CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Các khái niệm có liên quan đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Khái niệm bán hàng Theo Ths. Bùi Minh Lý, khoa Quản trị kinh doanh, bài giảng Quản trị bán hàng 2014 thì: “Bán hàng là hoạt động đặc trưng, chủ yếu của doanh nghiệp thương mại, là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa.
Do đó, bản chất của bán hàng là một quá trình trong đó người bán tìm hiều, khám phá, gợi tạo và thỏa mãn nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của hai bên. Khái niệm quản trị bán hàng Theo Ths. Bùi Minh Lý, khoa Quản trị kinh doanh, bài giảng Quản trị bán hàng 2014 thì: “Quản trị bán hàng là quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng và kiểm soát bán hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Khái niệm lực lượng bán hàng Theo PGS.TS Lê Quân – PGS.TS Hoàng Văn Hải, khoa Quản trị kinh doanh, giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại 2010 thì: “Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những cá nhân, tổ chức tham gia trực tiếp vào quá trình của doanh nghiệp.
Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp và khách hàng. Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng Theo PGS.TS Lê Quân – PGS.TS Hoàng Văn Hải, khoa Quản trị kinh doanh, giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại 2010 thì: “Tổ chức lực lượng bán hàng là các biện pháp sử dụng tác động đến cá nhân tham gia vào lực lượng bán hàng của doanh nghiệp để họ nỗ lực, nhiệt tình hoàn thành các công việc được giao. Khái niệm quy mô lực lượng bán hàng Theo PGS.TS Lê Quân – PGS.TS Hoàng Văn Hải, khoa Quản trị kinh doanh, giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại 2010 thì: “Quy mô lực lượng SVTH: Thái Thị Ngọc Quỳnh – K49A5 Luan van Khóa luận tốt nghiệp 7 Th.s Nguyễn Thị Thanh Tâm bán hàng là những nhu cầu về số lượng, chất lượng, thời điểm nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng trong những khoảng thời gian nhất định như chu kì kinh doanh, thường là một năm hay từng sự kiện, chương trình bán…” 1. Khái niệm định mức lực lượng bán hàng Theo PGS.TS Lê Quân – PGS.TS Hoàng Văn Hải, khoa Quản trị kinh doanh, giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại 2010 thì: “Định mức lực lượng bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc LLBH trong một thời gian nhất định.
Khái niệm tuyển dụng lực lượng bán hàng Theo PGS.TS Lê Quân – PGS.TS Hoàng Văn Hải, khoa Quản trị kinh doanh, giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại 2010 thì: “Tuyển dụng lực lượng bán hàng là một quá trình tìm kiếm và chọn lựa nhân lực để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung LLBH cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Khái niệm huấn luyện lực lượng bán hàng Theo PGS.TS Lê Quân – PGS.TS Hoàng Văn Hải, khoa Quản trị kinh doanh, giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại 2010 thì: “Huấn luyện lực lượng bán hàng là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại và tương lai. Khái niệm tạo động lực cho lực lượng bán hàng Theo PGS.TS Lê Quân – PGS.TS Hoàng Văn Hải, khoa Quản trị kinh doanh, giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại 2010 thì: “Tạo động lực cho lực lượng bán hàng là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của người lao động để người lao động có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Các nội dung lý luận của công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Phân loại lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Lực lượng bán hàng thuộc biên chế SVTH: Thái Thị Ngọc Quỳnh – K49A5 Luan van Khóa luận tốt nghiệp 8 Th.s Nguyễn Thị Thanh Tâm Lực lượng bán hàng của công ty bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Lực lượng này chia làm hai loại: lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp và lực lượng bán hàng tại địa bàn. Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp (bên trong): Thường làm việc tập trung ở một cơ sở, văn phòng và liên hệ với khách hàng chủ yếu qua điện thoại, email, fax… Từng cá nhân hiếm khi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
Lực lượng bán hàng tại chỗ hay bên trong này hoạt động chủ yếu mang tính tiếp xúc như theo dõi đơn đặt hàng cho hoạt động bán hàng hay theo sau một hoạt động bán hàng, kiểm soát dự trữ, tồn kho, giới thiệu sản phẩm thay thế. Lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài công ty (tại địa bàn): Đối với các phần lớn doanh nghiệp thì đây là lực lượng bán hàng chủ yếu, là những người trực tiếp bán hàng của doanh nghiệp cho khách hàng và cung cấp cho họ những dịch vụ thông qua các cuộc giao dịch trực tiếp tại địa bàn. Nơi làm việc của lực lượng bán hàng này trải dài theo vùng địa lý, trên các địa bàn hoạt động của doanh nghiệp, nơi tập trung một lực lượng khách hàng đủ lớn của doanh nghiệp. Đại lý bán hàng và cộng tác viên Đại lý bán hàng: Là những thể nhân hay pháp nhân thực hiện một hay nhiều hành vi có liên quan đến hoạt động bán hàng theo sự ủy thác của doanh nghiệp (người ủy thác) trên cơ sở một hợp đồng đại lý.
Các cộng tác viên: Là những người có thỏa thuận với doanh nghiệp để bán hàng cho doanh nghiệp trên thị trường. Lực lượng này không thuộc quân số nhân viên bán hàng của doanh nghiệp và hưởng hoa hồng hoặc chiết khấu khi bán hàng. Xác định quy mô và định mức của lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Xác đinh quy mô của lực lượng bán hàng Quy mô lực lượng bán hàng: Là số nhân sự phù hợp với yêu cầu của công ty ở thời điểm hiện tại, để hoạt động bán hàng diễn ra một cách hiệu quả cao nhất.
Xác định quy mô lực lượng bán hàng: Là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số lượng, chất lượng, thời điểm) nhân sự cần thiết cho LLBH. Xác định quy mô LLBH có ảnh hưởng đến kết quả và chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Xác định quy mô LLBH nhằm trả lời 3 câu hỏi: SVTH: Thái Thị Ngọc Quỳnh – K49A5 Luan van Khóa luận tốt nghiệp 9 Th.s Nguyễn Thị Thanh Tâm Doanh nghiệp cần những chức năng bán hàng gì? Số lượng nhân sự cho từng chức danh bán hàng? Thời điểm cần? Quy mô cho từng LLBH thường được xác định cho từng chu kỳ kinh doanh (thường là một năm hoặc theo sự kiện, chương trình bán hàng…) Căn cứ để xác định quy mô lực lượng bán hàng của doanh nghiệp dựa theo: Mục tiêu doanh số bán hàng: mục tiêu doanh số chỉ có thể đạt được khi đảm bảo số lượng và chất lượng LLBH. Số lượng nhân viên bán hàng tỉ lệ thuận với doanh số bán hàng.
Mục tiêu phát triển thị trường: Doanh nghiệp đạt mục tiêu phát triển thị trường đồng nghĩa với việc tuyển dụng thêm LLBH, mục tiêu phát triển thị trường càng cao càng đòi hỏi doanh nghiệp định biên thêm LLBH. Mục tiêu năng suất lao động bình quân hay hạn ngạch cho một nhân viên bán hàng: mục tiêu này đặt ra cho từng nhân viên theo những chỉ tiêu như doanh số, đại lý phụ trách, số của hàng tham gia, số khách hàng phục vụ, số hợp đồng, số sản phẩm,… Mục tiêu tầm hạn quản lý của quản lý bán hàng: số người một quản lý có thể phụ trách tối đa hay số thị trường mà một quản lý có thể phụ trách được. Tầm hạn quản lý cho phép bạn định biên các chức danh quản lý bán hàng. Xác định định mức lực lượng bán hàng Định mực lực lượng bán hàng là một phần hay tỷ lệ của tổng doanh thu do doanh nghiệp yêu cầu, đối với một cá nhân hoặc bộ phận thực hiện hoạt động bán hàng phải hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định.
Mục đích của việc xác định các định mức của LLBH: Kiểm soát các hoạt động của nhân viên bán hàng. Hoàn thành mục tiêu và khích lệ LLBH. Đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của LLBH. Thông thường, doanh nghiệp thường có một số định mức bán hàng sau: Hạn ngạch trên cơ sở kết quả được thể hiện thông qua: - Khối lượng hàng bán: Thể hiện thông qua số lượng bán giao cho bộ phận nhất định.
- Số lượng khách hàng: Hạn ngạch này tập trung vào giữ và thu nhận khách hàng. Các hạn ngạch về tài chính: SVTH: Thái Thị Ngọc Quỳnh – K49A5 Luan van Khóa luận tốt nghiệp 10 Th.s Nguyễn Thị Thanh Tâm - Lợi nhuận khu vực: Được tính trên cơ sở lợi nhuận dòng, tỉ lệ doanh lợi trên tài sản sử dụng hoặc thu nhập còn lại của khu vực xác định. - Tổng lãi gộp: Là cách đảm bảo một giới hạn lợi nhuận khi phá vỡ các khó khăn về tính toán lợi nhuận khu vực. - Chi phí: Là hạn ngạch thông dụng nhất, thực chất là các giới hạn về ngân sách mà người bán hàng không thể vượt qua.
Hạn ngạch trên cơ sở hành vi ứng xử: Còn được gọi là hạn ngạch hoạt động, được xác định bằng cách quy định hành vi nhất thiết nhân viên phải thực hiên khi bán hàng như sau: Số lần tiếp xúc với khách hàng trong ngày, số lần gọi điện cho khách hàng trong ngày, số lần trưng bày bán lẻ, số lần gặp mặt của nhà buôn,… 1. Tuyển dụng lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Các tiêu chuẩn tuyển dụng của lực lượng bán hàng. Lực lượng bán hàng bao gồm giám đốc bán hàng, trưởng kênh bán hàng, giám sát bán hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên phát triển thị trường.
Mỗi vị trí có những tiêu chuẩn tuyển dụng khác nhau.