Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc

Khóa luận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc

• Tác giả: Phan Thị Tố Uyên
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Quang Huy
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán tiền lương và các khoản trích tại cơ sở

Tiền lương là nguồn thu nhập chính của cán bộ, giáo viên. Trường Mầm non Phường Đúc là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thành phố Huế. Đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên. Do đó, kế toán tiền lương và các khoản trích giữ vai trò trung tâm. Công tác này quyết định việc bảo đảm đời sống vật chất cho đội ngũ nhà giáo. Đồng thời, nghiệp vụ này phản ánh việc sử dụng ngân sách nhà nước hiệu quả. Kế toán tiền lương gắn liền với các khoản trích theo lương bắt buộc. Các khoản trích này bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Kế toán sử dụng tài khoản 334 và tài khoản 332 để phản ánh các giao dịch phát sinh. Chứng từ ban đầu gồm bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các quyết định nâng lương. Quy trình tính toán dựa trên mức lương cơ sở kết hợp với hệ số lương ngạch bậc. Kế toán thực hiện đối chiếu số liệu định kỳ với Kho bạc Nhà nước. Việc chi trả diễn ra hàng tháng qua tài khoản ngân hàng của từng cá nhân. Quy trình này bảo đảm tính minh bạch, hạn chế sai sót tiền mặt.

1.1. Bản chất và kết cấu thu nhập của giáo viên mầm non

Thu nhập của đội ngũ giáo dục mầm non gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp. Tiền lương tính theo công thức hệ số lương nhân mức lương cơ sở hiện hành. Bên cạnh đó, giáo viên trực tiếp giảng dạy hưởng phụ cấp ưu đãi nghề ở mức ba mươi lăm phần trăm. Cán bộ quản lý hưởng thêm phụ cấp chức vụ lãnh đạo. Nhà trường cũng thực hiện trích phụ cấp thâm niên nghề cho người có thâm niên đủ năm năm trở lên. Phụ cấp thâm niên vượt khung áp dụng cho các cá nhân đã xếp bậc lương cuối cùng. Ngoài ra, giáo viên công tác tại môi trường đặc thù có thể nhận phụ cấp độc hại. Toàn bộ các khoản phụ cấp này cấu thành tổng thu nhập tháng của người lao động trước khi trừ bảo hiểm.

1.2. Quy định pháp lý về các khoản trích theo lương hiện hành

Đơn vị sự nghiệp trích nộp các quỹ an sinh theo tỷ lệ luật định. Tổng mức trích nộp là ba mươi bốn phần trăm tiền lương đóng bảo hiểm. Nhà trường chịu hai mươi ba phẩy năm phần trăm từ kinh phí hoạt động. Người lao động đóng mười phẩy năm phần trăm trừ trực tiếp vào thu nhập. Trong đó, bảo hiểm xã hội chiếm hai mươi lăm phẩy năm phần trăm. Bảo hiểm y tế chiếm bốn phẩy năm phần trăm. Bảo hiểm thất nghiệp chiếm hai phần trăm. Kinh phí công đoàn hai phần trăm do cơ quan sử dụng lao động nộp toàn bộ. Kế toán lập bảng tổng hợp đối chiếu với cơ quan bảo hiểm quận huyện theo tháng. Quy trình này bảo đảm quyền lợi ốm đau, thai sản cho toàn thể viên chức.

II. Phân tích kế toán tiền lương và các khoản trích tồn đọng

Thực tế công tác kế toán tiền lương tại Trường Mầm non Phường Đúc bộc lộ nhiều điểm hạn chế. Quy trình lập chứng từ vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công. Bảng chấm công do các tổ chuyên môn tự ghi chép rồi gửi kế toán tổng hợp vào cuối tháng. Việc theo dõi ngày công nghỉ phép hoặc làm thêm giờ thiếu phần mềm chuyên dụng hỗ trợ. Do đó, kế toán dễ xảy ra sai sót khi tính toán thời gian công tác thực tế. Bên cạnh đó, việc tính toán các khoản trích nộp phát sinh một số bất cập trong khâu đối chiếu. Sự thay đổi thường xuyên về chính sách tiền lương và mức trích nộp tạo áp lực cho kế toán viên. Hệ thống phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp chưa đồng bộ hoàn toàn với cơ sở dữ liệu của Bảo hiểm xã hội thành phố. Kế toán phải rà soát thủ công danh sách lao động biến động trong kỳ. Việc phân bổ chi phí lương cho đội ngũ nhân viên hợp đồng bảo vệ, phục vụ còn chậm trễ. Nguồn kinh phí tự chủ của trường còn hạn hẹp, gây khó khăn cho việc chi trả thu nhập tăng thêm. Những điểm nghẽn này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý tài chính và tinh thần người lao động.

2.1. Hạn chế trong quy trình lập bảng chấm công và chứng từ

Công tác lập bảng chấm công tại đơn vị hiện còn mang tính thủ công. Người phụ trách ghi chép ngày công bằng bảng giấy. Các ký hiệu chấm công nghỉ ốm, thai sản hay việc riêng đôi lúc nhầm lẫn. Bảng chấm công chuyển về phòng kế toán vào ngày cuối tháng. Thời gian xử lý chứng từ rất gấp. Kế toán viên phải đối chiếu thủ công từng dòng để kiểm tra tính hợp lệ. Điều này làm tăng nguy cơ sai sót số liệu. Hơn nữa, việc lưu trữ hồ sơ giấy tờ tốn diện tích và dễ thất lạc khi cần tra cứu lại. Sự thiếu vắng hệ thống điểm danh điện tử tạo ra lỗ hổng trong kiểm soát lao động thực tế. Việc phê duyệt chứng từ qua nhiều khâu trung gian kéo dài thời gian thanh toán.

2.2. Vướng mắc trong hạch toán các khoản trích theo lương

Khâu hạch toán tài khoản 332 phát sinh nhiều điểm nghẽn nghiệp vụ. Thời điểm điều chỉnh lương cơ sở thường chậm so với văn bản ban hành. Do đó, kế toán phải tính truy thu và truy lĩnh nhiều tháng. Thao tác tính hồi tố bảo hiểm rất phức tạp, dễ nhầm lẫn. Việc đối chiếu trích nộp với cơ quan bảo hiểm đôi khi sai lệch số liệu. Ngoài ra, việc phân tách nguồn kinh phí giữa biên chế và hợp đồng thiếu rõ ràng. Khoản kinh phí công đoàn đôi lúc nộp chưa đúng kỳ hạn quy định. Điều này gây trở ngại cho khâu quyết toán ngân sách với Kho bạc Nhà nước. Sự thiếu hụt kinh phí tự chủ cũng làm chậm chi trả thu nhập tăng thêm.

III. Phương pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích

Nhà trường cần áp dụng đồng bộ các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kế toán tiền lương và các khoản trích. Trước hết, ban giám hiệu cần đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán chuyên dụng. Việc số hóa toàn diện quy trình giúp loại bỏ thao tác thủ công rườm rà. Kế toán cần liên kết phần mềm nội bộ với cổng thông tin điện tử của cơ quan bảo hiểm xã hội. Sự kết nối này giúp việc đối chiếu dữ liệu diễn ra nhanh chóng, tức thì. Bên cạnh công nghệ, việc chuẩn hóa hệ thống chứng từ giữ vai trò then chốt. Nhà trường cần ban hành quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, minh bạch. Mọi định mức phụ cấp phải tuân thủ nghiêm ngặt khung pháp luật của nhà nước. Đơn vị cần phân định nguồn kinh phí tự chủ và nguồn ngân sách cấp. Điều này giúp hạch toán tiền lương đúng tài khoản quy định. Đội ngũ kế toán phải được bồi dưỡng chuyên môn định kỳ. Việc cập nhật các thông tư mới về tài chính công lập giúp ngăn ngừa sai phạm. Kiểm soát nội bộ cần thực hiện thường xuyên trước khi chuyển hồ sơ ra Kho bạc Nhà nước. Sự cải tiến toàn diện này bảo đảm quyền lợi tối đa cho người lao động.

3.1. Hiện đại hóa ứng dụng công nghệ và phần mềm kế toán

Đơn vị cần chuyển đổi sang phần mềm kế toán chuyên ngành thế hệ mới. Hệ thống mới phải tích hợp chức năng tính lương và bảo hiểm tự động. Nhà trường nên áp dụng máy chấm công bằng vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt. Dữ liệu ngày công sẽ tự động đồng bộ vào bảng tính lương. Giải pháp này giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Kế toán không còn mất nhiều thời gian rà soát bảng công giấy. Hơn nữa, việc giao dịch trực tuyến với Kho bạc Nhà nước qua dịch vụ công trực tuyến cần tiếp tục duy trì. Dữ liệu trích nộp bảo hiểm cần kết nối trực tiếp với cổng cơ quan bảo hiểm. Quy trình này rút ngắn thời gian xử lý và lưu trữ hồ sơ khoa học hơn.

3.2. Hoàn thiện chứng từ và nâng cao trình độ nhân sự kế toán

Nhà trường cần hoàn thiện mẫu biểu chứng từ kế toán theo quy định chuẩn của Bộ Tài chính. Bảng thanh toán lương phải phản ánh đầy đủ từng khoản phụ cấp và các khoản trừ bảo hiểm. Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận cần quy định thời hạn cụ thể. Ban giám hiệu phải phê duyệt kịp thời để kế toán hoàn tất hồ sơ gửi cơ quan tài chính. Đồng thời, nhà trường cần tạo điều kiện cho cán bộ kế toán tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ. Kế toán viên phải nắm vững các thay đổi về chính sách tiền lương và luật bảo hiểm. Kỹ năng tin học văn phòng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng cần nâng cao. Nhân sự giỏi chuyên môn sẽ bảo đảm công tác tài chính luôn minh bạch, chính xác.

IV. Kết luận ứng dụng kế toán tiền lương và các khoản trích

Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích là nhiệm vụ trọng tâm tại Trường Mầm non Phường Đúc. Công tác này vừa đáp ứng yêu cầu pháp luật, vừa tạo động lực làm việc cho cán bộ giáo viên. Quy trình tính lương chuẩn xác củng cố niềm tin của người lao động đối với đơn vị. Khi quyền lợi được bảo đảm, đội ngũ giáo viên an tâm cống hiến cho sự nghiệp giáo dục. Mô hình kế toán cải tiến tại trường mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cao. Nhà trường tối ưu hóa được quy trình luân chuyển chứng từ tài chính. Việc kiểm soát dòng tiền chi tiêu từ ngân sách nhà nước trở nên chặt chẽ và minh bạch hơn. Kinh nghiệm tổ chức kế toán tiền lương tại đây cũng cung cấp bài học giá trị cho các trường mầm non công lập khác trên địa bàn. Việc chuyển đổi số trong quản lý tiền lương là xu thế tất yếu của ngành giáo dục. Đơn vị cần tiếp tục duy trì kỷ luật tài chính và bám sát các chỉ đạo từ cơ quan quản lý cấp trên. Sự đổi mới vững chắc này tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài của nhà trường.

4.1. Ý nghĩa đối với quản trị tài chính tại đơn vị sự nghiệp

Công tác kế toán tiền lương chuẩn mực giúp củng cố kỷ cương tài chính công. Ban giám hiệu nắm bắt chính xác cơ cấu chi tiêu quỹ lương hàng tháng. Việc kiểm soát này hạn chế tối đa nguy cơ thâm hụt hoặc lãng phí nguồn ngân sách. Nhà trường dễ dàng xây dựng dự toán chi thường xuyên cho các năm tiếp theo. Việc quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và Kho bạc diễn ra thuận lợi. Dữ liệu tài chính minh bạch cũng nâng cao uy tín của nhà trường đối với cơ quan chức năng. Đơn vị chủ động hơn trong việc cân đối nguồn thu để chi trả thu nhập tăng thêm. Quản trị tài chính hiệu quả là đòn bẩy thúc đẩy chất lượng chăm sóc và giáo dục trẻ.

4.2. Khả năng nhân rộng mô hình tại các trường mầm non công lập

Quy trình cải tiến kế toán tại Trường Mầm non Phường Đúc có giá trị ứng dụng rộng rãi. Các cơ sở mầm non công lập có điều kiện tương đồng có thể áp dụng ngay mô hình này. Việc chuẩn hóa chứng từ và tích hợp phần mềm giúp giảm nhẹ áp lực công việc cho kế toán viên. Hệ thống giúp các trường quản lý chặt chẽ nguồn ngân sách hạn hẹp. Đồng thời, giải pháp này bảo đảm quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động một cách đầy đủ. Các đơn vị trường học cần chủ động học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm nghiệp vụ lẫn nhau. Sự đồng bộ trong cách làm sẽ nâng cao mặt bằng quản lý tài chính giáo dục công lập toàn vùng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống giáo dục quốc dân, giáo dục mầm non là bậc học đầu tiên, đóng vai trò nền tảng trong việc chăm sóc, nuôi dưỡng và hình thành nhân cách của trẻ em. Để thực hiện các mục tiêu giáo dục, đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên là nhân tố trực tiếp quyết định chất lượng hoạt động của các cơ sở giáo dục. Tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập, tiền lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn) là nguồn thu nhập chủ yếu nhằm bảo đảm đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi ngân sách nhà nước giao cho đơn vị.

Xuất phát từ thực tế tại Trường Mầm non Phường Đúc (thành phố Huế), công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đang đối mặt với một số khó khăn:

• Các chế độ, chính sách của Nhà nước về tiền lương và bảo hiểm xã hội thường xuyên có sự thay đổi, đòi hỏi nhân viên kế toán phải liên tục cập nhật để tránh sai sót trong tính toán và thanh quyết toán.
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại đơn vị chưa thực sự đồng bộ; nhiều khâu như chấm công, theo dõi ngày làm việc và lập bảng tính vẫn thực hiện thủ công, làm tăng khối lượng công việc và tiềm ẩn nguy cơ nhầm lẫn.
• Là đơn vị sự nghiệp công lập phụ thuộc phần lớn vào nguồn cấp phát từ ngân sách nhà nước thông qua Kho bạc Nhà nước, việc giải ngân và chi trả lương, các khoản phụ cấp đôi khi gặp tình trạng chậm trễ, ảnh hưởng đến quyền lợi của đội ngũ cán bộ, giáo viên.

Từ bối cảnh đó, tác giả Phan Thị Tố Uyên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc”.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

• Mục tiêu tổng quát: Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các đơn vị sự nghiệp.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc.
  3. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc, bao gồm quy trình hạch toán, hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo kế toán có liên quan.
• Phạm vi không gian: Trường Mầm non Phường Đúc, địa chỉ tại số 236 đường Bùi Thị Xuân, phường Phường Đúc, thành phố Huế.
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp và số liệu kế toán thực tế được thu thập, phân tích trong Quý I năm 2025.
• Phạm vi nội dung: Chuyên sâu vào nghiệp vụ kế toán tiền lương, phụ cấp và các khoản trích nộp theo lương áp dụng cho cán bộ, giáo viên biên chế và nhân viên hợp đồng tại cơ sở giáo dục công lập.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước:

• Khung pháp lý áp dụng:

  • Bộ luật Lao động năm 2019 (khoản 1 Điều 90 quy định về khái niệm và cấu phần tiền lương).
  • Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 (quy định về chức năng, nguyên tắc đóng và hưởng quỹ BHXH).
  • Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, quy định hệ thống tài khoản, biểu mẫu chứng từ và trình tự ghi sổ kế toán.
  • Các thông tư, văn bản hướng dẫn về chế độ phụ cấp ngành giáo dục (phụ cấp ưu đãi nghề, phụ cấp thâm niên nhà giáo, phụ cấp chức vụ lãnh đạo).

• Quy định về tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng tại đơn vị sự nghiệp:

Khoản trích nộp	Trừ vào lương NLĐ (%)	Đơn vị chi trả tính vào chi phí (%)	Tổng tỷ lệ trích (%)
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	8,0%	17,5%	25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT)	1,5%	3,0%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1,0%	1,0%	2,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ)	0,0%	2,0%	2,0%
Tổng cộng	10,5%	23,5%	34,0%

• Hệ thống tài khoản kế toán chủ yếu theo Thông tư 107/2017/TT-BTC:

  • Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (chi tiết TK 3341 – Phải trả công chức, viên chức; TK 3348 – Phải trả người lao động khác).
  • Tài khoản 332 – Các khoản phải nộp theo lương (chi tiết TK 3321 – BHXH; TK 3322 – BHYT; TK 3323 – KPCĐ; TK 3324 – BHTN).
  • Các tài khoản đối ứng: TK 611 (Chi phí hoạt động thường xuyên), TK 154, TK 642, TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc), TK 511 (Thu hoạt động do ngân sách cấp), và tài khoản ngoài bảng TK 008 (Dự toán chi hoạt động).

• Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp từ phòng kế toán, gồm bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, chứng từ giao dịch Kho bạc và hệ thống sổ kế toán quý I/2025.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu văn bản pháp luật, chế độ tiền lương, Thông tư 107/2017/TT-BTC, các giáo trình chuyên ngành kế toán công.
  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi quy trình thực hiện nghiệp vụ kế toán tại đơn vị từ khâu nhận bảng chấm công, lập bảng lương, trình duyệt chứng từ đến khâu rút dự toán qua Kho bạc Nhà nước.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với kế toán trưởng, Ban Giám hiệu và giáo viên nhà trường nhằm tìm hiểu thực tế quy trình chi trả lương và những bất cập phát sinh.
  • Phương pháp phân tích, xử lý số liệu: Thống kê, tổng hợp, lập bảng biểu đối chiếu dữ liệu tính lương, bảo hiểm thực tế trong tháng 01/2025.
  • Phương pháp so sánh: So sánh việc thực hiện hạch toán tại trường với quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC để rút ra ưu điểm và hạn chế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận cơ bản về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về tiền lương trong khu vực công và đơn vị sự nghiệp công lập:

• Xác định bản chất, chức năng của tiền lương đối với việc tái sản xuất sức lao động và phân bổ nguồn lực. Nêu rõ các nguyên tắc thực hiện chế độ tiền lương của cán bộ, công chức, viên chức khi thay đổi công việc, chuyển ngạch, bổ nhiệm, luân chuyển hoặc bảo lưu chức vụ lãnh đạo.
• Phân tích các hình thức trả lương: trả lương theo ngạch bậc (áp dụng cho công chức, viên chức giáo dục), trả lương theo chức vụ chức danh, trả lương khoán việc, trả lương theo thời gian và hình thức trả lương kết hợp với phụ cấp.
• Trình bày chi tiết cơ chế hình thành, mục đích sử dụng và tỷ lệ trích nộp của 4 quỹ: BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ theo quy định pháp luật.
• Khái quát hệ thống chứng từ kế toán tiền lương (bảng thanh toán tiền lương mẫu C2-01/NS, bảng thanh toán phụ cấp C2-02/NS, bảng thanh toán làm thêm giờ C2-03/NS, bảng thanh toán tiền nghỉ phép C2-04/NS, phiếu chi 02-TT, giấy rút dự toán ngân sách C2-09/NS, ủy nhiệm chi).
• Trình bày nguyên tắc hạch toán tài khoản 334, 332 và sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: tính lương phải trả (Nợ TK 611/Có TK 334), trích các khoản theo lương tính vào chi phí (Nợ TK 611/Có TK 332), khấu trừ lương người lao động (Nợ TK 334/Có TK 332), rút dự toán trả lương qua ngân hàng/Kho bạc (Nợ TK 112/Có TK 511 đồng thời ghi Có TK 008, sau đó Nợ TK 334/Có TK 112).

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc

Chương 2 đi sâu vào khảo sát thực tế tại Trường Mầm non Phường Đúc:

• Tổng quan đơn vị: Tiền thân là trường mẫu giáo Phường Đúc thành lập năm 1991 (Quyết định số 08/QĐ-UB ngày 17/09/1991 của UBND TP Huế), chuyển đổi mô hình thành trường mầm non năm 2003 (Quyết định số 4588/QĐ-UB ngày 29/10/2003). Năm 2006 hoàn thành giai đoạn 1 với 5 phòng học; năm 2018 xây dựng giai đoạn 2 thêm 2 phòng học. Đơn vị có 2 điểm trường với tổng diện tích 883 m² (điểm chính 236 Bùi Thị Xuân rộng 750 m² gồm 7 nhóm lớp; điểm lẻ 36C Lịch Đợi rộng 133 m² gồm 2 lớp mẫu giáo).
• Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Toàn trường có 32 người (trong đó 2 cán bộ quản lý, 20 giáo viên, 9 nhân viên; văn bản ghi tổng số 32 người). 100% giáo viên đạt chuẩn, 65% trên chuẩn. Chi bộ có 11 đảng viên, Công đoàn gồm 32 đoàn viên. Bộ máy quản lý gồm Hiệu trưởng (Đỗ Thị Na), 2 Phó Hiệu trưởng (phụ trách chuyên môn và phụ trách nuôi dưỡng - bán trú), bộ phận kế toán, bảo vệ và giáo viên.
• Tổ chức bộ máy kế toán: Trường áp dụng mô hình kế toán tập trung, tinh giản với 01 nhân viên kế toán trưởng kiêm nhiệm toàn bộ các mảng nghiệp vụ. Đơn vị áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung theo Thông tư 107/2017/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; phương pháp kiểm kê định kỳ đối với hàng tồn kho (tính giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ) và khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
• Thực tế tính lương và trích nộp:
  • Công thức tính lương viên chức: $$\text{Lương} = \text{Hệ số lương} \times \text{Mức lương cơ sở}$$
  • Mức lương cơ sở áp dụng trong kỳ tính lương tháng 01/2025 là 2.340.000 đồng.
  • Các loại phụ cấp gồm: phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung (TNVK), phụ cấp thâm niên nghề (TNNG), phụ cấp ưu đãi ngành giáo dục (từ 35% đến 70%), phụ cấp độc hại/trách nhiệm.
  • Ví dụ thực tế tính lương tháng 01/2025 cho Phó Hiệu trưởng Hồ Thị Thu Chi:
    • Hệ số lương + bảo lưu: 4,32.
    • Hệ số phụ cấp chức vụ: 0,35; Phụ cấp TNNG: 0,794; Phụ cấp ưu đãi: 1,635; TNVK: 0.
    • Tổng hệ số hưởng lương và phụ cấp: 7,098.
    • Thành tiền trước trích nộp: $7,098 \times 2.340.000 = 16.610.256\text{ đồng}$.
    • Các khoản trích trừ vào lương (10,5% BHXH, BHYT, BHTN): 1.342.480 đồng.
    • Lương thực lĩnh: $16.610.256 - 1.342.480 = 15.267.776\text{ đồng}$.
• Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương qua 5 bước:
  • Bước 1: Lập bảng chấm công thủ công (mẫu 01a-TL/TT107) do tổ trưởng chuyên môn/giáo viên phụ trách thực hiện, ký nộp vào cuối tháng.
  • Bước 2: Kế toán trưởng tổng hợp bảng chấm công, căn cứ hệ số lương, phụ cấp để lập Bảng thanh toán tiền lương và Bảng trích nộp bảo hiểm.
  • Bước 3: Trình Hiệu trưởng kiểm tra, ký duyệt bảng thanh toán tiền lương.
  • Bước 4: Kế toán lập Giấy rút dự toán ngân sách (C2-09/NS) hoặc Ủy nhiệm chi, trình Hiệu trưởng ký duyệt nộp Kho bạc Nhà nước.
  • Bước 5: Kho bạc kiểm soát chi và thực hiện chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng cá nhân của từng cán bộ, giáo viên.
• Số liệu bảng thanh toán tiền lương tháng 01/2025:
  • Tổng số ngày công theo dõi trên bảng chấm công là 17 buổi làm việc thực tế (do có thời gian nghỉ Tết Nguyên đán/nghỉ lễ ký hiệu T).
  • Khối biên chế có tổng hệ số lương và phụ cấp là 120,20 (gồm hệ số lương ngạch bậc 79,15; phụ cấp chức vụ 2,35; phụ cấp thâm niên nghề 10,96; phụ cấp trách nhiệm/độc hại 0,10; phụ cấp ưu đãi 27,64).
  • Tổng số tiền lương và phụ cấp chi trả tháng 01/2025 ghi nhận bằng chữ trên bảng lương là 262.493.283 đồng (Hai trăm sáu mươi hai triệu, bốn trăm chín mươi ba nghìn, hai trăm tám mươi ba đồng).
• Ghi sổ kế toán: Kế toán phản ánh định kỳ trên Sổ chi tiết TK 334, Sổ nhật ký chung, sau đó kết chuyển số liệu vào Sổ cái TK 334 và Sổ cái TK 332.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc

Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả nêu nhận xét và đề xuất định hướng:

• Đánh giá ưu điểm: Đơn vị tuân thủ chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107/2017/TT-BTC; biểu mẫu chứng từ cơ bản đầy đủ; chi trả lương đúng đối tượng qua tài khoản ngân hàng, hạn chế sử dụng tiền mặt; quản lý hồ sơ lương minh bạch qua Kho bạc Nhà nước.
• Đánh giá hạn chế:
  • Khâu chấm công vẫn thực hiện hoàn toàn thủ công trên giấy, dễ nhầm lẫn khi tổng hợp ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ chế độ.
  • Bộ máy kế toán chỉ có 01 người kiêm nhiệm mọi phần hành, gây áp lực công việc lớn vào các thời điểm lập báo cáo tài chính và quyết toán.
  • Công tác cập nhật các quy định mới về chính sách bảo hiểm và tiền lương đôi khi chưa kịp thời.
  • Việc rút dự toán và phê duyệt chi từ ngân sách nhà nước qua Kho bạc còn phụ thuộc vào thủ tục hành chính, đôi lúc gây trễ hạn thanh toán phụ cấp.
• Giải pháp kiến nghị: Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán và phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng để tự động hóa bảng lương; số hóa quy trình chấm công điện tử; phân định rõ quy trình phối hợp kiểm tra giữa các bộ phận; tăng cường bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để kịp thời cập nhật các thông tư mới của Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục & Đào tạo.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận cung cấp các dữ liệu và kết quả thực tế từ hồ sơ kế toán của Trường Mầm non Phường Đúc:

• Tổng hợp số liệu lương và phụ cấp tháng 01/2025:

Cấu phần tiền lương và phụ cấp	Khối biên chế	Khối hợp đồng	Tổng cộng đơn vị
Hệ số lương + bảo lưu	79,15	Theo hợp đồng	-
Hệ số phụ cấp chức vụ	2,35	-	2,35
Hệ số phụ cấp thâm niên nghề (TNNG)	10,96	-	10,96
Hệ số phụ cấp thâm niên vượt khung (TNVK)	0,00	-	0,00
Hệ số phụ cấp ưu đãi ngành	27,64	-	27,64
Hệ số phụ cấp trách nhiệm, độc hại	0,10	-	0,10
Tổng cộng hệ số phụ cấp và lương	120,20	-	-
Tổng quỹ tiền lương chi trả (đồng)	-	-	262.493.283

• Giải pháp và kiến nghị của tác giả:

  • Chuẩn hóa biểu mẫu và số hóa bảng theo dõi chấm công nhằm giảm thiểu việc tính toán thủ công bằng tay.
  • Ứng dụng phần mềm kế toán kết nối đồng bộ dữ liệu quản lý cán bộ, giáo viên với dữ liệu tính lương và trích nộp bảo hiểm, hạn chế việc nhập liệu trùng lặp.
  • Phối hợp chặt chẽ với cơ quan Kho bạc Nhà nước và Phòng Giáo dục & Đào tạo thành phố Huế để bảo đảm tiến độ rút dự toán và chi trả lương đúng thời hạn quy định.

• Đóng góp của khóa luận:

  • Phản ánh chi tiết quy trình kế toán tiền lương thực tế tại một trường mầm non công lập tuyến cơ sở trong giai đoạn áp dụng mức lương cơ sở 2.340.000 đồng (tháng 01/2025).
  • Cung cấp dẫn chứng thực tế về cách tính toán các loại phụ cấp đặc thù ngành giáo dục (ưu đãi nghề, thâm niên nhà giáo) kết hợp với các khoản trích nộp 34% (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) trên hệ thống tài khoản TK 334 và TK 332.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế:

  • Dữ liệu kế toán chi tiết tập trung khảo sát trong phạm vi hẹp vào Quý I năm 2025 (chủ yếu là số liệu tháng 01/2025), chưa bao quát trọn vẹn cả niên độ tài chính để thấy rõ biến động lương cả năm và các kỳ quyết toán ngân sách cuối năm.
  • Khóa luận mới khảo sát tại một đơn vị sự nghiệp giáo dục đơn lẻ có quy mô nhỏ (32 nhân sự tại Trường Mầm non Phường Đúc), do đó chưa mang tính bao quát đối với các loại hình trường công lập tự chủ tài chính hoặc các trường có quy mô lớn hơn.

• Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang toàn bộ chu kỳ niên độ kế toán (12 tháng) để đánh giá đầy đủ việc phân bổ, thanh quyết toán các khoản chi thu nhập tăng thêm và chi khen thưởng cuối năm.
  • Nghiên cứu so sánh công tác kế toán tiền lương giữa nhiều đơn vị trường học công lập khác nhau trên địa bàn thành phố Huế nhằm rút ra mô hình quản lý tài chính tối ưu cho khối giáo dục mầm non.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho các đối tượng sau:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Tài chính công: Có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo thực tế về phương pháp thu thập chứng từ, cách lập bảng tính lương và hạch toán nghiệp vụ tiền lương, các khoản trích theo lương trong đơn vị sự nghiệp công lập theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.
• Kế toán viên mới tiếp nhận công tác tại các trường học công lập: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ 5 bước qua Kho bạc Nhà nước, bảng chấm công thực tế, cách hạch toán trên tài khoản 334, 332 và cách tính toán các khoản phụ cấp đặc thù của giáo viên mầm non (phụ cấp ưu đãi 35% - 70%, thâm niên nghề, phụ cấp chức vụ).

Câu hỏi thường gặp

1. Trường Mầm non Phường Đúc áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Trường là đơn vị sự nghiệp công lập, áp dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và niên độ kế toán tính từ ngày 01/01 đến 31/12.

2. Mức lương cơ sở và cách tính lương của cán bộ quản lý (Phó Hiệu trưởng) trong khóa luận được xác định thế nào?
Trong tháng 01/2025, mức lương cơ sở được áp dụng là 2.340.000 đồng. Ví dụ đối với Phó Hiệu trưởng Hồ Thị Thu Chi, tổng hệ số hưởng lương và phụ cấp là 7,098 (gồm hệ số lương 4,32; phụ cấp chức vụ 0,35; thâm niên nghề 0,794; ưu đãi nghề 1,635). Thành tiền trước trích nộp là 16.610.256 đồng, trừ các khoản bảo hiểm 1.342.480 đồng, số tiền thực lĩnh là 15.267.776 đồng.

3. Tỷ lệ trích các khoản theo lương tại trường được phân bổ như thế nào giữa đơn vị và người lao động?
Tổng tỷ lệ trích nộp là 34%, trong đó người lao động đóng 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%) trừ trực tiếp vào thu nhập hàng tháng; nhà trường đóng 23,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%) được tính vào chi phí hoạt động của đơn vị.

4. Quy trình thanh toán tiền lương tại Trường Mầm non Phường Đúc gồm những bước nào?
Quy trình gồm 5 bước: (1) Lập bảng chấm công thủ công; (2) Kế toán tổng hợp bảng chấm công và lập bảng lương; (3) Hiệu trưởng ký duyệt bảng lương; (4) Lập Giấy rút dự toán ngân sách hoặc Ủy nhiệm chi trình Hiệu trưởng duyệt và nộp Kho bạc Nhà nước; (5) Kho bạc kiểm soát chi và thực hiện chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của cán bộ, giáo viên.

5. Tổng số cán bộ nhân viên và tổng quỹ tiền lương tháng 01/2025 của trường là bao nhiêu?
Toàn trường có 32 người (gồm 2 cán bộ quản lý, 20 giáo viên, 9 nhân viên; văn bản ghi tổng 32 người). Tổng hệ số lương và phụ cấp khối biên chế là 120,20; tổng số tiền lương chi trả trong tháng 01/2025 ghi nhận trên chứng từ là 262.493.283 đồng.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Phan Thị Tố Uyên đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Trường Mầm non Phường Đúc theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Nghiên cứu cung cấp số liệu thực tế về hệ số lương, phụ cấp, tỷ lệ trích bảo hiểm và quy trình luân chuyển chứng từ rút dự toán qua Kho bạc Nhà nước trong tháng 01/2025. Các kiến nghị đề xuất tập trung vào việc đẩy mạnh số hóa khâu chấm công và ứng dụng phần mềm kế toán nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. Lý luận chung về tiền lương và các khoản trích theo lương: 1. Khái niệm về tiền lương * Khái niệm tiền lương Theo khoản 1 Điều 90 Bộ luật lao động năm 2019 quy định: Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu.

Người sử dụng lao động phải đảm bảo trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau. • Khái niệm các khoản trích theo lương Bên cạnh việc chi trả tiền lương, người sử dụng lao động còn phải trích ra một số tiền nhất định tính theo tỷ lệ phần trăm (%) của khoản lương để hình thành các quỹ theo chế độ nhà nước quy định nhằm đảm bảo lợi ích của người lao động. Đó là các khoản trích theo lương, được thực hiện theo quy định chế độ tiền lương ở nước ta, bao gồm các khoản: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Theo khoản 1 điều 3, Luật BHXH năm 2014 ban hành ngày 20/11/2024 quy định như sau: Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.Bản chất và Chức năng của tiền lương và các khoản trích theo lương. Đối với các Cơ quan tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do Cơ quan sáng tạo ra hay nói cách khác nó là yếu tố của chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm.

Do vậy, các Cơ quan phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí lao động trong đơn vị sản phẩm, công việc dịch vụ và lưu chuyển hàng hoá Quản lý lao động tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt Kế toán lao động và tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của Cơ quan đi vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động.3 Ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương có vai trò quan trọng trong việc phân bố nguồn lực xã hội và kinh tế. Với cá nhân mỗi ngườu, tiền lương còn là nguồn thu nhập chính để đáp ứng các như cầu cơ bản của cuộc sống như: ăn, mặc, chỗ ở, đi lại, giáo dục và y tế.

Nó tác động trực tiếp đến mức sống của người lao động và gia đình của họ. Mặt khác, tiền lương còn là một trong những chi phí chiếm tỉ lệ khá cao. Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận nhưng bên cạnh đó còn phải lưu ý quyền lợi của người lao động. Vì thế cho nên làm thế nào để mà vừa đảm bảo được quyền lợi của người lao động vừa đảm bảo được quyền lợi của doanh nghiệp, đó luôn là vấn đề chưa thể khắc phục của mỗi doanh nghiệp.