Tổng quan nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động, tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật tại các tổ chức, đặc biệt là trong lĩnh vực y tế. Tại Bệnh viện An Bình, TP. Hồ Chí Minh, trong giai đoạn 2013-2015, đã xuất hiện nhiều tồn tại như tạm ứng quá hạn không thu hồi được, lạm dụng trong khám chữa bệnh bảo hiểm y tế (BHYT) và thất thu viện phí. Những vấn đề này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro. Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB của Bệnh viện An Bình và đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống này. Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi các khoa, phòng trực thuộc bệnh viện, với dữ liệu thu thập từ năm 2013 đến 2016, bao gồm cả nghiên cứu định tính và định lượng. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB không chỉ giúp bệnh viện kiểm soát tốt các rủi ro trọng yếu mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính, từ đó tăng cường niềm tin của người bệnh và các bên liên quan.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ của COSO (Committee of Sponsoring Organizations) với năm thành phần cấu thành hệ thống KSNB: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Ngoài ra, lý thuyết về hành vi lãnh đạo và quản trị rủi ro cũng được áp dụng để phân tích ảnh hưởng của các yếu tố tổ chức đến hiệu quả KSNB. Các khái niệm chính bao gồm:

  • Môi trường kiểm soát: Văn hóa tổ chức, thái độ và hành vi của lãnh đạo đối với kiểm soát nội bộ.
  • Đánh giá rủi ro: Nhận diện và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của bệnh viện.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin phục vụ kiểm soát.
  • Giám sát: Quá trình đánh giá và điều chỉnh hệ thống KSNB để đảm bảo tính hiệu quả liên tục.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được tiến hành qua hai giai đoạn chính:

  • Nghiên cứu định tính: Thảo luận nhóm chuyên gia gồm các cán bộ quản lý tại Sở Y tế TP.HCM và Bệnh viện An Bình nhằm xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB. Qua đó, 7 yếu tố chính được xác định gồm: hành vi lãnh đạo, cơ cấu tổ chức quản lý, quy mô đơn vị, hoạt động có nguy cơ rủi ro cao, thủ tục kiểm soát, thông tin truyền thông và hệ thống giám sát.

  • Nghiên cứu định lượng: Thu thập dữ liệu qua bảng câu hỏi khảo sát 120 cán bộ, nhân viên tại các khoa, phòng của Bệnh viện An Bình trong khoảng thời gian từ tháng 2 đến tháng 6 năm 2016. Phân tích hồi quy Logit được sử dụng để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến hệ thống KSNB, với phần mềm LIMDEP phiên bản V8.0. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo tính đại diện cho các khoa, phòng có hoạt động lớn trong bệnh viện.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2013 đến 2016, trong đó số liệu thứ cấp được thu thập từ giai đoạn 2013-2015, còn số liệu sơ cấp được thu thập và phân tích trong năm 2016.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Ảnh hưởng mạnh mẽ của hành vi lãnh đạo: Kết quả hồi quy Logit cho thấy nhân tố hành vi của lãnh đạo có ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu quả hệ thống KSNB tại Bệnh viện An Bình, với mức độ ảnh hưởng chiếm khoảng 35% trong tổng các yếu tố được khảo sát. Lãnh đạo có thái độ tích cực trong việc triển khai KSNB giúp nâng cao sự tuân thủ và hiệu quả kiểm soát.

  2. Hệ thống giám sát đóng vai trò quan trọng: Hệ thống giám sát được đánh giá là yếu tố thứ hai có tác động lớn, chiếm khoảng 28%. Việc giám sát thường xuyên và định kỳ giúp phát hiện kịp thời các sai sót và rủi ro, từ đó có biện pháp xử lý hiệu quả.

  3. Thủ tục kiểm soát có tác động thấp nhất: Mặc dù là một thành phần quan trọng, thủ tục kiểm soát lại có mức độ ảnh hưởng thấp nhất, chỉ khoảng 10%. Điều này phản ánh thực trạng thủ tục kiểm soát tại bệnh viện còn chưa được hoàn thiện và áp dụng đồng bộ.

  4. Các yếu tố khác như cơ cấu tổ chức, quy mô đơn vị, thông tin truyền thông và hoạt động có nguy cơ rủi ro cao cũng có ảnh hưởng đáng kể, lần lượt chiếm các tỷ lệ từ 12% đến 20%.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của việc hành vi lãnh đạo và hệ thống giám sát có ảnh hưởng lớn là do vai trò quyết định của lãnh đạo trong việc định hướng, tạo động lực và giám sát việc thực hiện các chính sách kiểm soát nội bộ. So với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, kết quả này tương đồng với quan điểm cho rằng sự cam kết của lãnh đạo là yếu tố then chốt để hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả.

Mức độ ảnh hưởng thấp của thủ tục kiểm soát phản ánh thực tế tại Bệnh viện An Bình, nơi các thủ tục còn mang tính hình thức, chưa được cập nhật và áp dụng nghiêm túc. Điều này cũng phù hợp với báo cáo của ngành y tế về những tồn tại trong quản lý tài chính và thủ tục hành chính tại các bệnh viện công lập.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ ảnh hưởng của từng yếu tố, hoặc bảng tổng hợp kết quả hồi quy Logit với các hệ số và mức ý nghĩa thống kê, giúp minh họa rõ ràng mức độ tác động của từng nhân tố.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức lãnh đạo: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kiểm soát nội bộ cho đội ngũ lãnh đạo các khoa, phòng nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm trong việc triển khai hệ thống KSNB. Mục tiêu là tăng tỷ lệ lãnh đạo hiểu và áp dụng KSNB lên ít nhất 90% trong vòng 12 tháng.

  2. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống giám sát hiệu quả: Thiết lập quy trình giám sát thường xuyên và định kỳ rõ ràng, đồng thời tăng cường vai trò của kiểm toán nội bộ trong việc đánh giá và báo cáo các khiếm khuyết. Mục tiêu giảm thiểu các sai phạm phát hiện qua giám sát xuống dưới 5% trong 1 năm.

  3. Cải tiến thủ tục kiểm soát nội bộ: Rà soát, cập nhật và chuẩn hóa các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo tính đồng bộ và khả thi trong thực tế. Áp dụng công nghệ thông tin để tự động hóa một số thủ tục nhằm tăng tính chính xác và giảm thiểu sai sót. Thời gian thực hiện dự kiến trong 18 tháng.

  4. Tăng cường truyền thông nội bộ và đào tạo nhân viên: Xây dựng kênh truyền thông hiệu quả để phổ biến các quy định, chính sách KSNB đến toàn bộ nhân viên, đồng thời tổ chức các buổi tập huấn nâng cao kỹ năng kiểm soát. Mục tiêu đạt 95% nhân viên được đào tạo và hiểu rõ quy trình kiểm soát trong vòng 1 năm.

  5. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý: Đề xuất điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của bệnh viện, phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn nhằm tăng cường hiệu quả quản lý và kiểm soát. Thời gian thực hiện trong 12 tháng.

Các giải pháp trên cần được phối hợp thực hiện bởi Ban Giám đốc Bệnh viện, các phòng ban chức năng, cùng sự hỗ trợ của Sở Y tế TP.HCM nhằm đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc và quản lý cấp cao bệnh viện: Giúp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB, từ đó xây dựng chiến lược quản lý hiệu quả, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động bệnh viện.

  2. Phòng Kiểm toán nội bộ và phòng Tài chính kế toán: Cung cấp cơ sở khoa học để hoàn thiện quy trình kiểm soát, nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị y tế: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng lý thuyết kiểm soát nội bộ trong môi trường bệnh viện công lập tại Việt Nam.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về y tế và tài chính: Hỗ trợ trong việc xây dựng chính sách, hướng dẫn và giám sát hoạt động kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp công lập, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng đối với bệnh viện?
    Hệ thống KSNB là tập hợp các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo hoạt động bệnh viện hiệu quả, bảo vệ tài sản và tuân thủ pháp luật. Nó giúp phát hiện và ngăn ngừa sai sót, gian lận, nâng cao chất lượng quản lý và dịch vụ y tế.

  2. Những yếu tố nào ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu quả hệ thống KSNB tại Bệnh viện An Bình?
    Hành vi lãnh đạo và hệ thống giám sát là hai yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất, chiếm hơn 60% tổng mức độ tác động, do vai trò quyết định của lãnh đạo trong việc định hướng và giám sát thực hiện kiểm soát nội bộ.

  3. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng để đánh giá các yếu tố ảnh hưởng?
    Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính qua thảo luận nhóm chuyên gia và nghiên cứu định lượng với phân tích hồi quy Logit trên mẫu 120 quan sát, giúp xác định mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố một cách chính xác.

  4. Giải pháp nào được đề xuất để hoàn thiện hệ thống KSNB tại bệnh viện?
    Các giải pháp bao gồm nâng cao nhận thức lãnh đạo, hoàn thiện hệ thống giám sát, cải tiến thủ tục kiểm soát, tăng cường truyền thông nội bộ và điều chỉnh cơ cấu tổ chức quản lý.

  5. Nghiên cứu có những hạn chế gì và hướng nghiên cứu tiếp theo là gì?
    Hạn chế chính là kích thước mẫu chưa lớn và tính đại diện chưa cao, có thể ảnh hưởng đến độ chính xác kết quả. Hướng nghiên cứu tiếp theo là mở rộng mẫu khảo sát và áp dụng các phương pháp phân tích đa biến khác để tăng tính tổng quát.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã xác định 7 yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ của Bệnh viện An Bình, trong đó hành vi lãnh đạo và hệ thống giám sát có tác động mạnh nhất.
  • Phương pháp nghiên cứu kết hợp định tính và định lượng với mẫu 120 quan sát đã cung cấp kết quả có độ tin cậy cao.
  • Thủ tục kiểm soát hiện tại còn nhiều hạn chế, cần được cải tiến để nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB.
  • Đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý bệnh viện.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi cho các nghiên cứu tiếp theo với quy mô mẫu lớn hơn và phạm vi rộng hơn, đồng thời kêu gọi các nhà quản lý bệnh viện áp dụng kết quả để nâng cao chất lượng quản trị nội bộ.

Hành động tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện An Bình ngày càng hoàn thiện và phát huy tối đa vai trò trong quản lý và vận hành bệnh viện.