Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển kinh tế - xã hội hiện nay, kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho các doanh nghiệp. Tại Việt Nam, ngành bưu chính với đặc thù sản phẩm dịch vụ vô hình, có tính dây chuyền và sự tham gia của nhiều đơn vị, đòi hỏi một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ và hiệu quả. Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định, với mạng lưới rộng khắp và đa dạng dịch vụ bưu chính, tài chính, bán lẻ, đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc đánh giá thực trạng KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại các điểm giao dịch của Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định trong giai đoạn 2021-2023, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro thất thoát và gian lận. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác của báo cáo tài chính, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín của đơn vị trên thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Theo số liệu thống kê, Bưu điện thành phố Quy Nhơn hiện có 70 nhân viên, trong đó 75,7% là nhân lực vận hành, phản ánh nhu cầu quản lý chặt chẽ và hiệu quả trong hoạt động cung cấp dịch vụ. Doanh thu năm 2023 đạt khoảng 57.896 triệu đồng với lợi nhuận sau thuế khoảng 4 tỷ đồng, cho thấy tiềm năng phát triển nhưng cũng đặt ra yêu cầu cao về kiểm soát nội bộ để duy trì và phát triển bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình kiểm soát nội bộ tiêu biểu, trong đó nổi bật là mô hình COSO 2013, bao gồm năm thành phần cấu thành: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mô hình này cung cấp khung lý luận toàn diện để thiết kế và vận hành hệ thống KSNB hiệu quả, phù hợp với đặc thù ngành bưu chính.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng các khái niệm chuyên ngành như chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền, các thủ tục kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp dịch vụ bưu chính, cũng như các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và phê chuẩn trong hoạt động kiểm soát. Các khái niệm về rủi ro trong chu trình cung cấp dịch vụ, đặc biệt là rủi ro gian lận và thất thoát tài sản, cũng được phân tích kỹ lưỡng để làm cơ sở đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp với thu thập và phân tích số liệu thực tế tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định trong giai đoạn 2021-2023. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm toàn bộ các điểm giao dịch và bộ phận liên quan trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền, với tổng số nhân viên khoảng 70 người.

Phương pháp chọn mẫu là phương pháp phi xác suất, tập trung vào các bộ phận chủ chốt như phòng kế toán, phòng kinh doanh, thủ quỹ và các điểm giao dịch. Dữ liệu được thu thập qua khảo sát, phỏng vấn sâu, quan sát thực tế và thu thập tài liệu nội bộ như báo cáo doanh thu, sổ sách kế toán, phiếu thu chi.

Phân tích dữ liệu sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả để đánh giá thực trạng, kết hợp phân tích so sánh với các tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ theo COSO và các quy định pháp luật hiện hành như Luật Kế toán 2015, Luật Bưu chính 2010. Quá trình nghiên cứu diễn ra trong khoảng thời gian từ đầu năm 2023 đến quý I năm 2024, đảm bảo tính cập nhật và phù hợp với thực tế hoạt động của đơn vị.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Qua khảo sát, khoảng 30% nhân viên chưa nhận thức đầy đủ về vai trò và tầm quan trọng của KSNB trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền. Cơ cấu tổ chức tuy rõ ràng nhưng chưa phát huy hiệu quả trong việc phân công trách nhiệm và quyền hạn, dẫn đến một số sai sót trong quản lý.

  2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Bưu điện chưa có hệ thống đánh giá rủi ro chính thức và định kỳ cho chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền. Khoảng 25% các rủi ro tiềm ẩn như thất thoát tiền mặt, sai sót trong tính cước và thu tiền chưa được kiểm soát chặt chẽ, làm tăng nguy cơ gian lận và mất mát tài sản.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ: Các thủ tục kiểm soát như phê duyệt đơn hàng, kiểm soát hóa đơn, đối chiếu công nợ được thực hiện nhưng chưa nhất quán và thiếu sự kiểm tra độc lập. Tỷ lệ sai sót trong ghi chép doanh thu và thu tiền ước tính khoảng 5-7%, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.

  4. Hệ thống thông tin và truyền thông còn yếu: Việc truyền thông nội bộ về các quy trình kiểm soát chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong thực thi. Khoảng 40% nhân viên cho biết chưa được cập nhật đầy đủ các quy định và thủ tục mới liên quan đến KSNB.

  5. Giám sát hoạt động kiểm soát chưa hiệu quả: Hoạt động giám sát định kỳ chưa được thực hiện nghiêm túc, thiếu các báo cáo đánh giá và xử lý kịp thời các khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát. Việc giám sát thường xuyên chủ yếu dựa vào tự kiểm tra, thiếu sự tham gia của bộ phận kiểm toán nội bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa xây dựng được môi trường kiểm soát vững chắc, thiếu sự cam kết từ lãnh đạo cấp cao và chưa có chính sách đào tạo, nâng cao nhận thức cho nhân viên. So với các nghiên cứu trong ngành dịch vụ bưu chính tại các địa phương khác, Bưu điện thành phố Quy Nhơn có mức độ rủi ro và sai sót tương đương nhưng vẫn còn nhiều tiềm năng cải thiện.

Việc thiếu hệ thống đánh giá rủi ro toàn diện làm giảm khả năng nhận diện và ứng phó kịp thời với các nguy cơ, đặc biệt trong bối cảnh dịch vụ bưu chính ngày càng đa dạng và phức tạp. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ và thiếu kiểm tra độc lập tạo điều kiện cho sai phạm và gian lận phát sinh, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín của đơn vị.

Hệ thống thông tin và truyền thông yếu kém làm giảm hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận, gây ra sự chậm trễ và sai sót trong xử lý nghiệp vụ. Giám sát chưa chặt chẽ khiến các khiếm khuyết không được phát hiện và khắc phục kịp thời, làm giảm tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống KSNB.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỉ lệ sai sót theo từng khâu trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền, bảng tổng hợp các rủi ro và mức độ kiểm soát hiện tại, giúp minh họa rõ nét các điểm yếu cần khắc phục.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Tăng cường cam kết của lãnh đạo cấp cao về vai trò của KSNB, xây dựng văn hóa đạo đức và liêm chính trong toàn đơn vị. Triển khai chương trình đào tạo định kỳ về KSNB cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là các bộ phận liên quan trực tiếp đến chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền. Thời gian thực hiện: trong 6 tháng đầu năm 2024. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phối hợp phòng Nhân sự.

  2. Xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro toàn diện: Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro định kỳ, bao gồm nhận diện, phân tích và phản ứng với các rủi ro trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền. Áp dụng công cụ phân tích dữ liệu để phát hiện các điểm bất thường. Thời gian thực hiện: quý II và III năm 2024. Chủ thể thực hiện: Phòng Kiểm soát nội bộ và Phòng Kế toán.

  3. Tăng cường hoạt động kiểm soát và kiểm tra độc lập: Rà soát, chuẩn hóa các thủ tục kiểm soát, đảm bảo phân công nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót. Thiết lập bộ phận kiểm tra độc lập để giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, phát hiện và xử lý kịp thời sai phạm. Thời gian thực hiện: từ quý II năm 2024. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Phòng Kiểm toán nội bộ.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ: Xây dựng kênh truyền thông hiệu quả để cập nhật nhanh chóng các quy định, thủ tục và kết quả kiểm soát đến toàn bộ nhân viên. Áp dụng phần mềm quản lý thông tin kế toán và dịch vụ để nâng cao tính chính xác và minh bạch. Thời gian thực hiện: trong năm 2024. Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin và Phòng Kế toán.

  5. Tăng cường giám sát và đánh giá định kỳ: Thiết lập kế hoạch giám sát thường xuyên và định kỳ, bao gồm báo cáo kết quả và đề xuất biện pháp khắc phục. Đẩy mạnh vai trò của kiểm toán nội bộ trong việc đánh giá hiệu quả KSNB. Thời gian thực hiện: liên tục từ năm 2024. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Phòng Kiểm toán nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý Bưu điện các cấp: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng của KSNB trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro thất thoát.

  2. Phòng kế toán và kiểm soát nội bộ: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù ngành bưu chính, nâng cao tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng mô hình COSO trong thực tiễn doanh nghiệp dịch vụ, đồng thời cung cấp phương pháp nghiên cứu và phân tích thực trạng KSNB.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức kiểm toán: Hỗ trợ đánh giá, giám sát hoạt động của các doanh nghiệp bưu chính, từ đó đề xuất chính sách và hướng dẫn phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền là gì?
    Là hệ thống các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp thiết lập nhằm đảm bảo hoạt động cung cấp dịch vụ và thu tiền diễn ra chính xác, hiệu quả, giảm thiểu rủi ro gian lận và thất thoát tài sản. Ví dụ, việc phân công nhiệm vụ rõ ràng và kiểm tra độc lập giúp phát hiện sai sót kịp thời.

  2. Tại sao KSNB lại quan trọng đối với Bưu điện?
    Bưu điện cung cấp dịch vụ bưu chính với đặc thù sản phẩm vô hình và chu trình phức tạp, do đó KSNB giúp đảm bảo tính chính xác trong thu tiền, nâng cao chất lượng dịch vụ và bảo vệ tài sản của đơn vị. Theo báo cáo, sai sót trong thu tiền có thể gây thiệt hại lên đến 5-7% doanh thu.

  3. Phương pháp đánh giá rủi ro trong chu trình cung cấp dịch vụ như thế nào?
    Phương pháp bao gồm nhận diện các rủi ro tiềm ẩn, phân tích mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra, sau đó xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro. Ví dụ, rủi ro thất thoát tiền mặt được đánh giá cao và cần có biện pháp kiểm soát chặt chẽ.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát?
    Cần chuẩn hóa thủ tục, phân công rõ ràng, tăng cường kiểm tra độc lập và sử dụng công nghệ thông tin hỗ trợ. Ví dụ, áp dụng phần mềm quản lý giúp giảm sai sót trong ghi chép và đối chiếu công nợ.

  5. Ai là người chịu trách nhiệm chính trong KSNB?
    Ban Giám đốc chịu trách nhiệm chung về thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, các bộ phận liên quan thực hiện và giám sát, trong khi kiểm toán nội bộ đánh giá hiệu quả và đề xuất cải tiến. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên là yếu tố quyết định thành công.

Kết luận

  • Kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định còn tồn tại nhiều hạn chế về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
  • Các sai sót và rủi ro trong chu trình này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và uy tín của đơn vị.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, bao gồm nâng cao nhận thức, xây dựng quy trình đánh giá rủi ro, tăng cường kiểm soát và giám sát, cải thiện hệ thống thông tin.
  • Thời gian triển khai các giải pháp đề xuất tập trung trong năm 2024, nhằm tạo bước chuyển biến rõ rệt trong hoạt động quản lý và kiểm soát.
  • Kêu gọi Ban Giám đốc và các bộ phận liên quan tích cực phối hợp thực hiện để đảm bảo sự phát triển bền vững và nâng cao chất lượng dịch vụ của Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định.