CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng đối với sự thành bại của một doanh nghiệp, vì với mức độ tăng trưởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh đang được thị trường vốn hóa thì áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế cũng tăng lên. Các doanh nghiệp có thể bị đổ vỡ bởi nguyên nhân là do kiểm soát nội bộ quá yếu kém.
Từ sự đổ vỡ này, khái niệm KSNB ra đời và tất cả các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của KSNB. Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán nội bộ (IIA): “KSNB là một hệ thống quy trình do các cấp quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị thực hiện, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ.” [2] Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị có đề cập đến khái niệm về KSNB như sau: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” [1] Luật Kế toán 2015 cho rằng: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.” [2] Theo COSO năm 1992 (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính: “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự 7 đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) Các luật lệ và quy định được tuân thủ; (iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” [2] Sau hơn 20 năm, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013, theo đó: “KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” [2] Có rất nhiều định nghĩa về KSNB nhưng tóm lại, các định nghĩa đều thống nhất chung ở các điểm sau: KSNB là một quá trình các doanh nghiệp thường đặt ra các mục tiêu để thực hiện các mong muốn làm cho doanh nghiệp phát triển hơn, mà để có thể đạt được các mục tiêu ấy thì các hoạt động của doanh nghiệp phải được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Và quá trình này chính là KSNB, đây không phải là sự hoạt động riêng lẻ của bất kì bộ phận nào trong doanh nghiệp mà chính là một chuỗi hoạt động chặt chẽ của tất cả các bộ phận, bộ phận này hoạt động sẽ bổ sung và hoàn tất quá trình cho bộ phận khác, từ đó làm tăng tính hữu hiệu cho KSNB. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: Con người ở đây chính là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong doanh nghiệp.
Họ sẽ đưa ra các mục tiêu, cũng như cách vận hành và biện pháp để có thể giải quyết được các vấn đề khi có sự cố xảy ra. Mỗi người với kinh nghiệm, kiến thức của mình khi tham gia vào tổ chức hoạt động của doanh nghiệp cần phải hiểu được đâu là trách nhiệm và quyền hạn của mình, phải phối hợp ra sao với các thành viên khác để có thể thành lập được mục tiêu chính đề ra. KSNB sẽ là công cụ sử dụng rất tốt để con người làm việc, nhưng nó hoàn toàn không thể thay thế cho họ. KSNB đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý: Trong quá trình xây dựng và vận hành KSNB sẽ có những rủi ro tiềm ẩn từ các nguyên nhân khác nhau như do các sai lầm của con người khi đưa các quyết định, sự làm dụng quyền lực của nhà quản lý hay sự cấu kết của các thành viên là cá nhân.
chính các việc này làm cho KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp tính chứ không phải một đảm bảo tuyệt đối cho nhà quản lý để có thể hoàn thành các mục tiêu của mình. Vì không có một KSNB nào là hoàn hảo. KSNB đảm bảo thực hiện các mục tiêu của tổ chức: KSNB được thiết lập để 8 thực hiện được các mục tiêu, các mục tiêu có thể tách biệt cũng có thể trùng lặp với nhau. Các mục tiêu này sẽ giúp cho việc kiểm soát các phương diện khác nhau của doanh nghiệp trở nên rõ ràng hơn như tính đáng tin cậy của Báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định.
KSNB hữu hiệu chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý với việc các nhà quản lý sẽ có những hành động kịp thời khi có sự cố xảy ra nhằm thực hiện được mục tiêu của tổ chức. Chức năng, nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ Chức năng và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ bao gồm: Giảm bớt và ngăn chặn nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, cũng như sai phạm, gian lận của các bộ phận trong doanh nghiệp để từ đó việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hơn. Đảm bảo các quyết định, chế độ quản lý, chấp hành các chính sách kinh doanh được thực hiện một cách đúng đắn và kịp thời. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. Bên cạnh đó còn đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đã đề ra, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và xây dựng lòng tin đối với họ, bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Mục tiêu tổng quát của kiểm soát nội bộ Có thể chia các mục tiêu của KSNB thành ba nhóm sau đây: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm BCTC và chi tài chính cho các đối tượng có liên quan: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài đơn vị.
- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Với mỗi loại hình hoạt động thì các mục tiêu trên có thể được ưu tiên khác nhau như: Đối với các đơn vị kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận. Đối với các đơn vị hành chính, sự nghiệp thì mục tiêu là hoàn thành nhiệm vụ chính trị, xã hội. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ Năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo chính thức về KSNB.
Đây là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Năm 2013, trước tình hình thay đổi trong môi trường kinh doanh, cộng với sự kì vọng về ngăn ngừa và phát hiện gian lận ngày càng cao và đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin trên quy mô toàn cầu, COSO đã cập nhập Báo cáo COSO 1992 thành Báo cáo COSO 2013. Báo cáo COSO 2013 chủ yếu đề cập đến các hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và các biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của đơn vị. KSNB có năm bộ phận cấu thành đó chính là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát.
Môi trường kiểm soát Bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc của đơn vị, nhằm cung cấp nền tảng cho việc thực hiện KSNB đơn vị. Con người chính là yếu tố trung tâm và quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát. Cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho doanh nghiệp mà trong đó nhà quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để có thể lan tỏa xuống toàn doanh nghiệp. Phát triển nguồn nhân lực là một việc hết sức quan trọng, khi có được nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, năng động sáng tạo, thích ứng linh hoạt với các vị trí công việc và có sự gắn bó lâu dài cùng với sự phát triển của doanh nghiệp sẽ tạo ra được lợi thế lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểm soát tốt và môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng đến tính hiệu quả của KSNB. Các nguyên tắc khi thiết lập môi trường kiểm soát cũng như các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: - Nguyên tắc 1 theo Coso 2013: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Với nguyên tắc này cần chú ý đến các quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị; các tiêu chuẩn ứng xử và đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử. Nhân tố chính là tính chính trực và giá trị đạo đức: đây được coi là yếu tố cốt 10 lõi ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát.
Là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt, thực thi các chuẩn mực này trong thực tế.