Lời mở đầu, Phần nội dung chính được kết cấu thành 3 chương như sau: 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ VÀO BẢO HIỂM. Trong chương này, chúng tôi trình bày quan điểm của mình về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, phông bảo hiểm, tiêu chuẩn, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, chúng tôi xác định đối tượng của bảo hiểm tài liệu, phân tích ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu với các Lưu trữ lịch sử địa phương cũng như đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong việc thực hiện công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG Trong chương hai, chúng tôi chủ yếu trình bày hai nội dung chính. Thứ nhất, chúng tôi trình bày thực trạng tài liệu đang được bảo quản tài các Lưu trữ lịch sử địa phương cũng như thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu tại đây thông qua các tiêu chí, quy trình, phương pháp bảo hiểm tại liệu. Thứ hai, dựa vào thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu, chúng tôi phân tích những điều đã làm được cũng như những hạn chế trong công tác bảo hiểm tài liệu đang diễn ra tại các Lưu trữ lịch sử địa phương. Qua đó, thấy được ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn trong việc khắc phục những hạn chế mà các Lưu trữ lịch sử địa phương đang gặp phải khi tiến hành bảo hiểm tài liệu.
XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM Nội dung trọng tâm trong chương 3, nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm. Để xây dựng được bộ tiêu chuẩn, chúng tôi xác định, phân tích mục đích và đối tượng của bảo hiểm tài liệu. Sau đó, bám sát vào mục đích và đối tượng của bảo hiểm tài liệu để đưa ra các đặc tính của tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm, quy trình lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm, phương pháp bảo hiểm phù hợp. Để bộ tiêu chuẩn được áp dụng vào thực tế một các thuận lợi và đạt hiệu quả cao, chúng tôi nghiên cứu các giải pháp đối với các cấp, đơn vị quản lý ngành lưu trữ cũng như đối với các cơ quan trực tiếp áp dụng tiêu chuẩn.
Với các biện pháp mang tính đồng bộ, chúng tôi tin tưởng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm sẽ có tính khả thi cao trong thực tiễn áp dụng. Ngoài ra, chúng tôi còn giới thiệu Phụ lục và phần Danh mục tài liệu tham khảo. 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Để hoàn thành luận văn khoa học này, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ, nhân viên tại các Lưu trữ lịch sử địa phương, các giảng viên và các anh/chị học viên khóa K14 - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Qua đây, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư, Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ lịch sử địa phương, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia Việt Nam cùng các thầy, cô và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi rất nhiều về vật chất và tinh thần để hoàn thành luận văn khoa học này.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới TS. Cam Anh Tuấn – người đã hướng dẫn, giúp đỡ rất nhiều về kiến thức và động viên để chúng tôi hoàn thành luận văn thạc sỹ này. Do kiến thức còn hạn chế, đặc biệt do hướng đề tài nghiên cứu còn mới mẻ, thời gian nghiên cứu có hạn nên luận văn thạc sỹ của chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến nhận xét, góp ý của thầy cô và các bạn để luận văn của chúng tôi được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, tháng 9 năm 2015. Tác giả Đặng Văn Phong 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phần Nội dung CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM. Các khái niệm cơ bản về bảo hiểm và phông bảo hiểm Định nghĩa về bảo hiểm, phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Định nghĩa về bảo hiểm tài liệu lưu trữ Ở Việt Nam, khái niệm “ Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” lần đầu tiên được trình bày trong một văn bản pháp quy - Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/04/ 20011. Tại Khoản 7 Điều 2 của Pháp lệnh, khái niệm “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” được giải thích “ là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu đặc biệt quý hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó”.
Trong cuốn sách “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ Việt Nam” có cách định nghĩa khác, đó là “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Security preservation of archival documents) là tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ để phòng sự cố làm hư hại tài liệu lưu trữ từ bản gốc, đồng thời phục vụ yêu cầu khai thác tài liệu được thuận tiện”2. Ngoài những cách hiểu trên, trên thế giới tồn tại một số cách hiểu khác về “bảo hiểm tài liệu lưu trữ” đó là : Hiệp hội các nhà Lưu trữ Mỹ (thành lập năm 1939) hiểu bảo hiểm tài liệu (security) như sau:“Measures taken to protect materials from unauthorized access, change, destruction, or other threats”3(tạm dịch: Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là tổng hợp các biện pháp để bảo vệ tài liệu khỏi sự tiếp cận trái phép, thay đổi nội dung, sự phá hủy hoặc các rủi ro khác). Ngoài những cách hiểu trên, còn một cách hiểu theo nghĩa đen của từ bảo hiểm là việc cơ quan lưu trữ lịch sử mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ, khi có bất cứ rủi ro khách quan nào xảy ra với tài liệu được mua bảo hiểm đó, cơ quan bảo hiểm sẽ phải chi trả tiền bảo hiểm cho cơ quan lưu trữ theo hợp đồng bảo hiểm. 1 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 là văn bản QPPL đầu tiên giải thích khái niệm “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” (văn bản đã hết hiệu lực pháp lý).
2 Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ văn phòng - văn thư - lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa- Thông tin, Hà Nội, trang số 50. 3 Richard Pearce – Moses (2005) A glossary of archival and records terminology, by The Society Of American Achivists, Chicago, (page 355). 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trong bài viết này, chúng tôi không hoàn toàn đồng thuận với một quan điểm cụ thể nào về bảo hiểm tài liệu nêu trên, từ những quan điểm khác nhau chúng tôi đưa ra cách hiểu về bảo hiểm của mình như sau: Bảo hiểm tài liệu là việc sử dụng tổng hợp các biện pháp để thực hiện tạo lập bản sao đối với tài liệu lưu trữ có giá trị quý, hiếm nhằm mục đích lưu giữ thông tin trong tài liệu đề phòng các sự cố, thảm hỏa hủy hoại hoặc các trường hợp làm mất đối với tài liệu bản gốc, chính. Từ định nghĩa đã đưa ra, chúng tôi quan niệm bảo hiểm tài liệu không phải chỉ áp dụng một biện pháp cụ thể, các biện pháp sẽ thay đổi theo sự phát triển của khoa học công nghệ, khoa học lưu trữ.
Hơn nữa, các biện pháp bảo hiểm có thể kết hợp với nhau nhằm mục đích nâng cao hiểu quả, hiệu suất của công tác này. Các biện pháp bảo hiểm khi thực hiện phải thỏa mãn mục đích của bảo hiểm tài liệu, đó là: Tạo lập bản sao của tài liệu với mục đích gìn giữ thông tin trong tài liệu đề phòng các sự cố, rủi ro xảy ra với tài liệu bản gốc, bản chính làm mất vĩnh viễn nguồn thông tin quý giá trong tài liệu. Sau khi tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ, bản sao bảo hiểm và tài liệu bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ được bảo hiểm không được bảo quản trong cùng một vị trí kho, khoảng cách đảm bảo cho hai bản này không bị mất trong cùng một thảm họa (thiên tai, khủng bố,. Sản phẩm cuối cùng của công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ được gọi là Bản sao bảo hiểm.
Có nhiều quan điểm khác nhau về bản sao bảo hiểm. Tại Việt Nam, trong cuốn từ điển Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ Việt Nam, tác giả định nghĩa bản sao bảo như sau: Bản sao bảo hiểm “ (Security copy of archival ducuments) là bản sao dự phòng từ bản gốc, bản chính của tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm để thực hiện bảo hiểm tài liệu lưu trữ”(4). Trong cuốn từ điền Thuật ngữ lưu trữ của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, định nghĩa về bản sao bảo hiểm như sau: “A copy of document made in order to preserve the information it contains in case the original is lost or damaged”5 (tạm dịch: Bản sao bảo hiểm là bản sao của một tài liệu được tạo lập để lưu giữ thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc phòng khi tài liệu này bị mất hoặc bị hư hại) .Tuy nhiên, trong luận văn này, chúng tôi đồng quan điểm và sử dụng cách hiểu về bản sao bảo hiểm theo quan điểm được định nghĩa trong từ điển Thuật 4 Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư - lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa-Thông tin, Hà Nội, trang số 36. 5 Walne, Peter, ed.(1988), Dictionary of Archival Terminology: English and French with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish – 2nd ed.
15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ngữ lưu trữ hiện đại của các nước XHCN, định nghĩa như sau: Bản sao bảo hiểm là: “Bản sao của một tài liệu đặc biệt quý, giá trị được tạo lập nhằm mục đích giữ lại thông tin chứa đựng trong tài liệu đó, phòng trường hợp bị mất bản gốc, chính”6. Quan điểm về bản sao tài liệu lưu trữ giữa ba cuốn từ điển nêu trên có nhiều điểm tương đồng (đều chỉ ra ý nghĩa của bản sao bảo hiểm, đối tượng lập bản sao bảo hiểm).