát hàng tồn kho. Phương pháp kiểm soát thông thường – Phương pháp EOQ ( Economic order quantity), số ượng đặt hàng tối ưu.
Phương pháp EOQ là phương pháp tính toán số lượng mỗi đặt hàng hợp lý nhất để giảm thiểu tổng chi phí đặt hàng, bảo quản hàng và thiệt hại do thiếu hụt hàng dự trữ. Dựa trên nguyên tắc này phương pháp sẽ tính thời điểm cần bổ sung hàng dự trữ và số lượng bổ sung mỗi lần đặt hàng. - Ưu điểm: Xác định được số lượng đặt hàng tối ưu và thời điểm dặt hàng phù hợp nhằm giảm chi phí liên quan dự trữ nguyên vật liệu. - Nhược điểm: Tính toán dựa trên mức yêu cầu nguyên vật liệu trung bình trong năm điều này vẫn lãng phí trong dự trữ nguyên vật liệu do lịch trình sản xuất mỗi khoảng thời gian ngắn trong năm khác biệt và do yêu cầu số lượng nguyên vật liệu trong quy trình sản xuất cũng khác biệt.
Phương pháp MRP (Material Requirement Planning) – Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Luan van 9 Phương pháp MRP là phương pháp xác định nguyên vật liệu theo lịch trình sản xuất hơn là theo nhu cầu ước tính theo kế hoạch. Để thực hiện được phương pháp này doanh nghiệp cần lập lịch trình sản xuất một cách chi tiết theo từng tuần dựa trên nhu cầu bán hàng ước tính. Căn cứ vào lịch sản xuất và yêu cầu máy móc thiết bị sản xuất sản phẩm, yêu cầu nguyên vật liệu cho một sản phẩm người ta xác địnhkhi nào cần nguyên vật liệu, số lượng cần bao nhiêu.
- Ưu điểm: là xác định mức dự trữ nguyên vật liệu phù hợp hơn với khả năng và nhu cầu san xuất nên giảm đáng kể chi phí đầu tư cho dự trữ nguyên vật liệu. - Nhược điểm: Khi áp dụng MRP cần cân nhắc nhiều nhân tố ảnh hưởng khác như xây dựng chính xác và chi tiết kế hoạch sản phẩm, giao thông vận chuyển kịp thời, nguyên vật liệu yêu cầu có sẵn sàng. Phương pháp JIT( Just in time) Phương pháp này dựa trên ý tưởng là giảm tối đa thậm chí là không còn chi phí dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu bằng cách nhận hàng giao tại phân xưởng sản xuất một cách thường xuyên, mỗi lần nhận vừa đúng yêu cầu cứ không nhận dữ trữ tại kho. - Ưu điểm: xác định lịch sản xuất để đáp ứng yêu cầu thực sự của khách hàng, giảm thiểu tối đa chi phí dự trữ.
- Nhược điểm: Cần cân nhắc nhiều nhân tố ảnh hưởng khác như xây dựng chính xác và chi tiết kế hoạch sản phẩm, giao thông vận chuyển kịp thời, nguyên vật liệu yêu cầu có sẵn sàng.2 Cơ sở lý thuyết về phân tích thiết kế HTTT 1.1 Phân loại HTTT trong tổ chức Có 3 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, phân loại theo chức năng nghiệp vụ, phân loại theo quy mô tích hợp.