Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững của doanh nghiệp. Tại Công ty TNHH MNC Technology, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại linh kiện cơ khí chính xác, chi phí phát sinh từ chu trình mua hàng và thanh toán chiếm phần lớn tổng chi phí, do đó việc kiểm soát nội bộ chu trình này là vô cùng cấp thiết. Theo số liệu từ phòng kế toán, giá trị hàng mua nội địa và nhập khẩu trong 6 tháng đầu năm 2024 tăng lần lượt 2.122,03% và 206,93% so với cùng kỳ năm trước, kéo theo chi phí logistics và bốc dỡ cũng tăng mạnh. Tuy nhiên, công ty chưa có quy trình kiểm soát nội bộ chính thức cho chu trình này, dẫn đến nhiều lỗ hổng tiềm ẩn rủi ro và gian lận.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc phân tích thực trạng KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH MNC Technology, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tăng cường uy tín doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu bao gồm dữ liệu thu thập trong năm 2023 và 2024 tại trụ sở công ty ở Hà Nội. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao năng lực quản trị và phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên báo cáo COSO 2013 về kiểm soát nội bộ, định nghĩa KSNB là quá trình do nhà quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Báo cáo COSO 2013 xác định năm yếu tố cấu thành KSNB gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng các khái niệm chuyên ngành như chu trình mua hàng và thanh toán, rủi ro tài chính, kiểm soát hoạt động, và các nguyên tắc quản trị rủi ro. Luật Kế toán năm 2015 cũng được tham khảo để làm rõ khía cạnh pháp lý của kiểm soát nội bộ tại Việt Nam, trong đó nhấn mạnh việc thiết lập cơ chế, chính sách và quy trình nội bộ nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý rủi ro kịp thời.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua quan sát thực tế và ghi chép tại Công ty TNHH MNC Technology trong giai đoạn 2023-2024, bao gồm các chứng từ, báo cáo tài chính, quy trình nội bộ và phỏng vấn nhân sự liên quan. Dữ liệu thứ cấp gồm các tài liệu pháp lý, báo cáo COSO, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và các tài liệu học thuật liên quan.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các phòng ban liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán, với trọng tâm là phòng mua hàng, phòng kế toán và bộ phận quản lý. Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ đối tượng liên quan để đảm bảo tính toàn diện. Phân tích dữ liệu sử dụng kỹ thuật phân tích nội dung, so sánh số liệu thực tế với tiêu chuẩn lý thuyết, đồng thời đánh giá các rủi ro và hiệu quả kiểm soát qua các chỉ số định lượng như tỷ lệ tăng trưởng chi phí, tỷ lệ nợ phải trả đúng hạn.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2023 đến tháng 6/2024, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích thực trạng, đánh giá rủi ro và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tích cực nhưng còn hạn chế: Công ty xây dựng được môi trường kiểm soát với cam kết về đạo đức và liêm chính từ ban lãnh đạo, tuy nhiên còn thiếu quy định rõ ràng và bộ phận chuyên trách. Việc kiêm nhiệm giữa kế toán mua hàng và thủ kho vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tạo ra rủi ro gian lận.

  2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Công ty chưa có quy trình đánh giá rủi ro chuẩn hóa, chủ yếu dựa trên phương pháp định tính và kinh nghiệm cá nhân. Rủi ro mua hàng nội địa như mua hàng không đúng nhu cầu, đội giá, lựa chọn nhà cung cấp không uy tín chiếm tỷ lệ cao. Rủi ro mua hàng nhập khẩu gồm khai báo sai tờ khai hải quan và chậm trễ thông quan.

  3. Hoạt động kiểm soát tập trung nhưng chưa bao quát: Quy trình mua hàng và thanh toán được thực hiện theo hướng dẫn nội bộ, tuy nhiên thủ tục kiểm soát còn đơn giản, thiếu chặt chẽ. Việc kiểm tra, phê duyệt chưa đầy đủ, đặc biệt trong khâu nhận hàng và theo dõi công nợ.

  4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Hệ thống thông tin kế toán được bảo mật nhưng chưa kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban. Quản lý thông tin phi kế toán còn hạn chế, truyền thông nội bộ chưa được chú trọng, ảnh hưởng đến việc phối hợp và tuân thủ quy trình.

  5. Giám sát chưa có quy trình chuẩn: Công ty thực hiện giám sát định kỳ nhưng chưa xây dựng quy trình giám sát chuẩn hóa, dẫn đến việc phát hiện và xử lý sai phạm chưa kịp thời.

Thảo luận kết quả

Các số liệu cho thấy giá trị mua hàng tăng gấp 3 lần trong 6 tháng đầu năm 2024 so với cùng kỳ năm trước, tạo áp lực lớn lên hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát tích cực với sự quan tâm của ban giám đốc và kế toán trưởng là điểm mạnh giúp duy trì tính chính trực trong hoạt động. Tuy nhiên, việc kiêm nhiệm chức năng và thiếu bộ phận chuyên trách làm giảm hiệu quả kiểm soát, tương tự với kết quả nghiên cứu tại một số doanh nghiệp thương mại trong nước.

Đánh giá rủi ro chủ yếu dựa trên kinh nghiệm cá nhân và chưa có hệ thống chuẩn hóa, điều này làm giảm khả năng nhận diện rủi ro trọng yếu và ưu tiên xử lý. So sánh với các nghiên cứu khác, việc áp dụng công nghệ thông tin và xây dựng quy trình đánh giá rủi ro bài bản là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả kiểm soát.

Hoạt động kiểm soát tập trung vào các bước chính nhưng thiếu sự bao quát toàn diện, đặc biệt trong khâu nhận hàng và theo dõi công nợ, tạo ra các lỗ hổng tiềm ẩn gian lận và sai sót. Hệ thống thông tin chưa kết nối chặt chẽ làm giảm khả năng phối hợp giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến tính kịp thời và chính xác của thông tin phục vụ quản lý.

Giám sát chưa chuẩn hóa khiến việc phát hiện sai phạm và điều chỉnh kịp thời còn hạn chế, điều này cần được cải thiện để đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả và liên tục.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng giá trị mua hàng, bảng phân tích rủi ro theo từng hoạt động và sơ đồ quy trình kiểm soát nội bộ hiện tại để minh họa các điểm mạnh và hạn chế.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện quy trình tiếp nhận đề nghị mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp: Xây dựng quy trình mua hàng mới rõ ràng, phân công nhân sự chuyên trách, loại bỏ kiêm nhiệm giữa kế toán mua hàng và thủ kho để giảm thiểu rủi ro gian lận. Thời gian thực hiện dự kiến 6 tháng, do phòng mua hàng phối hợp phòng nhân sự thực hiện.

  2. Nâng cao chất lượng nghiệp vụ nhận hàng và thông quan: Tổ chức đào tạo chuyên sâu cho nhân viên logistics về nghiệp vụ hải quan và quản lý kho, tăng cường giám sát, đánh giá hiệu quả công việc định kỳ. Thời gian triển khai 3 tháng, do phòng logistics và phòng đào tạo phối hợp thực hiện.

  3. Hoàn thiện hoạt động vận chuyển và bảo quản hàng hóa: Xây dựng quy trình kiểm soát tuân thủ vận chuyển, bảo quản hàng hóa, áp dụng công nghệ theo dõi và cảnh báo kịp thời. Thời gian thực hiện 4 tháng, do phòng vận hành và phòng mua hàng phối hợp.

  4. Xây dựng quy trình theo dõi công nợ và thanh toán chặt chẽ: Thiết lập quy trình kiểm soát chứng từ thanh toán, đối chiếu công nợ định kỳ, hạn chế thanh toán tiền mặt, tăng cường kiểm tra chéo giữa các phòng ban. Thời gian thực hiện 5 tháng, do phòng kế toán và phòng tài chính phối hợp.

  5. Thiết lập hệ thống giám sát chuẩn hóa: Xây dựng quy trình giám sát định kỳ và đột xuất, báo cáo kịp thời các khiếm khuyết kiểm soát nội bộ cho ban giám đốc để xử lý. Thời gian thực hiện 3 tháng, do phòng kiểm soát nội bộ và ban giám đốc phối hợp.

Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp trên sẽ giúp Công ty TNHH MNC Technology nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro, tăng cường tính minh bạch và phát triển bền vững.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro.

  2. Phòng kế toán và tài chính: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về quy trình kiểm soát nội bộ, giúp cải thiện công tác ghi nhận, theo dõi công nợ và thanh toán, đảm bảo tính chính xác và kịp thời của báo cáo tài chính.

  3. Phòng mua hàng và logistics: Hỗ trợ xây dựng quy trình mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp và quản lý vận chuyển, bảo quản hàng hóa hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thất thoát và sai sót.

  4. Chuyên gia kiểm toán và tư vấn quản trị: Là tài liệu tham khảo để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến phù hợp với đặc thù hoạt động.

Các nhóm đối tượng này có thể áp dụng kết quả nghiên cứu để nâng cao năng lực quản lý, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả hoạt động trong thực tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán là gì?
    Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán là hệ thống các quy trình, chính sách và biện pháp được thiết lập nhằm đảm bảo các hoạt động mua hàng và thanh toán diễn ra chính xác, hiệu quả, tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro gian lận hoặc sai sót.

  2. Tại sao kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán lại quan trọng?
    Chu trình này chiếm phần lớn chi phí doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và dòng tiền. Kiểm soát tốt giúp giảm thất thoát, đảm bảo mua đúng hàng, thanh toán đúng hạn, nâng cao uy tín và hiệu quả kinh doanh.

  3. Những rủi ro phổ biến trong chu trình mua hàng và thanh toán là gì?
    Rủi ro gồm mua hàng không đúng nhu cầu, đội giá, lựa chọn nhà cung cấp không uy tín, sai sót trong ghi nhận công nợ, thanh toán trùng lặp hoặc sai đối tượng, khai báo sai hải quan với hàng nhập khẩu.

  4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua việc tuân thủ quy trình, giảm thiểu sai sót và gian lận, tính chính xác của báo cáo tài chính, khả năng nhận diện và xử lý rủi ro kịp thời, cũng như sự hài lòng của các bên liên quan.

  5. Các giải pháp nâng cao kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán gồm những gì?
    Bao gồm hoàn thiện quy trình mua hàng, phân công nhân sự chuyên trách, đào tạo nghiệp vụ, áp dụng công nghệ thông tin, xây dựng quy trình giám sát chuẩn hóa và tăng cường truyền thông nội bộ.

Kết luận

  • Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH MNC Technology hiện có môi trường kiểm soát tích cực nhưng còn nhiều hạn chế về quy trình và nhân sự.
  • Rủi ro trong chu trình chủ yếu liên quan đến lựa chọn nhà cung cấp, sai sót ghi nhận và thanh toán, đặc biệt trong hoạt động nhập khẩu.
  • Hoạt động kiểm soát và giám sát chưa toàn diện, thông tin truyền thông nội bộ chưa hiệu quả, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình, nâng cao năng lực nhân sự, áp dụng công nghệ và xây dựng hệ thống giám sát chuẩn hóa.
  • Tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các công cụ quản trị rủi ro hiện đại để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong tương lai.

Next steps: Triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 6-12 tháng, đồng thời xây dựng kế hoạch đào tạo và đánh giá định kỳ. Mời các nhà quản lý và chuyên gia tham khảo để áp dụng phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

Call to action: Hãy bắt đầu cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ ngay hôm nay để bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bạn!