Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Theo báo cáo của ngành, hoạt động bán hàng và thu tiền đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả kinh doanh và duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Giày Bình Định, một doanh nghiệp sản xuất giày dép có vị thế chủ đạo trên thị trường, cũng không nằm ngoài xu thế này. Năm 2019, công ty đã ghi nhận doanh thu khoảng 216 tỷ đồng với lợi nhuận sau thuế hơn 5,4 tỷ đồng, phản ánh sự phát triển ổn định nhưng cũng đặt ra yêu cầu nâng cao hiệu quả quản lý, đặc biệt trong chu trình bán hàng và thu tiền.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc hệ thống hóa lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền, đánh giá thực trạng tại Công ty CP Giày Bình Định trong năm 2019, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong hoạt động kế toán của công ty tại Bình Định, tập trung vào chu trình bán hàng và thu tiền trong năm 2019. Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý, giúp tăng cường kiểm soát công nợ, giảm thiểu rủi ro và nâng cao tỷ lệ thu hồi tiền bán hàng, góp phần cải thiện hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết trọng tâm: lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và lý thuyết tổ chức thông tin theo chu trình. HTTTKT được định nghĩa là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, bao gồm con người, phương tiện, phương pháp kế toán nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh. Lý thuyết này nhấn mạnh vai trò của HTTTKT trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và hỗ trợ kiểm soát nội bộ.

Lý thuyết tổ chức thông tin theo chu trình tập trung vào việc tổ chức dữ liệu kế toán không chỉ theo phần hành mà còn theo chu trình hoạt động kinh doanh, trong đó chu trình bán hàng và thu tiền là một trong bốn chu trình cơ bản của doanh nghiệp. Các khái niệm chính bao gồm: chu trình bán hàng và thu tiền, tổ chức thông tin kế toán theo phần hành và theo chu trình, kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng, và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kế toán. Mô hình nghiên cứu tập trung vào việc phân tích các nút xử lý thông tin trong chu trình bán hàng gồm: tiếp nhận đơn đặt hàng, chuẩn bị và giao hàng, lập hóa đơn và thu tiền, báo cáo và phân tích tình hình tiêu thụ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa tổng hợp lý luận và phân tích thực trạng. Nguồn dữ liệu chính bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và các tài liệu nội bộ của Công ty CP Giày Bình Định năm 2019. Phương pháp chọn mẫu là phương pháp phi xác suất, tập trung vào toàn bộ chu trình bán hàng và thu tiền của công ty trong năm nghiên cứu.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp định tính và định lượng, bao gồm phân tích số liệu tài chính, đánh giá quy trình tổ chức thông tin kế toán, kiểm tra sự đồng bộ và phối hợp giữa các bộ phận liên quan. Thời gian nghiên cứu kéo dài trong năm 2019, với các đợt thu thập dữ liệu và khảo sát thực tế tại công ty nhằm đảm bảo tính chính xác và khách quan của kết quả.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền còn nhiều hạn chế: Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Bravo 6 nhưng việc quản lý công nợ, thu chi tự động cho các hóa đơn, lịch trình nhắc nhở hạn mức tín dụng chưa đồng bộ, dẫn đến khó khăn trong phối hợp thông tin giữa các bộ phận. Tỷ lệ sai sót trong ghi nhận doanh thu và công nợ ước tính khoảng 5-7%.

  2. Quy trình xử lý đơn đặt hàng và kiểm tra tồn kho chưa tối ưu: Việc kiểm tra hạn mức tín dụng và tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng chưa được thực hiện đồng bộ, gây ra tình trạng đơn hàng bị giao trễ hoặc vượt hạn mức tín dụng. Khoảng 12% đơn hàng trong năm 2019 gặp phải vấn đề này.

  3. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền chưa chặt chẽ: Các sai sót và gian lận như lập hóa đơn sai giá, xóa nợ không đúng quy định, và ghi nhận doanh thu không đúng kỳ kế toán vẫn xảy ra với tỷ lệ khoảng 3-4%. Công tác kiểm soát chưa có sự phân quyền rõ ràng và chưa áp dụng đầy đủ các biện pháp kiểm soát tự động.

  4. Báo cáo kế toán chưa đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu quản lý: Các báo cáo về doanh thu, công nợ và tồn kho chưa được cập nhật theo thời gian thực, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định nhanh chóng của ban lãnh đạo. Tỷ lệ báo cáo trễ hạn hoặc thiếu thông tin chi tiết chiếm khoảng 15%.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc tổ chức thông tin kế toán chưa được đồng bộ và thiếu sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận như phòng kinh doanh, kế toán công nợ và kho hàng. So với các nghiên cứu trong ngành sản xuất kinh doanh, kết quả này tương đồng với thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, nơi mà việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được khai thác tối đa.

Việc chưa áp dụng triệt để hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) khiến cho các quy trình nghiệp vụ còn mang tính thủ công, dễ phát sinh sai sót và gian lận. Các biểu đồ phân tích số liệu doanh thu theo tháng và tỷ lệ công nợ quá hạn sẽ minh họa rõ hơn mức độ ảnh hưởng của các hạn chế này đến hiệu quả kinh doanh.

Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền nhằm nâng cao tính chính xác, kịp thời và minh bạch của thông tin kế toán, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý và ra quyết định.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Triển khai ERP để đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận kinh doanh, kho và kế toán, giúp kiểm soát chặt chẽ công nợ, tồn kho và đơn hàng. Mục tiêu giảm tỷ lệ sai sót trong ghi nhận doanh thu xuống dưới 2% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc phối hợp với phòng CNTT và tư vấn ERP.

  2. Hoàn thiện quy trình kiểm tra tín dụng và tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng: Xây dựng quy trình chuẩn hóa, áp dụng phần mềm tự động kiểm tra hạn mức tín dụng và tồn kho theo thời gian thực. Mục tiêu giảm thiểu đơn hàng giao trễ xuống dưới 5% trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng kinh doanh và kế toán công nợ.

  3. Tăng cường kiểm soát nội bộ và phân quyền rõ ràng: Thiết lập các chính sách kiểm soát chặt chẽ, phân quyền truy cập hệ thống kế toán, áp dụng kiểm soát tự động trong phần mềm kế toán để ngăn ngừa gian lận và sai sót. Mục tiêu giảm tỷ lệ sai phạm xuống dưới 1% trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng kế toán và ban kiểm soát nội bộ.

  4. Nâng cao chất lượng báo cáo kế toán: Cải tiến hệ thống báo cáo để cung cấp thông tin kịp thời, chi tiết và chính xác cho các cấp quản lý, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng. Mục tiêu đảm bảo 100% báo cáo được cập nhật đúng hạn trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng kế toán và ban lãnh đạo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất: Giúp hiểu rõ vai trò của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và kiểm soát công nợ.

  2. Chuyên viên kế toán và kiểm toán: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình, giúp cải thiện quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và gian lận trong kế toán doanh nghiệp.

  3. Chuyên gia tư vấn ERP và công nghệ thông tin: Tham khảo các phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kế toán, từ đó thiết kế và triển khai hệ thống phù hợp với đặc thù doanh nghiệp sản xuất.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn tổ chức thông tin kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức thông tin kế toán theo chu trình lại quan trọng?
    Tổ chức theo chu trình giúp đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, tăng cường phối hợp và kiểm soát nội bộ, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót trong ghi nhận thông tin kế toán.

  2. Các sai sót phổ biến trong chu trình bán hàng và thu tiền là gì?
    Bao gồm lập hóa đơn sai giá, xóa nợ không đúng quy định, ghi nhận doanh thu không đúng kỳ kế toán, và thiếu đồng bộ thông tin giữa các bộ phận, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.

  3. Làm thế nào để kiểm soát công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp?
    Áp dụng hạn mức tín dụng cho khách hàng, theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và kế toán công nợ, đồng thời sử dụng phần mềm quản lý công nợ tự động.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin có vai trò gì trong tổ chức thông tin kế toán?
    Công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu, đồng bộ thông tin giữa các bộ phận, giảm thiểu sai sót và gian lận, cung cấp báo cáo kịp thời và chính xác cho nhà quản lý.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao chất lượng báo cáo kế toán?
    Cải tiến hệ thống báo cáo, áp dụng phần mềm kế toán hiện đại, đào tạo nhân viên kế toán về kỹ năng sử dụng công nghệ, và thiết lập quy trình kiểm tra, đối chiếu số liệu chặt chẽ trước khi lập báo cáo.

Kết luận

  • Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Giày Bình Định còn tồn tại nhiều hạn chế về đồng bộ dữ liệu, kiểm soát công nợ và báo cáo kế toán.
  • Việc tổ chức thông tin theo chu trình giúp tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát nội bộ.
  • Ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là hệ thống ERP, là giải pháp then chốt để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán.
  • Các giải pháp đề xuất hướng tới giảm thiểu sai sót, tăng tỷ lệ thu hồi công nợ và cung cấp báo cáo kịp thời, chính xác cho nhà quản lý.
  • Bước tiếp theo là triển khai các giải pháp đồng bộ, đào tạo nhân sự và đánh giá hiệu quả định kỳ nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.

Quý độc giả và các nhà quản lý doanh nghiệp được khuyến khích áp dụng các kiến thức và giải pháp trong luận văn để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và kế toán trong doanh nghiệp mình.