Tổng quan nghiên cứu

Thị trường bất động sản đô thị tại Việt Nam ghi nhận sự bùng nổ mạnh mẽ của các tổ hợp nhà ở cao tầng, với hơn 85% dự án chung cư thương mại hiện đại yêu cầu sự tham gia của các đơn vị quản lý chuyên nghiệp. Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý kinh tế của tác giả Phạm Ngô Tuấn Vũ tập trung nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện công tác quản lý vận hành tòa nhà của Công ty cổ phần Visaho tại Chung cư Thăng Long Number One". Khu phức hợp Thăng Long Number One tọa lạc tại số 1 Đại lộ Thăng Long, Hà Nội, bao gồm 2 tòa tháp A và B cao 40 tầng với quy mô hơn 1.000 căn hộ cao cấp cùng hệ thống tiện ích phụ trợ đa dạng.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ thực tế vận hành phức tạp khi mô hình quản trị theo tiêu chuẩn Nhật Bản của Công ty Cổ phần Visaho phải thích ứng với những đòi hỏi khắt khe từ cư dân, đồng thời giải quyết các vướng mắc phối hợp với Ban quản trị và Chủ đầu tư Viglacera. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá toàn diện bức tranh thực trạng quản lý vận hành tại dự án, nhận diện các điểm nghẽn then chốt, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ đến năm 2025. Phạm vi nghiên cứu được xác lập tại tổ hợp Thăng Long Number One trong khung thời gian từ năm 2017 đến năm 2020. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, giúp doanh nghiệp cắt giảm khoảng 15% các chi phí vận hành bất hợp lý, gia tăng hiệu quả khai thác tài sản và nâng tỷ lệ hài lòng của cư dân lên trên 90%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng của 2 lý thuyết quản trị hiện đại: Lý thuyết Quản trị vận hành dịch vụ (Service Operations Management) và Chu trình cải tiến chất lượng liên tục Deming (PDCA: Plan - Do - Check - Act). Mô hình nghiên cứu phân tích mối quan hệ tương tác giữa 5 yếu tố then chốt tác động đến hiệu quả quản lý: Khách hàng cư dân, Trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự, Ban quản trị tòa nhà, Chủ đầu tư và Cơ sở hạ tầng kỹ thuật.

Hệ thống khái niệm cốt lõi được chuẩn hóa trong luận văn bao gồm: Quản lý bất động sản, Dịch vụ vận hành tòa nhà, Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung và Tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng Nhật Bản. Đề tài vận dụng khung pháp lý chuyên ngành từ Luật Nhà ở năm 2014, Thông tư 02/2016/TT-BXD và Thông tư 28/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng. Đồng thời, tác giả tổng hợp và đúc kết kinh nghiệm quản trị từ các đơn vị hàng đầu như Savills Việt Nam và Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác Tài sản Dầu khí (PSA) với hơn 10 năm kinh nghiệm vận hành tòa nhà quy mô lớn tại Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp đồng bộ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ các báo cáo tài chính tháng 10/2019, hồ sơ kỹ thuật, biên bản nghiệm thu bảo trì và cơ cấu nhân lực tại dự án Thăng Long Number One. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát định lượng với cỡ mẫu 150 cư dân đại diện cho các hộ gia đình đang sinh sống và phỏng vấn sâu 35 cán bộ, nhân viên quản lý vận hành của Công ty Cổ phần Visaho.

Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng theo từng tòa tháp và diện tích căn hộ, đảm bảo mức độ tin cậy đạt trên 95%. Phương pháp phân tích dữ liệu sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ trọng và phương pháp phân tích nhân tố nguyên nhân - kết quả. Việc lựa chọn các phương pháp này cho phép lượng hóa chính xác mức độ hài lòng của cư dân, xác định các điểm nghẽn trong quy trình thu phí dịch vụ và đo lường khoảng cách giữa tiêu chuẩn dịch vụ cam kết so với thực tế triển khai. Toàn bộ quá trình thu thập và xử lý số liệu được thực hiện chặt chẽ trong khoảng thời gian từ tháng 10/2019 đến tháng 06/2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Kết quả khảo sát và phân tích thực trạng tại chung cư Thăng Long Number One đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, về hiệu quả tài chính và thu phí dịch vụ, tỷ lệ thu phí dịch vụ quản lý tòa nhà trong tháng 10/2019 đạt 92%, tuy nhiên vẫn còn 8% căn hộ chậm nộp phí kéo dài, gây áp lực lên dòng tiền vận hành thường xuyên của đơn vị quản lý.

Thứ hai, về chất lượng dịch vụ tiện ích và an ninh, hệ thống an ninh đa lớp 24/7 nhận được tỷ lệ hài lòng cao với 88,5% ý kiến tích cực. Các tiện ích thể thao như sân tennis và sân bóng đá cỏ nhân tạo đạt 82,4% mức độ hài lòng từ cư dân.

Thứ ba, về công tác bảo trì kỹ thuật, có khoảng 18,5% các hạng mục bảo dưỡng định kỳ hệ thống cơ điện (MEP) và thang máy bị chậm tiến độ so với kế hoạch ban đầu, chủ yếu do quy trình phê duyệt và giải ngân kinh phí bảo trì giữa Ban quản trị và đơn vị vận hành gặp nhiều rào cản.

Thứ tư, về nguồn nhân lực, trong tổng số 52 nhân sự thuộc bộ phận vận hành trực tiếp, tỷ lệ nhân sự sở hữu chứng chỉ nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định chỉ đạt 65,4%, dẫn đến sự lúng túng nhất định khi xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh đột xuất.

Thảo luận kết quả

Các phát hiện trên phản ánh bức tranh đa chiều trong công tác quản lý vận hành chung cư cao cấp. Về mặt trình bày trực quan, dữ liệu khảo sát có thể được mô tả sinh động qua biểu đồ tròn biểu diễn cơ cấu khiếu nại của cư dân, trong đó khiếu nại về kỹ thuật chiếm tỷ trọng lớn nhất với 42%, tiếp theo là chất lượng dịch vụ vệ sinh môi trường chiếm 28%, và thời gian phản hồi thông tin chiếm 30%. Bên cạnh đó, bảng tổng hợp doanh thu - chi phí tháng 10/2019 minh chứng rõ ràng việc chi phí vận hành thực tế đã tăng 12% so với dự toán do các chi phí sửa chữa đột xuất hệ thống kỹ thuật.

Khi so sánh với mô hình vận hành của Savills Việt Nam hay các ứng dụng quản lý tòa nhà thông minh Smart App của Global Home, Công ty Cổ phần Visaho tại thời điểm nghiên cứu chưa số hóa toàn diện kênh tương tác với cư dân. Sự thiếu hụt này làm giảm khoảng 15% hiệu suất làm việc của bộ phận lễ tân và chăm sóc khách hàng. Nguyên nhân sâu xa của các tồn tại bắt nguồn từ sự thiếu đồng thuận trong cơ chế kiểm soát tài chính giữa Ban quản trị và Ban quản lý, cùng với tâm lý e ngại công nghệ của một bộ phận cư dân. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng chất lượng dịch vụ vận hành chỉ có thể bền vững khi gắn liền với chuyển đổi số và chuẩn hóa quy trình tương tác đa bên.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, tác giả đưa ra 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm hoàn thiện công tác quản lý vận hành tòa nhà của Công ty Cổ phần Visaho tại Chung cư Thăng Long Number One:

Thứ nhất, hoàn thiện cơ chế phối hợp giải ngân kinh phí bảo trì hệ thống kỹ thuật. Ban Giám đốc Visaho cần chủ động ký kết quy chế phối hợp tài chính với Ban quản trị tòa nhà, chuẩn hóa 100% hồ sơ nghiệm thu kỹ thuật, nhằm rút ngắn 50% thời gian xét duyệt thanh toán xuống dưới 7 ngày làm việc. Thời gian hoàn thành trong quý 4 năm 2020.

Thứ hai, triển khai ứng dụng phần mềm Smart App quản lý tòa nhà thông minh. Đơn vị cần tích hợp tính năng thông báo phí tự động, đăng ký sử dụng sân tennis, sân bóng đá cỏ nhân tạo và tiếp nhận phản ánh dịch vụ trực tuyến. Mục tiêu đạt tối thiểu 95% hộ gia đình cài đặt và sử dụng ứng dụng trong vòng 6 tháng kể từ khi vận hành thử nghiệm.

Thứ ba, nâng cao năng lực chuyên môn và chuẩn hóa kỹ năng dịch vụ cho đội ngũ nhân sự. Phòng Nhân sự Visaho cần tổ chức các khóa bồi dưỡng định kỳ 3 tháng một lần, đảm bảo 100% cán bộ kỹ thuật và nhân viên an ninh được cấp chứng chỉ đào tạo nghiệp vụ quản lý nhà chung cư theo Thông tư 28/2016/TT-BXD trước quý 2 năm 2021.

Thứ tư, thiết lập hệ thống kiểm soát chất lượng dịch vụ theo bảng kiểm tự động (Checklist điện tử). Ban quản lý tòa nhà cần kiểm tra định kỳ hàng ngày đối với công tác vệ sinh, bảo vệ và kỹ thuật tòa nhà, hướng tới mục tiêu giảm tỷ lệ khiếu nại của cư dân xuống dưới 5% trong năm 2021.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung luận văn mang lại giá trị học thuật và ứng dụng chuyên sâu cho 4 nhóm đối tượng:

Thứ nhất, ban lãnh đạo và các nhà quản lý tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý vận hành bất động sản như Visaho, Savills, CBRE, PMC. Nghiên cứu cung cấp bài học thực tế về việc tối ưu hóa chi phí vận hành và phương pháp kiểm soát 100% các rủi ro kỹ thuật tòa nhà cao tầng.

Thứ hai, thành viên Ban quản trị và Ban quản lý các khu chung cư, tổ hợp thương mại cao cấp. Tài liệu đóng vai trò như cẩm nang nghiệp vụ giúp chuẩn hóa quy trình giám sát đơn vị vận hành, minh bạch hóa việc sử dụng quỹ bảo trì 2% và xây dựng mối quan hệ hài hòa với cư dân.

Thứ ba, giảng viên, học viên cao học và sinh viên các chuyên ngành Quản lý kinh tế, Quản trị kinh doanh, Kinh tế và Quản lý bất động sản. Công trình là tài liệu tham khảo mẫu mực về phương pháp nghiên cứu định lượng kết hợp định tính, đồng thời cung cấp hệ thống số liệu thứ cấp có giá trị khoa học cao.

Thứ tư, các chuyên viên nghiên cứu chính sách tại Bộ Xây dựng và Sở Xây dựng các địa phương. Nghiên cứu cung cấp luận cứ thực tiễn từ hiện trường để phục vụ công tác rà soát, sửa đổi các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Đâu là điểm nghẽn lớn nhất trong công tác quản lý vận hành tại chung cư Thăng Long Number One? Trả lời: Điểm nghẽn lớn nhất là sự chậm trễ trong công tác phối hợp giải ngân kinh phí bảo trì giữa Ban quản trị và đơn vị vận hành Visaho. Sự gián đoạn này khiến khoảng 18,5% các kế hoạch bảo dưỡng định kỳ hệ thống kỹ thuật bị chậm tiến độ, tiềm ẩn nguy cơ xuống cấp trang thiết bị.

Câu hỏi 2: Tại sao tỷ lệ căn hộ chưa hoàn thành nộp phí dịch vụ trong tháng 10 vẫn ở mức 8%? Trả lời: Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ phương thức thanh toán thủ công chưa thuận tiện, một số căn hộ cho thuê chưa kịp thời nhận thông báo, và khoảng 2% cư dân trì hoãn nộp phí để chờ xử lý dứt điểm các kiến nghị về vệ sinh cục bộ.

Câu hỏi 3: Lợi ích vượt trội của việc ứng dụng Smart App trong quản lý vận hành tòa nhà là gì? Trả lời: Việc áp dụng Smart App giúp tự động hóa khoảng 90% quy trình gửi thông báo phí, giảm 35% thời gian phản hồi yêu cầu kỹ thuật của cư dân, đồng thời nâng mức độ minh bạch tài chính và tương tác đa chiều trong toàn khu chung cư.

Câu hỏi 4: Đề tài đã kế thừa những bài học kinh nghiệm nào từ các doanh nghiệp quản lý vận hành tại Việt Nam? Trả lời: Luận văn đã phân tích và áp dụng thành công bài học về số hóa dịch vụ khách hàng từ Savills Việt Nam và mô hình quản trị kỹ thuật chuyên sâu với hơn 10 năm kinh nghiệm của Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác Tài sản Dầu khí (PSA).

Câu hỏi 5: Các giải pháp đề xuất trong luận văn dựa trên những cơ sở pháp lý trọng tâm nào? Trả lời: Các giải pháp được định hình dựa trên hệ thống pháp luật hiện hành gồm Luật Nhà ở năm 2014, Thông tư 02/2016/TT-BXD ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư và Thông tư 28/2016/TT-BXD quy định về đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn quản lý vận hành.

Kết luận

Luận văn đã giải quyết trọn vẹn mục tiêu nghiên cứu và mang lại những đóng góp nổi bật:

  • Hệ thống hóa toàn diện khung lý luận về quản lý vận hành bất động sản nhà ở cao cấp theo tiêu chuẩn quốc tế và pháp luật Việt Nam.
  • Khảo sát và đánh giá chính xác thực trạng vận hành của Công ty Cổ phần Visaho tại tổ hợp Thăng Long Number One thông qua bộ dữ liệu 150 cư dân và 35 nhân sự.
  • Nhận diện rõ 4 nhóm hạn chế căn bản về tiến độ bảo trì, tỷ lệ nợ phí dịch vụ, năng lực nhân sự và mức độ ứng dụng công nghệ.
  • Đề xuất 4 giải pháp đồng bộ có tính ứng dụng cao, gắn liền với mục tiêu cắt giảm chi phí và nâng tỷ lệ hài lòng lên trên 90%.
  • Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn cho các doanh nghiệp dịch vụ bất động sản và các cơ quan hoạch định chính sách nhà ở.

Đóng góp quan trọng nhất của công trình là mô hình hóa quy trình phối hợp ba bên giữa Đơn vị quản lý, Ban quản trị và Cư dân trên nền tảng chuyển đổi số. Kế hoạch hành động tiếp theo được đề xuất triển khai qua 2 giai đoạn xuyên suốt từ tháng 8 năm 2020 đến tháng 12 năm 2021. Các nhà quản lý vận hành tòa nhà, ban quản trị chung cư và các nhà nghiên cứu hãy tham khảo và ứng dụng ngay những giải pháp từ luận văn để tối ưu hóa hiệu quả quản trị và nâng cao chất lượng cuộc sống cho cộng đồng cư dân đô thị.