Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế và thị trường nông sản - lương thực biến động không ngừng, việc kiểm soát chi phí hoạt động và tối ưu hóa biên lợi nhuận trở thành điều kiện sống còn của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Lương thực Đà Nẵng, tiền thân là doanh nghiệp nhà nước được cổ phần hóa với vốn điều lệ 50 tỷ đồng và tỷ lệ vốn nhà nước nắm giữ 29,92%, đang đối mặt với những áp lực kinh doanh rất lớn. Giai đoạn 2009 - 2011 ghi nhận sự sụt giảm mạnh về hiệu quả: năm 2010 doanh thu thuần giảm gần 50% so với năm 2009; đến năm 2011, sản lượng mua vào chỉ đạt 32,39% kế hoạch, doanh số bán ra đạt 40,22% kế hoạch và lợi nhuận trước thuế chỉ đạt 58,46% chỉ tiêu đề ra.

Vấn đề cốt lõi tại doanh nghiệp là hệ thống kế toán hiện tại chỉ tập trung vào kế toán tài chính tuân thủ chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, thiếu hẳn hệ thống báo cáo kế toán quản trị hoàn chỉnh để phục vụ điều hành nội bộ. Báo cáo kế toán hiện tại mang tính đối phó, đơn giản và phụ thuộc vào yêu cầu đột xuất từ Tổng Công ty Lương thực Miền Nam. Mục tiêu của nghiên cứu là làm rõ bản chất lý luận kế toán quản trị, khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống báo cáo tại Công ty Cổ phần Lương thực Đà Nẵng cùng 5 đơn vị trực thuộc (gồm Chi nhánh Đồng Tháp, Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh, Xí nghiệp Chế biến Lương thực Đà Nẵng, Trường Đào tạo Việt Á, Trung tâm Phân phối Lương thực). Trên cơ sở dữ liệu thực nghiệm giai đoạn 2009 - 2011 và định hướng năm 2012, luận văn xây dựng giải pháp tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị toàn diện, giúp nâng cao độ chính xác dự báo ngân sách lên trên 85% và tối ưu hóa 10% đến 15% chi phí vận hành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết kế toán quản trị hiện đại và lý thuyết kế toán trách nhiệm. Căn cứ pháp lý cốt lõi dựa trên Khoản 3 Điều 4 Luật Kế toán Việt Nam, xác định kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phục vụ trực tiếp cho việc ra quyết định điều hành trong nội bộ đơn vị kế toán.

Mô hình nghiên cứu vận dụng 3 trụ cột lý thuyết chính:

  • Lý thuyết phân loại chi phí theo cách ứng xử: Chia chi phí thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp thay cho cách phân loại theo khoản mục truyền thống.
  • Mô hình phân tích mối quan hệ Chi phí - Sản lượng - Lợi nhuận (CVP): Sử dụng chỉ tiêu số dư đảm phí để xác định điểm hòa vốn, biên độ an toàn và cấu trúc lợi nhuận của từng dòng sản phẩm như gạo, bắp hạt, phụ phẩm hay dịch vụ.
  • Hệ thống dự toán ngân sách tổng thể hàng năm (Master Budget): Mô hình hóa dòng chảy thông tin từ dự toán tiêu thụ làm gốc, kết nối liên hoàn sang dự toán mua hàng, dự toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền mặt và dự toán bảng cân đối kế toán.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa nghiên cứu định tính và phân tích dữ liệu thứ cấp chuyên sâu. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ 5 đơn vị phụ thuộc trực thuộc công ty cùng văn phòng tổng công ty, tạo nên bức tranh toàn diện 100% chuỗi giá trị từ thu mua nông sản tại Đồng Tháp, chế biến tại Đà Nẵng đến tiêu thụ tại thị trường nội địa và xuất khẩu.

Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng để phỏng vấn sâu 15 nhân sự quản lý chủ chốt, bao gồm thành viên Ban Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, phụ trách các phòng Kinh doanh nội địa, Xuất nhập khẩu, Marketing và Kế toán trưởng các chi nhánh. Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ phần mềm kế toán Bravo, hệ thống sổ kế toán chi tiết, báo cáo tài chính quý/năm và bảng kế hoạch sản xuất kinh doanh giai đoạn 2009 - 2011. Phương pháp phân tích chênh lệch được lựa chọn nhằm tách biệt mức độ ảnh hưởng của nhân tố giá và nhân tố lượng đối với doanh thu và chi phí sản xuất chung, giúp xác định chính xác nguyên nhân gây biến động hiệu quả kinh doanh. Toàn bộ quá trình khảo sát và thu thập dữ liệu được thực hiện trong khung thời gian từ tháng 10/2011 đến quý I/2012.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán chưa có sự tách bạch giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Toàn bộ 5 nhân sự kế toán tại văn phòng công ty và đội ngũ kế toán tại các chi nhánh đều phải kiêm nhiệm cả hai mảng. Phần mềm Bravo hiện chỉ phục vụ hình thức chứng từ ghi sổ cho mục đích báo cáo thuế và báo cáo tài chính quý, chưa thiết lập phân hệ quản trị chi phí chuyên sâu.

Thứ hai, công tác lập kế hoạch thiếu tính khoa học và linh hoạt. Quy trình lập kế hoạch khởi động từ tháng 10 hàng năm dựa trên số ước tính thuần túy mang tính cơ học, không có sự liên kết chặt chẽ giữa các chỉ tiêu. Báo cáo đánh giá năm 2011 cho thấy sự chênh lệch rất lớn giữa kế hoạch và thực tế: mua vào chỉ đạt 32,39%, doanh thu bán ra đạt 40,22% và lợi nhuận chỉ đạt 58,46% so với chỉ tiêu giao, nhưng hệ thống báo cáo hiện hành hoàn toàn không giải trình được nguyên nhân định lượng.

Thứ ba, hệ thống báo cáo chi phí chưa phân định biến phí và định phí. Doanh nghiệp chỉ theo dõi chi phí theo tài khoản tổng hợp (Tài khoản 641, Tài khoản 642, Tài khoản 627) mà không xác định tỷ suất biến phí đơn vị hoặc định phí bắt buộc. Điều này làm mất đi khả năng kiểm soát lãng phí tại từng xí nghiệp chế biến.

Thứ tư, thiếu hụt các báo cáo chuyên biệt phục vụ việc ra quyết định chiến lược. Công ty không có báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí của từng bộ phận, dẫn đến việc lúng túng trong việc quyết định duy trì hay loại bỏ các chi nhánh hoạt động kém hiệu quả (như Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh) và thiếu phương pháp định giá biến phí linh hoạt khi tham gia đấu thầu cung ứng lương thực.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân sâu xa của những hạn chế trên xuất phát từ cơ chế điều hành chuyển tiếp giữa doanh nghiệp nhà nước và công ty cổ phần. Do Tổng Công ty Lương thực Miền Nam vẫn nắm giữ 29,92% vốn, hệ thống kế toán bị chi phối bởi các mẫu biểu quy định sẵn của công ty mẹ, dẫn đến tư duy làm báo cáo mang tính đối phó hành chính.

Để minh họa trực quan, dữ liệu chi phí và doanh thu cần được chuyển đổi từ các văn bản thuyết minh rời rạc sang dạng biểu đồ phân tích phương sai chênh lệch hai nhân tố. Bảng phân tích biến động chi phí sản xuất chung cho thấy chênh lệch chi tiêu và chênh lệch hiệu quả cần được trình bày qua bảng ma trận so sánh giữa định mức dự toán và thực tế phát sinh. Việc so sánh với các mô hình kế toán quản trị chuẩn mực chỉ ra rằng, nếu doanh nghiệp áp dụng báo cáo bộ phận theo số dư đảm phí, ban lãnh đạo sẽ dễ dàng nhận thấy việc loại bỏ một bộ phận chỉ giúp cắt giảm định phí trực tiếp chứ không thể loại bỏ hoàn toàn định phí chung, từ đó tránh được các quyết định cắt giảm sai lầm gây tổn hại dòng tiền.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống 9 biểu mẫu dự toán sản xuất kinh doanh liên hoàn. Phòng Kinh doanh Nội địa chủ trì, phối hợp cùng Phòng Tài chính - Kế toán xây dựng chuỗi dự toán hàng năm trước ngày 15 tháng 11, bao gồm: Dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng, dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán kết quả kinh doanh, dự toán tiền mặt và bảng cân đối kế toán dự toán. Mục tiêu nâng cao độ tin cậy của kế hoạch ngân sách lên trên 85% trong năm tài chính 2012 - 2013.

Thứ hai, triển khai phân loại chi phí theo cách ứng xử trên phần mềm Bravo. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo phân tách toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh thành 3 nhóm rõ ràng: Biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Thiết lập quy trình phân tích chênh lệch chi tiêu và chênh lệch hiệu quả định kỳ hàng tháng, phấn đấu kiểm soát và cắt giảm từ 5% đến 8% định phí quản lý lãng phí trong vòng 6 tháng đầu triển khai.

Thứ ba, xây dựng hệ thống báo cáo bộ phận và áp dụng báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí. Phòng Tài chính - Kế toán thiết lập mẫu báo cáo thu nhập phân khúc cho 5 đơn vị trực thuộc và từng nhóm sản phẩm gạo, nông sản. Báo cáo này giúp Tổng Giám đốc có căn cứ đánh giá chính xác mức đóng góp bù đắp định phí của Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh và ban hành khung giá sàn linh hoạt phục vụ đấu thầu cạnh tranh.

Thứ tư, tái tổ chức nhân sự và nâng cấp phần mềm kế toán. Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc phê duyệt phương án thành lập tổ kế toán quản trị trực thuộc Phòng Tài chính - Kế toán với 2 nhân sự chuyên trách, đồng thời tổ chức 2 khóa đào tạo nghiệp vụ phân tích tài chính nội bộ cho 100% nhân viên kế toán trong quý I năm 2012.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất là Ban Tổng Giám đốc và các nhà quản trị điều hành tại các doanh nghiệp chế biến, kinh doanh lương thực, nông sản. Công trình cung cấp giải pháp thực tế để ứng dụng công cụ kế toán quản trị trong hoạch định giá đấu thầu và tối ưu hóa chuỗi cung ứng phân tán.

Nhóm thứ hai là Kế toán trưởng, chuyên viên tài chính kế toán trong các doanh nghiệp sau cổ phần hóa có vốn nhà nước. Luận văn cung cấp trọn bộ biểu mẫu dự toán, phiếu phân loại chi phí và phương pháp phân tích biến động có thể chuyển giao trực tiếp vào thực tế công việc.

Nhóm thứ ba là các chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp và quản trị hiệu suất. Nghiên cứu mang lại khung tham chiếu chuẩn hóa về việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ và kế toán trách nhiệm cho các công ty sở hữu nhiều chi nhánh hạch toán phụ thuộc.

Nhóm thứ tư là giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp. Đây là tài liệu tham khảo giàu giá trị thực tiễn về ứng dụng mô hình số dư đảm phí và phân tích chênh lệch trong môi trường kinh doanh nông sản biến động mạnh.

Câu hỏi thường gặp

Báo cáo kế toán quản trị khác gì so với báo cáo kế toán tài chính tại doanh nghiệp lương thực? Báo cáo kế toán tài chính mang tính pháp lý bắt buộc theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, phục vụ đối tượng bên ngoài với kỳ báo cáo quý/năm. Ngược lại, báo cáo kế toán quản trị phục vụ trực tiếp cho nhà quản trị nội bộ với tần suất linh hoạt theo ngày/tuần/tháng, tập trung vào số liệu tương lai và không bị ràng buộc bởi các nguyên tắc kế toán cứng nhắc.

Tại sao doanh nghiệp chế biến lương thực cần phân loại chi phí thành biến phí và định phí? Việc phân loại theo biến phí và định phí giúp xác định chính xác số dư đảm phí của từng loại gạo hay phụ phẩm. Từ đó, nhà quản trị xác định được sản lượng hòa vốn, đánh giá tác động của biến động giá nguyên liệu đầu vào và đưa ra mức giá sàn đấu thầu có lợi nhất mà vẫn bù đắp được chi phí khả biến.

Doanh nghiệp quy mô vốn 50 tỷ đồng nên tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo mô hình nào? Với quy mô vốn 50 tỷ đồng và 5 đơn vị trực thuộc như Công ty Cổ phần Lương thực Đà Nẵng, mô hình kế toán kết hợp là giải pháp tối ưu. Doanh nghiệp không cần lập phòng ban riêng mà chỉ cần bố trí từ 1 đến 2 nhân sự chuyên trách kế toán quản trị nằm trong Phòng Tài chính - Kế toán để tiết kiệm chi phí nhân sự.

Làm thế nào để đánh giá một chi nhánh kinh doanh thua lỗ có nên đóng cửa hay không? Doanh nghiệp không chỉ nhìn vào chỉ tiêu lợi nhuận thuần âm mà phải so sánh số dư đảm phí của chi nhánh đó với phần định phí có thể loại bỏ khi ngừng hoạt động. Nếu số dư đảm phí vẫn lớn hơn định phí có thể loại bỏ, doanh nghiệp vẫn nên duy trì chi nhánh để đóng góp bù đắp chi phí cố định chung của toàn công ty.

Phương pháp phân tích chênh lệch nhân tố giá và lượng mang lại lợi ích gì trong kiểm soát doanh thu? Phương pháp này giúp tách bạch rõ nguyên nhân sụt giảm doanh thu năm 2011 là do giá bán đơn vị thay đổi hay do khối lượng tiêu thụ sụt giảm. Thông qua đó, ban điều hành sẽ có biện pháp xử lý đúng trọng tâm: điều chỉnh chiến lược giá nếu do thị trường cạnh tranh, hoặc thay đổi chính sách bán hàng nếu do năng suất của đội ngũ thương mại.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán quản trị và vai trò của hệ thống báo cáo trong các chức năng hoạch định, kiểm soát và ra quyết định kinh doanh.
  • Đánh giá trung thực, khách quan thực trạng tài chính giai đoạn 2009 - 2011 tại Công ty Cổ phần Lương thực Đà Nẵng, làm rõ các điểm nghẽn khiến năm 2011 chỉ đạt 32,39% kế hoạch mua vào và 40,22% kế hoạch doanh thu.
  • Đóng góp hệ thống 9 mẫu biểu dự toán kinh doanh tổng thể và hoàn thiện quy trình lập kế hoạch liên hoàn từ cấp chi nhánh đến toàn công ty.
  • Xây dựng mô hình phân tích biến phí, định phí và phân tích chênh lệch chi phí sản xuất chung giúp nhận diện chính xác nguyên nhân biến động hiệu quả vận hành.
  • Cung cấp công cụ định giá linh hoạt cho đấu thầu và phương pháp khoa học để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên.

Lộ trình triển khai các giải pháp được khuyến nghị thực hiện ngay trong năm tài chính 2012 - 2013 với sự chỉ đạo xuyên suốt từ Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc. Các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại - chế biến lương thực hãy nhanh chóng áp dụng khung báo cáo kế toán quản trị này để nâng cao năng lực cạnh tranh và kiểm soát dòng tiền bền vững.