lời mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của luận văn đƣợc chia làm 3 chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về Văn phòng và chất lƣợng hoạt động của Văn phòng. Chƣơng 2: Thực trạng chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục LV thạc sĩ Quản lý công Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. 6 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.
Lý luận chung về Văn phòng và Quản trị Văn phòng 1. Khái niệm * Khái niệm về Văn phòng: Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều cần có sự hoạt động của Văn phòng nhằm thực hiện chức năng tham mƣu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trƣởng cơ quan, đảm bảo cho công tác lãnh đạo, quản lý đƣợc tập trung thống nhất, hoạt động thƣờng xuyên, liên tục và có hiệu quả. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ “Văn phòng”.
LV thạc sĩ Quản lý công Từ điển Tiếng Việt định nghĩa Văn phòng đƣợc hiểu nhƣ sau: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, Văn phòng Bộ trưởng” [32, tr.137] Theo Đại từ điển Tiếng Việt, Văn phòng đƣợc giải thích là “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [44, tr.128] Theo “Cẩm nang tổ chức hành chính Văn phòng” Văn phòng còn đƣợc hiểu là: “Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của người lãnh đạo”. Ngƣời ta có thể gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sĩ”; hay Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở hay công sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm để cán bộ, công chức hàng ngày đến đó thực thi công vụ nhƣ “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân dân”; Văn phòng đƣợc hiểu là một loạt hoạt động trong các cơ quan nhà nƣớc, trong các xí nghiệp [31, tr.8] Theo Vƣơng Hoàng Tuấn trong “Kỹ năng nghiệp vụ Văn phòng” “Văn 7 phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [34, tr.13] Trong cuốn “Hội thảo khoa học về Quản trị Văn phòng- Lý luận và thực tiễn” quan niệm về Văn phòng nhƣ sau [42]. + Theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của các đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng.
Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tƣ cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. + Theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng đƣợc giao, là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không có đủ tƣ cách pháp nhân, độc lập trong quan hệ đối ngoại. Dù với nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, đƣợc quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định.
Nhƣng thông LV thạc sĩ Quản lý công thƣờng thì khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa hẹp đƣợc chấp nhận nhiều hơn khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa rộng, vì theo nghĩa rộng, thuật ngữ “Văn phòng” trùng với “cơ quan, đơn vị”. Nhƣ vậy có thể hiểu Văn phòng dƣới các góc độ sau: Thứ nhất: Về nội dung công việc, hoạt động của Văn phòng là một loại hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất kỹ thuật cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định. Thứ hai: Xét về hình thức, Văn phòng là một tập hợp có tổ chức, có trụ sở làm việc, có phƣơng tiện vật chất và con ngƣời để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ nhiều cách tiếp cận khác nhau về Văn phòng nêu trên, có thể hiểu “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh 8 vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức” [19].
* Khái niệm về Quản trị hành chính Văn phòng Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ, đƣợc tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hƣởng tới hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoa học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện Việt Nam hội nhập với thế giới). Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Các công việc của văn phòng có tính chất nghiệp vụ chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hƣởng tới các công việc chuyên LV thạc sĩ Quản lý công môn của các đơn vị, phòng ban khác.
Do đó, không thể không có hoạt động quản trị tại văn phòng. Những ngƣời lãnh đạo văn phòng (nhƣ Chánh văn phòng, Trƣởng phòng Hành chính, Trƣởng phòng Hành chính-Nhân sự…) là những ngƣời đang thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng, đảm bảo cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ đƣợc phân công. Chúng tôi cho rằng: “Quản trị hành chính văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn phòng đã đã đề ra một cách hiệu quả nhất”. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 1.
Vị trí của Văn phòng Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, đơn vị luôn có mối quan hệ với 9 nhau nhƣng đồng thời cũng còn có mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài thông qua hệ thống các văn bản giao dịch và các hoạt động thông tin khác, các hoạt động đều thông qua Văn phòng cơ quan để thực hiện. Với vị trí này, Văn phòng đƣợc coi là đầu mối thông tin liên lạc và là bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vị trong mọi hoạt động. Là bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của ngƣời đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt động diễn ra thƣờng xuyên và phong phú, tỉ mỉ và phức tạp.
Là bộ phận thực hiện các hoạt động mang tính thƣờng xuyên, liên tục trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác, Văn phòng là bộ máy giúp việc, là “bộ nhớ, bộ lọc” của thủ trƣởng cơ quan, các vấn đề thông tin đƣợc thu thập, sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trƣởng cơ quan và ngƣợc lại, các ý kiến chỉ đạo, truyền đạt của thủ trƣởng đến các phòng, ban, đơn vị trong cơ LV thạc sĩ Quản lý công quan. Văn phòng giúp lãnh đạo trong việc việc thu thập, xử lý, quản lý, truyền tải và sử dụng thông tin nhằm đƣa ra các quyết định kịp thời, đúng đắn; đồng thời đảm bảo việc cung cấp các điều kiện vật chất, phƣơng tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý mà mọi hoạt động Văn phòng còn phải gắn liền liên tục với các hoạt động quản lý của tổ chức. Có thể nói, Văn phòng chính là trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong cơ quan tổ chức.
Chức năng của Văn phòng Xác định rõ chức năng Văn phòng là cách thức quan trọng để khẳng định vị trí, tầm quan trọng của Văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị mà Văn phòng đƣợc tổ chức lớn, nhỏ khác nhau. Nhƣng dù tổ chức ở mức độ hay quy mô nào, Văn phòng cũng có những chức năng cơ bản sau: - Chức năng tham mưu, tổng hợp 10 Tham mƣu là một hoạt động rất cần thiết và quan trọng cho công tác quản lý. Công tác tham mƣu, tổng hợp giúp lãnh đạo đơn vị trong tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của cơ quan cũng nhƣ các bộ phận chuyên môn.
Mỗi phòng ban, đơn vị tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan chuyên sâu vào một lĩnh vực cụ thể, còn tham mƣu của Văn phòng là tham mƣu mang tính tổng hợp, nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động chung của cả cơ quan. Nhƣ vậy tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu. Có thể thấy, hoạt động của một cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Bởi vậy, muốn ra những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà cần phải căn cứ vào các yếu tố khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp.
Mặt khác, ngƣời lãnh đạo phải quán xuyến mọi đối tƣợng trong đơn vị và kết nối đƣợc các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, ngƣời lãnh đạo phải tinh thông nhiều lĩnh vực, đặc biệt là những lĩnh vực liên quan đến hoạt động của đơn vị, phải có mặt LV thạc sĩ Quản lý công ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề… Để tiến hành việc tham mƣu, tƣ vấn cho lãnh đạo, cán bộ Văn phòng phải dựa trên cơ sở các thông tin. Việc thu nhập, phân tích và tổng hợp các thông tin đó phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận Văn phòng. Văn phòng phải tổng hợp các thông tin, phân tích, chọn lọc để đƣa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phƣơng án phán quyết kịp thời và đúng đắn.