CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Thanh toán: là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán là cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Có hai nhóm phương thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không băng tiền mặt.
*Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho bán khi nhận được vật tư hàng hóa, chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách đại lý giữa hai bên hẹp. *Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt: Phương thức này ngày càng được sử dụng rộng rãi vì tính thuận tiện, tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông.Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, phương thức thanh toán nhờ thu phiếu trơn, phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ, phương thức tín dụng chứng từ… Phương thức thanh toán ủy nhiệm thường được các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng đã có quan hệ buôn bán với doanh nghiệp từ trước và trong cùng một quốc gia. Đây là một phương thức có lợi cho doanh nghiệp bởi thủ tục đơn giản. Phương thức nhờ thu phiếu trơn là phương thức thanh toán mà trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền của người mua trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không thông qua ngân hàng.
Sinh viên: Chu Thị Hằng – QT1505K Page 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Dân Lập Hải Phòng Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không có những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Phương thức tín dụng chứng từ là sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của người mở thư tín dụng cam kết hay cho phép ngân hàng khác chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một người trong phạm vi số tiền của thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1.Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua - Phải thu khách hàng là khoản thu tiền mà khách hàng đã mua nợ doanh nghiệp do đã được cung cấp sản xuất, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền. Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh tại doanh nghiệp.
- Kế toán các khoản phải thu khách hàng theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, theo từng nội dung phải thu phát sinh để đáp ứng nhu cầu thông tin về đối tượng phải thu, nội dung phải thu, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua a,Chứng từ sử dụng Khách hàng của doanh nghiệp có thể là một tổ chức, một cơ quan, công ty xí nghiệp, hay hộ gia đình… Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng bán hàng - Hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Giấy báo có Sinh viên: Chu Thị Hằng – QT1505K Page 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Dân Lập Hải Phòng b, Tài khoản và sổ sách sử dụng *Tài khoản sử dụng:Tài khoản 131: Phải thu khách hàng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Kết cấu tài khoản 131: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ; - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ; - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
* Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết phải thu khách hàng - Sổ tổng hợp phải thu khách hàng - Sổ cái tài khoản 131 Sinh viên: Chu Thị Hằng – QT1505K Page 6 Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Dân Lập Hải Phòng 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua NV1: Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư xuất bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu: - Đối với hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chưa thuế) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311). - Đối với hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Đã gồm cả thuế) NV2: Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại: - Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (Số thuế GTGT của hàng bị trả lại) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 111, 112,.
- Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, doanh thu hàng bán bị trả lại, ghi: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Sinh viên: Chu Thị Hằng – QT1505K Page 7 Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Dân Lập Hải Phòng NV 3: Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán: - Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá). - Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. NV 4: Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có) liên quan đến sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp, ghi: Nợ các TK 111, 112,.
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Phần tiền lãi). NV 5: Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng NV 6: Số chiết khấu thương mại phải trả cho người mua trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Sinh viên: Chu Thị Hằng – QT1505K Page 8 Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Dân Lập Hải Phòng NV 7: Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ các TK 111, 112,.
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. NV 8: Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng: TH1: Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định: Nợ TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.