CHƯƠNG 1: CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; đảm bảo độ tin cậy của thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành:“ Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đợn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Theo Coso 2013(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính):“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối. Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ” Để hiểu rõ hơn định nghĩa, ta cần lưu ý các vấn đề sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là chuỗi các hoạt động hiện diện trong các bộ phận, quyện chặt vào các hoạt động của đơn vị và là nội dụng cơ bản trong các hoạt động của đơn vị. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải một chức năng bổ sung cho các hoạt động của đơn vị.
Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người: Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, kiểm soát nội bộ là một công cụ được các nhà quản lý sử SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm 5 Khóa luận tốt GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu dụng chứ không thay thế nhà quản lý. Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người trong đơn vị, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiêm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Báo cáo của Coso cho thấy kiểm soát nội bộ giúp đạt được ba nhóm mục tiêu: Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
Nhóm mục tiêu về báo cáo (gồm báo cáo tài chính và báo cáo phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong): nhấn mạnh đến tính trung thực và tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ có thể tách biệt cũng có thể trùng lắp nhau. Việc phân loại ra các mục tiêu là để cho đơn vị có thể kiểm soát được tốt mọi mặt của đối tượng.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ đảm bảo được các mục tiêu trên và kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị được tổ chức dựa trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị: Bảo vệ tài sản trong đơn vị: Kiểm soát nội bộ góp phần bảo vệ được các tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình, vô hình, các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng tránh bị đánh cắp, lạm dụng vào các mục đích không đúng. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm 6 Khóa luận tốt GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Các thông tin kinh tế, tài chính phải đảm bảo tính kịp thời, tính chính xác, tin cậy cũng như phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị là cơ sở quan trọng giúp nhà quản lý đưa ra được các quyết định kinh tế. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp giúp đảm bảo cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tuân thủ theo đúng quy định. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, gian lận trong doanh nghiệp để có biện pháp xử lý kịp thời; duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách mà doanh nghiệp đã đề ra.
Đảm bảo việc ghi chép chính xác, đầy đủ cũng như lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.4 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội Theo báo cáo COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm bộ phận: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát được thiết lập bởi các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị, thiết lập tiếng nói chung và kỷ luật cho đơn vị. Các nhân tố hợp thành môi trường kiểm soát: Tính chính trực và các giá trị đạo đức: được thể hiện thông qua quan điểm của nhà lãnh đạo cấp cao trong việc điều hành đơn vị. Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập trong đơn vị nhằm hướng dẫn các nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vị.
Và để có thể truyền tải được quan điểm này nhà quản trị cấp cao và các nhà quản lý cần phải làm gương cho nhân viên trong các nhân viên trong tổ chức noi theo. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm 7 Khóa luận tốt GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trách nhiệm giám sát tổng thể: Hội đồng quản trị cần độc lập với ban điều hành, có trách nhiệm kiểm tra giám sát hoạt động của hệ thống KSNB, giám sát các nhà lãnh đạo cấp cao trong việc xây dựng và vận hành HTKSNB. Thiết lập cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm: sẽ giúp cho từng nhân viên trong đơn vị có thể hiểu được công việc,quyền hạn, trách nhiệm của mình đối với đơn vị, cung cấp cơ sở để nhà quản lý có thể lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát được các hoạt động của tổ chức. Cam kết về năng lực: Cần có chính sách nhân sự phù hợp trong hoạt động tuyển dụng, thông qua chính sách nhân sự có thể phản ánh được thông điệp của doanh nghiệp về những giá trị như tính trung thực, hành vi đạo đức, năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên.
Trách nhiệm giải trình: các nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo về nghĩa vụ của họ trong các công việc được giao. Đơn vị thiết lập ra các chính sách ưu đãi và phần thưởng cũng như các phương thức kỷ luật đối với từng trường hợp như nhân viên hoàn thành tốt công việc sẽ có hình thức khen thưởng để khuyến khích .2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của đơn vị, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Các bước đánh giá rủi ro gồm: (1) Xác lập mục tiêu Các mục tiêu cần được xác lập phải phù hợp và phải hỗ trợ được cho việc thực hiện các chiến lược của đơn vị. Có hai mức độ mục tiêu của đơn vị là mục tiêu chung cho từng đơn vị và mục tiêu ở mức độ từng bộ phận.
Mục tiêu chung cho toàn đơn vị: Các mục tiêu cần phải được thiết lập một cách rõ ràng thông qua các chính sách hay hướng dẫn chung của đơn vị, phải truyền đạt đến từng nhân viên, từng bộ phận. Cần có sự nhất quán giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với những mục tiêu chung toàn đơn vị. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm 8 Khóa luận tốt GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Mục tiêu ở mức độ từng bộ phận: mục tiêu từng bộ phận phải xuất phát từ mục tiêu chung. Cần có sự nhất quán giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận, để có thể thực hiện được thì cần có sự kết hợp giữa nhà quản lý ở các cấp trong việc xây dựng mục tiêu.
(2) Nhận dạng rủi ro Đây là quá trình lặp đi, lặp lại và thường nằm trong quy trình lập kế hoạch của đơn vị. Nhận dạng rủi ro cũng cần phải xem xét đến các cấp độ khác nhau trong tổ chức bao gồm rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và mức độ từng hoạt động. Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị: các rủi ro có thể đến từ bên trong hay bên ngoài đơn vị như sự thay đổi của nền kinh tế, sự thay đổi môi trường tự nhiên, năng lực của nhân viên, đặc điểm hoạt động của đơn vị hay một sự gián đoạn trong quá trình xử lý thông tin có thể ảnh hưởng bất lợi đến hoạt động của đơn vị. Rủi ro mức độ bộ phận: là rủi ro xảy ra ở cấp độ từng hoạt động, từng bộ phận, từng quy trình kinh doanh như bán hàng, mua hàng, sản xuất, marketing,.
(3) Phân tích rủi ro Quá trình phân tích rủi ro nhìn chung thường bao gồm đánh giá khả năng rủi ro xảy ra và ước tính tác động của chúng.