CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG KHO QUỸ Ở NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC 1. Lý luận chung về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” được đề cập lần đầu tiên năm 1929 – Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ “KSNB là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây là 1 cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của KTV”. Đến năm 1936 KSNB được định nghĩa bởi Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ AICPA: “KSNB là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách” Báo cáo COSO1 1992 là tài liệu đầu tiên nghiên cứu, định nghĩa về KSNB một cách đầy đủ, có hệ thống.
Báo cáo cung cấp một tầm nhìn rộng, mang tính quản trị. Báo cáo COSO năm 1992 định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình, được chi phối bởi hội đồng quản trị, ban điều hành và các thành viên khác trong Doanh nghiệp và được thiết kế nhằm cung cấp một sự bảo đảm hợp lý để đạt được những mục tiêu sau đây: + Báo cáo tài chính đáng tin cậy + Tuân thủ luật pháp và quy định hiện hành. + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” KSNB cần có đầy đủ 5 thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau để hoạt động có hiệu quả (theo COSO). Cụ thể: “(1) Môi trường kiểm soát (Control Environment) 1 “Một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận về báo cáo tài chính” 8 (2) Đánh giá rủi ro (Risk Assessment) (3) Các hoạt động kiểm soát (Control Activities) (4) Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and Communication) (5) Hệ thống giám sát và thẩm định (Monitoring)” Sau hơn 20 năm, vào ngày 14/5/2013 COSO đã ban hành bản mới nhất là Internal Control, định nghĩa “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một tập hợp các hoạt động có quan hệ tương tác lẫn nhau, do quản lý cấp cao hoặc nhân sự chức năng thiết kế, xây dựng và được thực hiện bởi tất cả thành viên trong tổ chức.
Kiểm soát nội bộ giúp tổ chức đảm bảo ở mức hợp lý khả năng đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.1: Thành phần của kiểm soát nội bộ.org Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam xác định: “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” (số 315) 9 Theo Luật Kế toán thì “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” (Luật số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015) Có khá nhiều quan điểm về KSNB, nhưng trong lĩnh vực hoạt động của Ngân hàng thì quan điểm sau được thừa nhận là phù hợp hơn cả. + “Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng là tổng thể các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức được thiết lập và triển khai thực hiện trong các đơn vị thuộc Ngân hàng phù hợp với quy định của pháp luật, của Ngân hàng Nhà nước và quy định của pháp luật nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo hoạt động của đơn vị được an toàn, hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra” + “Hoạt động kiểm soát nội bộ là việc giám sát, kiểm tra của tổ chức, cá nhân, người làm công tác kiểm soát nội bộ và/hoặc những người có thẩm quyền đối với các phòng, ban, bộ phận, cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao nhằm phát hiện các bất cập, thiếu sót, vi phạm để kịp thời xử lý hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý, đảm bảo việc quản lý, sử dụng các nguồn lực và hoạt động của đơn vị an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật” Hai nội dung trên được giải thích căn cứ theo Thông tư số 06/2020/TT- NHNN ngày 30/6/2020 của NHNN “Quy định về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam”. Vai trò của kiểm soát nội bộ Theo Ủy ban Basel (một Ủy ban giám sát ngân hàng được thành lập vào năm 1974 của G-10) đã nêu ra sự cần thiết các ngân hàng có/hoặc buộc có hệ thống KSNB hiện tại phù hợp đối với tính chất, quy mô hoạt động của họ. Đồng thời cũng nhận định rằng những tổn thất xảy ra cho hoạt động chính của Ngân 10 hàng bắt nguồn từ việc không duy trì được KSNB hiệu quả để phát hiện, ngăn chặn sớm những rủi ro.
Cũng theo Ủy ban Basel hệ thống KSNB là một trong những thành phần quan trọng của hoạt động Ngân hàng và là nền tảng cho hoạt động Ngân hàng được an toàn.Vậy có thể thấy KSNB có vai trò thực sự quan trọng trong hoạt động của Ngân hàng. Chi tiết: + “KSNB có chức năng hỗ trợ cho Người đứng đầu ngân hàng giám sát tất cả hoạt động của Ngân hàng bảo đảm các cán bộ thực hiện theo đúng nội quy và quy chế. Bên cạnh đó KSNB có nhiệm vụ là phải báo cáo kịp thời các kết quả của kiểm tra, KSNB để từ đó đưa ra các đề xuất và các giải pháp kiến nghị nhằm bảo đảm cho tất cả các hoạt động của đơn vị mình an toàn và đúng pháp luật. + Đảm bảo tính khách quan, tuân thủ các quy chế, pháp luật và quy trình nghiệp vụ của NHNN, quy định nội bộ của đơn vị; phù hợp với quy mô, với tính chất, đặc thù của hoạt động đơn vị.
+ Giảm nguy cơ xảy ra những rủi ro tiềm ẩn trong mọi hoạt động” 1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ KSNB đã và đang trở thành nhu cầu quan trọng và cần thiết đối với bất cứ tổ chức nào. KSNB có 04 mục tiêu (theo COSO). Chi tiết cụ thể: - “Tính hiệu lực và hiệu quả (Effectiveness and Efficiency): chúng được thể hiện qua phạm vi hoạt động; chất lượng; thời gian và chi phí - Tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính (Reliability of financial Reporting): Được thể hiện qua những yếu tố là đúng thẩm quyền; nguyên tắc ghi nhận; thẩm quyền tiếp cận tài sản; sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách - Tính tuân thủ (Compliance): là việc thực thi các hành động theo đúng các chỉ thị hoặc theo đúng các quy định và quy trình có hiệu lực đã đề ra - Tính minh bạch (Transparency): Bao gồm sự chính xác; sự nhất quán; sự thích hợp; sự đầy đủ; sự rõ ràng; sự kịp thời và sự thuận tiện + Sự chính xác: Thông tin phản ánh chính xác dữ liệu tổng hợp từ sự kiện 11 phát sinh; + Sự nhất quán: Thông tin được trình bày có thể so sánh được và là kết quả của những phương pháp được áp dụng đồng nhất; + Sự thích hợp: Khả năng thông tin tạo ra các quyết định khác biệt, giúp người sử dụng dự đoán kết quả trong quá khứ, hiện tại và tương lai hoặc giúp xác nhận và hiệu chỉnh các mong đợi; + Sự đầy đủ: Thông tin phản ánh một cách đầy đủ các sự kiện phát sinh và các đối tượng có liên quan; + Sự rõ ràng: Thông tin truyền đạt được thông điệp và dễ hiểu; + Sự kịp thời: Thông tin có sẵn cho người sử dụng trước khi thông tin giảm khả năng ảnh hưởng đến các quyết định; + Sự thuận tiện: Thông tin được thu thập và tổng hợp dễ dàng” Trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước Việt Nam mục tiêu của hoạt động KSNB được thể hiện (Điều 4, Thông tư số 06/2020/TT-NHNN ngày 30/6/2020): + “Đảm bảo triển khai thực hiện chiến lược, kế hoạch của đơn vị đúng định hướng và đạt được mục tiêu đề ra.
+ Bảo đảm hoạt động của đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định của Ngân hàng Nhà nước, phòng ngừa, hạn chế rủi ro; quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực an toàn, hiệu quả, tiết kiệm. + Phát hiện những tồn tại, bất cập và kịp thời kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế, quy định nội bộ nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị” 1. Thành phần của kiểm soát nội bộ KSNB được cấu thành dựa trên 5 thành phần và 17 nguyên tắc (theo COSO), cụ thể là: Môi trường kiểm soát; Hoạt động đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và truyền thông; Hoạt động giám sát. Chi 12 tiết: “(1) Môi trường kiểm soát (Control Environment): bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban Giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị.
Trong môi trường kiểm soát con người là yếu tố trung tâm, là yếu tố quan trọng nhất. Việc phát triển nguồn nhân sự là công việc hết sức quan trọng. Với nguồn nhân sự có trình độ chuyên môn cao, sáng tạo, năng động, dễ thích ứng với công việc, có sự gắn bó với tổ chức lâu dài sẽ tạo ra những lợi thế quan trọng trong mọi hoạt động. Môi trường kiểm soát gồm 5 nguyên tắc: + Nguyên tắc 1: Cam kết với sự chính trực và các giá trị đạo đức.
+ Nguyên tắc 2: Thực hiện vai trò giám sát của HĐQT và quản lý cấp cao. + Nguyên tắc 3: Thiết lập cơ cấu tổ chức, phân quyền và xác định trách nhiệm. + Nguyên tắc 4: Cam kết trong việc thu hút, giữ chân và phát triển nhân tài. + Nguyên tắc 5: Gia tăng tinh thần chịu trách nhiệm của từng cá nhân trong lĩnh vực phụ trách.
(2) Hoạt động đánh giá rủi ro (Risk Assessment): là những hoạt động nhận diện, phân tích và đánh giá những rủi ro trong kinh doanh để từ đó quyết định các hành động thích hợp nhằm đối phó với các rủi ro đó.