Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỂN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I - ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1. Định nghĩa chu trình bán hàng thu tiền BH – TT (tiêu thụ) là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ). Chu trình bán hàng và thu tiền bắt đầu từ việc yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Quá trình tiêu thụ được thực hiện khi hàng hóa, dịch vụ được chuyển giao, được người mua chấp nhận thanh toán.
Do vậy, có rất nhiều phương thức bán hàng phong phú và đa dạng: Phương thức bán hàng trực tiếp: Doanh nghiệp giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại phân sản xuất của doanh nghiệp và doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu cho người mua. Phương thức chuyền giao hàng theo hợp đồng: Doanh nghiệp chuyển hàng bán đến địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng. Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ. Phương thức bán hàng quá đại lý (ký gửi): Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng bán đến đại lý được coi là nhận hàng và bán hàng hộ doanh nghiệp, đại lý được hưởng hoa hồng tính trên doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy đinh của doanh nghiệp. Ngoài ra, cũng có thể sử dụng vật tư, hàng hóa, sản phẩm làm hình thức bán hàng khác nhau để thanh toán trong nội bộ doanh nghiệp. Việc thanh toán của người mua cũng được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt; thanh toán bằng chuyển khoản;thanh toán thông qua thư tín dụng (L/C)… 2. Bản chất, chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền 2.
Bản chất Đối với một doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh nghiệp đang tồn tại và hoạt động. Theo cách nhìn nhận của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm chuỗi các công việc nối tiếp lặp đi lặp lại tạo thành những chu kỳ nghiệp vụ cơ bản có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Cụ thể một công ty bắt đầu hoạt động bằng cách huy động vốn thường dưới dạng tiền mặt (chu trình huy động vốn và hoàn trả), tiền đó được dùng để mua nguyên vật liệu, hàng hóa và các dịch vụ đầu vào (chu trình mua vào và thanh toán), để thuê mướn lao động cho sản xuất (chu trình tiền lương và lao động). Qua quá trình sản xuất, thành phẩm được sản xuất ra, được lưu kho (chu trình tồn kho, chi phí và giá thành sản phẩm), sau đó hàng tồn kho được bán và thu tiền (chu trình bán hàng và thu tiền).
Chu trình bán hàng và thu tiền có thể được coi một cách tương đối là giai đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ đó được tạo ra một phần dùng để hoàn trả vốn và để lại cho các chu kỳ kinh doanh sau. Chu trình này bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyển sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Thực chất của việc bán hàng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 và thu tiền là việc thực hiện giá trị sản phẩm, doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hóa, sản phẩm, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Vì vậy nói chung nó bắt đầu bằng một đơn đặt hàng( hoặc yêu cầu mua hàng) của khách hàng và chấm dứt bằng một sự chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành các nghiệp vụ phải thu và thu tiền.
Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này cũng rất đa dạng. Có thể nói, chu trình bán hàng thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh. Chức năng Với ý nghĩa: Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng tiền giữa khách thể kiểm toán và khách hàng của họ, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu của người mua hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng.
Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi giao dịch thanh toán được giải quyểt nhanh chóng. Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích đa dạng. Chu trình bán hàng thu tiền gồm các chức năng chính sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua Việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng (thường là các phòng kinh doanh) thực hiện. Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ xem xét nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời hạn.
đồng thời xem xét khả năng của doanh nghiệp có đáp ứng được đơn đặt hàng không, từ đó quyết định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Xét duyệt bán chịu Việc kiểm soát tín dụng do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Bộ phận này sẽ nghiên cứu, phân tích lịch sử tín dụng, khả năng tín dụng của khách hàng để từ đó có quyết định phê chuẩn việc bán chịu (phương thức, thời hạn, mức tín dụng) Bộ phận quản lý xem xét đơn đặt hàng và khả năng của doanh nghiệp cũng như tình hình tín dụng của khách hàng để ra quyết định bán hàng. Việc ký kết hợp đồng có thể do bộ phận quản lý trực tiếp thực hiện hoặc có thể uỷ quyền cho bộ phận khác.
Chuyển giao hàng Công việc này có thể do bộ phận vận chuyển của doanh nghiệp (nếu có) đảm nhận hoặc doanh nghiệp có thể thuê ngoài. Các chứng từ của giai đoạn này là phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển (nếu có). Các chứng từ này được lập khi đã có bằng chứng doanh nghiệp đã nhận tiền hoặc sau khi đã có phê chuẩn bán chịu. Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Công việc này thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán.
Lập và gửi hóa đơn: Kế toán căn cứ số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc chuyển giao), dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn để lập hóa đơn rồi gửi cho khách hàng. Ghi sổ thương vụ: Ghi sổ đúng đắn doanh thu, vào Nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền Bộ phận kế toán sẽ đảm nhiệm việc xử lý và ghi sổ các khoản tiền nhằm ngăn chặn khả năng tiền bị mất cắp. Đối với tiền mặt, kế toán ghi đầy đủ vào sổ nhật ký thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sổ chi tiết tiền mặt.
Đối với LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 tiền gửi ngân hàng, việc gửi tiền hoặc thu tiền phải đúng số lượng phát sinh đúng lúc. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại Việc này do bộ phận kế toán thực hiện hoặc cộng tác với bộ phận kinh doanh. Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh nghiệp, các chứng từ gốc có liên quan để ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Dự phòng nợ khó đòi Trước khi khóa sổ kế toán và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Việc lập dự phòng này được kế toán căn cứ vào chính sách của doanh nghiệp, của Nhà nước cũng như phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán cho khách hàng nhằm để phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra,hạn chễ những đột biến về kết quả kinh doanh của 1 kỳ kế toán. Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được Trong niên độ, những khách hàng đã thực sự mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khỏi các khoản phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Bộ phận kế toán căn cứ vào đó hạch toán nợ phải thu khó đòi cho đúng. Tổ chức chứng từ, tài liệu kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thể hiện trên chứng từ và chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Vì vậy, để đảm bảo kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán và chứng từ kế toán của chu trình bán hàng thu tiền cũng không là ngoại lệ. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Chứng từ kế toán - Các đơn đặt hàng của khách hàng, các hóa đơn đã ký kết về bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản hoặc các hóa đơn, khế ước tín dụng… - Các hóa đơn: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( theo phương pháp trực tiếp hoặc khấu trừ); - Các chứng từ vận chuyển; - Các chứng từ thanh toán : Phiếu thu ( tiền mặt, sec), giấy báo có ( có kèm theo bảng sao kê ngân hàng); - Các biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ - Các chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu không thu hồi được. Sổ sách Sổ cái các TK liên quan; sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền; Sổ chu tiết doanh thu, doanh thu nội bộ và sổ chi tiết các TK phải thu khách hàng, sổ chi tiết các TK doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán.
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng Theo hệ thống TK kế toán hiện hành, các TK liên quan đến Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các TK doanh thu (511,512,531,532,3387…), các TK phải thu (131,136,138) các TK tiền (111, 112,113) và 1 số TK khác. Báo cáo tài chính Hệ thống này được lập với mục đích thông tin cho quản lý cấp trên nắm bắt được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán hay một thời ký nhất định.