Chương IH: Một số kiến nghị nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam. CHUONG 1 CO SO LY LUAN VE HOAT DONG KIEM TRA, KIEM SOAT NOI BỘ TẠI CÁC NGAN HANG THUONG MAI 1.1 Tổng quan về Hệ thống kiếm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại 1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thông kiểm soát nội bộ tại Ngân hang Thương mại Có nhiều khái niệm về kiểm soát nội bộ đã được nghiên cứu. Khái niệm theo Uy Ban Basel về giám sát ngân hàng và khái niệm theo Quyết định 36/2006/QĐ-NHNN do Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 01/08/2006 có thể xem là rõ ràng và đầy đủ về kiểm soát nội bộ như sau: 1.1 Khái niệm và mục tiêu cúa hệ thống kiểm soát nội bộ theo Basel Uy ban Basel về giám sát ngân hang - Basel Committee on Banking Supervision la một uy ban gồm nhiều quan chức thanh tra ngân hàng do Thống đốc Ngân hang Trung ương của 10 quốc gia thành lập vào năm 1975. Uy ban này gồm các đại diện cao cấp của các Cơ quan thanh tra ngân hàng và Ngân hàng Trung Ương của Bỉ, Canada, Pháp, Đức, Ý, Nhật, Luxemboug, Hà Lan, Thuy Điển, Thuy Si, Anh, Hoa Ky.
Doan 4,5,6,7, phan II về mục tiêu và vai trò của hệ thống KSNB - tài liệu Framework for internal control systems in banking Organisations — basel, thang 9 nam 1998 (16) dua ra khái niệm và mục tiêu của hệ thống KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trinh được thực hiện bởi Hội đồng quan tri, Ban điều hành và toàn thể nhân viên. Đó không chỉ là một thủ tục hoặc một chính sách được thực hiện tại một thời điểm nào đó, mà còn tiếp diễn ở tất cả các cấp trong ngân hàng. Hội đồng quản trị và Ban điều hành có trách nhiệm thiết lập môi trường văn hóa phù hợp để tạo thuận lợi cho quá trình kiểm soát nội bộ được hiệu quả và theo đối sự hiệu quả đó diễn ra liên tục; tuy nhiên, mỗi cá nhân trong một tổ chức phải tham gia vào quá trình này Những mục tiêu chính của quá trình kiểm soát nội bộ có thể được phân loại như sau: - Tính hiệu quả và hữu hiệu của các hoạt động (mục tiêu hoạt động); - _ Sự đáng tin cậy, đầy đủ và kịp thời của các thông tin tài chính và quản trị (mục tiêu thông tin); - Sự tuân thủ các quy định và luật lệ thích hợp (mục tiêu tuân thủ}” - _ Mục tiêu hoạt động của kiểm soát nội bộ lả tính hữu hiệu và hiệu quả của ngân hàng trong việc sử dụng tài sản và các nguôn lực khác, bảo vệ ngân hàng tránh đựơc các thiệt hại. Hoạt động kiêm soát nội bộ còn phải đâm bảo rằng toàn bộ nhân viên trong ngân hàng làm việc đề thực hiện mục tiêu của ngân hàng một cách hiệu quả và trung thực, không phải chịu chi phi đột xuất hoặc vượt chi phí hoặc đặt lợi ích khác (như lợi ích của nhân viên, của nhà cung cấp hay lợi ích của khách hàng) lên trên lợi ích của ngân hàng.
| - _ Mục tiêu thông tin là ngân hàng phải có những báo cáo kịp thời, đầy đủ, đáng tín cậy cho việc ra quyết định trong ngân hàng. Ngoài ra, hệ thống số sách kế toán hàng năm, báo cáo tài chính khác, và báo cáo liên quan đến tình hinh tài chính của ngân hàng được cung cấp cho nhà đầu tư, các cơ quan có chức năng giám sát ngân hàng, và những đối tác bên ngoài phải đáng tin cậy. Thông tin gửi tới ban điều hành, hội đồng quản trị, nhà đầu tư và cơ quan giám sát ngân hàng phải đây đủ, trung thực để họ dựa vào thông tin này ra quyết định. Thuật ngữ “dang tin cậy” dùng cho các báo cáo tài chính, nghĩa là các báo cáo tài chính phải mình bạch, được xây dựng trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực và quy định kế toán.
- Mục tiêu tuân thủ là mọi hoạt động trong ngân hàng phải tuân thủ các QUY định của luật pháp, các yêu cầu của cơ quan giám sát ngân hàng, các chính sách, quy trình của chính ngân hàng. Mục tiêu này phải được thực hiện đúng dé bao vệ uy tín và quyền lợi của ngân hang.2 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ theo Quyết định 36/2006/QĐ-NHNN Theo Quyết Định 36/2006/QĐ-NHNN do Thống đốc NHNN ban hành ngày 01/08/2006 về quy chế KTKSNB của Tổ Chức Tín Dụng (12), đưa ra định nghĩa hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ như sau: “Hệ thống KTKSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cầu tổ chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhăm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà tổ chức tín dụng đã đặt ra. Hệ thông KTKSNB của tổ chức tín dụng được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách lớn của tổ chức tín dụng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây: - - Hiệu quả và an toàn trong hoạt động: bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả; - _ Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời; - Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ” Như vậy, kiểm soát nội bộ là một quá trình có sự tham gia của hội đồng quản trị, ban giám đốc và nhân viên ở tất cả các cấp, trong đó, HĐQT và Ban giám đốc có trách nhiệm thiết lập môi trường kiểm tra, kiểm soát phù hợp nhằm làm cho quá trình kiếm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả.2 Hai nguyên tắc cần tôn trọng khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Mọi lĩnh vực hoạt động đều phải được kiểm soát Cơ cấu tô chức của ngân hàng bao gồm nhiều bộ phận khác nhau. Các bộ phận nảy đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Rủi ro xảy ra ở bộ phận này sẽ dẫn đến thiệt hại ở bộ phận khác. Chính vi vậy, cần phải thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ cho toàn bộ mọi lĩnh vực hoạt động, dù đó không phải là lĩnh vực chính của ngân hàng (như tiếp tân, bảo vệ, tạp vụ.2 Thực hiện được nguyên tắc “4 mat” Để hạn chế và phòng ngừa rủi ro trong hoạt động ngân hàng cần phải thiết kế hệ thông kiêm soát sao cho mọi công việc đều được kiêm tra qua ít nhật hai người, nghĩa là “4 mắt”.3 Các yếu tố chủ yếu cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức được cầu thành bởi 5 yếu tố: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; hệ thống thông tin và truyền thông; giám sát. Kết hợp tốt năm yếu tố này sẽ giúp ngân hàng đạt được mục tiêu hoạt động, mục tiêu thông tin và mục tiêu tuân thủ.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quyết định đến quá trình thực hiện và kết quả của các hoạt động kiếm soát. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: - Tinh chinh trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát.
-_ Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hiệu qua. - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Một sự lựa chọn của các ngân hàng trong nhiều quốc gia là thiết lập Ủy ban kiểm toán độc lập để giúp HĐQT thực hiện những nhiệm vụ của họ. Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiếm toán nội bộ.
- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quan ly: triết lý quản lý thể hiện quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. - Co cau tô chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Cơ câu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kê hoạch, điêu hành kiểm soát và giám sát các hoạt động. - - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức.
Nó cụ thê hóa về quyên hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thé nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. x - Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý vê A việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỹ luật và sa thải nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kế đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố trong môi trường kiểm soát nhữ đảm bảo về năng lực, tỉnh chính trực và giá trị đạo đức. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các hoạt động kiếm soát sẽ không có hiệu quả, hoặc chỉ là hình thức trong môi trường kiểm soát yếu kém. Ngược lại, trong môi trường kiểm soát tốt sẽ hạn chế được các sai sót, gian lận và đem lại hiệu quả cao cho các hoạt động kiểm soát.2 Đánh giá rúi ro Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngân hàng phải duy trì việc đánh giá rủi ro ở các cấp khác nhau nhằm thiết kế hoặc bổ sung những biện pháp ngăn ngừa, kiểm soát kịp thời những rủi ro ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của ngân hàng.