KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Chúng ta không thể quản lý được thời gian. Chúng ta chỉ quản lý được những gì mình sẽ làm trong vốn thời gian hạn hữu mà mình có. NHẬN RA NHỮNG LỖI PHỔ BIẾN TRONG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN 1. Quản lý thời gian là gì? Thực ra, thời gian là một thuộc tính hoàn toàn khách quan của thế giới.
Do đó, chúng ta không thể quản lý được thời gian. Thực chất, quản lý thời gian chính là tổ chức sắp xếp những công việc mà mình cần hoàn thành trong một thời hạn nhất định sao cho hiệu quả tối ưu nhất. Những lỗi phổ biến trong quản lý thời gian: Trắc nghiệm: Bạn là ông chủ hay là nô lệ của thời gian? Hãy đánh dấu vào ô đúng với mình nhất. STT BIỂU HIỆN ĐÚNG SAI Nhiều khi tôi rất muốn làm một việc gì đó nhưng cuối 1 cùng thì tôi lại giải trí, online, hoặc đi ngủ và tự nhủ “Thôi mai làm cũng được!” Hiếm khi nào tôi dành 10 phút đầu ngày để lập một 2 danh sách những việc cần làm trong ngày với mốc thời gian cụ thể.
3 Tôi không có bản kế hoạch tháng hoặc kế hoạch năm. 4 Tôi không có bản kế hoạch cuộc đời. Có nhiều lúc tôi online Facebook, Tiktok, Youtube. để 5 giải trí đến khuya mặc dù biết rằng ngày mai sẽ dậy sớm.
Tôi có thói quen hay cầm điện thoại lên kiểm tra Zalo, 6 hộp email, hay các ứng dụng trên điện thoại mặc dù biết sẽ chẳng có tin nhắn hay nội dung gì mới. 7 Khi đang làm việc gì đó rất tập trung, nếu có ai rủ đi 1 chơi hoặc điện thoại “tám” là tôi sẵn sàng chiều theo ý họ. Tôi bị cầu toàn khi làm những việc linh tinh (dù biết không nên tốn thời gian cho việc đó nhưng tôi vẫn bị 8 sự hoàn hảo ám ảnh và khiến tôi phải bỏ ra nhiều thời gian để chăm chút nó). Thỉnh thoảng, vào dịp đầu năm, tôi có lập kế hoạch những việc quan trọng cần làm trong năm.
Tuy nhiên, 9 qua đến năm sau, đa số chúng vẫn chưa được thực hiện. Khi thực hiện dự án hay làm bài tập lớn, tôi thường bị 10 trễ tiến độ. Tôi thích “xử” những việc dễ dễ trước, còn chuyện khó 11 hay để “xử” sau. Tôi có ít nhất một trong các thói quen sau: chơi game, hoặc xem báo lá cải, hoặc lướt mạng xã hội, hoặc cà 12 phê “ngồi đồng” tụ tập tám chuyện không có mục đích.
trên 2 tiếng/ngày. Sau khi làm xong việc gì, tôi tự thưởng bằng cách thư 13 giãn “một tí” nhưng cuối cùng lại thành ra thư giãn rất lâu. Mỗi sáng, khi cần thức dậy, tôi cài ít nhất 3 lần báo thức, mỗi lần cách nhau trên 5 phút, vì không bao giờ 15 tôi bật dậy ra khỏi giường sau tiếng chuông báo thứ lần thứ nhất. Tôi chưa bao giờ để ý nhịp sinh học xem mình làm việc 16 “hăng” nhất vào lúc nào trong ngày để tận dụng thời điểm “đỉnh cao” đó.
Hiếm khi nào tôi suy nghĩ trước để gộp các công việc 17 giống nhau giải quyết luôn một thể. Tôi hay ngồi buồn vu vơ và tốn thời gian vào việc khổ đau phiền não; hoặc tôi bị say mê ghiền nghiện một 18 thứ mà nó mang đến bực tức và đau khổ nhiều hơn là hạnh phúc (ví dụ: mải miết theo đuổi một người mà mình biết là sẽ không bao giờ có kết quả. Đi học trễ/ hay trễ hẹn/ hay đi làm trễ giờ đối với tôi là 19 chuyện thường ngày. 2 Tôi luôn ưu tiên sắp xếp công việc theo tiêu chí: Việc 20 nào đến hạn trước thì tôi làm trước, việc nào đến hạn sau thì tôi làm sau.
Các sản phẩm lao động/ các kết quả làm việc mà tôi bỏ 21 công sức làm ra hầu như không thể tái sử dụng. Năng suất lao động của tôi cũng như mọi người (hoặc thậm chí kém hơn). Hiếm khi nào tôi nghĩ ra cách của 22 riêng mình để hoàn thành nhiệm vụ được nhanh hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng. Trừ việc coi lịch ngày tháng thông thường và coi đồng 23 hồ ra, tôi không có bất kì phần mềm hay bảng quản lý thời gian nào khác dù là online hay trên giấy.
Tôi chưa bao giờ tìm hiểu về các kỹ thuật quản lý thời 24 gian trước đây. Tôi chưa bao giờ nghĩ đến việc sẽ sử dụng máy móc gì 25 để lao động thay mình. Tôi chưa bao giờ thuê ai đó làm việc gì để mình có 26 nhiều thời gian hơn cho việc quan trọng. Tôi chưa bao giờ nghĩ đến việc sẽ thiết lập một “hệ 27 thống làm việc vận hành tự động” cho mình.
Tôi luôn cảm thấy mình thiếu thời gian; hoặc ngược lại, 28 tôi luôn cảm thấy cuộc đời này quá dài. Tôi đã từng bỏ học vì chọn sai ngành, hoặc bỏ việc để 29 học lại nghề khác. Tôi chẳng mấy quan tâm hứng thú với chủ đề bài trắc 30 nghiệm này. - Cách chấm điểm: mỗi câu trả lời “Đúng” được 1 điểm, mỗi câu trả lời “Sai” được 0 điểm.
- Đáp án: + 0 đến 10 điểm: Bạn là ông chủ của thời gian. Bạn thường đi trước thời gian một bước bằng cách lập kế hoạch và nắm chắc kế hoạch của mình dù không phải lúc nào cũng hoàn thành hoàn hảo. Tuy nhiên, tư duy quản lý thời gian đã hình thành trong bạn là một trong những điều kiện cần để có thể thành công và làm được nhiều việc lớn. Hãy giữ vững “phong độ” và tìm cách để cải thiện kỹ năng này thêm, bạn nhé! 3 + 11 đến 20 điểm: Bạn là người có ý thức quản lý thời gian nhưng vẫn hay bị mất kiểm soát, lúc thì quan tâm, lúc thì hờ hững với “kho vàng” thời gian của mình.
Tuy đã có một số kỹ thuật nho nhỏ giúp bạn chủ động trong công việc và cuộc sống, tuy nhiên nhiều lúc bạn cũng phải chật vật đổ mồ hôi để chạy theo tiến độ. Còn rất nhiều khiếm khuyết mà bạn cần khắc phục để làm chủ những gì mình làm và không làm trong vốn thời gian hữu hạn của mình. Nên nhớ, bạn vẫn có thể cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian hiện tại lên gấp đôi đấy! + 21 đến 30 điểm: Bạn là nô lệ của thời gian. Phong cách sống của bạn là việc hôm nay hãy để cho ngày mai.
Đến khi nước tới mũi thì mới bắt đầu chạy đua với vận tốc ánh sáng nhưng thường thì vẫn không kịp. Khóa học này đúng là dành cho bạn rồi! Tóm lại, thông qua bài trắc nghiệm trên, ta thấy những lỗi phổ biến nhất khi quản lý thời gian là: 1. Sử dụng thời gian theo bản năng: Làm việc tuỳ hứng, cái gì tới trước làm trước mà không quan tâm xem việc đó quan trọng hay ít quan trọng. Hoặc sử dụng thời gian theo kiểu thích cái nào làm cái đó, không có kế hoạch, không có deadline.
Thiếu công cụ quản lý thời gian nên hay quên, trễ giờ, trùng giờ, nhầm lẫn, công việc sắp xếp lộn xộn, sót việc. Bị “kẻ cắp thời gian” ngốn một khoản khổng lồ trong quỹ 24 giờ mỗi ngày: - Bị sa vào giải trí: online Facebook hay lướt Titok quá nhiều, “ghiền” xem hài Youtube, "lướt net" quá lâu khi đi toilet hoặc trước khi ngủ, la cà online đọc báo liên tục, ngồi cà phê hoặc ngồi quán nhậu tán gẫu trong khi còn việc phải làm ở nhà, xem phim bộ quá nhiều. Thông thường, không nên dành quá 2 giờ mỗi ngày cho các việc này. - Bị cám dỗ: nghiện game, nghiện phim ảnh đồi trụy, nghiện “sống ảo”, tốn quá nhiều thời gian vào việc câu like câu view trong khi đó không phải nghề nghiệp và gây ảnh hưởng đến các việc quan trọng khác.
Bị “bệnh cầu toàn” nên tốn quá nhiều thời gian chỉ vì những việc linh tinh. “Bệnh cầu toàn” khác với “tiêu chuẩn cao, tính cẩn thận” trong công việc. Trong khi tiêu chuẩn cao hay tính cẩn thận thì là chính đáng, thời gian bỏ ra là xứng đáng, là phù hợp với tầm quan trọng của công việc; thì “bệnh cầu toàn” là dành thời gian quá nhiều và dành tâm sức một cách không hợp lý cho những việc nhỏ nhặt. Ý chí kém, nuông chiều cảm xúc của bản thân, dẫn đến thói quen lười biếng, thói quen trì hoãn, tâm lý ngại việc khó.
Để ngoại cảnh quấy nhiễu: Để những đột xuất chen ngang như: người quen đến, tiếp điện thoại, giao tiếp quá nhiều, bị nhờ vả linh tinh, bị rủ rê. mà không có kỹ năng từ chối. Phương pháp xử lý công việc/ phương pháp học thiếu sáng tạo, dẫn đến "tốn một thời gian lớn để tiến một bước nhỏ" thay vì "tốn một thời gian nhỏ đế tiến một bước lớn". Không trân quý thời gian, nghĩ mình còn nhiều thời gian sống nên tiêu dùng thời gian phung phí (thường gặp ở những người trẻ tuổi).
Chọn sai ngành, chọn sai việc, hoặc bị cuốn vào công việc không phù hợp với bản thân, dẫn đến lãng phí thời gian đi học, lãng phí tuổi trẻ, lãng phí thời gian sống. Bị chìm vào nỗi khổ đau mà không dứt ra, bị say mê ghiền nghiện những thứ không thật sự mang đến hạnh phúc cho cuộc đời mình. Hãy liệt kê ra giấy tất cả những thói quen xấu, những lỗi sai, những “kẻ cắp thời gian”. Suy ngẫm về từng nguyên nhân dẫn tới những thói quen đó.
--- Suy ngẫm: 5 Hãy xem thời gian giải trí và lãng phí trong ngày của một bạn trẻ: Hãy tưởng tượng với 12 năm đó bạn sẽ làm được những gì? Xem như bạn giải trí một nửa là 6 năm đi, chỉ cần bạn dành một nửa thời gian còn lại để học tiếng Anh thôi cũng đã là một sự khác biệt lớn! PHẦN 2. TÁM CẤP ĐỘ TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Sau đây là 8 cấp độ trong việc quản lý thời gian, đồng thời, cũng là 8 bước mà bạn cần thực hành. Hãy tập luyện nhuần nhuyễn từng bước một cho đến khi bước đến mức độ cao nhất là mức 8 thì khi đó, bạn hoàn thành nội dung của môn Kỹ năng quản lý thời gian. 6 Tám bước để hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian * Từ cấp độ 1 đến cấp độ 5, việc quản lý thời gian chỉ nằm trong khuôn khổ của cá nhân, do cá nhân tự sắp xếp và tự xử lý.
* Từ cấp độ 6 đến cấp độ 8, việc quản lý thời gian bắt đầu vượt ra ngoài khuôn khổ cá nhân, và bắt đầu liên đới đến người khác. Khi phát triển đến các cấp độ cao này, bạn đã trở thành chủ của một doanh nghiệp, hoặc trở thành lãnh đạo của một tổ chức.
