CHƯƠNG 1: NHỮNG NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP.1 TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán.1 Vấn đề chung về HTTT Kế toán. Trong Luật kế toán có nêu: “ Kế toán là việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính duới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. Như vậy, ta có thể định nghĩa: “Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kế toán, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học nhằm cung cấp thông tin, báo cáo cần thiết cho quá trình ra quyết định dể quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.” HTTT kế toán là một phân hệ thuộc HTTT quản lý vì vậy có những đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của một HTTT quản lý. Tuy nhiên, HTTT kế toán cũng có những đặc điểm riêng, đó là: • HTTT kế toán được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin về mặt tài chính để từ đó cung cấp thông tin quản lý, điều hành về mặt tài chính của DN • HTTT kế toán phải dựa vào các hình thức kế toán, phương pháp kế toán, quy trình kế toán và phải căn cứ vào các chứng từ theo quy định của Nhà nước ban hành.2 Khái niệm về phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế Vũ Thị Hương Linh 15 CQ50/41.04 Khoa Hệ thống thông tin kinh tế GVHD: ThS Phan Phước Long toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần: (1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống. Con người điều khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình. (2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một HTTT.
Máy tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. (3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người. Thủ tục trong HTTT kế toán chính là các chuẩn mực kế toán do Nhà nước qui định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanh nghiệp đề ra. (4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý trong hệ thống.
Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. (5) Chương trình: là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra. Trong HTTT kế toán thì chương trình chính là các phần mềm kế toán. Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên một HTTT kế toán.
Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng, quyết định đến hoạt động của một HTTT kế toán trên máy tính.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán. ✓ Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành. ✓ Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán… Vũ Thị Hương Linh 16 CQ50/41.04 Khoa Hệ thống thông tin kinh tế GVHD: ThS Phan Phước Long ✓ Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp… 1.4 Yêu cầu của phần mềm kế toán. Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây dựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm kế toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán Việt Nam.
Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi chứng từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời điểm. Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kế toán. Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho từng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập, nhập liệu đến khâu xem báo cáo.
Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính an toàn của dữ liệu. Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký – Sổ cái. Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo quyết toán thuế… 1.2 Phân loại phần mềm kế toán. - Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của doanh nghiệp.
Theo quy mô của doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần mềm kế toán thường phân thành 3 loại: phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có qui mô nhỏ, qui mô vừa và qui mô lớn như sau: Vũ Thị Hương Linh 17 CQ50/41.04 Khoa Hệ thống thông tin kinh tế GVHD: ThS Phan Phước Long • Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu cao về phân quyền truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho…) và phân quyền về chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa), phân quyền truy cập chi tiết đến trường thông tin của từng nghiệp vụ. Các doanh nghiệp nhỏ cũng không cần nhiều báo cáo quản trị. Và như vậy các doanh nghiệp này chỉ cần một phần mềm kế toán đơn giản là đáp ứng nhu cầu. • Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân quyền xử lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm.
Các yêu cầu về báo cáo quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có quy mô vừa có các bộ phận, đơn vị phân tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình có khả năng chạy nhanh, ổn định thông qua đường truyền Internet. • Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý số lượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng với số lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt trên 30-40 người. - Phân loại theo hình thức sản phẩm, phần mềm kế toán được chia thành 2 loại: phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng.
• Phần mềm đóng gói: là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Phần mềm kế toán dạng này thường được bán rộng rãi và phổ biến. • Phần mềm đặt hàng: là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng cho một doanh nghiệp theo đơn đặt hàng. Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm đã có sẵn mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm trên những yêu cầu cụ thể.
Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành cao.3 Các thành phần của phần mềm kế toán. Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau: - Cơ sở dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia thành hai Vũ Thị Hương Linh 18 CQ50/41.04 Khoa Hệ thống thông tin kinh tế GVHD: ThS Phan Phước Long phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,…. - Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và máy tính.
Một phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, form chương trình chính, form nhập liệu, form truy vấno dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,… - Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. - Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng. - Code - Các thành phần khác 1.4 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: - Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra - Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức. Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp. Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.5 Quy định của Bộ tài chính về tiêu chuẩn của một phần mềm kế toán. Theo Thông tư số 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài Chính về “ Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán” quy định: Vũ Thị Hương Linh 19 CQ50/41.