Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Long Thọ

Luận văn tốt nghiệp kinh tế nghiên cứu tốt nghiệp kế toán kiểm toán thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần, điều tra thực trạng, phân tích số liệu, đề

• Tác giả: Ngô Thị Vui
• Người hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế Huế
• Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Long Thọ
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Huế

Mục lục chi tiết

• PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
• 1. Lý do chọn đề tài
• 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
• 3. Đối tượng nghiên cứu đề tài
• 4. Phạm vi nghiên cứu đề tài
• 5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
• 6. Cấu trúc của đề tài
• 7. Tính mới của đề tài
• PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
• 1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
• 1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.3. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.4. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
• 1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
• 1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
• 1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
• 1.2.1. Khái niệm chi phí sản xuất
• 1.2.2. Phân loại chi phí sản xuất
• 1.2.2.1. Phân loại theo nội dung kinh tế ban đầu
• 1.2.2.2. Phân loại theo công dụng kinh tế
• 1.2.2.3. Phân loại theo phương pháp quy nạp
• 1.3. Kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
• 1.3.1. Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất
• 1.3.2. Các nguyên tắc kiểm soát chi phí sản xuất
• 1.3.3. Nội dung công tác kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
• 1.3.3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• 1.3.3.1.1. Phân chia trách nhiệm
• 1.3.3.1.2. Kiểm soát vật chất
• 1.3.3.1.3. Kiểm soát quá trình ghi chép
• 1.3.3.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
• 1.3.3.2.1. Phân chia trách nhiệm
• 1.3.3.2.2. Kiểm soát vật chất
• 1.3.3.2.3. Kiểm soát quá trình ghi chép
• 1.3.3.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
• 1.3.3.3.1. Kiểm soát vật chất
• 1.3.3.3.2. Kiểm soát quá trình ghi chép
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
• 2.1. Giới thiệu về công ty cổ phần Long Thọ
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
• 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
• 2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
• 2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
• 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
• 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán của công ty
• 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
• 2.1.5.2. Chế độ và chính sách kế toán
• 2.1.6. Tình hình nguồn lực của công ty qua 3 năm 2015-2017
• 2.1.6.1. Tình hình lao động
• 2.1.6.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn
• 2.1.6.3. Tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
• 2.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty CP Long Thọ
• 2.2.1. Khái quát chung về môi trường kiểm soát tại công ty CP Long Thọ
• 2.2.2. Hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát chi phí sản xuất
• 2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ
• 2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
• 2.2.2.3. Hệ thống báo cáo trong công ty
• 2.2.3. Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty
• 2.2.3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• 2.2.3.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
• 2.2.3.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
• 2.2.4. Thông tin và truyền thông
• 3. CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
• 3.1. Đánh giá công tác kiểm soát chung tại công ty cổ phần Long Thọ
• 3.1.2. Nhược điểm
• 3.2. Đánh giá công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Long Thọ
• 3.2.2. Nhược điểm
• 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty Cổ Phần Long Thọ
• 3.3.1. Về công tác kiểm soát chung
• 3.3.2. Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất
• PHẦN III - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Toàn cảnh công tác kiểm soát chi phí sản xuất trong DN

Trong bối cảnh kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, việc kiểm soát chi phí sản xuất trở thành yếu tố sống còn quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Chi phí sản xuất không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm mà còn là thước đo hiệu quả quản lý và trình độ công nghệ. Một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là nền tảng vững chắc để thực hiện mục tiêu này. Theo báo cáo của COSO 2013, KSNB là một quá trình do ban quản lý và nhân viên chi phối, được thiết lập để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Trong đó, mục tiêu hoạt động nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, bao gồm cả việc quản lý chi phí sản xuất. Kiểm soát chi phí sản xuất được hiểu là quá trình điều khiển, giám sát và điều chỉnh các hao phí phát sinh trong quá trình tạo ra sản phẩm, nhằm đảm bảo chi phí không vượt quá định mức và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Công tác này không phải là một sự kiện đơn lẻ mà là một chuỗi các hoạt động liên tục, tích hợp chặt chẽ vào mọi khâu của quy trình sản xuất. Từ việc lập kế hoạch, dự toán chi phí đến việc tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả, mọi bước đều cần được kiểm soát chặt chẽ. Việc hiểu rõ cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí là bước đầu tiên và quan trọng nhất để xây dựng một quy trình hoàn chỉnh, giúp doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Cổ phần Long Thọ, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

1.1. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đóng vai trò xương sống cho mọi hoạt động quản trị doanh nghiệp. Chức năng chính của hệ thống này bao gồm: bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính, đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động. Đối với công tác kiểm soát chi phí sản xuất, KSNB tạo ra một môi trường kiểm soát chặt chẽ, nơi các chính sách và thủ tục được thiết lập để ngăn ngừa lãng phí, sai sót và gian lận. Năm thành phần của KSNB theo COSO 2013 – Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát – phối hợp nhịp nhàng để đạt được mục tiêu. Ví dụ, môi trường kiểm soát thiết lập "tông màu" của tổ chức về tính chính trực và giá trị đạo đức, trong khi hoạt động kiểm soát là các hành động cụ thể như phân chia trách nhiệm hay xét duyệt để giảm thiểu rủi ro.

1.2. Phân loại và cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí sản xuất

Để kiểm soát hiệu quả, trước hết cần phải hiểu rõ cấu thành của chi phí. Phân loại chi phí sản xuất là công cụ cơ bản giúp nhận diện và quản lý. Phân loại theo công dụng kinh tế chia chi phí thành ba khoản mục chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung. Mỗi khoản mục có đặc điểm và rủi ro riêng, đòi hỏi các thủ tục kiểm soát khác nhau. Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí chỉ ra rằng việc kiểm soát phải dựa trên các nguyên tắc như tính kinh tế (lợi ích lớn hơn chi phí bỏ ra), tính khách quan và sự giám sát liên tục. Các thủ tục kiểm soát cốt lõi bao gồm việc xây dựng định mức chi phí sản xuất, so sánh chi phí thực tế với định mức, phân tích biến động và tìm ra nguyên nhân để có biện pháp khắc phục kịp thời. Đây là nền tảng cho các luận văn kế toán chi phí chuyên sâu.

II. Top thách thức trong kiểm soát chi phí sản xuất tại Long Thọ

Công ty Cổ phần Long Thọ, một doanh nghiệp có lịch sử lâu đời trong ngành sản xuất vật liệu xây dựng, phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc kiểm soát chi phí sản xuất. Sự biến động của giá nguyên vật liệu đầu vào, áp lực cạnh tranh từ các đối thủ mới và yêu cầu ngày càng cao về chất lượng sản phẩm đặt ra bài toán khó cho công tác quản lý chi phí sản xuất. Một trong những rủi ro lớn nhất là việc không kiểm soát chặt chẽ các yếu tố chi phí, dẫn đến lãng phí và làm tăng giá thành sản phẩm. Các vấn đề tiềm tàng có thể xuất phát từ nhiều khâu: quy trình mua sắm nguyên vật liệu chưa tối ưu, định mức tiêu hao chưa sát với thực tế, quản lý lao động chưa hiệu quả, hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung chưa chính xác. Hơn nữa, dù công ty đã áp dụng phần mềm kế toán BRAVO, việc tận dụng công nghệ để cung cấp thông tin quản trị kịp thời vẫn còn hạn chế. Các báo cáo chi phí sản xuất có thể chưa phản ánh đầy đủ và nhanh chóng các biến động bất thường, khiến ban lãnh đạo khó đưa ra quyết định kịp thời. Việc đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí một cách định kỳ và có hệ thống là cần thiết để nhận diện các điểm yếu này và có phương án cải thiện, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn ổn định và phát triển bền vững.

2.1. Nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại

Qua phân tích thực trạng, hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Long Thọ vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục. Mặc dù có sự phân công nhiệm vụ trong bộ máy kế toán, sự kiêm nhiệm ở một số vị trí (ví dụ: kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán tiền lương) có thể làm gia tăng rủi ro sai sót và khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm soát. Hoạt động giám sát thường xuyên đôi khi chưa được thực hiện triệt để ở cấp phân xưởng, dẫn đến khả năng lãng phí vật tư hoặc sử dụng giờ công chưa hiệu quả. Quy trình kiểm toán nội bộ chưa được đề cập rõ ràng trong tài liệu, cho thấy việc giám sát định kỳ và độc lập có thể chưa được chú trọng đúng mức. Những hạn chế này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của quy trình kiểm soát chi phí.

2.2. Đánh giá rủi ro trong quản lý các khoản mục chi phí

Việc đánh giá rủi ro là một cấu phần quan trọng nhưng dường như chưa được hệ thống hóa tại công ty. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, rủi ro có thể đến từ việc mua hàng với giá cao, chất lượng không đảm bảo, hoặc thất thoát trong quá trình bảo quản. Với chi phí nhân công trực tiếp, rủi ro nằm ở việc chấm công sai, tính lương không chính xác, hoặc năng suất lao động không đạt yêu cầu. Đối với chi phí sản xuất chung, rủi ro lớn nhất là việc tập hợp và phân bổ không chính xác, dẫn đến sai lệch trong tính giá thành. Việc thiếu một quy trình nhận dạng và phân tích chi phí sản xuất một cách chủ động khiến công ty có thể phản ứng chậm trước các biến động tiêu cực, ảnh hưởng đến lợi nhuận.

III. Phương pháp kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp như Long Thọ. Do đó, việc áp dụng một quy trình kiểm soát chi phí chặt chẽ cho khoản mục này là cực kỳ quan trọng. Mục tiêu chính là đảm bảo mua đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thời điểm với giá cả hợp lý nhất, đồng thời giảm thiểu hao hụt và lãng phí trong quá trình sử dụng. Quy trình này bắt đầu từ khâu lập kế hoạch và đề nghị mua vật tư. Mọi yêu cầu mua hàng phải dựa trên kế hoạch sản xuất và mức tồn kho tối thiểu, được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền. Khâu lựa chọn nhà cung cấp cần được thực hiện minh bạch, ưu tiên các nhà cung cấp uy tín và có báo giá cạnh tranh. Tại Công ty Long Thọ, việc kiểm soát quá trình này bao gồm việc sử dụng các chứng từ như Đơn đặt hàng (ĐĐH), Phiếu yêu cầu vật tư (YCVT) và phải có sự phê duyệt của lãnh đạo. Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và bộ phận kế toán là nguyên tắc bất biến để ngăn ngừa gian lận. Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho là một ví dụ điển hình cho việc áp dụng nguyên tắc này nhằm đảm bảo tính khách quan trong hạch toán và quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

3.1. Quy trình kiểm soát từ mua hàng đến nhập kho vật tư

Quy trình kiểm soát bắt đầu khi bộ phận sản xuất lập "Yêu cầu vật tư". Dựa trên đó, phòng vật tư tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và lập "Đơn đặt hàng". Khi hàng về, bộ phận nhận hàng (thường là thủ kho) phải kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng và chất lượng so với đơn đặt hàng. Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải lập "Biên bản nghiệm thu vật tư" và "Phiếu nhập kho". Các chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục và luân chuyển đến phòng kế toán để ghi sổ. Việc tách biệt chức năng mua hàng, nhận hàng và ghi sổ giúp tạo ra một cơ chế kiểm soát chéo, đảm bảo rằng hàng hóa được mua và nhập kho đúng theo quy định, giảm thiểu rủi ro mua hàng khống hoặc hàng kém chất lượng.

3.2. Kiểm soát việc bảo quản xuất kho và sử dụng vật tư

Sau khi nhập kho, vật tư phải được bảo quản đúng quy cách để tránh hư hỏng. Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý và chỉ xuất kho khi có "Phiếu xuất kho" hợp lệ, được phê duyệt bởi trưởng bộ phận có nhu cầu. Phiếu xuất kho phải ghi rõ mục đích sử dụng để phục vụ cho việc tập hợp chi phí chính xác. Công ty cần xây dựng định mức chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm để làm cơ sở kiểm soát lượng vật tư tiêu hao. Việc thường xuyên đối chiếu giữa số liệu tồn kho thực tế thông qua kiểm kê và số liệu trên sổ sách kế toán (thẻ kho, sổ chi tiết vật tư) giúp phát hiện kịp thời mọi chênh lệch, thất thoát để có biện pháp xử lý, góp phần tối ưu hóa chi phí sản xuất.

IV. Bí quyết kiểm soát chi phí nhân công và sản xuất chung

Bên cạnh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung là hai khoản mục quan trọng cần được kiểm soát chặt chẽ để tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Việc kiểm soát chi phí nhân công không chỉ dừng lại ở việc tính lương chính xác mà còn bao gồm cả quản lý hiệu quả thời gian và năng suất lao động. Các thủ tục kiểm soát cơ bản bao gồm: phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa bộ phận nhân sự (tuyển dụng, quản lý hồ sơ), bộ phận sản xuất (chấm công, giám sát) và bộ phận kế toán (tính lương, thanh toán). Việc sử dụng Bảng chấm công (BCC) làm chứng từ gốc, có xác nhận của quản lý phân xưởng, là cơ sở để ngăn chặn rủi ro chấm công khống hoặc sai giờ làm. Đối với chi phí sản xuất chung, thách thức lớn nhất là việc tập hợp đầy đủ và phân bổ hợp lý cho từng đối tượng chịu chi phí. Khoản mục này bao gồm nhiều chi phí gián tiếp như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí điện, nước... Việc áp dụng các phương pháp tính giá thành và tiêu thức phân bổ khoa học sẽ giúp kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin chính xác cho nhà quản lý.

4.1. Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp tối ưu

Để tối ưu hóa chi phí nhân công trực tiếp, công ty cần thực hiện các thủ tục kiểm soát đồng bộ. Thứ nhất, bộ phận nhân sự phải thông báo kịp thời mọi thay đổi về nhân sự (tuyển mới, nghỉ việc) cho bộ phận kế toán lương. Thứ hai, Bảng chấm công phải được kiểm tra, đối chiếu cẩn thận trước khi tính lương. Các trường hợp làm thêm giờ, nghỉ phép phải có chứng từ hợp lệ đi kèm. Thứ ba, bảng thanh toán lương phải được người có thẩm quyền phê duyệt trước khi chi trả. Tại Công ty Long Thọ, quy trình này được hỗ trợ bởi phần mềm, nhưng việc kiểm tra, đối chiếu thủ công các chứng từ gốc vẫn là bước không thể thiếu để đảm bảo tính chính xác và ngăn ngừa sai sót.

4.2. Quản lý và phân bổ các khoản mục chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản mục đa dạng. Với chi phí khấu hao, kế toán cần đảm bảo trích khấu hao đúng theo quy định và chỉ áp dụng cho những tài sản đang phục vụ sản xuất. Với các chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước), cần có định mức sử dụng và so sánh với thực tế để phát hiện lãng phí. Sau khi tập hợp, việc lựa chọn tiêu thức phân bổ (ví dụ: theo giờ máy chạy, theo chi phí nhân công trực tiếp) phải phù hợp với đặc điểm sản xuất của từng phân xưởng. Một quy trình phân bổ hợp lý sẽ giúp tính toán giá thành sản phẩm chính xác, là cơ sở để định giá bán và đánh giá hiệu quả của từng dòng sản phẩm.

V. Phân tích thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Long Thọ

Qua khảo sát thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Long Thọ, có thể thấy công ty đã xây dựng được một quy trình kiểm soát cơ bản, vận hành dựa trên bộ máy kế toán có sự phân công nhiệm vụ và sự hỗ trợ của phần mềm kế toán BRAVO. Môi trường kiểm soát chung được hình thành thông qua cơ cấu tổ chức rõ ràng, với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban. Hệ thống chứng từ, sổ sách được tổ chức theo hình thức Nhật ký chung trên máy, giúp tự động hóa một phần công tác hạch toán. Tuy nhiên, việc đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí cho thấy vẫn còn những điểm cần cải thiện. Quá trình kiểm soát vẫn còn phụ thuộc nhiều vào con người, đặc biệt ở các khâu kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc. Các báo cáo chi phí sản xuất được lập định kỳ nhưng tính kịp thời và khả năng cung cấp thông tin cảnh báo sớm các rủi ro về chi phí còn hạn chế. Dựa trên số liệu tài chính 3 năm (2015-2017), mặc dù công ty duy trì được hoạt động kinh doanh nhưng sự biến động của giá vốn hàng bán cho thấy việc quản lý chi phí sản xuất cần được tối ưu hơn nữa để gia tăng lợi nhuận và sức cạnh tranh.

5.1. Hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí

Hệ thống thông tin kế toán của Long Thọ sử dụng phần mềm BRAVO, giúp tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách một cách có hệ thống. Các chứng từ như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng chấm công... được nhập liệu vào phần mềm, từ đó tự động cập nhật vào các sổ chi tiết và sổ cái liên quan (TK 621, 622, 627). Điều này giúp giảm thiểu sai sót do tính toán thủ công. Tuy nhiên, hiệu quả của hệ thống phụ thuộc rất lớn vào tính chính xác và kịp thời của dữ liệu đầu vào. Việc đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh đều được ghi nhận bằng chứng từ hợp lệ và nhập liệu ngay vào hệ thống là yếu tố then chốt để các báo cáo chi phí sản xuất phản ánh đúng thực tế.

5.2. Đánh giá kiểm soát qua các khoản mục chi phí thực tế

Thực tế tại Long Thọ cho thấy công tác kiểm soát từng khoản mục chi phí đã được thực hiện nhưng cần hoàn thiện hơn. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có quy trình mua hàng và nhập xuất kho tương đối rõ ràng. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp dựa trên bảng chấm công và quy chế lương của công ty. Kiểm soát chi phí sản xuất chung được thực hiện qua việc tập hợp và phân bổ cuối kỳ. Tuy nhiên, việc thiết lập và rà soát các định mức tiêu hao vật tư, định mức lao động dường như chưa được chú trọng. Việc thiếu các công cụ của kế toán quản trị chi phí như phân tích biến động chi phí sẽ làm hạn chế khả năng đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí một cách sâu sắc và toàn diện.

VI. Hướng dẫn giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất

Để nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường sức cạnh tranh, việc hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất là nhiệm vụ cấp thiết đối với Công ty Cổ phần Long Thọ. Các giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí cần được xây dựng một cách đồng bộ, tác động vào cả năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. Trọng tâm là xây dựng một quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn, kết hợp giữa các thủ tục kiểm soát thủ công và tự động hóa, đồng thời nâng cao vai trò của kế toán quản trị. Mục tiêu cuối cùng là tối ưu hóa chi phí sản xuất, giảm thiểu lãng phí, hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng, từ đó tối đa hóa lợi nhuận. Việc áp dụng các giải pháp này không chỉ giúp công ty vượt qua các thách thức hiện tại mà còn tạo ra một nền tảng quản trị vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Quá trình này đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo và sự tham gia tích cực của tất cả các phòng ban, bộ phận liên quan trong toàn công ty.

6.1. Xây dựng định mức và tăng cường công tác phân tích chi phí

Một trong những giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí quan trọng nhất là xây dựng và áp dụng hệ thống định mức chi phí sản xuất một cách khoa học cho nguyên vật liệu và nhân công. Các định mức này phải được xây dựng dựa trên cơ sở kỹ thuật và điều kiện sản xuất thực tế, đồng thời được rà soát, cập nhật định kỳ. Dựa trên hệ thống định mức, phòng kế toán cần thực hiện phân tích chi phí sản xuất thường xuyên, so sánh chi phí thực tế với định mức để phát hiện các biến động bất lợi. Phân tích nguyên nhân của các biến động này sẽ giúp nhà quản lý có những điều chỉnh kịp thời, ngăn chặn lãng phí và thất thoát.

6.2. Hoàn thiện hệ thống báo cáo và nâng cao vai trò KSNB

Cần cải tiến hệ thống báo cáo chi phí sản xuất theo hướng phục vụ quản trị. Thay vì chỉ cung cấp số liệu tổng hợp cuối kỳ, báo cáo cần chi tiết hơn, cung cấp thông tin phân tích biến động, so sánh với kế hoạch và kỳ trước. Tăng cường vai trò của kiểm toán nội bộ thông qua các cuộc kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tại các phân xưởng sản xuất để đánh giá việc tuân thủ quy trình, phát hiện các điểm yếu trong quy trình kiểm soát chi phí. Đồng thời, cần tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao nhận thức và trách nhiệm của toàn thể cán bộ công nhân viên về tầm quan trọng của việc tiết kiệm và tối ưu hóa chi phí sản xuất.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; đảm bảo độ tin cậy của thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành:“ Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đợn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Theo Coso 2013(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính):“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối. Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ” Để hiểu rõ hơn định nghĩa, ta cần lưu ý các vấn đề sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là chuỗi các hoạt động hiện diện trong các bộ phận, quyện chặt vào các hoạt động của đơn vị và là nội dụng cơ bản trong các hoạt động của đơn vị. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải một chức năng bổ sung cho các hoạt động của đơn vị.

Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người: Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, kiểm soát nội bộ là một công cụ được các nhà quản lý sử SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang dụng chứ không thay thế nhà quản lý. Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người trong đơn vị, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiêm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Báo cáo của Coso cho thấy kiểm soát nội bộ giúp đạt được ba nhóm mục tiêu: Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.

Nhóm mục tiêu về báo cáo (gồm báo cáo tài chính và báo cáo phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong): nhấn mạnh đến tính trung thực và tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ có thể tách biệt cũng có thể trùng lắp nhau. Việc phân loại ra các mục tiêu là để cho đơn vị có thể kiểm soát được tốt mọi mặt của đối tượng.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ đảm bảo được các mục tiêu trên và kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị được tổ chức dựa trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị: Bảo vệ tài sản trong đơn vị: Kiểm soát nội bộ góp phần bảo vệ được các tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình, vô hình, các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng tránh bị đánh cắp, lạm dụng vào các mục đích không đúng. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Các thông tin kinh tế, tài chính phải đảm bảo tính kịp thời, tính chính xác, tin cậy cũng như phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị là cơ sở quan trọng giúp nhà quản lý đưa ra được các quyết định kinh tế. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp giúp đảm bảo cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tuân thủ theo đúng quy định. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, gian lận trong doanh nghiệp để có biện pháp xử lý kịp thời; duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách mà doanh nghiệp đã đề ra.

Đảm bảo việc ghi chép chính xác, đầy đủ cũng như lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.4 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội Theo báo cáo COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm bộ phận: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát được thiết lập bởi các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị, thiết lập tiếng nói chung và kỷ luật cho đơn vị. Các nhân tố hợp thành môi trường kiểm soát: Tính chính trực và các giá trị đạo đức: được thể hiện thông qua quan điểm của nhà lãnh đạo cấp cao trong việc điều hành đơn vị. Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập trong đơn vị nhằm hướng dẫn các nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vị.

Và để có thể truyền tải được quan điểm này nhà quản trị cấp cao và các nhà quản lý cần phải làm gương cho nhân viên trong các nhân viên trong tổ chức noi theo. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Trách nhiệm giám sát tổng thể: Hội đồng quản trị cần độc lập với ban điều hành, có trách nhiệm kiểm tra giám sát hoạt động của hệ thống KSNB, giám sát các nhà lãnh đạo cấp cao trong việc xây dựng và vận hành HTKSNB. Thiết lập cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm: sẽ giúp cho từng nhân viên trong đơn vị có thể hiểu được công việc,quyền hạn, trách nhiệm của mình đối với đơn vị, cung cấp cơ sở để nhà quản lý có thể lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát được các hoạt động của tổ chức. Cam kết về năng lực: Cần có chính sách nhân sự phù hợp trong hoạt động tuyển dụng, thông qua chính sách nhân sự có thể phản ánh được thông điệp của doanh nghiệp về những giá trị như tính trung thực, hành vi đạo đức, năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên.

Trách nhiệm giải trình: các nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo về nghĩa vụ của họ trong các công việc được giao. Đơn vị thiết lập ra các chính sách ưu đãi và phần thưởng cũng như các phương thức kỷ luật đối với từng trường hợp như nhân viên hoàn thành tốt công việc sẽ có hình thức khen thưởng để khuyến khích .2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của đơn vị, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Các bước đánh giá rủi ro gồm: (1) Xác lập mục tiêu Các mục tiêu cần được xác lập phải phù hợp và phải hỗ trợ được cho việc thực hiện các chiến lược của đơn vị. Có hai mức độ mục tiêu của đơn vị là mục tiêu chung cho từng đơn vị và mục tiêu ở mức độ từng bộ phận.

Mục tiêu chung cho toàn đơn vị: Các mục tiêu cần phải được thiết lập một cách rõ ràng thông qua các chính sách hay hướng dẫn chung của đơn vị, phải truyền đạt đến từng nhân viên, từng bộ phận. Cần có sự nhất quán giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với những mục tiêu chung toàn đơn vị. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Mục tiêu ở mức độ từng bộ phận: mục tiêu từng bộ phận phải xuất phát từ mục tiêu chung. Cần có sự nhất quán giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận, để có thể thực hiện được thì cần có sự kết hợp giữa nhà quản lý ở các cấp trong việc xây dựng mục tiêu.

(2) Nhận dạng rủi ro Đây là quá trình lặp đi, lặp lại và thường nằm trong quy trình lập kế hoạch của đơn vị. Nhận dạng rủi ro cũng cần phải xem xét đến các cấp độ khác nhau trong tổ chức bao gồm rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và mức độ từng hoạt động. Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị: các rủi ro có thể đến từ bên trong hay bên ngoài đơn vị như sự thay đổi của nền kinh tế, sự thay đổi môi trường tự nhiên, năng lực của nhân viên, đặc điểm hoạt động của đơn vị hay một sự gián đoạn trong quá trình xử lý thông tin có thể ảnh hưởng bất lợi đến hoạt động của đơn vị. Rủi ro mức độ bộ phận: là rủi ro xảy ra ở cấp độ từng hoạt động, từng bộ phận, từng quy trình kinh doanh như bán hàng, mua hàng, sản xuất, marketing,.

(3) Phân tích rủi ro Quá trình phân tích rủi ro nhìn chung thường bao gồm đánh giá khả năng rủi ro xảy ra và ước tính tác động của chúng.