Khóa luận: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Tôn Bảo Khánh

Nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền. Tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, phòng ngừa rủi ro và tăng cường minh bạch tài chính doanh nghiệp.

• Tác giả: Hoàng Thị Kiều My
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Ngọc Thủy
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế Huế
• Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán
• Đề tài: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Huế

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG, BIỂU
• DANH MỤC SƠ ĐỒ
• DANH MỤC HÌNH ẢNH
• DANH MỤC KÝ HIỆU
• PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
• Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu
• Mục tiêu nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu
• Phạm vi nghiên cứu
• Phương pháp nghiên cứu
• Kết cấu đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.1. Định nghĩa
• 1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.3. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
• 1.1.4. Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
• 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
• 1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
• 1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát
• 1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
• 1.2. Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
• 1.3. Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền
• 1.3.1. Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng – thu tiền
• 1.3.2. Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
• 1.4. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp
• 1.4.1. Những thủ tục kiểm soát chung
• 1.4.2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng giai đoạn
• 1.4.3. Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH
• 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
• 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
• 2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
• 2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ
• 2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý
• 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán
• 2.1.6. Các chính sách kế toán áp dụng
• 2.1.7. Nguồn lực kinh doanh
• 2.2. Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
• 2.2.1. Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
• 2.2.2. Ví dụ về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
• 2.2.3. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
• 2.2.3.1. Môi trường kiểm soát
• 2.2.3.2. Đánh giá rủi ro
• 2.2.3.3. Hoạt động kiểm soát
• 2.2.3.4. Thông tin và truyền thông
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH
• 3.1. Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
• 3.1.2. Nhược điểm
• 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
• PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Tóm tắt

I. Tổng quan hệ thống KSNB chu trình bán hàng tại Tôn Bảo Khánh

Trong bối cảnh kinh tế thị trường cạnh tranh, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đặc biệt, kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu đóng vai trò then chốt, trực tiếp ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận. Một hệ thống KSNB yếu kém trong chu trình bán hàng – thu tiền không chỉ gây thất thoát tài sản mà còn làm suy giảm uy tín, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh. Tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, một doanh nghiệp với 13 cơ sở kinh doanh, chu trình này diễn ra liên tục, đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ một cách chặt chẽ. Nghiên cứu thực trạng tại Tôn Bảo Khánh cho thấy tầm quan trọng của việc áp dụng các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro và gian lận trong chu trình bán hàng. Việc phân tích hệ thống hiện tại, đối chiếu với các chuẩn mực như khung COSO 2013, là cơ sở để đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ. Bài viết này sẽ đi sâu vào thực trạng, phân tích các điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra những kiến nghị thực tiễn, góp phần xây dựng một hệ thống quản trị vững mạnh cho công ty.

1.1. Tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu

Chu trình bán hàng và thu tiền là huyết mạch của mọi doanh nghiệp thương mại. Hoạt động này không chỉ tạo ra doanh thu mà còn liên quan đến các tài sản quan trọng như tiền, hàng tồn kho và các khoản phải thu. Vì vậy, kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu có ý nghĩa sống còn. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả giúp đảm bảo các mục tiêu: hoạt động bán hàng hiệu quả (bán đúng giá, đúng khách hàng), thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy (ghi nhận doanh thu và công nợ chính xác), và tuân thủ các quy định pháp luật. Nếu không có các thủ tục kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro như bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán, thất thoát hàng hóa, hoặc nhân viên chiếm dụng tiền hàng. Theo báo cáo COSO, việc thiết lập một hệ thống KSNB hữu hiệu giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu kinh doanh, đồng thời ngăn chặn các sai sót và gian lận.

1.2. Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh

Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, thành lập từ năm 2017, đã phát triển từ một đơn vị nhỏ thành một doanh nghiệp lớn mạnh với 1 trụ sở chính và 13 cơ sở kinh doanh tại Thừa Thiên Huế. Lĩnh vực hoạt động chính là kinh doanh thương mại đa dạng sản phẩm, bao gồm sắt thép, vật liệu xây dựng, gạch men và nội thất. Với quy mô hoạt động rộng lớn, quy trình bán hàng và thu tiền của công ty diễn ra thường xuyên và phức tạp, đòi hỏi một hệ thống quản lý chặt chẽ. Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2017. Tuy nhiên, theo khảo sát từ khóa luận của Hoàng Thị Kiều My, hệ thống KSNB của công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế, đặc biệt trong việc phân chia trách nhiệm và kiểm tra, giám sát, tạo ra nguy cơ tiềm ẩn về rủi ro và gian lận.

II. Rủi ro và thách thức trong KSNB chu trình bán hàng thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro do liên quan trực tiếp đến các tài sản có tính thanh khoản cao như tiền và hàng hóa. Thách thức lớn nhất đối với Công ty Tôn Bảo Khánh là việc quản lý một chu trình phức tạp trải dài trên nhiều cơ sở kinh doanh. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát một cách toàn diện là bước đầu tiên để xác định các lỗ hổng. Các rủi ro có thể đến từ cả bên trong lẫn bên ngoài, từ sai sót không cố ý đến các hành vi gian lận trong chu trình bán hàng có chủ đích. Các sai phạm phổ biến bao gồm bán hàng không lập hóa đơn, lập hóa đơn sai giá, bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn, hoặc nhân viên chiếm dụng tiền thu được. Khóa luận gốc chỉ ra rằng, nếu không có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa bộ phận bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ, nguy cơ xảy ra các hành vi gian lận như thủ thuật "gối đầu" (lapping) là rất cao. Do đó, việc nhận diện và phân tích các thách thức này là cơ sở quan trọng để xây dựng các thủ tục kiểm soát phòng ngừa và phát hiện hiệu quả.

2.1. Nhận diện các gian lận trong chu trình bán hàng tiềm ẩn

Các hành vi gian lận trong chu trình bán hàng có thể xảy ra ở nhiều giai đoạn. Giai đoạn xét duyệt bán hàng, nhân viên có thể thông đồng với khách hàng để bán với giá thấp hơn quy định hoặc cấp hạn mức tín dụng vượt ngưỡng cho phép để hưởng lợi cá nhân. Giai đoạn thu tiền, nhân viên có thể chiếm đoạt tiền mặt thu từ khách hàng và không ghi nhận nghiệp vụ vào sổ sách. Một thủ thuật tinh vi hơn là "lapping", tức là dùng tiền của khách hàng B trả cho khoản nợ của khách hàng A, và quy trình này cứ lặp lại. Ngoài ra, việc xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi không đúng quy định cũng là một hình thức biển thủ tài sản. Việc thiếu các thủ tục kiểm soát đối chiếu độc lập và phân chia trách nhiệm rõ ràng tạo cơ hội cho những hành vi này xảy ra mà không bị phát hiện kịp thời.

2.2. Phân tích điểm yếu trong quy trình bán hàng và thu tiền

Qua phân tích thực trạng tại Công ty Tôn Bảo Khánh, một số điểm yếu trong quy trình bán hàng và thu tiền đã được chỉ ra. Thứ nhất, việc phân chia trách nhiệm chưa thực sự rõ ràng. Nhân viên bán hàng có thể kiêm nhiệm một số công đoạn không phù hợp, tạo ra kẽ hở cho gian lận. Thứ hai, chính sách bán hàng và chính sách bán chịu chưa được văn bản hóa một cách chi tiết và phổ biến rộng rãi, dẫn đến việc xét duyệt đôi khi còn cảm tính. Thứ ba, hoạt động đối chiếu công nợ với khách hàng chưa được thực hiện thường xuyên và độc lập, làm tăng rủi ro sai sót hoặc chiếm dụng trong quản lý công nợ phải thu. Cuối cùng, vai trò giám sát của cấp quản lý và hoạt động kiểm toán nội bộ chưa được phát huy đầy đủ để đánh giá định kỳ tính hiệu quả của hệ thống, dẫn đến việc các yếu kém chậm được khắc phục.

III. Phân tích thực trạng KSNB chu trình bán hàng tại Tôn Bảo Khánh

Nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh cung cấp một cái nhìn chi tiết về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng đang vận hành. Dựa trên khóa luận của Hoàng Thị Kiều My, quy trình của công ty bao gồm các bước: tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, xuất kho giao hàng, lập hóa đơn và theo dõi công nợ, cuối cùng là thu tiền. Về mặt tích cực, công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin với phần mềm MISA, giúp tự động hóa một phần quy trình ghi sổ, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Tuy nhiên, khi phân tích sâu hơn theo các thành phần của khung COSO 2013, hệ thống bộc lộ nhiều hạn chế. Môi trường kiểm soát chưa thực sự mạnh, thể hiện qua việc thiếu các văn bản chính sách rõ ràng. Hoạt động đánh giá rủi ro kiểm soát chưa được thực hiện một cách có hệ thống. Các thủ tục kiểm soát chính yếu như phân chia trách nhiệm và kiểm tra độc lập vẫn còn lỏng lẻo. Việc hiểu rõ thực trạng này là điều kiện tiên quyết để đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ một cách phù hợp và hiệu quả.

3.1. Mô tả chi tiết quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty

Tại Tôn Bảo Khánh, quy trình bán hàng và thu tiền bắt đầu khi bộ phận bán hàng nhận Đơn đặt hàng từ khách. Sau đó, đơn hàng được chuyển để xét duyệt, đặc biệt với các trường hợp bán chịu. Khi được duyệt, lệnh xuất kho được tạo và bộ phận kho tiến hành xuất hàng, giao cho khách kèm theo phiếu xuất kho và biên bản bàn giao. Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ này để lập hóa đơn GTGT. Cuối cùng, kế toán công nợ theo dõi khoản phải thu và thực hiện thu tiền khi đến hạn. Toàn bộ quy trình được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán MISA, giúp các chứng từ như Phiếu xuất kho, Hóa đơn được tạo và lưu trữ trên hệ thống. Mặc dù quy trình có các bước rõ ràng, sự liên kết và kiểm soát chéo giữa các bộ phận vẫn là một điểm cần cải thiện.

3.2. Đánh giá môi trường kiểm soát và các hoạt động kiểm soát

Môi trường kiểm soát tại Tôn Bảo Khánh có những ưu điểm như ban lãnh đạo quan tâm đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, tính trung thực và các giá trị đạo đức chưa được thể chế hóa thành các quy tắc ứng xử cụ thể. Cơ cấu tổ chức đã được xây dựng nhưng việc phân định quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình bán hàng còn chồng chéo. Về hoạt động kiểm soát, công ty đã có một số thủ tục kiểm soát như phê duyệt đơn hàng, đối chiếu chứng từ trước khi xuất hóa đơn. Tuy nhiên, các hoạt động kiểm soát quan trọng khác như kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân chia trách nhiệm bất kiêm nhiệm (ví dụ, tách bạch giữa bán hàng và thu tiền, giữa theo dõi công nợ và xóa sổ nợ) chưa được thực hiện triệt để. Đây là những lỗ hổng làm giảm hiệu quả của toàn bộ hệ thống.

IV. Cách hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ theo khung COSO

Để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, việc áp dụng một khung lý thuyết chuẩn mực là rất cần thiết. Khung COSO 2013 cung cấp một phương pháp tiếp cận toàn diện, bao gồm 5 thành phần và 17 nguyên tắc, giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống KSNB vững mạnh. Đối với Công ty Tôn Bảo Khánh, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nên bắt đầu từ việc củng cố Môi trường kiểm soát – nền tảng của cả hệ thống. Ban lãnh đạo cần thể hiện cam kết mạnh mẽ về tính chính trực và các giá trị đạo đức thông qua việc ban hành các chính sách, quy định rõ ràng. Tiếp theo, cần thiết lập một quy trình đánh giá rủi ro kiểm soát định kỳ để nhận diện và phân tích các nguy cơ trong chu trình bán hàng. Dựa trên kết quả đánh giá, công ty sẽ xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp, tập trung vào việc phân chia trách nhiệm, xét duyệt và kiểm tra độc lập. Cuối cùng, cần cải thiện hệ thống thông tin, truyền thông và tăng cường hoạt động giám sát để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả và liên tục được cải tiến.

4.1. Áp dụng khung COSO 2013 để nâng cao hiệu quả kiểm soát

Việc áp dụng khung COSO 2013 vào thực tiễn tại Tôn Bảo Khánh cần được thực hiện một cách có hệ thống. Đầu tiên, cần rà soát lại cơ cấu tổ chức, đảm bảo sự độc lập của HĐQT và phân định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm cho từng vị trí. Thứ hai, xây dựng quy trình nhận dạng và đánh giá rủi ro kiểm soát liên quan đến mục tiêu doanh thu, công nợ, đặc biệt là rủi ro gian lận. Thứ ba, thiết kế và triển khai các hoạt động kiểm soát cụ thể, ví dụ: quy định bắt buộc phải có phê duyệt của cấp quản lý độc lập cho các đơn hàng bán chịu vượt hạn mức, hoặc thực hiện đối chiếu đột xuất giữa sổ sách kế toán và tồn kho thực tế. Việc áp dụng các nguyên tắc của COSO sẽ giúp công ty xây dựng một hệ thống phòng thủ nhiều lớp, giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả.

4.2. Xây dựng các thủ tục kiểm soát để quản lý công nợ phải thu

Việc quản lý công nợ phải thu hiệu quả là một mục tiêu quan trọng của kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu. Để làm được điều này, Tôn Bảo Khánh cần xây dựng các thủ tục kiểm soát chặt chẽ. Cần có một chính sách bán hàng và tín dụng rõ ràng, quy định cụ thể về tiêu chuẩn khách hàng được bán chịu, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán. Bộ phận xét duyệt tín dụng phải độc lập với bộ phận bán hàng. Kế toán công nợ phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và thường xuyên gửi thư đối chiếu công nợ. Bất kỳ khoản xóa sổ nợ nào cũng phải được phê duyệt bởi cấp quản lý có thẩm quyền và độc lập với kế toán công nợ. Những thủ tục này giúp giảm thiểu rủi ro nợ xấu và ngăn chặn hành vi chiếm dụng tiền của khách hàng.

V. Giải pháp thực tiễn nâng cao hiệu quả KSNB tại Tôn Bảo Khánh

Từ việc phân tích thực trạng và đối chiếu với cơ sở lý luận, việc đề xuất các giải pháp thực tiễn là bước cuối cùng và quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại Công ty Tôn Bảo Khánh. Các giải pháp cần tập trung vào việc khắc phục những điểm yếu đã được nhận diện trong quy trình bán hàng và thu tiền. Trọng tâm là việc thiết lập một cơ chế phân chia trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các chức năng nhạy cảm. Bên cạnh đó, việc chuẩn hóa các quy trình thông qua văn bản hóa chính sách bán hàng, chính sách tín dụng sẽ giúp hoạt động kiểm soát được nhất quán và minh bạch. Tăng cường các hoạt động kiểm tra, giám sát độc lập, cả thường xuyên và định kỳ, sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai sót. Việc đầu tư vào đào tạo nhân sự để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của KSNB cũng là một yếu tố không thể thiếu. Những giải pháp này khi được áp dụng đồng bộ sẽ tạo ra một hệ thống KSNB vững chắc, hỗ trợ đắc lực cho việc đạt được các mục tiêu kinh doanh của công ty.

5.1. Tối ưu hóa việc phân chia trách nhiệm và xét duyệt bán chịu

Một trong những giải pháp cấp bách là phải phân chia lại trách nhiệm giữa các bộ phận. Cần tách biệt rõ ràng chức năng bán hàng ra khỏi chức năng phê duyệt tín dụng, chức năng thu tiền và chức năng ghi sổ kế toán. Bộ phận bán hàng chỉ chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận đơn hàng. Việc xét duyệt bán chịu phải do một bộ phận độc lập (hoặc một cá nhân được ủy quyền) thực hiện dựa trên các tiêu chí đã được ban hành. Thủ quỹ là người duy nhất chịu trách nhiệm thu và quản lý tiền, tách biệt hoàn toàn với kế toán công nợ. Việc phân chia này tạo ra một cơ chế kiểm soát chéo, khiến cho một cá nhân khó có thể thực hiện và che giấu hành vi gian lận trong chu trình bán hàng.

5.2. Cải thiện quy trình lập hóa đơn và đối chiếu công nợ

Để đảm bảo doanh thu được ghi nhận đầy đủ và chính xác, quy trình lập hóa đơn cần được kiểm soát chặt chẽ. Tất cả hóa đơn phải được lập dựa trên các chứng từ gốc hợp lệ như đơn đặt hàng đã được duyệt và phiếu giao hàng có chữ ký của khách hàng. Cần thực hiện việc đánh số thứ tự liên tục cho hóa đơn để kiểm soát. Quan trọng hơn, công ty cần xây dựng quy trình đối chiếu công nợ định kỳ (hàng tháng hoặc hàng quý). Một nhân viên độc lập với kế toán công nợ và bộ phận bán hàng nên chịu trách nhiệm gửi thư xác nhận công nợ trực tiếp đến khách hàng và xử lý các chênh lệch (nếu có). Hoạt động này không chỉ giúp thu hồi nợ nhanh hơn mà còn là một thủ tục kiểm soát phát hiện gian lận hiệu quả trong việc quản lý công nợ phải thu.

VI. Hướng đi tương lai cho hệ thống KSNB chu trình doanh thu

Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ không phải là một công việc chỉ thực hiện một lần mà là một quá trình cải tiến liên tục. Sau khi áp dụng các giải pháp khắc phục điểm yếu trước mắt, hướng đi tương lai cho hệ thống KSNB chu trình doanh thu tại Tôn Bảo Khánh là xây dựng một cơ chế giám sát bền vững. Điều này bao gồm việc thành lập hoặc tăng cường chức năng kiểm toán nội bộ. Bộ phận này sẽ đóng vai trò giám sát độc lập, thường xuyên đánh giá tính tuân thủ và hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập. Đồng thời, công ty cần liên tục cập nhật hệ thống KSNB để thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh, công nghệ và quy mô hoạt động. Việc xem xét kiểm toán chu trình bán hàng như một phần của báo cáo thực tập kiểm toán hay các luận văn kế toán quản trị cũng là một cách để có được góc nhìn khách quan từ bên ngoài. Tóm lại, một hệ thống KSNB năng động và linh hoạt sẽ là chìa khóa giúp Tôn Bảo Khánh quản trị rủi ro và phát triển bền vững trong tương lai.

6.1. Tóm tắt kết quả nghiên cứu và các kiến nghị chính yếu

Nghiên cứu đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu theo khung COSO 2013 và phân tích thực trạng tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Kết quả cho thấy hệ thống KSNB của công ty còn tồn tại các hạn chế về môi trường kiểm soát, phân chia trách nhiệm và hoạt động giám sát. Các kiến nghị chính yếu bao gồm: (1) Ban hành và phổ biến các chính sách, quy định bằng văn bản; (2) Tái cấu trúc, phân chia lại trách nhiệm để đảm bảo tính độc lập và kiểm soát chéo; (3) Tăng cường các thủ tục kiểm soát trong việc xét duyệt bán chịu, lập hóa đơn và quản lý công nợ; (4) Thực hiện đối chiếu công nợ và kiểm kê định kỳ, độc lập. Việc thực hiện các kiến nghị này sẽ giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ một cách đáng kể.

6.2. Triển vọng phát triển kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp

Với quy mô ngày càng mở rộng, việc xây dựng một bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách là một bước phát triển tất yếu và cần thiết cho Tôn Bảo Khánh. Kiểm toán nội bộ sẽ thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với quy trình bán hàng và thu tiền, cung cấp những đánh giá khách quan về sự hữu hiệu của hệ thống KSNB cho ban giám đốc. Họ không chỉ phát hiện các sai sót, yếu kém mà còn tư vấn các giải pháp cải tiến. Vai trò của kiểm toán nội bộ là đảm bảo rằng các rủi ro được quản lý một cách hiệu quả và các mục tiêu của tổ chức được đáp ứng. Đây là một khoản đầu tư chiến lược vào hệ thống quản trị, góp phần tạo dựng niềm tin với các bên liên quan và đảm bảo sự phát triển bền vững lâu dài.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Định nghĩa KSNB đóng vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Và trên thế giới cũng đã diễn ra rất nhiều tranh luận và hình thành nên rất nhiều định nghĩa về KSNB. Sau đây là một vài định nghĩa đáng chú ý: Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc tế (IFAC –The International Federation of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận rong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.

SVTH: Hoàng Thị Kiều My 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, là Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa trên, Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới, bao gồm: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và cả báo cáo phi tài chính cho bên ngoài và bên trong: Nhóm mục tiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. + Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hiện nay, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường phát triển liên tục, vì vậy rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt cũng không ngừng thay đổi.

Kiểm soát nội bộ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu như không có hệ thống kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, yếu kém sẽ dễ dẫn đến các gian lận và rủi ro làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu kém trong hệ thống KSNB sẽ gây ra những tổn thất to lớn đối với doanh nghiệp và gây cản trở đối với việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp Ban giám đốc đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và đồng thời cũng ngăn chặn các rủi ro, sai sót và gian lận.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo báo cáo của COSO 2013, hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối cùng là giám sát.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị.

Theo Báo cáo COSO 1992, các nhân tố cấu thành môi trường kiểm soát bao gồm: + Tính trung thực và các giá trị đạo đức, Cam kết về năng lực, Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán, Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, Cơ cấu tổ chức, Phân định quyền hạn và trách nhiệm, Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế. Còn theo Báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Để thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: Hội đồng quản trị và các nhà quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị, xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành. Tính trung thực và các giá trị đạo đức được phản ánh thông qua sứ mạng và các giá trị cốt lõi, các chuẩn mực hay quy tắc ứng xử, các chính sách ban hành và thực tiễn áp dụng; SVTH: Hoàng Thị Kiều My 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy các nguyên tắc điều hành; các hướng dẫn, chi thị; thái độ và cách thức xử lý đối với các sai phạm cũng như các hành động hàng ngày của các nhà lãnh đạo ở các cấp trong đơn vị.

+ Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vi. + Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đọa đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá sự tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập.Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm thông qua các kênh chính thức và không chính thức. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.

Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành hay các chức vụ tương đương. HĐQT có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. + Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. HĐQT cần có các thành viên độc lập ngoài các thành viên kiêm nhiệm điều hành để đánh giá khách quan cũng như có thái độ hoài nghi mang tính xây dựng.

+ Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành HTKSNB liên quan đến cả năm bộ phận của HTKSNB. SVTH: Hoàng Thị Kiều My 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện nguyên tắc này, cần chú ý các điểm quan trọng sau: + Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. + Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhím người trong việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.

+ Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để thể hiện các cam kết này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các các hướng dẫn, quy định này vào thực tế.

Nó là cơ sở để giúp đơn vị đạt được mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. + Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách và nguồn nhân lực thể hiện thông qua việc thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được mục tiêu của đơn vị.