CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DICH VỤ GIẢI PHÁP TỐI ƯU 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ giải pháp tối ưu.1 Quá trình hình thành và phát triển - Tên công ty: Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ giải pháp tối ưu. - Hình thức công ty: Công ty cổ phần - Tên tiếng anh: Optimal Solutions For Trade and Service Joint Stock Company, tên viết tắt: OSTS.JSC - Trụ sở chính công ty : Số 20, ngách 28/53 Điện Biên Phủ, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội. - Đăng ký kinh doanh số : 0106049164 tại Phòng đăng ký kinh doanh số 01 - Điện thoại: 024 37349814 Email: Trading@osts.vn - Tài khoản số: 19026675614016. Tại: Ngân hàng Techcombank – Chi nhánh Hà Thành - Mã số thuế: 0106049164 - Nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp: Vốn điều lệ: 5000,000,000 Mệnh giá cổ phần: 10,000 đồng Tổng số cổ phần: 500,000 SV.
Nguyễn Thị Thu Huyền – MSSV: 12170069 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Dương Thị Vân Anh Công ty được thành lập trên cơ sở góp vốn của ba thành viên Bảng 1: Nguồn vốn chủ sở hữu doanh nghiệp Số Tên cổ đông Số cổ Giá trị cổ CMND - TT phần phần Hộ chiếu 1 Nguyễn Trà My 150,000 1,500,000,000 012299907 2 Nguyễn Tuấn Anh 300,000 3,00,000,000 013204675 3 Ngô Thăng Đạt 50,000 500,000,000 011828341 Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ giải pháp tối ưu được thành lập ngày 28 tháng 11 năm 2012 tới nay công ty đã hoạt động 6 năm, sản phẩm của Công ty chủ yếu các mặt hàng về bảo hộ lao động, kinh doanh các mặt hàng linh kiện điện tử được sử dụng trong các nhà máy, xí nghiệp, khu công nghiệp. Hiên nay Công ty cổ phần hạch toán kinh doanh tự chủ độc lập về tài chính, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, và hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, Công ty có đội ngũ cán bộ, chuyên gia với trình độ chuyên môn cao, năng động, có kinh nghiệm hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực thương mại dịch vụ.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất- kinh doanh 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Chức năng: Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, tổ chức lưu chuyển hàng hóa kinh doanh thuần túy các mặt hàng dùng trong lĩnh vực xây dựng, trường học như: văn phòng phẩm, thực phẩm, đặc biệt là các linh kiện điện tử, đồ bảo hộ lao động, sử dụng trong các khu công nghiệp,. + Bán buôn các đồ bảo hộ lao động dùng trong các nhà máy, xí nghiệp… + Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác: máy phát điện, động cơ điện, dây điện, thiệt bị điện, và các thiết bị khác dùng trong mạch điện,… + Bán buôn, bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh, bán lẻ khác trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp ( bán lẻ trong siêu thị, trung tâm thương mại)… Với khối lượng hàng hóa đa dạng như vậy, việc tiêu thu sản phẩm hàng hóa nhanh hay ít nhiều hay chậm tùy thuộc vào đội ngũ nhân viên bán hàng và các đại lý bán lẻ SV.
Nguyễn Thị Thu Huyền – MSSV: 12170069 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Dương Thị Vân Anh phân tán ở nhiều nơi trong địa bàn thành phố. Bên cạnh đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp đã điều động nhân viên đưa các loại sản phẩm sang các tỉnh lân cận, các khu công nghiệp ở các địa bàn tỉnh khác nhau để góp phần ổn định thị hiếu của khách hàng đồng thời tăng nguồn ngân quỹ và đảm bảo đời sống công nhân viên trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ: Với định hướng phát triển bền vững và lâu dài, Công ty đã đặt ra các nhiệm vụ mang tính định hướng chung như sau: - Thực hiện tốt kế hoạch đã đặt ra với phương châm năm sau cao hơn năm trước đồng thời thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước về nộp các khoản thuế cho ngân sách nhà nước.
- Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra biện pháp có hiệu quả kinh doanh cao đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận đối đa. - Hoạt động trong những lĩnh vực pháp luật cho phép, thực hiện đúng các quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm với hoạt động kinh doanh của mình. - Thực hiện tốt các cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác nhằm đảm bảo đúng chất lượng, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng và tăng uy tín của Công ty trên thị trường. - Thực hiện tốt các chế độ lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên.
Đảm bảo tốt công tác quản lý lao động, liên tục bồi dưỡng và không ngừng nâng cao tay nghề cho người lao động trong Công ty, không ngừng cải thiện cơ cấu quản lý bằng việc áp dụng các tiến bộ mới.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty: Những sản phẩm chủ yếu của công ty nhập: - Đồ bảo hộ lao động dùng trong các nhà máy, xí nghiệp, khu công nghiệp: Găng vằn, gang ngà, găng phủ sơn, găng nylon: bảo vệ đôi tay người lao động, chống trơn, chống hóa chất Giẻ trắng, giẻ màu, giẻ trắng 100% cotton Thảm xốp SV. Nguyễn Thị Thu Huyền – MSSV: 12170069 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Dương Thị Vân Anh - Văn phòng phẩm: Băng dính 2 mặt Băng dính simili Băng dính trong (5cmx50yds) Băng dính xốp (5cm x 8m) - Linh kiện điện tử: Limit Switch Squeeze Red Sản phẩm của công ty không chỉ đa dạng về mẫu mã, chất lượng tốt mà còn đáp ứng đầy đủ cho mọi ngành công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, thủy lợi, quốc phòng, dân sinh Đặc điểm về hoạt động: Công ty đã tìm nguồn hàng cung ứng từ nhiều nhà sản xuất, nhập khẩu cung ứng uy tín trong và ngoài nước, nhập khẩu linh kiện điện tử từ nhà cung cấp Fujiya- Japan còn đối mặt hàng trong nước Công ty lựa chọn Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Vân Ly để đặt hàng và sản xuất băng dính đối. Hàng hóa mua về nhập kho và bán cho người mua bằng nhiều hình thức khác nhau Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty: Doanh nghiệp hoạt động với hai hình thức kinh doanh trong đó hai hình thức kinh doanh có nhiệm vụ riêng: + Hình thức kinh doanh tập trung: chủ yếu là thực hiện những kế hoạch được giao với các mặt hàng chuyên về đồ bảo hộ lao động, các thiết bị thường dùng trong các khu công nghiệp.
+ Hình thức kinh doanh khoán bộ bao gồm các đại lý, quầy hàng kinh doanh mà cửa hàng không quản lý do đó các đại lý, quầy hàng có nộp thuế vào thẳng cơ quan thuế. Nguyễn Thị Thu Huyền – MSSV: 12170069 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Dương Thị Vân Anh 1.2 Tổ chức bộ máy quản lý 1.1 Cơ cấu quản lý bộ máy của đơn vị Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành các hoạt động của doanh nghiệp tạo lên sự thống nhất, nhịp nhàng giữa các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp. Đảm bảo cho việc tăng cường công tác quản lý, kiểm tra, giám sát, chỉ đạo và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Căn cứ vào quy trình và tình hình thực tế của doanh nghiệp tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh theo mô hình trực tuyến chức năng: Đứng đầu là Giám đốc, các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc và hệ thống các phòng, ban, bộ phận Sơ đồ 1 : Sơ đồ về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc Tài chính - hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Bộ phận kho 1.2 Chức năng quyền hạn của từng bộ phận Để đảm bảo cho việc tăng cường công kiểm tra giám sát, chỉ đạo, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ giải pháp tối ưu đã tổ chức thống nhất và chuyên môn giữa các phòng SV. Nguyễn Thị Thu Huyền – MSSV: 12170069 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Dương Thị Vân Anh ban.
Qua đó các phòng ban thực hiện tốt các nhiệm vụ, chức năng của mình. Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban cụ thể như sau: Ban giám đốc công ty: Ban giám đốc Công ty gồm có: Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc tài chính hành chính. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động chung của Công ty, là người đại diện pháp luật của Công ty. Các phó giám đốc là người trực tiếp giúp việc cho Giám đốc Công ty, phụ trách các công việc đã được phân công và được ủy nhiệm trong quy chế làm việc của Ban giám đốc.
Các phòng ban của công ty: Phòng kinh doanh: Là phòng chức năng có nhiệm vụ tiếp thị, tìm hiểu thị trường, mở rộng thị trường, theo dõi, quản lý, tiêu thụ, tư vấn cho ban Giám đốc các chính sách, sách lược kinh doanh, chăm sóc khách hàng Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ giải pháp tối ưu hình thành các phòng ban trực thuộc Ban giám đốc Công ty, bao gồm: Phòng kế toán, Phòng tổ chức nhân sự, Phòng kế hoạch sản xuất, , và các tổ thuộc sự quản lý, phân công trực tiếp của các phòng ban. Phòng tổ chức hành chính: Là phòng chức năng tham mưu cho giám đốc thực hiện quản lý CBCNV trong công ty và thực hiện các chính sách cho người lao động theo quy định của nhà nước. Lập kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch đào tạo nâng cấp, nâng bậc CBCNV. Theo dõi thực hiện chính sách tiền lương và chế độ phân phối tiền lương.
Xây dựng định mức lao động, xây dung đơn giá tiền lương, khoán tiền lương theo doanh thu. Xây dựng phương án tổ chức sản xuất, có nhiệm vụ chăm lo quản lý hành chính, phục vụ đời sống cho toàn thể CBCNV trong Công ty. Trực tiếp giải quyết các công việc sự vụ, văn phòng phục vụ cho công việc của ban giám đốc. Bộ phận kho trực thuộc ban giám đốc công ty: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hóa cụ thể theo từng chủng loại hàng hóa.
Bảo quản hàng hóa và vận chuyển hàng hóa giao tới khách hàng, quản lý và sửa chữa các phương tiện vận chuyển của Công ty.