Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động có tính thanh khoản cao nhất, trực tiếp bảo đảm khả năng thanh toán, chi trả các chi phí vận hành và thực hiện các giao dịch thương mại thường xuyên. Đối với các doanh nghiệp vận tải và dịch vụ logistics, quy mô luân chuyển tiền tệ diễn ra liên tục với tần suất giao dịch lớn, gắn liền với các chi phí đặc thù như xăng dầu, phí cầu đường, dịch vụ kho bãi và thanh toán cước vận chuyển. Việc quản lý và hạch toán chính xác vốn bằng tiền là điều kiện then chốt nhằm ngăn ngừa rủi ro thất thoát, duy trì kỷ luật thanh toán và cung cấp dữ liệu tài chính phục vụ công tác điều hành.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đồng Xuân Đạt (ngành Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng, năm 2022) tập trung phân tích thực trạng công tác hạch toán và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo văn bản:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng trong kỳ kế toán năm 2021.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ (TK 111) và kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng (địa chỉ: My Sơn, Ngũ Lão, Thủy Nguyên, Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu khảo sát thực tế, chứng từ và sổ kế toán phát sinh trong niên độ kế toán năm 2021 (tập trung vào các nghiệp vụ tiêu biểu tháng 01/2021) và số liệu kinh doanh giai đoạn 2020–2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Các khái niệm và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền được vận dụng bao gồm:

  • Khái niệm vốn bằng tiền: Là tài sản lưu động tồn tại dưới hình thái giá trị tiền tệ, bao gồm tiền mặt tại quỹ (TK 111), tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113).
  • Nguyên tắc hạch toán: Mở sổ theo dõi liên tục theo trình tự thời gian phát sinh; quản lý chặt chẽ phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi có đầy đủ chữ ký; theo dõi chi tiết theo từng loại tiền (Đồng Việt Nam và ngoại tệ); quy đổi ngoại tệ phát sinh theo tỷ giá giao dịch thực tế (bên Nợ) hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền (bên Có); đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ qua tài khoản 413.
  • Hệ thống tài khoản áp dụng:
    • TK 111 "Tiền mặt" (chi tiết TK 1111 - Tiền Việt Nam, TK 1112 - Ngoại tệ).
    • TK 112 "Tiền gửi ngân hàng" (chi tiết TK 1121 - Tiền Việt Nam, TK 1122 - Ngoại tệ).
    • Các tài khoản đối ứng chủ yếu: TK 131, TK 133, TK 154, TK 331, TK 3331, TK 511, TK 642.
  • Các hình thức tổ chức sổ sách theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Khóa luận trình bày lý luận về 4 hình thức ghi sổ: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Nhật ký - Sổ cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ và Hình thức Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp quan sát thực tế và phân tích tài liệu kế toán doanh nghiệp:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập hệ thống chứng từ kế toán gốc (hóa đơn GTGT điện tử, phiếu thu, phiếu chi, bảng kê cước vận chuyển, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng) và các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết của công ty trong năm 2021.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đối chiếu quy trình thực tế tại đơn vị với các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa để nhận diện sự tương thích và các điểm cần hoàn thiện.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Mô tả các định khoản Nợ/Có đối với từng nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh trong hoạt động cung ứng dịch vụ vận tải và mua sắm vật tư nhiên liệu.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các quy định về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa:

  • Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán: Kiểm soát chặt chẽ các khoản thu chi, chấp hành kỷ luật tiền mặt và kỷ luật thanh toán qua ngân hàng; hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ; đối chiếu định kỳ giữa sổ quỹ và sổ kế toán; kiểm kê quỹ tiền mặt và giám đốc các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Phân tích nguyên tắc ghi nhận Nợ/Có của TK 111 và TK 112, cơ chế xử lý chênh lệch tỷ giá (TK 413, TK 515, TK 635), nguyên tắc xử lý chênh lệch khi đối chiếu với ngân hàng (ghi nhận qua TK 1388 hoặc TK 3388 khi chưa rõ nguyên nhân).
  • Hệ thống chứng từ và sổ kế toán: Trình bày quy cách của Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT), Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê ngân hàng, Ủy nhiệm chi. So sánh quy trình hạch toán giữa 4 hình thức sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu doanh nghiệp và thực tế tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập:

1. Tổng quan về doanh nghiệp

  • Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng.
  • Trụ sở: My Sơn, Ngũ Lão, Thủy Nguyên, Hải Phòng.
  • Giấy phép kinh doanh: Số 0200575090 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp, hoạt động từ ngày 30/10/2005.
  • Ngành nghề kinh doanh: Vận chuyển hàng hóa bằng xe container, xe tải nhỏ; đại lý vận tải, làm thủ tục hải quan, lưu kho bãi, mua bảo hiểm và thanh toán cước phí.
  • Tổ chức bộ máy: Giám đốc điều hành chung $\rightarrow$ Phó Giám đốc $\rightarrow$ 3 phòng ban chức năng: Phòng Kế toán - Hành chính, Phòng Quản lý phương tiện, Phòng Kinh doanh.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình tập trung, gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán kiêm kế toán thuế, và Thủ quỹ.
[Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán tập trung tại công ty]
Kế toán trưởng

2. Chính sách kế toán áp dụng

  • Chế độ kế toán: Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
  • Niên độ kế toán: Từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi sổ: Đồng Việt Nam (VND).
  • Tài khoản ngân hàng: Tài khoản số 102010000202178 mở tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (VietinBank) - Phòng giao dịch Thủy Nguyên, Hải Phòng.

3. Thực tế hạch toán tiền mặt (TK 1111)

Công ty chỉ giao dịch bằng tiền VND. Quy trình hạch toán tiền mặt thực hiện qua Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt. Các nghiệp vụ tiêu biểu trong tháng 01/2021 được trích xuất như sau:

Ngày Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Định khoản Nợ/Có Số tiền (VND)
04/01/2021 PC 04, HĐ 0000010 Mua văn phòng phẩm từ Công ty TNHH Hải Phong Nợ TK 642: 2.350.000
Nợ TK 133: 235.000
Có TK 111: 2.585.000		 2.585.000
08/01/2021 PT 05 Thu tiền cước vận chuyển từ Công ty TNHH DV VT Biển Hồng Đăng Nợ TK 111: 12.150.000
Có TK 131: 12.150.000		 12.150.000
12/01/2021 PT 11, HĐ 0000012, Bảng kê Thu cước vận chuyển Cont 40 (Thủy Nguyên - Gia Lâm) từ Công ty CP Liên Sơn Thăng Long Nợ TK 111: 18.900.000
Có TK 511: 17.181.818
Có TK 3331: 1.718.182		 18.900.000
16/01/2021 PC 15, HĐ 0000186 Mua dầu Diezel 0.05S-II từ Công ty Xăng dầu Khu vực III Nợ TK 154: 16.410.500
Nợ TK 133: 1.641.050
Có TK 111: 18.051.550		 18.051.550

Ghi chú số liệu sổ sách: Số dư đầu năm 2021 của Quỹ tiền mặt (TK 111) trên Sổ cái và Sổ quỹ là 765.803.000 đồng.

4. Thực tế hạch toán tiền gửi ngân hàng (TK 1121)

Công ty chỉ mở một tài khoản tiền gửi thanh toán tại VietinBank Thủy Nguyên. Các nghiệp vụ phát sinh được đối chiếu trực tiếp qua Giấy báo Nợ, Giấy báo Có và Ủy nhiệm chi:

Ngày Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Định khoản Nợ/Có Số tiền (VND)
21/01/2021 UNC 15, Giấy báo Nợ 00015 Thanh toán tiền mua dầu cho Công ty Xăng dầu Pvoil Hải Phòng (STK 1100000009988) Nợ TK 331: 40.000.000
Có TK 112: 40.000.000		 40.000.000
23/01/2021 Giấy báo Có 00026 Công ty TNHH Thanh Vân thanh toán tiền cước vận chuyển Nợ TK 112: 15.000.000
Có TK 131: 15.000.000		 15.000.000
25/01/2021 HĐ 0000025, Giấy báo Có 00029 Thu tiền cước vận chuyển gỗ Hải Phòng - Hưng Yên từ Công ty CP Cửa Biển Nợ TK 112: 48.600.000
Có TK 511: 44.181.818
Có TK 3331: 4.418.182		 48.600.000
28/01/2021 Giấy báo Nợ 17, HĐ 248 Thanh toán tiền mua dầu cho Công ty Xăng dầu Khu vực III Nợ TK 154: 33.500.000
Nợ TK 133: 3.450.000
Có TK 112: 36.950.000		 36.950.000

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng

Theo phân công nhiệm vụ và cấu trúc đề tài đã công bố ở phần mở đầu, Chương 3 được tác giả định hướng xây dựng các kiến nghị nhằm giải quyết những tồn tại trong khâu luân chuyển chứng từ, phân công công việc và quản lý tiền tệ tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng trên cơ sở dữ liệu thực trạng của Chương 2.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực quy trình tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại một doanh nghiệp vận tải quy mô nhỏ:

  1. Tuân thủ chuẩn mực kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa: Đơn vị áp dụng đúng hệ thống tài khoản và mẫu biểu chứng từ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng đều được lập chứng từ gốc hợp lệ (Hóa đơn GTGT điện tử, Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ/Có).
  2. Khớp đúng giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết: Do công ty chỉ mở một tài khoản tiền gửi tại VietinBank Thủy Nguyên và sử dụng đồng VND duy nhất trong giao dịch, số liệu theo dõi trên Sổ Cái TK 112 luôn bảo đảm tính thống nhất với Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và bảng sao kê của ngân hàng.
  3. Phản ánh đặc thù hạch toán ngành dịch vụ vận tải: Khóa luận ghi nhận chính xác việc kết chuyển chi phí nhiên liệu (xăng dầu chạy xe) trực tiếp vào tài khoản chi phí dịch vụ dở dang (TK 154) phục vụ tính giá thành dịch vụ vận chuyển container, thay vì nhập kho nguyên vật liệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Đề tài chỉ khảo sát hoạt động kế toán vốn bằng tiền tại một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng) trong phạm vi niên độ 2021, chưa mở rộng so sánh với các mô hình doanh nghiệp vận tải đa chi nhánh.
  • Hạn chế về nghiệp vụ ngoại tệ: Đơn vị thực tập chỉ sử dụng tiền Việt Nam (VND) và mở tài khoản nội tệ, không phát sinh các giao dịch thanh toán quốc tế bằng ngoại tệ. Do đó, các nội dung lý thuyết về xử lý tỷ giá hối đoái, chênh lệch tỷ giá cuối kỳ (TK 413, TK 515, TK 635) không có dữ liệu thực tế để đối chiếu và kiểm chứng tại công ty.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng (TK 131) và kế toán chi phí giá thành dịch vụ vận tải (TK 154, TK 632) nhằm hoàn thiện chu trình luân chuyển dòng tiền và quản trị công nợ toàn diện cho doanh nghiệp logistics.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu mẫu về kết cấu khóa luận tốt nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; hướng dẫn chi tiết phương pháp trích dẫn chứng từ kế toán thực tế (hóa đơn GTGT, bảng kê vận chuyển, ủy nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi) vào bài viết học thuật.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vận tải, dịch vụ kho vận: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ và luân chuyển sổ sách kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phương pháp ghi nhận chi phí nhiên liệu vào giá thành dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, tổ chức theo hình thức sổ Nhật ký chung.

2. Công ty sử dụng tài khoản ngân hàng nào để giao dịch tiền gửi?
Công ty giao dịch qua một tài khoản duy nhất là tài khoản VND số 102010000202178 mở tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (VietinBank) - Phòng giao dịch Thủy Nguyên, Hải Phòng.

3. Số dư đầu năm 2021 của quỹ tiền mặt (TK 111) tại công ty là bao nhiêu?
Căn cứ Sổ Cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt năm 2021 của công ty, số dư tiền mặt tại quỹ đầu năm 2021 là 765.803.000 đồng.

4. Nghiệp vụ mua dầu Diezel phục vụ xe chạy được công ty hạch toán vào tài khoản nào?
Theo chứng từ thực tế ngày 16/01/2021 (Hóa đơn số 0000186) và ngày 28/01/2021 (Hóa đơn số 248), chi phí mua dầu Diezel được hạch toán trực tiếp vào bên Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang - chi phí dịch vụ vận tải) kèm thuế GTGT đầu vào Nợ TK 133, đối ứng với Có TK 111 hoặc Có TK 112.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đồng Xuân Đạt đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Toàn Thắng. Các dẫn chứng bằng hệ thống chứng từ gốc, sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, TK 112 và Sổ quỹ tiền mặt trong tháng 01/2021 minh họa rõ nét quy trình kế toán đặc thù của doanh nghiệp vận tải. Đây là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên ngành kế toán và các cán bộ phụ trách công tác tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ.