CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về vốn bằng tiền 1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền 1. Khái niệm Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC : “Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển.” Tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại dưới hình thức giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi (tại ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính) và các khoản tiền đang chuyển (kể cả tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý).
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ hoặc mua sắm vật tư, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị,… phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vừa là kết quả của tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ hoặc thu hồi các khoản nợ. Phân loại “Vốn bằng tiền là một bộ phận tài sản ngắn hạn quan trọng trong doanh nghiệp. Theo địa điểm cất giữ và yêu cầu quản lý của tiền, tài sản bằng tiền bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Theo tính chất, đặc điểm của tiền, tài sản bằng tiền bao gồm : tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định sau: - Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, đơn vị tính là đồng, ký hiệu quốc gia là “d”, ký hiệu quốc tế “VND”; trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ theo luật định khác. Sinh viên: Đoàn Thị Phương Oanh – QT2101K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC QL&CN HẢI PHÒNG - Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán và lập báo cáo tài chính, thì khi quy đổi từ đơn vị tiền tệ khác sang đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái. Kế toán vốn bằng tiền là ngoại tệ khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ phải được hạch toán và ghi nhận ban đầu theo đơn vị tiền tệ kế toán bằng việc áp dụng tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ tại ngày giao dịch. - Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền bằng ngoại tệ, để ghi sổ kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỉ giá bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh.
+ Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền bằng ngoại tệ, để ghi sổ kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỉ giá thực tế được tính bằng một trong các phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước; tỉ giá thực tế đích danh. + Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền bằng ngoại tệ, nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái ngoại tệ, thì phản ánh chênh lệch tỷ giá này vào các tài khoản doanh thu hoạt động tài chính, chi phí hoạt động tài chính (nếu phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh) hoặc vào tài khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái (nếu phát sinh trong quá trình đầu tư xây dựng cơ bản - giai đoạn trước hoạt động). Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản tiên có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối tài chính, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ). + Đối với vốn bằng tiền là ngoại tệ, phải được kế toán chi tiết theo| từng loại ngoại tệ, phải theo dõi cả về lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại.
Khi nhập, giá trị của vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo giá thực tế (giá hoá đơn hoặc giá được thanh toán). Khi xuất sử Sinh viên: Đoàn Thị Phương Oanh – QT2101K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC QL&CN HẢI PHÒNG dụng, gia trị của vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo một trong các phương pháp tính giá tương tự như ngoại tệ. - Khi doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền tại quỹ, phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. - Kế toán tiền mặt phải ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh của các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt và tính ra số tiền mặt tồn quỹ ở mọi thời điểm.
- Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm quản lý và thu chi tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu kiểm kê với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải kiểm tra lại, để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.
Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Là một dòng vốn lưu động có khả năng luân chuyển vốn nhanh, vốn bằng tiền có rất nhiều nguy cơ xảy ra sai sót, ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Với vai trò là công cụ phục vụ quản lý tài chính, việc tổ chức kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng trong công tác kế toán, cung cấp thông tin cần thiết một cách chính xác và kịp thời về các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp như tình hình thu, chi, số tiền còn tồn quỹ, ngân hàng, thông qua đó có thể thấy được năng lực kinh doanh của công ty. Trên cơ sở đó, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có những tính toán, quyết định và điều chỉnh phù hợp sao cho tiết kiệm chi phí, hiệu quả cao. Bên cạnh đó, công tác tổ chức quản lý kế toán vốn bằng tiền là việc mà doanh nghiệp cần chú trọng thực hiện bởi nó là khâu quan trọng quyết định đến sự tăng trưởng, suy thoái của doanh nghiệp.
Nhiêm vụ của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp - Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu, chi tiền và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của doanh nghiệp. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. Sinh viên: Đoàn Thị Phương Oanh – QT2101K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC QL&CN HẢI PHÒNG - Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí. - So sánh, đối chiếu kịp thời và thường xuyên số liệu giữa quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các trường hợp sai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý.
- Tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của nhà nước. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1. Kế toán tiền mặt a. Đặc điểm Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý. Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán.
Chứng từ sử dụng Đối với các nghiệp vụ về tiền mặt chứng từ thường sử dụng bao gồm: + Phiếu thu (MS 01-TT) + Phiếu chi (MS 02-TT) Ngoài các chứng từ trên, các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền mặt tại quỹ trong những trường hợp cụ thể còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm theo như : + Giấy đề nghị tạm ứng (MS 03-TT) + Giấy thanh toán tạm ứng (MS 04-TT) + Biên lai thu tiền (MS 05-TT) + Bảng kê vàng bạc, đá quý (MS 06-TT) Sinh viên: Đoàn Thị Phương Oanh – QT2101K 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC QL&CN HẢI PHÒNG + Bản kiểm kê quỹ (MS 07-TT) + Hóa đơn bán hàng… c. Tài khoản sử dụng Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau: Bên Nợ TK 111 Bên Có - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tệ nhập quỹ; tiền tệ xuất quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so Đồng Việt Nam); với Đồng Việt Nam); - Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng - Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tại thời điểm báo cáo. tệ giảm tại thời điểm báo cáo.
Số dư bên Nợ - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo. (Nguồn: Thông tư 200/2014/TT- BTC) Tài khoản 111 - Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. - Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1113 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp.