Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán giữ vai trò trung tâm trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, là cầu nối trực tiếp trong các giao dịch trao đổi hàng hóa, cung cấp dịch vụ và nguyên vật liệu. Tình hình quản lý công nợ phản ánh tính an toàn thanh toán, tính hiệu quả của dòng tiền và là căn cứ quyết định việc ký kết các hợp đồng kinh tế. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải hành khách — nơi các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ diễn ra liên tục với nhiều đối tác lữ hành, vận tải và nhà cung cấp nhiên liệu, phụ tùng — việc duy trì một hệ thống kế toán công nợ minh bạch, chặt chẽ là yếu tố sống còn để giảm thiểu rủi ro bị chiếm dụng vốn.

Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68 là doanh nghiệp chuyên về vận tải hành khách bằng ô tô theo tuyến cố định và theo hợp đồng. Trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động và áp lực cạnh tranh gia tăng trong ngành vận tải, việc kiểm soát các khoản nợ phải thu từ khách hàng cũng như các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp đòi hỏi phải được tổ chức khoa học. Đề tài khóa luận "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68" được tác giả Phan Thị Anh thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn này.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo 3 nội dung:

  1. Nghiên cứu lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  2. Mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68.
  3. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (nợ phải thu) và người bán (nợ phải trả), bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản hạch toán, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, công tác trích lập dự phòng và các chính sách thanh toán liên quan.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68 (Địa chỉ: Số 12/138 Hai Bà Trưng, Phường An Biên, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Sử dụng số liệu thực tế về công tác kế toán và hệ thống sổ sách kế toán trong niên độ năm 2021. Đề tài được giao thực hiện từ ngày 04/04/2022 và hoàn thành vào tháng 06/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp lý hiện hành của Nhà nước về chế độ kế toán áp dụng cho khối doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể là Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.

Khung lý thuyết và các nguyên tắc kế toán trọng tâm bao gồm:

  • Khái niệm và hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt (áp dụng cho các khoản chi trả quy mô nhỏ dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng bằng Ủy nhiệm chi, nhờ thu kèm chứng từ, nhờ thu phiếu trơn, thư tín dụng L/C, séc chuyển khoản/séc tiền mặt/séc định mức, thanh toán bù trừ công nợ, thẻ tín dụng).
  • Kế toán thanh toán với người mua: Sử dụng Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) để theo dõi chi tiết từng đối tượng, kỳ hạn nợ và từng lần thanh toán. Áp dụng nguyên tắc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi qua Tài khoản 2293 (Dự phòng phải thu khó đòi), ghi nhận chi phí vào Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), hoàn nhập dự phòng hoặc hạch toán khoản nợ đã xóa thu hồi được vào Tài khoản 711 (Thu nhập khác).
  • Kế toán thanh toán với người bán: Sử dụng Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán) nhằm phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ vật tư, dịch vụ, tài sản cố định theo hợp đồng kinh tế; hạch toán giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn và theo dõi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua.
  • Kế toán nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ: Quy định sử dụng 3 loại tỷ giá (tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá xuất, tỷ giá ghi nhận nợ) và xử lý chênh lệch tỷ giá phát sinh hoặc đánh giá lại cuối năm tài chính thông qua Tài khoản 515 (Doanh thu hoạt động tài chính) và Tài khoản 635 (Chi phí tài chính).
  • Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán: Phân tích đặc điểm, chứng từ, trình tự ghi sổ của 4 hình thức kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Chứng từ ghi sổ, Hình thức Nhật ký - Sổ cái, và Hình thức Kế toán máy.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng trong khóa luận:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập tài liệu thứ cấp gồm các văn bản pháp luật, chuẩn mực kế toán, cùng hệ thống chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu nhập kho, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi) và hệ thống sổ kế toán (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 331, Sổ chi tiết công nợ, Bảng tổng hợp công nợ) phát sinh năm 2021 tại Công ty Anh Lộc Phát-H68.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa các luận điểm lý thuyết về kế toán công nợ và xử lý số liệu chứng từ thực tế để đánh giá quy trình hạch toán.
  • Phương pháp đối chiếu, so sánh: Đối chiếu giữa quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC với việc thực hiện ghi sổ kế toán thực tế tại đơn vị nhằm chỉ ra các điểm phù hợp và những mặt còn tồn tại.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về kế toán công nợ:

  • Trình bày khái niệm, bản chất của thanh toán và các hình thức thanh toán phổ biến (tiền mặt, không dùng tiền mặt). Xác định 5 nhiệm vụ trọng tâm của kế toán thanh toán: ghi chép theo dõi chi tiết từng đối tượng/khoản nợ; định kỳ kiểm tra đối chiếu công nợ; giám sát kỷ luật thanh toán; cung cấp số liệu kịp thời cho quản trị; và tổ chức hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách hợp lý.
  • Phân tích nguyên tắc, chứng từ, kết cấu Tài khoản 131 và sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Làm rõ điều kiện, căn cứ và phương pháp trích lập/hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 2293).
  • Trình bày nguyên tắc, chứng từ, kết cấu Tài khoản 331 và sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán (mua hàng trả chậm, ứng trước tiền hàng, nhận chiết khấu, giảm giá).
  • Làm rõ quy định hạch toán các nghiệp vụ thanh toán có gốc ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái.
  • Trình bày cấu trúc và quy trình luân chuyển chứng từ theo 4 hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ Cái và Kế toán máy.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68

Chương 2 đi sâu phản ánh thực tiễn tổ chức kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68 thành lập ngày 24/03/2017 (tiền thân là hộ kinh doanh cá thể hoạt động trên 10 năm), loại hình TNHH một thành viên do bà Vũ Thị Minh Huyền làm đại diện pháp luật, MST 0201777847, tài khoản ngân hàng số 5678567888 tại ACB Hải Phòng. Ngành nghề chính là vận tải hành khách bằng ô tô theo tuyến cố định/hợp đồng, tour du lịch, nhà hàng ăn uống, kho bãi.
  • Bộ máy tổ chức: Cơ cấu quản trị gồm Giám đốc điều hành 3 phòng ban (Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Điều hành, Phòng Kinh doanh) và 2 bộ phận trực thuộc (Đội xe, Xưởng sửa chữa/rửa xe).
  • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán (theo dõi công nợ, kiêm theo dõi tín dụng ngân hàng) và Kế toán TSCĐ - vật tư kiêm Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, niên độ 01/01 - 31/12, đơn vị tiền tệ VNĐ, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước), nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
  • Thực trạng kế toán thanh toán với người mua:
    • Chứng từ: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có, Phiếu thu, Phiếu xuất kho.
    • Sử dụng TK 131, sổ Nhật ký chung (mẫu S03a-DNN), Sổ Cái TK 131 (mẫu S03b-DNN), Sổ chi tiết công nợ khách hàng và Bảng tổng hợp nợ phải thu.
    • Dữ liệu nghiệp vụ thực tế tháng 12/2021: Xuất Hóa đơn GTGT số 00000006 ngày 16/12/2021 cho Công ty CP Vận tải và Du lịch Cent (Doanh thu cước: 42.000, Thuế GTGT: 2.000, Tổng: 45.000); ngày 17/12/2021 khách hàng chuyển khoản thanh toán theo Giấy báo Có số 0530 số tiền 45.000 (bằng chữ: Bốn mươi lăm triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng); Xuất Hóa đơn GTGT số 00000008 ngày 16/12/2021 cho Công ty CP TM DV và Du lịch Hạ Long (Doanh thu cước: 16.430, Thuế GTGT: 1.570, Tổng: 18.000); Nghiệp vụ Phiếu thu PT0230 ngày 10/12/2021 thu tiền Chi nhánh Công ty TNHH MTV DV Lữ hành Saigontourist tại Hải Phòng số tiền 8.000 theo HĐ 0000313.
    • Sổ Cái TK 131 năm 2021 ghi nhận: Số dư nợ đầu kỳ: 982.000; Cộng số phát sinh trong kỳ: 2.500; Số dư nợ cuối kỳ: 185.000.
  • Thực trạng kế toán thanh toán với người bán:
    • Chứng từ: Hóa đơn GTGT mua hàng (HĐ số 0002430), Phiếu nhập kho (số 0109), Ủy nhiệm chi, Biên bản đối chiếu công nợ.
    • Sử dụng TK 331, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 331, Sổ chi tiết thanh toán người bán và Bảng tổng hợp công nợ phải trả.
    • Theo dõi công nợ chi tiết các nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hali, Công ty Xăng dầu Phú Thọ, Công ty Lốp và phụ tùng Ô tô xanh.

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68

Chương 3 đưa ra các đánh giá và 3 giải pháp hoàn thiện cụ thể:

  • Đánh giá chung: Đơn vị chấp hành đúng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, hệ thống chứng từ ban đầu tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, việc ghi chép sổ sách vẫn dựa nhiều vào phương thức thủ công, chưa trích lập dự phòng công nợ khó đòi đối với các khoản nợ tồn đọng, chưa sử dụng công cụ chiết khấu thanh toán để thu hồi vốn nhanh.
  • Giải pháp 1 - Trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Đề xuất công ty tiến hành phân loại nợ, lập Bảng trích lập dự phòng năm 2021 và hạch toán vào TK 2293/TK 642 để phản ánh đúng giá trị thực của tài sản và bảo toàn vốn kinh doanh.
  • Giải pháp 2 - Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán: Xây dựng quy định và quy trình hạch toán chiết khấu thanh toán (vào TK 635) dành cho khách hàng thanh toán sớm tiền cước dịch vụ vận chuyển, nhằm giải phóng dòng tiền và hạn chế nợ xấu.
  • Giải pháp 3 - Đưa phần mềm kế toán vào công tác kế toán: Đề xuất trang bị và triển khai phần mềm kế toán chuyên dụng (như Fast Accounting hoặc MISA) nhằm tự động hóa quy trình ghi chép từ chứng từ gốc lên Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết và lập Báo cáo tài chính, giảm tải sai sót số liệu.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ và số liệu kế toán công nợ năm 2021 tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68 qua các bảng tổng hợp sau:

Nghiệp vụ / Chỉ tiêu Chứng từ hạch toán Tài khoản đối ứng Số tiền ghi nhận Đối tác liên quan
Thu tiền cước dịch vụ lữ hành Phiếu thu PT0230 (10/12/2021) Nợ 1111 / Có 131 8.000 CN Cty TNHH MTV DV Lữ hành Saigontourist tại HP
Doanh thu cước vận chuyển Hóa đơn GTGT 00000006 (16/12/2021) Nợ 131 / Có 5118, 33311 45.000 (Cước: 42.000, Thuế: 2.000) Công ty CP Vận tải và Du lịch Cent
Doanh thu cước vận chuyển Hóa đơn GTGT 00000008 (16/12/2021) Nợ 131 / Có 5118, 33311 18.000 (Cước: 16.430, Thuế: 1.570) Công ty CP TM DV và Du lịch Hạ Long
Nhận tiền chuyển khoản qua ngân hàng Giấy báo Có 0530 (17/12/2021) Nợ 112 / Có 131 45.000 (Chữ: 45.475.000 đồng) Công ty CP Vận tải và Du lịch Cent
Sổ Cái TK 131 năm 2021 Sổ Cái mẫu S03b-DNN TK 131 Dư đầu: 982.000; SPS: 2.500; Dư cuối: 185.000 Toàn bộ khách hàng
Mua vật tư, phụ tùng, xăng dầu Hóa đơn GTGT 0002430, Phiếu nhập kho 0109, UNC Nợ 152, 156, 133 / Có 331 Theo từng chứng từ mua Cty Hali, Cty Xăng dầu Phú Thọ, Cty Lốp Ô tô xanh

Đóng góp của khóa luận:

  • Về mặt lý luận: Khóa luận hệ thống hóa các nguyên tắc, chuẩn mực và phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với người mua, người bán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, bao gồm cả kế toán dự phòng nợ khó đòi và nghiệp vụ ngoại tệ.
  • Về mặt thực tiễn: Khóa luận mô tả chi tiết dòng luân chuyển chứng từ và trích xuất hệ thống sổ kế toán thực tế (Nhật ký chung, Sổ Cái 131/331, Sổ chi tiết khách hàng và nhà cung cấp) tại một công ty vận tải hành khách; đồng thời đề xuất 3 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cụ thể (trích lập dự phòng TK 2293, chính sách chiết khấu thanh toán TK 635, ứng dụng phần mềm Fast/MISA).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu nghiên cứu của khóa luận tập trung chủ yếu vào niên độ kế toán năm 2021 tại một doanh nghiệp vận tải quy mô nhỏ (Công ty TNHH MTV). Các nghiệp vụ kinh tế minh họa chủ yếu xoay quanh dịch vụ vận chuyển nội địa và mua sắm vật tư thông thường, chưa phản ánh sâu các tình huống thanh toán phức tạp như thanh toán quốc tế bằng ngoại tệ hay xử lý tranh chấp công nợ quy mô lớn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kế toán quản trị công nợ, xây dựng quy chế tín dụng thương mại chi tiết cho từng nhóm khách hàng và đánh giá hiệu quả tài chính sau khi triển khai phần mềm kế toán tự động (Fast/MISA) qua nhiều niên độ kế toán liên tiếp.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và Quản trị kinh doanh: Nguồn tài liệu thực tế để tham khảo cách thức trình bày một khóa luận tốt nghiệp về kế toán công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, từ việc xây dựng sơ đồ hạch toán lý thuyết đến kỹ năng trích xuất sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp công nợ.
  • Nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (đặc biệt là ngành dịch vụ vận tải): Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ, phương pháp đối chiếu công nợ người mua - người bán và các giải pháp thực tế về quản trị rủi ro nợ khó đòi, chiết khấu thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68 áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (sử dụng mẫu Sổ Nhật ký chung S03a-DNN và Sổ Cái S03b-DNN), nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

2. Công ty quy định phương thức và hình thức thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp như thế nào?
Công ty áp dụng hai phương thức thanh toán là trả ngay và chậm trả. Về hình thức, công ty sử dụng thanh toán bằng tiền mặt (thường áp dụng cho các đơn hàng/khoản phát sinh có giá trị dưới 20 triệu đồng) và thanh toán qua ngân hàng bằng chuyển khoản (áp dụng cho các đơn hàng có giá trị trên 20 triệu đồng hoặc theo thỏa thuận hợp đồng) thông qua tài khoản số 5678567888 mở tại Ngân hàng ACB – Chi nhánh Hải Phòng.

3. Số liệu tổng hợp trên Sổ Cái TK 131 năm 2021 tại công ty thể hiện các chỉ tiêu nào?
Theo trích sổ Cái TK 131 năm 2021 của công ty, số dư nợ đầu kỳ là 982.000 đồng, tổng số phát sinh trong kỳ được ghi nhận cộng là 2.500 đồng và số dư nợ cuối kỳ của tài khoản là 185.000 đồng.

4. Những đối tác khách hàng và nhà cung cấp nào được trích dẫn cụ thể trong sổ kế toán của khóa luận?
Về phía người mua (TK 131), khóa luận trích dẫn Công ty CP Vận tải và Du lịch Cent, Công ty CP Thương mại Dịch vụ và Du lịch Hạ Long, và Chi nhánh Công ty TNHH MTV DV Lữ hành Saigontourist tại Hải Phòng. Về phía người bán (TK 331), sổ sách theo dõi Công ty CP Đầu tư Thương mại Hali, Công ty Xăng dầu Phú Thọ, và Công ty Lốp và phụ tùng Ô tô xanh.

5. Tác giả đã đề xuất những giải pháp hoàn thiện cụ thể nào cho công tác kế toán thanh toán tại công ty?
Tác giả đề xuất 3 giải pháp: (1) Thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định qua TK 2293 và lập bảng trích lập dự phòng; (2) Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán (hạch toán vào TK 635) để khuyến khích khách hàng thanh toán cước sớm; (3) Ứng dụng phần mềm kế toán (như Fast Accounting hoặc MISA) thay thế cho việc ghi chép thủ công.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phan Thị Anh đã hệ thống hóa đầy đủ khung lý luận về kế toán thanh toán với người mua và người bán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Anh Lộc Phát-H68, công trình đã phản ánh chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ và hạch toán công nợ trên hệ thống sổ Nhật ký chung trong niên độ 2021. Ba nhóm giải pháp được đề xuất về trích lập dự phòng, chiết khấu thanh toán và ứng dụng phần mềm kế toán mang tính thiết thực, gắn liền với yêu cầu nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại đơn vị.