Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam chịu ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch Covid-19 trong năm 2022 và đầu năm 2023, ngành xây dựng đã trải qua giai đoạn khó khăn nhất trong một thập kỷ qua. Các công ty xây dựng, trong đó có Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt dự án mới, dòng tiền bị đình trệ do nợ đọng kéo dài và sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp tư nhân. Với tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu chiếm gần 50% tổng chi phí sản xuất kinh doanh, việc kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong chu trình mua hàng – xuất kho, trở thành yếu tố sống còn để đảm bảo hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại MHDI 10, tập trung vào chu trình mua hàng – xuất kho, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào dữ liệu năm 2022 và các hoạt động tại trụ sở chính cùng các dự án phân tán trên toàn quốc. Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học cho việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao năng lực quản trị và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh tế đầy biến động.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO, bao gồm năm thành phần chính: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát. Mô hình này được quốc tế công nhận và áp dụng rộng rãi trong quản trị doanh nghiệp và kiểm toán. Ngoài ra, chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315 cũng được sử dụng để làm rõ vai trò của kiểm soát nội bộ trong việc đảm bảo tính chính xác và tin cậy của báo cáo tài chính.

Ba khái niệm trọng tâm trong nghiên cứu gồm:

  • Môi trường kiểm soát: Nền tảng tạo nên ý thức kiểm soát trong toàn tổ chức, bao gồm chính sách nhân sự, cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệp.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp, đặc biệt là rủi ro trong chu trình mua hàng – xuất kho.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro, bao gồm kiểm soát chứng từ, phân công nhiệm vụ và kiểm kê hàng tồn kho.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp, kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phỏng vấn sâu với cán bộ phòng Tài chính – Hành chính, Phòng Kế toán và các Ban quản lý dự án của MHDI 10, cùng bảng hỏi khảo sát nhân viên liên quan đến quy trình mua hàng – xuất kho. Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính năm 2020-2022, các chứng từ mua hàng, phiếu nhập xuất kho và các văn bản quản lý nội bộ.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng các phương pháp thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm chi phí nguyên vật liệu so với doanh thu, phân tích SWOT và đối chiếu thực trạng với các tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ theo COSO. Cỡ mẫu khảo sát khoảng 50 cán bộ nhân viên, được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện nhằm đảm bảo tính đại diện cho các phòng ban chức năng và các dự án thi công phân tán. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2022.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tại MHDI 10 còn nhiều hạn chế: Mặc dù công ty có cơ cấu tổ chức rõ ràng với các phòng ban chức năng và Ban quản lý dự án, sự phối hợp giữa Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị chưa thực sự ăn ý, dẫn đến chỉ đạo chưa thống nhất. Khoảng 30% nhân viên được khảo sát cho biết các quy trình tuyển dụng và đào tạo chưa đồng bộ, ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực.

  2. Chi phí nguyên vật liệu chiếm gần 50% tổng chi phí sản xuất kinh doanh: Theo báo cáo tài chính năm 2022, tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu so với doanh thu đạt khoảng 48%, cho thấy tầm quan trọng của việc kiểm soát hiệu quả chu trình mua hàng – xuất kho. Tuy nhiên, việc quản lý hàng tồn kho còn lỏng lẻo, với tỷ lệ hàng tồn kho quá hạn và lỗi thời chiếm khoảng 12% tổng giá trị tồn kho.

  3. Quy trình mua hàng – xuất kho chưa được kiểm soát chặt chẽ: Các thủ tục kiểm soát như phê duyệt đơn đặt hàng, đối chiếu chứng từ và kiểm kê định kỳ chưa được thực hiện đầy đủ. Khoảng 25% phiếu nhập kho không có chứng từ kèm theo hợp lệ, gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tài sản.

  4. Rủi ro gián đoạn nguồn cung và biến động giá nguyên vật liệu cao: Do đặc thù thi công xây lắp phân tán trên nhiều tỉnh thành, công ty gặp khó khăn trong việc đảm bảo nguồn cung ứng kịp thời, đặc biệt với các vật liệu nhập khẩu. Tỷ lệ chậm trễ giao hàng chiếm khoảng 15% trong tổng số đơn hàng năm 2022.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ đặc thù mô hình công ty con trong tổng công ty nhà nước, nơi mà sự chỉ đạo và quản lý chịu ảnh hưởng bởi nhiều cấp quản lý khác nhau, dẫn đến sự chồng chéo và thiếu đồng bộ trong vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. So với các nghiên cứu trong nước về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp xây dựng, kết quả này tương đồng với nhận định về sự yếu kém trong phối hợp và kiểm soát quy trình nghiệp vụ.

Việc chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh làm nổi bật vai trò của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – xuất kho trong việc giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa chi phí. Các biểu đồ so sánh tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu qua các năm cho thấy xu hướng tăng nhẹ, phản ánh sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả kiểm soát.

Ngoài ra, việc áp dụng các thủ tục kiểm soát chưa nghiêm ngặt dẫn đến rủi ro gian lận và sai sót trong ghi chép kế toán, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính. Bảng tổng hợp các sai sót phát hiện trong kiểm kê hàng tồn kho cho thấy tỷ lệ sai sót lên đến 8%, cao hơn mức trung bình ngành xây dựng.

Kết quả nghiên cứu khẳng định tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đồng bộ, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp xây dựng nhà nước, đồng thời cần có sự giám sát chặt chẽ và đào tạo nâng cao nhận thức cho cán bộ nhân viên.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Ban lãnh đạo công ty cần tăng cường phối hợp giữa Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị để thống nhất chỉ đạo, đồng thời rà soát và cập nhật các quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp với mô hình quản lý hiện tại. Thời gian thực hiện dự kiến trong 6 tháng, do Phòng Nhân sự chủ trì.

  2. Tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng – xuất kho: Xây dựng và áp dụng nghiêm ngặt các thủ tục phê duyệt đơn đặt hàng, đối chiếu chứng từ và kiểm kê định kỳ. Áp dụng hệ thống quản lý kho điện tử để giảm thiểu sai sót và thất thoát. Thời gian triển khai trong 12 tháng, phối hợp giữa Phòng Tài chính – Kế toán và Ban Quản lý Dự án.

  3. Đánh giá và quản lý rủi ro nguồn cung ứng: Thiết lập hệ thống đánh giá nhà cung cấp định kỳ, đa dạng hóa nguồn cung để giảm thiểu rủi ro gián đoạn. Xây dựng kế hoạch dự phòng vật liệu cho các dự án trọng điểm. Thời gian thực hiện 9 tháng, do Phòng Kinh tế – Kế hoạch đảm nhiệm.

  4. Nâng cao năng lực và nhận thức kiểm soát nội bộ: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro cho cán bộ nhân viên, đặc biệt là các bộ phận liên quan trực tiếp đến chu trình mua hàng – xuất kho. Thời gian đào tạo định kỳ hàng năm, do Phòng Đào tạo phối hợp với các chuyên gia tư vấn thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng nhà nước: Nhận diện các điểm mạnh, hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó xây dựng chiến lược quản trị rủi ro hiệu quả.

  2. Phòng Tài chính – Kế toán và Kiểm toán nội bộ: Áp dụng các giải pháp kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – xuất kho để nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Tham khảo khung lý thuyết và phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ doanh nghiệp xây dựng.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và kiểm toán nhà nước: Sử dụng kết quả nghiên cứu để đánh giá và hoàn thiện các quy định, hướng dẫn về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Đối với doanh nghiệp xây dựng, kiểm soát nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát nguyên vật liệu và đảm bảo tiến độ thi công.

  2. Chu trình mua hàng – xuất kho gồm những bước nào?
    Chu trình này bao gồm lập kế hoạch mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, phê duyệt đơn đặt hàng, nhận hàng và nhập kho, quản lý tồn kho, và xuất kho theo yêu cầu. Mỗi bước cần có thủ tục kiểm soát chặt chẽ để tránh sai sót và gian lận.

  3. Những rủi ro phổ biến trong chu trình mua hàng – xuất kho là gì?
    Rủi ro bao gồm gián đoạn nguồn cung, mua hàng sai quy cách, tồn kho quá hạn, biến động giá nguyên vật liệu và sai sót trong ghi chép chứng từ. Những rủi ro này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu quả sản xuất.

  4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua việc hệ thống kiểm soát có ngăn ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và bảo vệ tài sản doanh nghiệp. Các chỉ số như tỷ lệ sai sót, tỷ lệ hàng tồn kho quá hạn được sử dụng làm thước đo.

  5. Các giải pháp nâng cao kiểm soát nội bộ tại MHDI 10 có thể áp dụng cho doanh nghiệp khác không?
    Các giải pháp như hoàn thiện môi trường kiểm soát, áp dụng công nghệ quản lý kho, đào tạo nhân sự và đánh giá nhà cung cấp có tính ứng dụng rộng rãi, phù hợp với nhiều doanh nghiệp xây dựng có quy mô và đặc thù tương tự.

Kết luận

  • Luận văn đã làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, đặc biệt trong chu trình mua hàng – xuất kho, với nhiều hạn chế về môi trường kiểm soát và thủ tục nghiệp vụ.
  • Chi phí nguyên vật liệu chiếm gần 50% tổng chi phí sản xuất kinh doanh, nhấn mạnh vai trò quan trọng của kiểm soát nội bộ trong việc tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào hoàn thiện môi trường kiểm soát, tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng – xuất kho, quản lý rủi ro nguồn cung và nâng cao năng lực nhân sự.
  • Nghiên cứu có thể được triển khai thực hiện trong vòng 6-12 tháng với sự phối hợp của các phòng ban chức năng và Ban quản lý dự án.
  • Khuyến nghị các doanh nghiệp xây dựng nhà nước và các tổ chức liên quan tham khảo để nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

Để tiếp tục phát triển, doanh nghiệp cần triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với sự biến động của môi trường kinh doanh. Hành động ngay hôm nay sẽ giúp MHDI 10 nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển ổn định trong tương lai.