Chương 1 LÝ LUẬN VỀ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM CHO NHÂN SỰ DOANH NGHIỆP KHỞI NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Kỹ năng mềm Có khá nhiều quan niệm hay định nghĩa khác nhau về kỹ năng mềm tùy theo lĩnh vực nghề nghiệp, góc nhìn chuyên môn, ngữ cảnh, phát biểu và thậm chí là việc đặt thuật ngữ này bên cạnh những thuật ngữ nào. Theo một số chuyên gia tâm lí học, và bản thân tác giả cũng đồng tình với khái niệm này, Kỹ năng mềm (hay còn gọi là Kỹ năng thực hành xã hội) là thuật ngữ liên quan đến trí tuệ xúc cảm dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới.
Kỹ năng mềm chính là những kỹ năng tinh thần hay những kỹ năng tâm lý - xã hội giúp cho cá nhân tồn tại và thích ứng trong cuộc sống. Kỹ năng mềm còn được xem như một biểu hiện quan trọng của năng lực tâm lý - xã hội, giúp cho cá nhân vững vàng trong cuộc sống chứa đựng nhiều thách thức nhưng đồng thời cũng rất nhiều cơ hội. Tác giả Forland, Jeremy định nghĩa kỹ năng mềm là một thuật ngữ thiên về mặt xã hội. Kỹ năng mềm là một thuật ngữ thiên về mặt xã hội để chỉ những kỹ năng có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ giao tiếp, khả năng hòa nhập xã hội, thái độ và hành vi ứng xử hiệu quả trong giao tiếp giữa người với người.
Nói khác đi, đó là kỹ năng liên quan đến việc con người hòa mình, chung sống và tương tác với cá nhân khác, nhóm, tập thể, tổ chức và cộng đồng. 10 Nhà nghiên cứu N. Pattrick định nghĩa kỹ năng mềm là khả năng, cách thức chúng ta thích ứng với môi trường. Kỹ năng mềm là khả năng, là cách thức chúng ta tiếp cận và phản ứng với môi trường xung quanh, không phụ thuộc và trình độ chuyên môn và kiến thức.
Kỹ năng mềm không phải là yếu tố bẩm sinh về tính cách hay là những kiến thức của sự hiểu biết lý thuyết mà đó là khả năng thích nghi với môi trường và con người để tạo ra sự tương tác hiệu quả trên bình diện cá nhân và cả công việc. Kỹ năng mềm khác với kỹ năng cứng để chỉ trình độ chuyên môn, kiến thức chuyên môn hay bằng cấp và chứng chỉ chuyên môn. Đặc điểm của kỹ năng mềm Để xác lập định nghĩa về kỹ năng mềm là một việc làm hết sức khó khăn, vì vậy, phân tích các đặc điểm của kỹ năng mềm càng không phải là vấn đề đơn giản. Tuy vậy, có thể nhấn mạnh đến những đặc điểm cơ bản sau: + Kỹ năng mềm không phải là yếu tố thuộc về bẩm sinh.
+ Kỹ năng mềm không chỉ là biểu hiện của trí tuệ cảm xúc. + Kỹ năng mềm được hình thành bằng con đường trải nghiệm chứ không phải là sự "nạp" kiến thức đơn thuần. + Kỹ năng mềm góp phần hỗ trợ cho kiến thức và kỹ năng chuyên môn, mà đặc biệt là "Kỹ năng cứng". + Kỹ năng mềm không thể "cố định" với những ngành nghề khác nhau.
Tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong công việc Viện Nghiên cứu Stanford và Carnegie Mellon Foundation đã khảo sát, nghiên cứu từ 500 giám đốc điều hành và đi đến kết luận “75% thành công nghề nghiệp lâu dài phụ thuộc vào kỹ năng mềm, trong khi chỉ có 25% phần trăm phụ thuộc kiến thức kỹ thuật“. Thông tin trên được trích từ tài liệu “The Iron Range Engineering (IRE) Model for Project Based Learning in Engineering” 11 Kỹ năng mềm vốn dĩ đã tồn tại trong mỗi chúng ta, có điều phải trải qua rèn luyện thì kỹ năng mềm mới có cơ hội bộc lộ và phát huy. Cảm xúc, đam mê, trí tưởng tượng… đều là nền tảng cho phát triển kỹ năng mềm. Để thành công trong bất cứ lĩnh vực nào cũng cần phải trang bị kỹ năng mềm, đặc biệt là trong ngành bán hàng, marketing, PR…vì ở đó sự tương tác giữa nhân sự và khách hàng, đối tác diễn ra thường xuyên trong nhiều môi trường và hoàn cảnh khác nhau.
Nếu không biết cách để tiếp cận, hòa nhập, ứng xử linh hoạt, duy trì gắn kết thì thành công sẽ rất khó đến. Trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay, khối lượng công việc dày đặc đòi hỏi nhân sự cần kỹ năng quản lý thời gian, để ký kết hợp đồng cần kỹ năng đàm phán thương lượng, và nếu gặp thất bại, cũng cần phải có kỹ năng tư duy tích cực để vượt qua sự thất vọng, tìm lại sự tự tin và rút kinh nghiệm để tiếp tục tiến lên…có như vậy nhân sự mới tồn tại và phát triển được, ngược lại nếu kỹ năng mềm của nhân sự yếu thì nhân sự đó sẽ phải nhường cơ hội cho đối thủ cạnh tranh của mình. Sở hữu kỹ năng mềm, nhân sự sẽ hiểu rõ tâm lý khách hàng, đối tác, bạn đồng nghiệp…biết được điểm yếu và điểm mạnh của bản thân để biết các khắc phục và phát huy. Đặc biệt, nếu chỉ là một sinh viên mới ra trường, kỹ năng cứng bao gồm bằng cấp và kinh nghiệm trong hồ sơ sẽ giúp nhân sự ấy có cuộc hẹn phỏng vấn với nhà tuyển dụng, nhưng kỹ năng mềm: khả năng giao tiếp, ứng xử, sự tự tin mới chính là yếu tố quyết định để nhà tuyển dụng chọn nhân sự.
Trình độ học vấn tương đương hoặc cao hơn có rất nhiều ứng viên khác, nhưng chính sự đặc biệt trong chính bản thân nhân sự – kỹ năng mềm sẽ làm nhân sự toả sáng. Ngoài chỉ số IQ – intelligent (chỉ số thông minh), còn một số chỉ số khác để đánh giá năng lực và phẩm chất của một người thành công được thể hiện thực tế qua kỹ năng mềm: 12 + EQ (emotional quotient) – trí thông minh cảm xúc + SQ (social quotient sq) – thông minh xã hội + CQ (creative intelligence) – trí thông minh sáng tạo + AQ (adversity quotient) – chỉ số vượt khó + SQ (speech quotient) – trình độ biểu đạt ngôn ngữ + MQ (moral quotient) – chỉ số đạo đức 1. Phân loại kỹ năng mềm Có nhiều cách phân loại Kỹ năng mềm khác nhau. Điểm qua sự phân loại chung nhất của nhiều tác giả, có thể khái quát các hướng phân loại cơ bản sau về Kỹ năng mềm: 1.
Hướng thứ nhất cho rằng có thể đề cập đến hai nhóm sau • Nhóm Kỹ năng tương tác với con người (Cá nhân với cá nhân; cá nhân với tổ chức). • Nhóm Kỹ năng hỗ trợ cho qua trình làm việc của cá nhân tại một thời điểm, địa bàn và vị trí cụ thể trong nhóm, tổ chức. Hướng thứ hai cho rằng Kỹ năng mềm có thể tạm chia thành các nhóm sau • Nhóm Kỹ năng trong quan hệ với con người. + Thông tin - Kỹ năng giao tiếp Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong công việc và nhiều khi mang tính quyết định của thành công nhất là trong kinh doanh.
Kỹ năng thông tin là khả năng giao tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của nhân sự trong giao tiếp, trên giấy tờ và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác. Ông Trần Thanh Liêm đến từ Tổng công ty điện lực TP.HCM, nói rằng nhiều sinh viên tốt nghiệp rất yếu kém kỹ năng, đặc biệt là thuyết trình và giao tiếp. “Những sinh viên kĩ thuật rất giỏi về kiến thức nhưng khi đi dự hội 13 thảo nước ngoài lại nghe không được, nói không xong và viết cũng không nổi.
Ngoài ra, khả năng làm việc nhóm cũng rất kém”. Theo ông Masaki Yamashita, Tổng giám đốc ngân hàng Mitsibishi UFJ Việt Nam, hầu hết các công ty, doanh nghiệp nước ngoài đều bất mãn với nguồn nhân lực của Việt Nam vì kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm của người Việt Nam rất kém: “Tôi rất tiếc là các sinh viên học được rất nhiều ở trường, nhưng để chuyển giao kiến thức thành kỹ năng làm việc lại không làm được, không áp dụng được thực tế và khi có một vấn đề gì, các bạn cũng không nói chuyện hay trao đổi được với cấp trên”. + Kỹ năng xây dựng những mối quan hệ có lợi Trường học thường bắt học sinh mặc đồng phục và những việc làm tương tự một phần là để tạo môi trường bình đẳng giữa học sinh với học sinh. Chính vì vậy, không ai dạy chúng ta chơi với người này để được lợi và ngược lại.
Nhưng thương trường không được như thế, nếu không có những mối quan hệ có lợi, công việc hiển nhiên không dễ dàng bằng những người có quan hệ tốt với những người có liên quan tới công việc. Cần lưu ý, quan hệ đây không phải là lợi dụng. Đơn giản, nếu không quen một VIP, cơ hội hẹn gặp sẽ khó hơn người có quen biết. Hoặc nếu không quen với một kỹ sư giỏi, cơ hội để có sự phục vụ của anh ta cho công ty của mình có thể sẽ ít hơn công ty đối thủ với chế độ tương đương mà quan hệ thân quen hơn.
+ Chăm sóc khách hàng Chăm sóc khách hàng là khả năng quan tâm đến các nhu cầu và mối quan tâm của người khác, đặc biệt là những người chúng ta phục vụ. Hiểu được cách chăm sóc khách hàng là kỹ năng mà nhiều nhà tuyển dụng đang có nhu cầu cao. Trong đó, kỹ năng cốt lõi là khả năng ứng xử, quản lý con người 14 và hệ thống; hiểu được nhu cầu của khách hàng và chuyển những nhu cầu trên thành cơ hội kinh doanh. + Kỹ năng làm việc nhóm Nhân sự không thể lúc nào cũng làm việc một mình và muốn làm việc một mình, dù ở bất kỳ môi trường làm việc nào cũng sẽ có lúc và thường xuyên phải làm việc nhóm.
Điều kiện cần để làm việc nhóm là phải biết cách kết hợp hài hoà với các thành viên trong đội để có được kết quả cuối cùng tốt nhất. Kỹ năng làm việc nhóm rất cần thiết cho quá trình thăng tiến của nhân sự, khi làm việc nhóm cũng là cơ hội để nhân sự thể hiện năng lực, sự nhiệt tình của bản thân trong công việc chung. + Tự tin, năng động và biết lôi kéo người khác Đây là ba yếu tố cần phải có trên con đường chinh phục thành công. Một người tự tin sẽ luôn có những mục tiêu rõ ràng cho cuộc đời mình.
Năng động sẽ giúp chúng ta có nhiều mối quan hệ và luôn được đánh giá cao.