Chương 1: Cơ sở lý luận về kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chương 2: Thực trạng kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1. Một số khái niệm về kỹ năng Cho đến nay, vẫn chưa có khái niệm cụ thể kỹ năng là gì. Tùy thuộc vào quan điểm của mỗi người sẽ có những định nghĩa khác nhau.
Đào Thị Ái Thi định nghĩa: “Kỹ năng là sự thể hiện thực tế năng lực con người trong việc vận dụng các tri thức, tình cảm, kinh nghiệm vào các thao tác nghề nghiệp cụ thể một cách thành thạo, phù hợp nhằm đem lại hiệu quả hoạt động của con người.Lêvitôv nhà tâm lý học Liên Xô cho rằng: “Kỹ năng là sự thực hiện có kết quả một động tác nào đó hay một hoạt động phức tạp hơn bằng cách lựa chọn và áp dụng những cách thức đúng đắn, có tính đến những điều kiện nhất định.” Những kỹ năng quan trọng cần có trong cuộc sống: Kỹ năng cứng: Là các kiến thức về mặt chuyên môn và kỹ thuật. Kỹ năng cứng là quá trình rèn luyện, học tập và tiếp xúc với môi trường bên ngoài. Kỹ năng cứng được rèn luyện thông qua quá trình học tập và làm việc tại các cơ sở giáo dục hoặc nơi làm việc. Kỹ năng mềm: Là khả năng mà một người có được để làm việc, tương tác, giao tiếp với người khác.
Nó bao gồm nhiều kỹ năng khác nhau như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lãnh đạo, quản lý thời gian, lắng nghe, tư duy phản biện,… Kỹ năng sống: Là hành vi mang tính tích cực và khả năng thích nghi của con người có thể giải quyết hoặc ứng phó với những tình huống cuộc sống. Kỹ năng sống thể hiện thông qua những trải nghiệm thực tế, cách xử 8 lý vấn đề trong đời sống. Trong một số trường hợp nguy hiểm, nhờ vào kỹ năng này mà có thể thoát hiểm. Kỹ năng là chìa khóa để giúp cho mọi giao tiếp và hợp tác trở nên hiệu quả hơn.
Sở hữu khả năng xây dựng một mối quan hệ mạnh, ngay cả với những người ít gặp hoặc liên hệ, trở thành yêu cầu không thể thiếu cho nhiều vai trò khác nhau: Tầm quan trọng của kỹ năng trong cuộc sống: Kỹ năng giúp mọi người có thể vận dụng những kiến thức mà mình học được để giải quyết vấn đề theo hướng tích cực nhất. Mỗi kỹ năng sẽ có những ảnh hưởng nhất định đối với cuộc sống. Tầm quan trọng của kỹ năng trong công việc: Kỹ năng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công việc để tăng năng suất cũng như hiệu quả làm việc, là nền tảng để phát triển và đạt thành công. Kỹ năng cứng liên quan đến chuyên môn sẽ được nhà tuyển dụng sử dụng để đánh giá các ứng viên, cá nhân.
Nhóm làm việc là gì 1. Lịch sử hình thành Ngay từ cuối những năm 20, đầu những năm 30 của thế kỷ XX, các hoạt động “Teambuiding” dần dần xuất hiện trên thế giới. Người đầu tiên nghiên cứu các hoạt động này là Elton Mayo (1888 – 1949), ông đã khai sáng ra “hoạt động tương quan giữa người và người”. Để hoàn thành tốt công việc, cần phải xây dựng tinh thần đồng nhất, gắn kết nhau giữa các thành viên trong tập thể.
Sau nhiều lần nghiên cứu, thử nghiệm và áp dụng cho nhiều nhóm công nhân thì hiệu quả công việc rất rõ rệt. Năng suất lao động tăng lên đáng kể khi các nhóm được hình thành và đi vào hoạt động. 9 Những thập niên sau đó, ngày càng có nhiều tập đoàn như Genaral Motors, Saab, Volvo, Honeywell, Xerox, và Pratt & Whiney tổ chức những hoạt động, nhằm chứng tỏ hiệu quả lớn lao của làm việc nhóm. Giờ đây, kỹ năng làm việc nhóm được coi là tất yếu cho mỗi nhân viên thế kỷ XXI hay nói cách khác làm việc theo nhóm chính là một đòi hỏi của thời đại.
Khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. từ nhiều thế kỷ qua, thanh niên Nhật khi đi xin việc làm, ngoài cuộc phỏng vấn cá nhân còn phải qua những bài tập làm việc theo nhóm. Tinh thần và kỹ năng hợp tác của người lao động quan trọng không thua gì các phẩm chất khác như nắm vững chuyên môn, siêng năng cần cù, có tinh thần học hỏi. Con người là một thực thể sống, không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau.
Ca nhân thường chỉ đảm nhiệm được một hai việc cụ thể nhưng một nhóm lại có thể làm được nhiều việc cùng lúc với hiệu quả cao hơn. Ngày nay, làm việc nhóm là một yêu cầu cụ thể, một đòi hỏi của thời đại. Con người là một thực thể sống, không ai là hoàn hảo, và chính việc hoạt động nhóm sẽ giúp hoàn thiện các kỹ năng cần thiết của mỗi người. “Làm việc nhóm” trở thành một đối tượng của khoa học.
Con người tác động vào để biến hoạt động “làm việc nhóm” trở thành công cụ điều khiển cá nhân và xã hội. Chính nhờ các kỹ năng làm việc nhóm là chìa khóa giúp cá nhân phát triển toàn diện. Nhóm làm việc a. Khái niệm Ngày nay, có rất nhiều kỹ năng mềm cần thiết cho quá trình học tập của mỗi sinh viên.
Đặc biệt, trong thời kỳ công nghiệp hóa phát triển như hiện nay thì kỹ năng làm việc nhóm là một trong những yếu tố không 10 thể thiếu, giúp bạn thành công. Qua quá trình tìm hiểu, chúng tôi đã rút ra được một số định nghĩa về nhóm như sau: Thứ nhất, nhóm là một tập hợp hai hay nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu. Các thành viên trong nhóm luôn tương tác với nhau, theo đó hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi của các thành viên khác. Thứ hai, nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý.
Nhóm là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Thứ ba, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung.
Làm việc theo nhóm là nền tảng cho tất cả mọi phương thức quản lý thành công. Nhóm hiệu quả sẽ biến nhiệm vụ “Không thể thực hiện được” thành hiện thực, vì nó khuyến khích trí tuệ và tính cách của từng cá nhân, hợp thành sức mạnh tổng thể. Và nhóm làm việc là một dạng đặc biệt của nhóm. Nhóm làm việc là một nhóm người cùng chung sức làm việc, họ có cùng mục tiêu, có sự tương tác qua lại thường xuyên, cũng như phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng để đạt được mục tiêu chung đã đề ra.
Trong nhóm làm việc cần có các quy tắc ràng buộc cụ thể, có thể có hoặc không người quản lý nhóm, nhưng nhìn chung để có thể làm việc nhóm cần có những quy định ngầm để quản lý, chi phối và ràng buộc lẫn nhau. Ngoài ra còn là tập hợp những tính cách và năng lực khác nhau của mỗi thành viên sẽ góp phần giúp cho nhóm hoạt động hiệu quả trên nhiều lĩnh 11 vực. Nhóm làm việc hiểu theo cách đơn giản nhất, đó là sự hợp nhất những thành viên lại với nhau để tạo nên một khối nhất quán để cùng hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu chung. Bởi vì thành quả có được là của chung, không phải là của riêng bất cứ người nào.
Đặc điểm của nhóm làm việc Làm việc theo nhóm là một cách học đòi hỏi mỗi thành viên trong nhóm cùng thực hiện một cam kết làm việc nhất định dựa trên sự hợp tác và phân công công việc hợp lý trong nhóm. Để tạo thành một nhóm làm việc có hiệu quả cần hội tụ những yếu tố cơ bản sau: Các thành viên hiểu rõ sự tồn tại của nhóm: Để tạo nên một nhóm, đó có thể là sự tự nguyện của các thành viên, cũng có thể là sự phân công. Tuy nhiên dù là tự nguyện hay bắt buộc thì khi một nhóm được hình thành, các thành viên phải hành động vì tập thể. Trước hết, nhóm cần xác định được mục tiêu mà các thành viên cùng hướng đến.
Khi hiểu rõ lý do tồn tại và vai trò quan trọng của mình thì mỗi cá nhân mới có thể tích cực hoạt động hiệu quả. Lý do tồn tại ở đây có thể hiểu là vai trò và trách nhiệm của cá nhân trong tập thể dựa trên một mục tiêu chung. Trong một dây chuyền hoạt động, nếu thiếu đi một khâu nào đó thì chắc chắn dây chuyền đó sẽ ngừng hoạt động. Trong hoạt động nhóm, các thành viên chính là một yếu tố cốt lõi.
Nguyên tắc hoạt động nhóm: Dựa trên nguyên tắc bình đẳng, ai cũng có quyền được tham gia đóng góp ý kiến của mình và cùng nhau hưởng thành quả chung của nhóm. Các thành viên trong nhóm phải thật sự đoàn kết và phải sống hết mình vì tập thể thì mới có thể xây dựng một khối thống nhất chung. Cần tránh trường hợp chia bè phái trong nhóm làm gây mất đoàn kết và dẫn đến xung đột nội bộ. Mỗi thành viên cần biết tôn trọng các thành viên khác trong nhóm: thực hiện theo nguyên tắc đúng giờ, tránh 12 đề cập đến những vấn đề không có liên quan trong các buổi họp nhóm.
Đồng thời đóng góp ý kiến một cách sôi nổi để đưa ra lời giải cho vấn đề cần quan tâm thảo luận. Đặc biệt, không được ngắt lời cũng như phản bác ý kiến của các thành viên mà phải tiếp thu và cùng nhau thảo luận giải quyết vì mục tiêu chung mà nhóm đặt ra từ đầu. Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Người trưởng nhóm cần phải phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho các thành viên trong nhóm. Mỗi người đều có những ưu, khuyết điểm riêng cũng như những thế mạnh trong lĩnh vực riêng.