Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ Phần Giao Nhận Quốc tế Bến Hải. Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ Phần Giao Nhận Quốc tế Bến Hải. Sinh viên: Lâm Ánh Hồng – QT2201K 1 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ Phần Giao Nhận Quốc tế Bến Hải. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Quản Lý và Công Nghệ Hải Phòng, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn ThS.Phạm Thị Kim Oanh đồng thời em xin cảm ơn sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo và tập thể nhân viên phòng kế toán công ty Cổ Phần Giao Nhận Quốc tế Bến Hải đã tạo điều kiện để em hoàn thành bài khóa luận này.
Do thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài khóa tốt nghiệp của em không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành và cảm ơn! Sinh viên: Lâm Ánh Hồng – QT2201K 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm phương thức thanh toán và hình thức thanh toán. Thanh toán là thuật ngữ ngắn gọn mô tả công việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên (người hoặc công ty, tổ chức) sang cho một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ, một giao dịch có ràng buộc pháp lý.1 Phương thức thanh toán Phương thức thanh toán là cách thức nhận, trả tiền hàng trong giao dịch mua bángiữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó.
Có hai phương thức thanh toán: - Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua,doanh nghiệp thanh toán tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản,. - Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận.2 Hình thức thanh toán Hình thức thanh toán cổ xưa nhất đó là hàng đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,. Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau.Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó.
Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặtvà thanh toán không bằng tiền mặt. - Thanh toán bằng tiền mặt: Là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được vật tư hàng hóa, chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp (hiện nay được áp dụng đối với những khoản nhỏ hơn 20 triệu đồng). - Thanh toán không bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là Sinh viên: Lâm Ánh Hồng – QT2201K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ngân hàng.
Hình thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông. Các hình thức bao gồm: Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng–L/C. + Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc.
Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức. + Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. + Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là giấy tờ ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước, và mốt số khoản thanh toán khác,.
+ Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành một văn bản để làm căn cứ theo dõi.
+Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C: theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ.
+ Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.2 Nội dung công tác kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua. Sinh viên: Lâm Ánh Hồng – QT2201K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Theo Điều 17 Thông tư 133/2016/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 131 (tài khoản phải thu của khách hàng) phải tuân thủ những nguyên tắc sau: - Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản 131 còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản (XDCB) với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
- Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản 131 đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. - Trong hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.2 Chứng từ kế toán sử dụng - Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu - Giấy báo có ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ Sinh viên: Lâm Ánh Hồng – QT2201K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Biên bản thanh lý hợp đồng - Các chứng từ có liên quan khác.3 Tài khoản kế toán sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131-Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ cung cấp.
Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. Kết cấu tài khoản 131-Phải thu của khách hàng: Bên Nợ Bên Có PSTK: - Số tiền khách hàng đã trả nợ; PSTK: - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của - Số tiền phải thu của khách hàng phát khách hàng; sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các thu của khách hàng; khoản đầu tư tài chính; - Doanh thu của số hàng đã bán bị người - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng; mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có - Đánh giá lại các khoản phải thu của thuế GTGT); khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường khấu thương mại cho người mua; hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi - Đánh giá lại các khoản phải thu của khách sổ kế toán).