Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác kế toán công nợ tại doanh nghiệp dịch vụ logistics trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam chuyển đổi sâu rộng sang cơ chế thị trường nhiều thành phần có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong môi trường cạnh tranh kinh doanh, thông tin kế toán đóng vai trò then chốt giúp nhà quản trị xây dựng chiến lược và ra quyết định. Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải, việc lưu thông hàng hóa gắn liền với các quan hệ thanh toán với người mua và người bán. Việc quản trị và hạch toán chính xác các nghiệp vụ thanh toán không chỉ phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa doanh nghiệp với đối tác mà còn đảm bảo an toàn vốn, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn và phục vụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

Trên cơ sở khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải, đề tài xác định hệ thống mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Nghiên cứu lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành.
  2. Mô tả, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là toàn bộ công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng, quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ kế toán các khoản phải thu, phải trả.

Phạm vi nghiên cứu được giới hạn như sau:

  • Phạm vi không gian: Tại Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải (địa chỉ: Số 91 Tôn Đức Thắng, Phường Trần Nguyên Hãn, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Khóa luận sử dụng hệ thống số liệu, sổ sách kế toán phát sinh trong năm tài chính 2021 của doanh nghiệp; thời gian thực hiện nhiệm vụ đề tài từ ngày 04/04/2022 đến ngày 24/06/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính:

  • Văn bản pháp lý nền tảng: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính (áp dụng từ năm tài chính 2017). Trong đó, tác giả bám sát Điều 17 quy định về nguyên tắc kế toán Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) và Điều 40 quy định về nguyên tắc kế toán Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán).
  • Khung lý thuyết kế toán tài chính:
    • Hệ thống tài khoản hạch toán công nợ: TK 131, TK 331, các tài khoản thanh toán bằng tiền (TK 111, TK 112), tài khoản doanh thu - chi phí tài chính (TK 515, TK 635), tài khoản doanh thu bán hàng (TK 511), thuế (TK 333), tài khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 413) và tài khoản dự phòng tổn thất tài sản (TK 229, chi tiết TK 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi).
    • Quy định hạch toán nghiệp vụ ngoại tệ: Nguyên tắc ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tỷ giá xuất quỹ, tỷ giá ghi nhận nợ và nguyên tắc đánh giá lại số dư có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
    • Quy tắc trích lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Căn cứ theo tuổi nợ quá hạn thanh toán hoặc tình trạng giải thể, phá sản của khách nợ.
    • Lý luận về 4 hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Nhật ký - Sổ Cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập hệ thống chứng từ gốc, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng và các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết năm 2021 tại phòng kế toán công ty.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Khái quát hóa lý luận, phân tích thực trạng hạch toán từng nghiệp vụ cụ thể tại đơn vị để đối chiếu với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán.
  • Phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, ghi sổ kép và tổng hợp cân đối kế toán.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là toàn bộ tài liệu quy chế quản lý tài chính, chứng từ giao dịch thực tế và hệ thống sổ kế toán năm 2021 do Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm, nguyên tắc và phương pháp hạch toán kế toán thanh toán công nợ trong doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

  • Phân loại thanh toán: Phân định hai phương thức thanh toán (trả ngay và chậm trả); phân biệt các hình thức thanh toán gồm thanh toán bằng tiền mặt (áp dụng đối với các giao dịch có giá trị dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (Séc, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Thanh toán bù trừ, Thư tín dụng - L/C, Thẻ tín dụng).
  • Kế toán thanh toán với người mua (TK 131): Làm rõ kết cấu tài khoản 131, nguyên tắc theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng lần thanh toán và thời hạn thu hồi nợ; sơ đồ hóa trình tự hạch toán từ phát sinh doanh thu, thu tiền nợ, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại đến chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán.
  • Kế toán thanh toán với người bán (TK 331): Phân tích nguyên tắc hạch toán chi tiết cho từng nhà cung cấp, xử lý nghiệp vụ ứng trước tiền hàng, vật tư dịch vụ về chưa có hóa đơn (ghi sổ theo giá tạm tính) và sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền nợ, chiết khấu được hưởng.
  • Kế toán các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ: Phân tích các loại tỷ giá (tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá xuất quỹ, tỷ giá ghi nhận nợ), nguyên tắc hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ vào TK 515 (lãi) hoặc TK 635 (lỗ), và phương pháp xử lý chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư cuối kỳ qua TK 413.
  • Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi: Trình bày điều kiện, nguyên tắc trích lập và hoàn nhập dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) thông qua TK 2293; các quy định về xử lý xóa nợ hoặc bán nợ quá hạn.
  • Kế toán chiết khấu thanh toán: Hạch toán chi phí tài chính (TK 635) đối với bên bán và doanh thu tài chính (TK 515) đối với bên mua khi thanh toán trước hạn.
  • Đặc điểm của 4 hình thức ghi sổ kế toán: Trình bày quy trình, mẫu biểu, ưu điểm và nhược điểm của hình thức Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty CP Giao nhận Quốc tế Bến Hải

Chương 2 phản ánh chi tiết về đơn vị thực tập và thực tế tổ chức công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp:

  • Khái quát về công ty:
    • Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải (Ben Hai JSC), thành lập ngày 29/07/2009 theo Giấy phép kinh doanh số 0200952246 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng cấp. Vốn điều lệ là 6 tỷ đồng. Trụ sở đặt tại Số 91 Tôn Đức Thắng, P. Trần Nguyên Hãn, Q. Lê Chân, TP. Hải Phòng; người đại diện pháp luật là Giám đốc Vũ Mạnh Nam.
    • Ngành nghề kinh doanh: Nhận ủy thác giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu đa phương thức (đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ, đường hàng không); kinh doanh dịch vụ kho bãi, logistics; làm đại lý tàu biển, đại lý cho các hãng tàu nước ngoài; khai thuê hải quan và chuyển phát nhanh quốc tế.
    • Cơ cấu bộ máy quản trị: Mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và các đơn vị trực thuộc: Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Tổ chức nhân sự, Đội vận tải.
    • Tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình kế toán tập trung gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế, Kế toán bán hàng kiêm kế toán tiền lương, và Thủ quỹ.
    • Chính sách kế toán: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ (theo tháng); đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VNĐ); áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung.
  • Thực trạng hạch toán thanh toán với người mua:
    • Quy trình thanh toán: Áp dụng thanh toán trả ngay với khách hàng mới và cho phép chậm trả đối với khách hàng truyền thống; hình thức thanh toán bằng tiền mặt (chứng từ dưới 20 triệu đồng) hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
    • Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ chứng từ hợp lệ (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có), kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung, đồng thời vào Sổ chi tiết TK 131 và Sổ cái TK 131. Cuối kỳ tổng hợp lên Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
    • Nghiệp vụ thực tế minh họa trong năm 2021:
      • Giao dịch 1: Ngày 26/06/2021, xuất Hóa đơn GTGT số 0000221 cước vận chuyển tháng 6 tuyến Quảng Ninh - Hải Phòng cho Công ty TNHH XNK Thương mại Dịch vụ Minh Tâm (MST: 5701369690) với số tiền chưa thuế 115.000.000 đ, thuế GTGT 10% là 11.500.000 đ, tổng thanh toán 126.500.000 đ (khách hàng chưa trả tiền).
      • Giao dịch 2: Ngày 29/06/2021, Công ty TNHH XNK TM DV Minh Tâm chuyển khoản 126.500.000 đ thanh toán tiền cước qua BIDV Hải Phòng (Giấy báo có ngày 29/06/2021).
      • Giao dịch 3: Ngày 29/06/2021, xuất Hóa đơn GTGT số 0000225 cước vận chuyển sắt phi 10 cho Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Hải Phòng (MST: 0200862828) với giá trị thanh toán 13.800.000 đ (chưa thanh toán).
      • Giao dịch 4: Ngày 15/07/2021, Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Hải Phòng thanh toán cước vận chuyển bằng tiền mặt 13.800.000 đ theo Phiếu thu số 454.

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty CP Giao nhận Quốc tế Bến Hải

Dựa trên mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ đề tài đã được phê duyệt, nội dung chương này hướng đến việc đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp, giải quyết các hạn chế phát sinh trong quá trình hạch toán, luân chuyển chứng từ và quản lý công nợ thực tế tại đơn vị.

Kết quả và đóng góp

Bảng tổng hợp các tỷ lệ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định

Thời gian quá hạn thanh toán của khoản nợ Mức trích lập dự phòng (%)
Từ 6 tháng đến dưới 1 năm 30%
Từ 1 năm đến dưới 2 năm 50%
Từ 2 năm đến dưới 3 năm 70%
Từ 3 năm trở lên 100%

Bảng trích xuất số liệu các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh năm 2021

Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Đối tượng giao dịch Nội dung nghiệp vụ kinh tế Tài khoản Nợ Tài khoản Có Số tiền phát sinh (VNĐ)
26/06/2021 HĐ 0000221 Công ty TNHH XNK TM DV Minh Tâm Doanh thu cước vận chuyển QN - HP tháng 6 131 511
3331		 115.000.000
11.500.000
29/06/2021 GBC 29/6 Công ty TNHH XNK TM DV Minh Tâm Khách hàng chuyển khoản thanh toán cước 112 131 126.500.000
29/06/2021 HĐ 0000225 Công ty CP Tư vấn và XD Hải Phòng Doanh thu cước vận chuyển sắt phi 10 131 511
3331		 12.000.000
1.800.000
15/07/2021 PT 454 Công ty CP Tư vấn và XD Hải Phòng Thu tiền mặt cước vận chuyển theo HĐ 0000225 111 131 13.800.000

Đóng góp của khóa luận

  • Về mặt lý luận: Khóa luận đã hệ thống hóa đầy đủ khung pháp lý kế toán công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, làm rõ các quy tắc xử lý kế toán phức tạp như hạch toán ngoại tệ, trích lập dự phòng nợ khó đòi và chiết khấu thanh toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Về mặt thực tiễn: Khóa luận phản ánh chân thực quy trình kế toán thực tế tại Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải; minh chứng việc áp dụng hình thức Nhật ký chung trong việc theo dõi luân chuyển chứng từ từ Hóa đơn, Phiếu thu, Giấy báo có vào sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản 131, 111, 112, 511.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu và phạm vi nghiên cứu thực nghiệm chỉ giới hạn tại một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải) trong phạm vi niên độ tài chính năm 2021. Các số liệu trích xuất chủ yếu tập trung minh họa cho phần hành kế toán thanh toán với người mua (TK 131) theo hình thức Nhật ký chung, chưa phản ánh đầy đủ chuỗi giao dịch quốc tế phức tạp phát sinh bằng nhiều loại ngoại tệ khác nhau.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát công tác kế toán thanh toán công nợ tại các doanh nghiệp logistics có quy mô lớn hơn; nghiên cứu chuyên sâu về quy trình kiểm soát rủi ro tín dụng thương mại, xử lý chênh lệch tỷ giá đa tệ và ứng dụng phần mềm kế toán quản trị chuyên ngành để tự động hóa đối chiếu công nợ.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng: Khóa luận là tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Quản trị kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện đồ án hoặc khóa luận về phần hành kế toán công nợ; đồng thời có giá trị tham khảo đối với nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành giao nhận, kho bãi.
  • Phần nội dung đáng tham khảo:
    • Hệ thống định khoản và sơ đồ hóa kế toán các tài khoản 131, 331, 413, 2293 theo đúng quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC tại Chương 1.
    • Quy trình luân chuyển chứng từ thực tế và phương pháp lập biểu mẫu Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết công nợ khách hàng trong lĩnh vực cước vận chuyển tại Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp trong khóa luận áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính và sử dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo thời gian quá hạn được quy định cụ thể như thế nào trong cơ sở lý thuyết của khóa luận?
Mức trích lập dự phòng căn cứ theo thời gian quá hạn thanh toán gồm 4 mức: từ 6 tháng đến dưới 1 năm trích 30%; từ 1 năm đến dưới 2 năm trích 50%; từ 2 năm đến dưới 3 năm trích 70%; và từ 3 năm trở lên trích lập 100% giá trị khoản nợ.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải được tổ chức như thế nào?
Bộ máy kế toán của công ty gồm 4 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng (lãnh đạo chung), Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế, Kế toán bán hàng kiêm kế toán tiền lương, và Thủ quỹ.

4. Khi phát sinh thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ TK 331) bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi theo tỷ giá nào?
Theo lý thuyết trích dẫn từ Điều 40 Thông tư 133/2016/TT-BTC, khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ (hoặc tỷ giá bình quân gia quyền di động nếu có nhiều giao dịch).

5. Nghiệp vụ cung cấp dịch vụ cước vận chuyển ngày 26/06/2021 cho Công ty TNHH XNK TM DV Minh Tâm được phản ánh với số liệu và định khoản ra sao?
Nghiệp vụ xuất Hóa đơn GTGT số 0000221 có giá trị cước chưa thuế là 115.000.000 đ, thuế GTGT 10% là 11.500.000 đ, tổng số tiền phải thu là 126.500.000 đ; kế toán định khoản: ghi Nợ TK 131 là 126.500.000 đ, Có TK 511 là 115.000.000 đ và Có TK 3331 là 11.500.000 đ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lâm Ánh Hồng đã giải quyết đầy đủ nhiệm vụ nghiên cứu về hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Giao nhận Quốc tế Bến Hải. Tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và mô tả chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ, ghi sổ Nhật ký chung qua các nghiệp vụ cước vận chuyển phát sinh năm 2021. Công trình mang tính ứng dụng thực tế cao, phản ánh chính xác quy trình kế toán tại một doanh nghiệp giao nhận vận tải vừa và nhỏ tại Hải Phòng.