CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp. Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch ràng buộc pháp lý. Với lượng vốn chủ sở hữu có hạn, doanh nghiệp không thể nào chi trả tất cả các khoản phát sinh trong hoạt động kinh doanh, dẫn đến phải chiếm dụng vốn của tố chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán.
Trong tất cả các khoản phải thu của doanh nghiệp thì phải thu khách hàng chiếm vị trí quan trọng nhất. Số tiền thu được từ khách hàng là nguồn tiền chính để doanh nghiệp có thể chi trả các khoản nợ và tiếp tục hoạt động kinh doanh của mình. Việc quản lý và thu hồi nợ có hiệu quả sẽ nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính ổn định để vượt qua những rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình và quyết định sự liên lạc của quá trình hoạt động kinh doanh. Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính trong một doanh nghiệp.
Thông qua các thông tin về nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo từng đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ giúp cho các nhà quản lý nắm được tình hình thanh toán của doanh nghiệp rồi từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng cà vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý. Vì vậy, các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán phát sinh đều được thể hiện qua chứng từ, sổ sách nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán. Việc quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, có nhưng biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty. Tóm lại, quan hệ thanh toán với người mua người bán có ảnh hưởng quan trọng đến tình hình tài chính doanh nghiệp.
Sinh viên: Phùng Lan Hương – QT2001K 2 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1. Nhiệm vụ tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán. Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ.
Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý. Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thông số kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải tra.
Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua, người bán sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ 1. Nội dung kế toán thanh toán người mua. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cá TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. Phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định sổ trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý với khoản nợ phải thu không đòi được. Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại ngoại tệ.
Sinh viên: Phùng Lan Hương – QT2001K 3 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1. Chứng từ, tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán người mua a. Chứng từ sử dụng: Hợp đồng bán hàng (đối với những khách hàng có giao dịch lớn/ 1 lần giao dịch). Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập.
Phiếu xuất kho. Phiếu thu, giấy báo có. Tài khoản sử dụng: TK 131: Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh các khoản nợ phải thu của doanh nghiêp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ,các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
Tài khoản này còn phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. Kết cấu tài khoản 131: Bên Nợ: + Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phảm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính. + Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
+ Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Bên Có: + Số tiền khách hàng đã trả nợ + Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng + Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại + Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) + Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua + Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Sinh viên: Phùng Lan Hương – QT2001K 4 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. Số dư bên Có: Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Chú ý: khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên " Tài sản” và bên “ Nguồn vốn” Sinh viên: Phùng Lan Hương – QT2001K 5 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP c.
Phương pháp hạch toán: Được thể hiện qua sơ đồ sau: 511,515 TK 131 635 Doanh thu Tổng giá Chiết khấu thanh toán chưa thu tiền phải thanh toán 33311 521 Chiết khấu thương mại, giảm giá, Thuế GTGT (nếu có) hàng bán bị trả lại 33311 711 Thuế GTGT Tổng số tiền khách Thu nhập do hàng phải thanh toán (nếu có) thanh lý, nhượng 111,112,113 bán TSCĐ chưa Khách hàng ứng trước hoặc thu tiền thanh toán tiền 111,112 331 Các khoản chi hộ khách hàng Bù trừ nợ 337 Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD 2293,642 3331 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ Thuế GTGT 152,153,156,611 Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá Khách hàng thanh toán nợ bằng các khoản phải thu của khách hàng hàng tồn kho bằng ngoại tệ cuối kỳ 133 Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản Thuế GTGT phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ (nếu có) Sơ đồ 1.1: Kế toán các khoản phải thu của khách hàng Sinh viên: Phùng Lan Hương – QT2001K 6 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1. Nội dung kế toán thanh toán người bán. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán Phải trả người bán thường xảy ra trong quan hệ mua, bán vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ…Khi doanh nghiệp mua chịu sẽ dẫn đến phát sinh nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán sẽ dẫn đến nãy sinh một khoản tiền nợ phải thu với người cung cấp. Doanh nghiệp theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo nguyên tệ và theo nguyên tắc: Khi thanh toán nợ phải trả người bằng ngoại tệ, kế toán phải quy ra đồng Việt Nam theo tỷ giá đích danh của từng chủ nợ.
Trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền co nhà thầu hoặc bán thì nợ TK 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Khi phát sinh các khoản phải nợ cho người bán ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch). Khi hạch toán chi tiết, kế toán phải hạch toán rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, chiết khẩu thương mại nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
Bên giao nhận ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhập khẩu ủy thác như tài khoản phải trả người bán thông thường. Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn của người bán. Sinh viên: Phùng Lan Hương – QT2001K 7 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.