Khóa luận: Hoàn thiện quy trình nhập khẩu đường biển tại Sun Global - HUTECH

Luận văn tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Sun Global.

• Tác giả: Trần Thanh Thiên
• Người hướng dẫn: GS.TS Võ Thanh Thu
• Trường học: Trường Đại học Công nghệ TP. HCM
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty Sun Global
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là chuỗi hoạt động bao gồm chuẩn bị hồ sơ, vận chuyển, thông quan hải quan và giao nhận hàng hóa từ cảng nước ngoài về Việt Nam. Đây là phương thức phổ biến nhờ ưu điểm vận chuyển khối lượng lớn, chi phí cạnh tranh và khả năng kết nối toàn cầu. Tại công ty Sun Global, quy trình nhập khẩu bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, chiếm tỷ trọng đáng kể trong doanh thu. Việc hoàn thiện quy trình này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí logistics. Theo thống kê, khoảng 70% hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam sử dụng phương thức vận tải biển, chứng tỏ tầm quan trọng của lĩnh vực này trong nền kinh tế.

1.1. Khái niệm và đặc điểm quy trình nhập khẩu bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu bằng đường biển bao gồm các bước chính: ký kết hợp đồng ngoại thương, thuê tàu vận chuyển, làm thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa và giao hàng cho khách hàng. Đặc điểm nổi bật của quy trình này là sự tham gia của nhiều bên liên quan như hãng tàu, đại lý giao nhận, hải quan và doanh nghiệp nhập khẩu. Thời gian vận chuyển phụ thuộc vào khoảng cách, điều kiện thời tiết và thủ tục hải quan. Theo quy định pháp luật Việt Nam, hàng hóa nhập khẩu phải tuân thủ các điều kiện về kiểm dịch, an toàn thực phẩm và tiêu chuẩn kỹ thuật. Ưu điểm chính của phương thức này là khả năng vận chuyển khối lượng lớn, chi phí thấp trên quãng đường dài và độ an toàn cao.

1.2. Vai trò của quy trình nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh

Quy trình nhập khẩu hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu ổn định, đáp ứng nhu cầu thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tại Sun Global, quy trình nhập khẩu chiếm tới 65% tổng doanh thu từ hoạt động ngoại thương. Việc tối ưu hóa quy trình giúp giảm thiểu chi phí logistics, từ đó tăng lợi nhuận biên. Ngoài ra, quy trình nhập khẩu còn góp phần đa dạng hóa nguồn cung, giảm phụ thuộc vào thị trường nội địa. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu nguyên liệu đúng tiến độ là yếu tố quyết định đến khả năng sản xuất và giao hàng đúng cam kết.

II. Phân tích thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty Sun Global

Công ty Sun Global hiện đang áp dụng quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển với nhiều bước thủ tục phức tạp. Theo khảo sát, thời gian trung bình từ khi hàng về cảng đến khi giao hàng cho khách hàng mất từ 7-10 ngày. Một trong những vấn đề chính là chậm trễ trong thủ tục hải quan do thiếu chính xác trong khai báo. Theo báo cáo năm 2016, tỷ lệ sai sót trong khai báo hải quan lên tới 15%, dẫn đến phạt chậm nộp thuế và phí. Ngoài ra, chi phí logistics chiếm tới 25% giá trị hàng hóa, cao hơn mức trung bình ngành (18%). Việc phụ thuộc vào các đại lý giao nhận cũng gây khó khăn trong kiểm soát chi phí và tiến độ. Đặc biệt, tình trạng lưu container quá hạn tại cảng dẫn đến phí lưu bãi cao, ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.

2.1. Những tồn tại trong thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan tại Sun Global gặp nhiều khó khăn do sự phức tạp của hệ thống pháp luật. Theo khảo sát, doanh nghiệp phải chuẩn bị trung bình 12 loại chứng từ cho mỗi lô hàng, tăng nguy cơ sai sót. Các quy định về mã HS code thay đổi thường xuyên gây khó khăn trong việc áp mã chính xác. Theo thống kê, 60% trường hợp khai báo bị điều chỉnh sau khi kiểm tra hải quan, dẫn đến chậm trễ và tăng chi phí. Việc thiếu nhân viên có chuyên môn sâu về hải quan cũng là nguyên nhân chính. Theo khảo sát nội bộ, 40% nhân viên chứng từ chưa được đào tạo đầy đủ về nghiệp vụ hải quan.

2.2. Hạn chế trong công tác vận chuyển và giao nhận

Công ty Sun Global hiện đang sử dụng dịch vụ vận chuyển từ các hãng tàu và đại lý giao nhận bên ngoài. Theo báo cáo chi phí, phí vận chuyển chiếm 12% giá trị hàng hóa, cao hơn mức trung bình ngành (8%). Tình trạng lưu container quá hạn tại cảng xảy ra do thiếu kế hoạch giao nhận chi tiết. Theo thống kê, 30% lô hàng bị phạt phí lưu container do chậm giao hàng. Việc thiếu đội xe riêng cũng gây khó khăn trong kiểm soát tiến độ và chi phí. Ngoài ra, việc phụ thuộc vào đại lý giao nhận dẫn đến thiếu minh bạch trong báo giá và chất lượng dịch vụ.

III. Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Sun Global

Để khắc phục những tồn tại hiện tại, Sun Global cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp. Thứ nhất, đầu tư vào đào tạo nhân viên về nghiệp vụ hải quan và ngoại thương nhằm giảm thiểu sai sót trong khai báo. Thứ hai, áp dụng phần mềm quản lý logistics tích hợp để theo dõi tiến độ và chi phí theo thời gian thực. Thứ ba, xây dựng đội xe riêng nhằm giảm phụ thuộc vào bên ngoài và kiểm soát chi phí vận chuyển. Thứ tư, xây dựng quan hệ đối tác chiến lược với các hãng tàu nhằm đàm phán mức phí ưu đãi. Theo ước tính, những giải pháp này có thể giảm tới 20% chi phí logistics và 30% thời gian thông quan.

3.1. Tối ưu hóa thủ tục hải quan

Để tối ưu thủ tục hải quan, Sun Global nên xây dựng bộ phận chuyên trách về hải quan với ít nhất 3 nhân viên có chứng chỉ nghiệp vụ. Áp dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử nhằm giảm thiểu sai sót và thời gian xử lý. Thường xuyên cập nhật các quy định mới về mã HS code và thuế suất thông qua các khóa đào tạo chuyên sâu. Theo khảo sát, việc áp dụng phần mềm khai báo điện tử có thể giảm 50% thời gian khai báo. Ngoài ra, doanh nghiệp nên xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan hải quan nhằm nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi gặp vướng mắc.

3.2. Cải tiến quy trình vận chuyển và giao nhận

Sun Global nên đầu tư vào đội xe riêng với ít nhất 10 xe container nhằm giảm phụ thuộc vào đại lý bên ngoài. Xây dựng kế hoạch giao nhận chi tiết bao gồm lịch trình, địa điểm và trách nhiệm của từng bên. Áp dụng công nghệ định vị GPS nhằm theo dõi tiến độ vận chuyển theo thời gian thực. Theo ước tính, việc sở hữu đội xe riêng có thể giảm tới 15% chi phí vận chuyển. Ngoài ra, doanh nghiệp nên đàm phán các hợp đồng dài hạn với hãng tàu nhằm nhận được mức phí ưu đãi và ưu tiên xếp hàng.

IV. Kết luận và khuyến nghị ứng dụng giải pháp

Việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Sun Global đòi hỏi sự đầu tư đồng bộ vào con người, công nghệ và quy trình. Theo ước tính, những giải pháp đề xuất có thể giúp doanh nghiệp giảm tới 25% chi phí logistics và 40% thời gian thông quan. Việc áp dụng phần mềm quản lý logistics tích hợp và đội xe riêng là những bước quan trọng đầu tiên. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược với các hãng tàu và cơ quan hải quan nhằm đảm bảo quy trình vận hành trơn tru. Theo khảo sát, 80% doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam đã áp dụng những giải pháp tương tự và ghi nhận hiệu quả rõ rệt. Việc triển khai thành công sẽ giúp Sun Global nâng cao năng lực cạnh tranh và mở rộng thị trường.

4.1. Đánh giá hiệu quả các giải pháp đề xuất

Các giải pháp đề xuất tập trung vào ba trụ cột chính: con người, công nghệ và quy trình. Việc đào tạo nhân viên về nghiệp vụ hải quan và ngoại thương sẽ giảm thiểu sai sót trong khai báo, từ đó giảm nguy cơ bị phạt. Áp dụng phần mềm quản lý logistics tích hợp sẽ giúp theo dõi tiến độ và chi phí theo thời gian thực, nâng cao khả năng kiểm soát. Xây dựng đội xe riêng sẽ giảm phụ thuộc vào bên ngoài, đảm bảo tiến độ giao hàng và kiểm soát chi phí vận chuyển. Theo ước tính, những giải pháp này có thể tiết kiệm tới 1,2 tỷ đồng mỗi năm cho doanh nghiệp.

4.2. Hướng phát triển trong tương lai

Trong tương lai, Sun Global nên xem xét áp dụng công nghệ blockchain nhằm tăng cường minh bạch trong chuỗi cung ứng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô đội xe riêng nhằm phục vụ nhu cầu vận chuyển nội địa và quốc tế. Việc hợp tác với các doanh nghiệp cùng ngành nhằm chia sẻ nguồn lực và kinh nghiệm cũng là một hướng đi hiệu quả. Theo khảo sát, những doanh nghiệp áp dụng blockchain trong quản lý logistics ghi nhận mức độ hài lòng của khách hàng tăng tới 30%. Việc đầu tư vào công nghệ mới sẽ giúp Sun Global nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Khái niệm chung về giao nhận hàng hóa quốc tế Giao nhận Theo Phạm Mạnh Hiền (2012, trang 220), giao nhận là một hoạt động kinh tế có liên quan đến hoạt động vận tải nhằm đƣa hàng đến đích an toàn, là dịch vụi hải quan, là dịch vụ có liên quan đến vận tải, nhƣng hông phải vận tải mà ngƣời sử dụng thuê mƣớn ngƣời vận tải, cũng có thể có phƣơng tiện vận tải, có thể tham gia vận tải. Còn có thể nói giao nhận là một tập hợp các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận tải, nhằm mục đích chuyên chở hàng hóa từ nới gửi hàng đến nơi nhận hàng. Giao nhận hàng hóa Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thƣơng mại, theo đó ngƣời làm dịch vụ nhận hàng hóa nhận hàng từ ngƣời gửi, tố chức vận chuyển, lƣu ho, lƣu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ hác có liên quan để giao hàng cho ngƣời nhận hàng theo sự ủy thác của chủ hàng, của ngƣời vận tải, hoặc cua ngƣời làm dịch vụ giao nhận khác (gọi là khách hàng). Người giao nhận Ngƣời kinh doanh dịch vụ giao nhận đƣợc gọi là ngƣời giao nhận (Forwarder – Freight Forwarder – Forwarding Agent).

Ngƣời giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay ho hàng, ngƣời giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một ngƣời nào hác có đăng dịch vụ kinh doanh giao nhận hàng hóa. Ngƣời giao nhận có tr nh độ chuyên môn nhƣ:  Biết kết hợp giữa nhiều phƣơng thức vận tải khác nhau.  Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ gom hàng. 5  Biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa nhƣ hải quan, đại lý tàu, bảo hiểm, ga, cảng.

Phạm vi của dịch vụ giao nhận  Tổ chức chuyên chở trong phạm vi ga, cảng. Tổ chức xếp dở hàng hóa.  Ký kết hợp đồng vận tải với ngƣời chuyên chở, thuê tàu, lƣu cƣớc với ngƣời chuyên chở đã chọn lọc.  Làm thủ tục hải quan.

 Mua bảo hiểm hàng hóa nếu ngƣời gởi hàng yêu cầu.  Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gởi hàng, nhận hàng, thanh toán.  Lo liệu việc lƣu ho hàng hóa (nếu cần) và bảo quản hàng hóa.  Nhận hàng và giao hàng.

 Thu xếp chuyển tải hàng hóa.  Gom hàng, lựa chọn tuyến đƣờng vận tải, phƣơng thức vận tải và ngƣời chuyên chở thích hợp.  Thanh toán cƣớc phí, chi phí xếp dỡ, lƣu ho, lƣu bãi.  Thông báo t nh h nh đi và đến của các phƣơng tiện vận tải.

 Thông báo tổn thất với ngƣời chuyên chở. Hoạt động thay mặt người gửi hàng  Chọn tuyến đƣờng, phƣơng thức vận tải, hãng tàu thích hợp và có uy tín để chuyên chở hàng hóa cho ngƣời gởi hàng.  Cung cấp đơn giá liên quan đến việc chuyên chở, từ đó giúp nhà xuất khẩu lập phƣơng án giá xuất khẩu.  Nhận hàng, cấp chứng từ đã nhận hàng để gởi đi hoặc cấp House Bill.

6  Thu xếp việc lƣu ho nếu đƣợc ủy thác.  Khai báo hải quan về hàng xuất khẩu, thu xếp và chuẩn bị giấy tờ cần thiét cho lô hàng: giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy tờ hải quan.  Thanh toán cƣớc vận chuyển và chi phí liên quan.  Theo dõi quá trình vận chuyển cho tới hi hàng đến tay ngƣời nhận, thông báo t nh h nh đi và đến của phƣơng tiện vận tải.

Hoạt động thay mặt người nhận hàng  Giám sát lô hàng trong quá trình chuyên chở.  Khi tàu về cảng, nhận lệnh giao hàng từ ngƣời chuyên chở.  Thanh toán cƣớc phí và chi phí khác.  Thu xếp việc chuyên chở hàng hóa đến tận nơi ngƣời nhận hàng.2 Khái niệm về giao nhận hàng hóa bằng đường biển Ngành giao nhận trên thế giới đã ra đời tính đến nay khoảng hơn 450 năm.

Năm 1552, hãng tàu Vansai đã chính thức ra đời tại Badilay, Thụy Sĩ làm về lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Trƣớc đó, việc giao nhận thƣờng do ngƣời gởi hàng (nhà xuất khẩu), ngƣời nhận hàng (nhà nhập khẩu) hay do chính ngƣời chuyên chở phụ trách và thực hiện. Tuy nhiên, song song với sự phát triển của mua bán quốc tế phân công lao động với mức độ và quy mô ngày càng lớn, giao nhận cũng từ đó mà dần dần đƣợc chuyên môn hóa, do các tổ chức, các công ty, tập đoàn giao nhận chuyên nghiệp thực hiện và nó đã chính thức trở thành một Nghề. Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn Hiệp hội giao nhận quốc tế FIAFA: Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.

Nói một cách dễ hiểu hơn, giao nhận là tập hơn những nghiệp vụ, thử tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gởi hàng đến nơi nhận hàng. Ngƣời giao nhận có thể tự thực hiện các dịch vụ hoặc có thể thông qua đại lý hay thuê dịch vụ của các công ty forwarder.3 Đặc điểm và vai trò giao nhận Đặc điểm Giao nhận là một bƣớc trung gian giúp cho ngƣời mua hay ngƣời bán tiến hàng mua bán hàng hóa, đảm trách việc thực hiện vận chuyển hàng hóa từ nƣớc ngƣời xuất khẩu đến nƣớc của ngƣời nhập khẩu, giao nhận sẽ có những đặc điểm cơ bản sau đây: Mang tính thời vụ: Hoạt động giao nhận không phụ thuộc rất nhiều vào tình hình hoạt động nhập khẩu mà còn cả hoạt động xuất khẩu. Mà cả hai hình thức này đều mang tính thời vụ nên kéo theo hoạt động giao nhận cũng mang tính thời vụ. Mang tính thụ động: Do còn phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của ngƣời vận chuyển, các ràng buộc về mặt pháp luật giữa các nƣớc xuất khẩu – nhập khẩu hay hàng rào thuế quan của các nƣớc quá khắc khe.

Phụ thuộc vào cơ sở vật chất và tr nh độ chuyên môn của ngƣời giao nhận. Không tạo ra sản phẩm vật chất: Giao nhận chỉ đơn thuần là làm cho một sản phẩm, hàng hóa thay đổi về mặt vị trí địa lý, không gian, chứ hông làm thay đổi bản chất của sản phẩm hay một hàng hóa nào đó. Vai trò Cùng với sự phát triển không ngừng nghỉ của vận tải đa phƣơng thức, vận tải bằng container, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng ngày càng chiếm một vài trò quan trọng hông ém và dƣờng nhƣ hông thể vắng bóng trong dòng chảy lƣu thông của hàng hóa:  Thúc đẩy các hoạt động ngoại thƣơng giữa các nƣớc ngày càng phát triển.  Rút ngắn thời gian mua bán hàng hóa, tạo ra các điều kiện cho hàng hóa lƣu thông nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo an toàn và tiết kiệm mà không cần có sự tham gia hiện diện của ngƣời gửi cũng nhƣ ngƣời nhận vào nghiệp vụ.

8  Góp phần làm giảm giá thành và tăng tính cạnh trang cho sản phẩm xuất nhập khẩu.  Tiết kiệm đƣơc chi phí đào tạo đội ngũ nhân sự.  Giúp cho nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không cần thiết nhƣ chi phí xây dựng kho, bến bãi của ngƣời giao nhận hay do ngƣời giao nhận thuê.  Sớm đƣa hàng hóa vào sản xuất kinh doanh.2 C sở pháp lý của quy trình giao nhận bằn đường biển 1.1 Các cơ sở pháp lý Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý quy phạm pháp luật Việt Nam nhƣ Luật, bộ luật, nghị định, thông tƣ, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc Việt Nam về giao nhận vận tải (Bộ luật hàng hải 1990, Luật thƣơng mại 2005, Quyết định của bộ trƣởng bộ giao thông vận tải: Quyết định số 2106 (23/08/1997) liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tải cảng biển Việt Nam,.

Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng dựa trên cơ sở pháp lý các quy phạm pháp luật quốc tế: các Công ƣớc về vận đơn, vận tải, Công ƣớc quốc tế và hợp đồng mua bán hàng hóa,. Các hợp đồng kinh tế cũng là một trong những cơ sở pháp lý (các loại hợp đồng và L/C).2 Các nguyên tắc cơ bản Các văn bản hiện hành đã qui định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam nhƣ sau: Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển do cảng tiến hàng nên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và ngƣời đƣợc chủ hàng ủy thác với cảng. Đối với những hàng hóa không qua cảng ( hông lƣu ho tại cảng) thì có thể do chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc chủ hàng ủy thác giao nhận trực tiếp với ngƣời vận tải (tàu) (qui định mới từ 1991). 9 Trong trƣờng hợp đó, chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc chủ hàng ủy thác phải kết toán trực tiếp với ngƣời vận tải và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan.

Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện. Trƣờng hợp chủ hàng muốn đƣa phƣơng tiện vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng. Khi đƣợc ủy thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng hóa bằng phƣơng thức nào thì phải giao hàng bằng phƣơng thức đó. Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa hi hàng hóa đã ra hỏi bãi, cảng.

Khi nhận hàng tại cảng chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc ủy thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền đƣợc nhận hàng và phải ghi nhận đƣợc một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hóa gì trên chứng từ: Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan. Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm. Trình tự nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu Đối với hàng không phải lưu kho, bão tại cảng. Trong trƣờng hợp này, chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.

Để có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trƣớc hi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải cho cảng một số chứng từ.