Phần mở đầu của hợp đồng Đại lý Hải quan giữa các doanh nghiệp trong nước ký kết với nhau phải có quốc hiệu. Nếu hợp đồng ký kết giữa doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp nước ngoài thì không cần. Phần quốc hiệu thường đặt ở giữa trang, chính giữa bản hợp đồng. Mỗi hợp đồng ký kết phải có số hợp đồng và ký hiệu hợp đồng.
Số hợp đồng thường xác định theo số thứ tự của hợp đồng mà doanh nghiệp lập hợp đồng đã ký kết. Ký hiệu hợp đồng thường là ký hiệu sử dụng cho từng loại hợp đồng. Việc đánh số và ký hiệu hợp đồng nhằm làm thuận lợi cho công tác kiểm tra, tra cứu. Trên bản hợp đồng số và ký mã hiệu thường đặt ở bên trên góc trái.
Tên hợp đồng được in đậm to, căn giữa dòng Ngày tháng ký hợp đồng thường được ghi ở góc phải, trên tên hợp đồng. Thời gian và địa điểm ký hợp đồng: đây chính là mốc thời gian và không gian diễn ra việc ký hợp đồng giữa bên Đại lý Hải quan và chủ hàng hóa có hàng hóa cần kê khai hải quan. Nội dung này phải xác định rõ ràng cụ thể. Thông tin này được sử dụng là căn cứ quan trọng để các chủ thể hợp đồng ấn định thời hạn của hợp đồng được bắt đầu và kết thúc lúc nào.
Mặt khác nó còn được sử dụng để chứng minh sự giao dịch của các bên khi cần thiết. Phần thông tin về những chủ thể hợp đồng bao gồm : - Chủ thể của hợp đồng Đại lý Hải quan bao gồm bên chủ hàng có hàng hóa xuất nhập khẩu cần kê khai hải quan và bên Đại lý Hải quan. Thông thường bên chủ hàng được gọi là bên A, bên Đại lý Hải quan được gọi là bên B. - Thông tin về mỗi bên cần được đề cập đến trong hợp đồng bao gồm: - Tên doanh nghiệp.
- Địa chỉ doanh nghiệp: ghi rõ nơi có trụ sơ pháp nhân đóng, khi cần có thể tìm đến nhau để liên hệ và giao dịch. 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Điện thoại, telex, Fax. Số hiệu tài khoản mở ngân hàng: số hiệu phải ghi đầy đủ , rõ ràng và ghi chính xác tên ngân hàng. - Người đại diện ký kết hợp đồng: về nguyên tắc phải là người đứng đầu pháp nhân hoặc là người đứng tên trong giấy phép kinh doanh.
Song có ủy quyền cho nguời khác theo đúng pháp luật quy định. Khi ghi các thông tin trên vào hợp đồng, hai bên phải kiểm tra tính chính xác của thông tin được khai báo để đề phòng rủi ro khi thực hiện hợp đồng. Phần những điều khoản thỏa thuận: Khi hợp đồng đại lý hải quan hai bên thường cam kết những nội dung sau: Điều khoản về đối tượng hợp đồng: điều khoản này chỉ rõ các công việc về thủ tục hải quan mà chủ hàng ủy quyền cho Đại lý Hải quan thực hiện. Tên các công việc phải rõ ràng và thống nhất với cách gọi chung của hải quan.
Các công việc thuộc thủ tục hải quan mà chủ hàng có thể thuê Đại lý Hải quan bao gồm: + Khai và nộp tờ khai hải quan. + Nộp, xuất trình chứng từ thuộc tờ khai hải quan. Trong trường hợp thực hiện hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan qua hệ thống xử lý dữ liệu điển tử của hải quan. + Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải.
+ Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Điều khoản về thời gian thực hiện: Thời gian thực hiện làm thủ tục hải quan liên quan nhiều đến thời gian thông quan hàng hóa nên chủ hàng yêu cầu Đại lý Hải quan hoàn tất việc kê khai đúng theo thời gian nhất định. Tuy nhiên, việc thông quan hàng hóa nhanh hay chậm còn phụ thuộc nhiều vấn đề khác nên không thể quy định thời gian thông quan hàng hóa cho Đại lý Hải quan. Điều khoản về giả cả dịch vụ: 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Điều khoản này chỉ rõ lượng tiền mà bên chủ hàng phải trả cho Đại lý Hải quan khi Đại lý Hải quan làm xong thủ hải quan theo các nôi dung đã ký kết.
Giá cả do hai bên tự thỏa thuận với nhau. Điều khoản này rất quan trọng cần phải ghi chính xác rõ ràng theo thỏa thuận của các bên. Khi đinh giá cần nêu rõ số lượng loại tiền thanh toán VND hay USD. - Điều kiện về địa điểm và thời gian giao chứng từ: Điều khoản này quy định thời gian bên chủ hàng giao cho bên đại lý bộ chứng từ gốc, hàng hóa để Đại lý Hải quan tiến hành làm thủ tục hải quan.
Điều khoản này quy định rõ thời hạn bên đại lý phải thực hiện xong thủ tục hải quan. Điều khoản này quy định rõ lịch giao nhận, khối lượng giao nhận và phương pháp giao nhận. - Điều khoản về phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán là điều khoản quan trọng. Hai bên bàn bạc và lựa chọn một trong những phương thức thanh toán, điều kiện thanh toán và thời hạn thanh toán phù hợp: thanh toán bằng séc; ủy nhiệm chi; tiền mặt… thanh toán một lần hay nhiều lần và thời hạn thanh toán.
Bên cạnh các điều khoản trên, hợp đồng Đại lý Hải quan còn có thể có một số điều khoản sau: + Điều khoản cam kết của bên chủ hàng về độ tin cậy của bộ chứng từ, hàng hóa. + Điều khoản về biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng. + Điều khoản về trách nhiệm vật chất + Điều khoản về hiệu lực hợp đồng + Điều khoản về giải quyết tranh chấp hợp đồng… Phần cuối của hợp đồng: cũng như bản hợp đồng khác cuối bản hợp đồng thường có: + Số lượng bản hợp đồng có giá trị như nhau. + Thời hạn có hiệu lực + Đại diện của các bên ký vào hợp đồng.
17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trong quá trình thực hiện hợp đồng, tùy thuộc vào chất lượng của việc thực hiện hợp đồng, hai bên có thể thực thi thưởng phạt hợp đồng theo quy định của nhà nước. Thứ 4: Trong hoạt động Đại lý Hải quan, bên đại lý chịu sự giám sát, quản lý trực tiếp từ cơ quan hải quan. Sự giám sát, quản lý trực tiếp của cơ quan hải quan đối với bên đại lý được thể hiện rõ ở việc đại lý phải đăng ký mới được phép hoạt động, cấp thẻ nhân viên đại lý, tổ chức thi lấy chứng chỉ khai hải quan… Đây là điều phổ biến không chỉ ở nước ta mà còn trên thế giới.4 Tổ chức bộ máy hoạt động của Đại lý Hải quan: Tổ chức bộ máy hoạt động của Đại lý Hải quan là yếu tố quan trọng cần thiết ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện cũng như hiệu quả kinh doanh của các tổ chức Đại lý Hải quan. Tổ chức Đại lý Hải quan căn cứ chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp để xây dựng và không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình.
Tổ chức bộ máy hoạt động của Đại lý Hải quan là việc thiết lập mô hình tổ chức và mối liên hệ vê chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận trong tổ chức và mối quan hệ trong nội bộ phận với nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp đại lý hải quan. Cũng như các doanh nghiệp dịch vụ khác, nội dung xây dựng bộ máy tổ chức hoạt động của Đại lý Hải quan bao gồm năm nội dung chính: lựa chọn mô hình; quy định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận và mối quan hệ ngang dọc của từng bộ phận trong hệ thống; không ngừng hoàn thiện cơ chế hoạt động của doanh nghiệp; phù hợp với phạm vi và đối tượng khách hàng của doanh nghiệp; phù hợp với tính chất công việc của Đại lý Hải quan. Tổ chức bộ máy hoạt động của Đại lý Hải quan chỉ phát huy tác dụng khi đáp ứng các yêu cầu: cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy trình nghiệp vụ của Đại lý Hải quan; phải xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng khâu, từng bộ phận trong tổ chức và mối liên hệ giữa chúng; không ngừng cải tiến bộ máy cho phù hợp với yêu cầu của kinh doanh. 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Bộ máy tổ chức Đại lý Hải quan cần được tổ chức một cách khoa học, đáp ứng đòi hỏi của thị trường và giúp cho Đại lý Hải quan đạt được mục tiêu kinh doanh.
Có nhiều mô hình tổ chức bộ máy kinh doanh của Đại lý Hải quan. Tuy nhiên hiện nay có hai loại mô hình Đại lý Hải quan được sử dụng rộng rãi: mô hình tổ chức kinh doanh theo khu vực địa lý và mô hình tổ chức kinh doanh sản phẩm. Mô hình tổ chức kinh doanh sản phẩm phù hợp với đại lý có bạn hàng truyền thống ở một số lĩnh vực nhất định. Đối tượng cần làm thủ tục hải quan tương đối ổn định.
Kiểu tổ chức này có ưu thế lớn nhất là vận dụng được triệt để lợi thế về trình độ, kinh nghiệm làm thủ tục hải quan, góp phần rút ngắn thời gian làm thủ tục cũng như giảm thiểu sai sót trong quá trình làm thủ tục. Tuy nhiên nó lại có yếu điểm trong việc đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, mất cân đối về quyền lợi và nghĩa vụ của các nhóm làm thủ tục hải quan theo nhứng nhóm hàng khác nhau. Tổ chức bộ máy kinh doanh khu vực địa lý là kiểu tổ chức dành cho Đại lý Hải quan kinh doanh trên địa bàn rộng và quy mô lớn. Tổ chức bộ máy kinh doanh theo khu vực địa lý giúp cho doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu sát sao hơn, tạo lập mối quan hệ với bạn hàng cũng như hải quan địa phương, giảm thiệu chi phí dịch chuyển của cán bộ làm thủ tục hải qua cũng như chi phí giao dịch.
Tuy nhiên theo cách tổ chức này bộ máy có vẻ cồng kềnh và công tác quản lý gặp nhiều khó khăn. Vai trò của Đại lý Hải quan trong nền kinh tế: Mỗi hình thức đại lý đều có chức năng và vai trò khác nhau trong sự phát triển kinh tế xã hội nói chung và đặc thù của từng ngành nói riêng. Là một thực thể kinh tế, Đại lý Hải quan hình thành đóng góp một phần không nhỏ vào sự tăng trưởng kinh tế và phát triển xã hội.