Chương 1, Thông tư SVTH: Tôn Nữ Nhật Thư 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: THS. Nguyễn Quốc Tú số 16/2011/TT-NHNN ban hành 17/8/2011 của NHNN quy định về KSNB, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) Từ những khái niệm trên, có thể thấy được HTKSNB không chỉ là một thủ tục, hay một chính sách được thực hiện ở vài thời điểm nhất định mà là một quá trình được thiết lập chặt chẽ và vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong tổ chức. HĐQT và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập và vận hành phù hợp nhằm hỗ trợ cho HTKSNB hiệu quả đồng thời giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục nhằm đảm bảo thoả mãn các mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, tuân thủ các chính sách và luật lệ hiện hành. Tuy nhiên, HTKSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối.
Vai trò và mục tiêu của HTKSNB 1. Vai trò của HTKSNB - Ngăn ngừa sai phạm trong quy trình xử lý nghiệp vụ. - Phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai phạm trong xử lý nghiệp vụ giúp cho DN tránh khỏi thất thoát tài sản. - Giúp DN thực hiện các chính sách kinh doanh.
- Đảm bảo an toàn cho tài sản của DN. Mục tiêu của HTKSNB HTKSNB vận hành theo 3 nhóm mục tiêu: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.
Các mục tiêu có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng lắp, việc phân loại các mục tiêu nhằm giúp đơn vị kiểm soát các phương diện khác nhau, không bỏ sót một phương diện nào. Những mục tiêu của HTKSNB rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. SVTH: Tôn Nữ Nhật Thư 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: THS. Bộ phận cấu thành HTKSNB Theo báo cáo COSO (2013), HTKSNB bao gồm 5 bộ phận và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo mô hình sau: Giám sát Thông tin và truyền thông Hoạt động kiểm soát Đánh giá rủi ro Môi trường kiểm soát Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ bộ phận cấu thành HTKSNB 1.
Môi trường kiểm soát MTKS là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc lầm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành KSNB trong một đơn vị. MTKS chịu ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong và bên ngoài như lịch sử phát triển, lĩnh vực hoạt động, môi trường pháp lý và môi trường kinh doanh của đơn vị. MTKS tạo ra khuôn khổ hỗ trợ đánh giá các rủi ro đe doạ việc đạt được các mục tiêu, hỗ trợ thực hiện các hoạt động kiểm soát, hỗ trợ sử dụng thông tin và truyền thông, cũng như hỗ trợ tiến hành các hoạt động giám sát. (Giáo trình KSNB, Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh) Một MTKS hữu hiệu cần đáp ứng 5 nguyên tắc: - Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức.
Tính trung thực và các giá trị đạo đức được phản ánh thông qua sứ mạng và các giá trị cốt lõi; các chuẩn mực hay các quy tắc ứng xử; các chính sách ban hành và thực tiễn áp dụng; các nguyên tắc điều hành; các hướng dẫn; thái độ và cách thức xử lý đối với các sai phạm; cũng như các hành động hàng ngày của các nhà lãnh đạo ở các cấp trong đơn vị. Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị và các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện SVTH: Tôn Nữ Nhật Thư 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: THS. Nguyễn Quốc Tú bởi NQL hoặc bởi một bộ phận độc lập, các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm qua các kênh chính thức và không chính thức.
Các vi phạm đối với các quy tắc ứng xử cần được chỉ ra kịp thời tuỳ vào mức độ nghiêm trọng của việc vi phạm để đưa ra biện pháp xử lý. - Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với NQL và đảm nhận chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành HTKSNB. NQL là người sẽ chịu trách nhiệm về việc triển khai các chiến lược, thực thi các mục tiêu, và đảm bảo tính hữu hiệu của HTKSNB của đơn vị. HĐQT có trách nhiệm GS và chất vấn NQL về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành HTKSNB hữu hiệu tại đơn vị.
HĐQT phải độc lập với NQL và các thành viên của HĐQT cần phải có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng GS, đồng thời phải là người trung thực và tôn trọng các giá trị đạo đức, có khả năng lãnh đạo, có tư duy phê phán và có kỹ năng giải quyết vấn đề. Chuyên môn và tính độc lập của HĐQT cần được đánh giá định kỳ nhằm đảm bảo sự phù hợp với các nhu cầu mới của đơn vị. Các thành viên của HĐQT nên tham gia đào tạo để đảm bảo có các kỹ năng và kiến thức cập nhật, phù hợp. - Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, NQL xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp với mục tiêu đã xác lập.
NQL và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. Về phân định trách nhiệm và quyền hạn, NQL sẽ được HĐQT uỷ quyền để thực hiện việc phân định. Quyền hạn và trách nhiệm được giao phó dựa trên năng lực của người chịu trách nhiệm. HĐQT hoặc các NQL cần xác định quyền hạn hoặc đưa ra các giới hạn về quyền lực cho từng cá nhân hoặc nhóm người được uỷ quyền trong việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nguồn nhân lực có chất lượng thông qua việc thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. SVTH: Tôn Nữ Nhật Thư 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: THS. Nguyễn Quốc Tú Để thực hiện được nguyên tắc này, chính sách tuyển dụng là yếu tố hàng đầu cần chú ý. Chính sách và thực tế phải phản ánh các mong đợi và yêu cầu của nhà đầu tư, cơ quan nhà nước và các bên có liên quan khác, là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho tất cả các nhân viên trong đơn vị.
NQL cấp cao và HĐQT cần xây dựng kế hoạch dự phòng về các vị trí chủ chốt trong HTKSNB, cần quy hoạch người kế nhiệm đối với các chức vụ chủ chốt. Các ứng viên cần được đào tạo và huấn luyện để đảm đương vai trò được nhắm đến. - Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. Trách nhiệm giải trình đề cập đến việc một cá nhân khi được giao trách nhiệm về KSNB thì phải giải trình và chịu trách nhiệm thực thi KSNB tại đơn vị hay bộ phận của mình.
Trách nhiệm giải trình bị chi phối bởi quan điểm của người lãnh đạo cao nhất trong đơn vị cũng như cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, năng lực của đội ngũ nhân viên, cơ cấu tổ chức. Ngoài ra, việc thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá cần có các biện pháp khuyến khích tạo động lực cho các NQL và nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. Đồng thời việc xử phạt và kỷ luật nên được thực thi đối với các nhân viên không tuân thủ đúng các quy định của đơn vị. Đánh giá rủi ro ĐGRR là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó quản trị được rủi ro.
Điều kiện tiên quyết để ĐGRR là thiết lập mục tiêu, mục tiêu được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Trên thực tế, không có cách nào để triệt tiêu rủi ro; một khi quyết định được đưa ra là có rủi ro xuất hiện. NQL phải quyết định một cách thận trọng mức độ chấp nhận rủi ro, cố gắng duy trì rủi ro trong mức độ này, và hiểu được ngưỡng chịu đựng tối đa cho từng loại rủi ro. Thiết lập ngưỡng chịu đựng tối đa cũng là điều kiện tiên quyết của ĐGRR.
(Giáo trình KSNB, Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh) ĐGRR cần tuân thủ 4 nguyên tắc: SVTH: Tôn Nữ Nhật Thư 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: THS. Nguyễn Quốc Tú - Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và ĐGRR liên quan đến việc đạt được mục tiêu. Thông thường có 3 nhóm mục tiêu là hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Xác định mục tiêu cần phù hợp và hỗ trợ cho việc thực hiện chiến lược của đơn vị.
Mục tiêu hoạt động được xác định rõ ràng sẽ tạo điều kiện phân bổ các nguồn lực chủ yếu của đơn vị dễ dàng hơn, tập trung vào những nơi cần thiết để đạt được mục tiêu. Mục tiêu báo cáo nhấn mạnh đến việc lập các báo cáo có chất lượng, đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch. Đồng thời cần sử dụng các chiến lược, biện pháp riêng phù hợp với luật lệ và quy định để đảm bảo mục tiêu tuân thủ. - Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe doạ mục tiêu và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này.
Nhận dạng rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và thường nằm trong quy trình lập kế hoạch của một đơn vị, nhận dạng rủi ro là để xác định những rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng đến mục tiêu đạt được của đơn vị. Sau khi nhận dạng rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và mức độ hoạt động, cần tiến hành phân tích rủi ro.