MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Điện Biên là một tỉnh miền núi phía Bắc nước ta, một vùng đất còn gặp nhiều khó khăn, trên địa bàn tỉnh đa số đồng bảo dân tộc thiểu số, đời sống kinh tế còn khó khăn. Giao thông hiểm trở, bị chia cắt (vùng biên giới, vùng sâu, vùng xa…), vẫn còn nhiều hộ nghèo nhất là ở những vùng sâu, vùng xa trung tâm thành phố. Đời sống người dân phụ thuộc chủ yếu vào sản xuất nông nghiệp, điều kiện về cơ sở hạ tầng, hệ thống thủy lợi chưa đồng bộ, dẫn đến hiệu quả trong sản xuất nông nghiệp còn nhiều không cao, đời sống người dân còn gặp nhiều khó khăn.
Xã Na Son nằm ở phía Bắc huyện Điện Biên Đông, xung quanh bao bọc bởi các dãy núi có độ dốc lớn, độ xói mòn cao với tổng diện tích tự nhiên là 6. Có 850 hộ, tổng số dân là 3. Trong đó dân tộc Thái chiếm 85%, dân tộc H Mông 14%, dân tộc Kinh 3%. Là một xã điển hình về sản xuất nông nghiệp và trồng lúa nương, có hơn 80% hộ tham gia vào sản xuất nông nghiệp[11].
Thu nhập chính của người dân là từ sản xuất nông nghiệp, người dân trông lúa ngoài đáp ứng nhu cầu ăn cho gia đình, thì phần lớn để chăn nuôi gia súc, gia cầm, còn thừa thì đem bán. Chính vì, tập quán tự cung tự cấp truyền thống đã làm cho nền kinh tế chậm phát triển, nhiều hộ còn nằm trong diện hộ nghèo, đó để giải quyết được vấn đề này đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ để chỉ đạo, hướng dẫn để người dân thoát nghèo, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần. Nước ta đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ về công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước để đáp ứng nhu cầu hội nhập Quốc tế hiện nay. Muốn làm tốt điều đó cần phải có những cách tiếp cận và xây dựng mô hình quản lý chất lượng mới, phù hợp với các loại hình cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, 2 các loại hình kinh tế, vấn đề chất lượng trở thành một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định đến khả năng cạnh tranh và thành công của mọi tổ chức.
Trong sự phát triển của nền kinh tế, khoa học kỹ thuật, đời sống nhân dân không ngừng được cải thiện do đó những yêu cầu của con người về chất lượng ngày càng tăng. Các cơ quan hành chính muốn phát triển tốt theo xu thế cần cải tiến dịch vụ quản lý và dịch vụ chất lượng là khâu then chốt. Trong quá trình quản lý Nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý. Trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội.
Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị. Nhưng chung nhất văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. Vì vậy, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ quan Nhà nước. Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố khách quan.
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Song yếu tố con 3 người và thủ tục giấy tờ, văn thư, lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong cải cách hành chính Nhà nước hiện nay, mà sự hiện diện của nó nằm ở chất lượng công tác quản trị hành chính văn phòng. Trong công tác văn phòng hiện nay còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác văn phòng là chưa cao.
Chính vì vậy được sự hướng dẫn tận tâm của thầy giáo - ThS. Cù Ngọc Bắc và toàn thể cán bộ, giáo viên nhân viên trong đơn vị em đã chọn đề tài: “Tìm hiểu chức năng, nhiệm và vai trò của cán bộ văn phòng xã Na Son - huyện Điện Biên Đông - tỉnh Điện Biên”với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp phần để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại đơn vị được tốt hơn. Mục tiêu nghiên cứu 1.Mục tiêu chung Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và vai trò cán bộ văn phòng xã Na Son,huyện Điện Biên Đông,tỉnh Điện Biên. Từ đó đề xuất giải pháp để nâng cao năng lực, hiệu quả trong công tác.
Mục tiêu cụ thể - Khái quát những vấn đề chung về UBND xã Na Son - Hoàn thành các công việc được giao tại cơ sở thực tập - Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ của cán bộ văn phòng xã - Đánh giá thuận lợi khó khăn trong công việc của cán bộ văn phòng xã - Đề xuất một số giải pháp nâng cao năng lực,hiệu quả hoạt động của cán bộ văn phòng xã.Yêu cầu đối với sinh viên thực tập Yêu vầu về chuyên môn nghiệp vụ - Biết xác định những thông tin cần cho bài khóa luận, từ đó giới hạn được phạm vi tìm kiếm, giúp cho việc tìm thông tin đúng hướng và chính xác. 4 - Các kỹ năng nghiên cứu và đánh giá thông tin, biết xử lý, đánh giá, tổng hợp và phân tích kết quả thông tin tìm kiếm được. - Biết kỹ năng diễn đạt và trình bày thông tin tìm được phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu. - Khả năng xử lý số liệu,tổng hợp, tổng quan, các nguồn lực thông tin tìm kiếm được.
Sử dụng thông tin có hiệu quả, biết cách vận dụng những thông tin tìm được và giải quyết hiệu quả vấn đề đặt ra. Yêu cầu về thái độ và ý thức trách nhiệm - Hoàn thành tốt công việc được giao tại cơ sở - Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy,quy định cơ sở thực tập - Có thái độ tốt, lễ phép với các bác, anh chị trong cơ quan Yêu cầu về kỹ năng sống, kỹ năng làm việc - Nâng cao kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng giải quyết vấn đề. - Rèn luyện kỹ năng tư duy, sáng tạo để vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. - Tạo mối quan hệ thân thiện với mọi người trong cơ quan nhưng không can thiệp vào những việc nội bộ của cơ quan thực tập.
- Hòa nhã với mọi người trong cơ quan. - Phong cách, trang phục luôn chỉnh tề phù hợp lịch sự. Yêu cầu về tính kỷ luật: - Chấp hành phân công của khoa, quy chế thực tập của trường và các quy định của nơi thực tập. - Đảm bảo kỷ luật lao động, có trách nhiệm trong công việc.
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của cán bộ hướng dẫn tại nơi cơ sở thực tập. - Luôn trung thực trong lời nói và hành động. Yêu cầu về kết quả đạt được 5 - Tạo mối quan hệ tốt với mọi người tại cơ quan thực tập. - Thực hiện những công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao góp phần giữ vững chất lượng đào tạo và uy tín của trường.
- Đạt được các mục tiêu do bản thân đề ra và tích lũy được kinh nghiệm. - Không được tự tiện sử dụng các trang thiết bị ở nơi thực tập. - Không tự ý sao chép dữ liệu hoặc các phần mềm của cơ quan thực tập.Nội dung và phƣơng pháp thực hiện 1. Nội dung thực tập - Nghiên cứu điều kiện tự nhiên - kinh tế xã hội của xã Na Son.
- Những thành tựu mà cơ sở đã đạt được, hạn chế, khó khăn còn tồn tại. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và vai trò của cán bộ văn phòng xã. - Tìm hiểu hoạt động của văn phòng UBND xã. - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của văn phòng.
- Tìm hiểu về tổ chức và điều hành văn phòng HĐND& UBND xã. - Tham gia các hoạt động do UBND xã tổ chức trong thời gian thực tập. - Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện vai trò,chức năng, nhiệm vụ của cán bộ văn phòng xã. Phương pháp nghiên cứu 1.
Phương pháp thu thập số liệu a.Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp Các số liệu được lấy trong báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của UBND xã. Phương pháp này thu thập thông tin, số liệu về điều kiện tự nhiên, kinh tế- xã hội của xã.Thông qua việc tham khảo các tài liệu liên quan đến tình hình kinh tế- xã hội của xã có thể khái quát sự phát triển của cơ sở, những vấn đề thuận lợi, khó khăn, hạn chế của cán bộ văn phòng xã và những 6 lợi ích mà cơ sở đem lại cho người dân tại địa bàn. Qua đó có thể thấy được vai trò, chức năng, nhiệm vụ của cán bộ văn phòng xã. + Thu thập qua việc phỏng vấn các cán bộ trong xã.
+ Tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu liên quan đến cán bộ văn phòng xã. +Xin các báo cáo của về điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội của xã b.Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp - Phương pháp quan sát: Quan sát những công việc mà cán bộ văn phòng tiến hành làm việc đó như thế nào và sinh viên thực tập ghi chép, tổng hợp và học theo. +Trực tiếp quan sát công việc cán bộ văn phòng tiến hành làm việc. +Trực tiếp làm các công việc được giao tại cơ sở.
- Phương pháp phỏng vấn: Là phương pháp thu thập thông tin dựa trên cơ sở quá trình giao tiếp bằng lời nói có tính mục đích đặt ra để tìm hiểu một số thông tin như: Chức năng, nhiệm vụ, vai trò … của cán bộ, những khó khăn, thuận lợi của cán bộ khi thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao.
