Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát

Khóa luận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH MTV Thuận Phát

• Tác giả: Đặng Thị Thu Mẫn
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Hoàng
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán tiền lương và các khoản trích tại Thuận Phát

Công tác kế toán tiền lương giữ vị trí trung tâm trong quản trị tài chính tại Công ty TNHH MTV Thuận Phát. Tiền lương đại diện cho thước đo hao phí lao động sống. Đây là khoản thù lao gắn liền với hiệu suất công việc của từng nhân viên. Bộ phận kế toán có nhiệm vụ tính toán chính xác số tiền thực lĩnh. Đồng thời, doanh nghiệp phải trích nộp các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo tỷ lệ luật định. Việc thực hiện đúng quy chế tiền lương tạo động lực làm việc tích cực cho người lao động. Nó giúp duy trì nguồn nhân lực ổn định và thúc đẩy năng suất sản xuất kinh doanh. Hệ thống chứng từ ban đầu bao gồm bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ và hợp đồng lao động. Nhân viên kế toán tổng hợp số liệu để xác định quỹ lương phân bổ vào chi phí quản lý hay chi phí bán hàng. Mọi khoản trích theo lương đều được phản ánh qua các tài khoản kế toán liên quan nhằm minh bạch hóa nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Quy trình chuẩn mực giúp giảm thiểu sai sót phát sinh trong kỳ thanh toán.

1.1. Khái niệm và vai trò của tiền lương trong doanh nghiệp

Tiền lương là thù lao bằng tiền mà doanh nghiệp thanh toán cho người lao động. Khoản chi trả này căn cứ vào thỏa thuận lao động và hiệu quả công tác thực tế. Đối với doanh nghiệp Thuận Phát, tiền lương là bộ phận chi phí cấu thành nên giá vốn dịch vụ và chi phí vận hành. Khoản mục này tác động trực tiếp đến lợi nhuận hàng kỳ của đơn vị. Quản trị tốt tiền lương giúp kiểm soát dòng tiền an toàn. Đối với nhân viên, tiền lương nuôi dưỡng đời sống sinh hoạt thường nhật. Mức thù lao xứng đáng tạo ra sự an tâm và trách nhiệm gắn bó lâu dài. Bên cạnh đó, tiền lương còn thúc đẩy tính cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên. Doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương khoa học và hợp pháp.

1.2. Bản chất các khoản trích theo lương tại Thuận Phát

Các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Các quỹ này chia sẻ rủi ro y tế và bảo đảm an sinh cho người lao động. Tỷ lệ đóng góp do nhà nước quy định rõ ràng. Doanh nghiệp chịu phần lớn chi phí và khấu trừ phần còn lại vào lương của nhân viên. Tại Công ty TNHH MTV Thuận Phát, kế toán trích đúng tỷ lệ trên quỹ lương căn cứ theo hợp đồng. Việc trích lập đầy đủ thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Hành vi này giúp tổ chức tuân thủ nghiêm ngặt Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành. Dòng tiền trích nộp phải được chuyển đúng hạn đến cơ quan quản lý nhà nước. Nếu chậm nộp, doanh nghiệp sẽ chịu mức phạt lãi suất theo quy định pháp luật.

II. Phân tích kế toán tiền lương và các khoản trích tại Thuận Phát

Thực tế hạch toán lương tại Công ty TNHH MTV Thuận Phát bộc lộ nhiều điểm sáng cùng hạn chế cần khắc phục. Doanh nghiệp duy trì phương thức chấm công bằng tay kết hợp phần mềm văn phòng cơ bản. Quy trình này đòi hỏi nhân sự phải nhập liệu thủ công liên tục. Sai số số liệu chấm công thỉnh thoảng vẫn diễn ra trong các đợt cao điểm. Việc tính toán tiền lương theo thời gian và khoán công việc chưa đồng bộ linh hoạt. Mặt khác, cơ cấu tài chính của đơn vị trong giai đoạn 2021 đến 2023 phản ánh áp lực nợ phải trả lên đến chín mươi phần trăm tổng nguồn vốn. Nguồn vốn chủ sở hữu mỏng khiến dòng tiền thanh toán đôi lúc căng thẳng. Kế toán gặp áp lực khi vừa phải chi trả lương đúng hạn, vừa phải hoàn thành các khoản trích bảo hiểm bắt buộc. Sự phối hợp giữa phòng kế toán và các bộ phận chuyên môn còn thiếu tính liên kết dữ liệu tự động. Hồ sơ chứng từ lương đôi khi lưu trữ rời rạc, làm chậm trễ khâu kiểm toán cuối năm.

2.1. Hạn chế trong công tác lập chứng từ và hạch toán

Hệ thống chứng từ kế toán tiền lương tại đơn vị chưa đạt tính tối ưu cao. Doanh nghiệp áp dụng bảng chấm công giấy trước khi nhập vào bảng tính điện tử. Phương thức này gây lãng phí thời gian và tiềm ẩn nhầm lẫn số ngày công thực tế. Phiếu báo làm thêm giờ chưa được phê duyệt đồng bộ từ các quản lý bộ phận. Kế toán viên phải mất công đối chiếu chéo nhiều lần trước ngày lập bảng thanh toán. Ngoài ra, việc phân bổ chi phí tiền lương vào các tài khoản chi phí còn mang tính gộp chung. Tình trạng này làm giảm độ chính xác khi xác định chi phí từng dự án cụ thể. Công tác lưu trữ chứng từ thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng còn thiếu mã hóa khoa học.

2.2. Khó khăn khi cân đối dòng tiền và nộp các khoản trích

Tỷ trọng nợ phải trả cao tạo áp lực lớn lên nguồn tiền khả dụng tại công ty Thuận Phát. Doanh nghiệp đôi khi phải ưu tiên tiền mặt cho việc mua sắm hàng hóa và nguyên liệu. Điều này dẫn đến sự căng thẳng tài chính vào ngày thanh toán lương định kỳ. Các khoản nộp bảo hiểm xã hội đòi hỏi nguồn tiền đều đặn hàng tháng. Việc chậm đối soát công nợ từ một số đối tác kinh doanh cũng tác động xấu đến lịch nộp các quỹ trích theo lương. Kế toán phải liên tục xoay xở giải pháp tạm ứng ngân sách ngắn hạn. Tình trạng trên gây ảnh hưởng tiêu cực tới chỉ số thanh khoản của doanh nghiệp. Nó cũng làm tăng nguy cơ phát sinh tiền lãi phạt chậm đóng bảo hiểm.

III. Giải pháp kế toán tiền lương và các khoản trích cho Thuận Phát

Doanh nghiệp cần áp dụng đồng bộ các giải pháp nhằm nâng cấp công tác kế toán tiền lương. Thứ nhất, công ty nên đầu tư phần mềm kế toán chuyên dụng tích hợp mô đun nhân sự tiền lương tự động. Dữ liệu từ máy chấm công vân tay cần liên kết trực tiếp vào hệ thống hạch toán. Cách tiếp cận này loại bỏ hoàn toàn các lỗi ghi chép thủ công. Thứ hai, ban giám đốc cần xây dựng quy chế trả lương gắn chặt với năng suất lao động cá nhân. Tỷ lệ thưởng phạt minh bạch giúp kích thích tinh thần làm việc của tập thể nhân viên. Thứ ba, kế toán trưởng phải lập kế hoạch lưu chuyển tiền tệ chi tiết theo từng tuần. Doanh nghiệp cần dự phòng quỹ tiền mặt riêng để chi trả tiền lương và trích nộp bảo hiểm đúng kỳ hạn. Điều đó ngăn ngừa rủi ro bị cơ quan bảo hiểm tính lãi phạt chậm nộp. Cuối cùng, công ty cần thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân sự kế toán tiền lương.

3.1. Ứng dụng phần mềm tự động hóa tính lương và trích nộp

Triển khai phần mềm quản trị là bước đi tất yếu để hiện đại hóa kế toán tiền lương. Hệ thống số hóa hỗ trợ kết nối dữ liệu chấm công điện tử theo thời gian thực. Phần mềm tự động tính toán tổng số giờ công, giờ làm thêm và các khoản phụ cấp của nhân sự. Các công thức trích nộp bảo hiểm được cập nhật tự động khi chính sách thuế và bảo hiểm thay đổi. Nhân viên kế toán không còn phải tính tay trên bảng tính rời rạc. Tốc độ lập bảng lương tăng nhanh rõ rệt. Phần mềm còn hỗ trợ xuất báo cáo phân tích chi phí tiền lương tức thời cho ban lãnh đạo. Sự chuyển đổi số này nâng cao độ tin cậy và bảo mật dữ liệu nhân sự.

3.2. Cải thiện quy trình thu hồi công nợ và quản trị dòng tiền

Doanh nghiệp cần siết chặt chính sách tín dụng thương mại đối với khách hàng để thu hồi nợ nhanh hơn. Việc đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn lưu động trực tiếp giảm áp lực thiếu hụt tiền mặt. Kế toán cần thiết lập hạn mức tín dụng và theo dõi sát sao tuổi nợ của từng đối tác. Nguồn tiền thu hồi từ khách hàng được phân bổ ngay vào quỹ thanh toán định kỳ. Điều này giúp doanh nghiệp luôn chủ động nguồn chi trả lương và nộp bảo hiểm xã hội đúng ngày hẹn. Mặt khác, Thuận Phát cần thương lượng giãn nợ hợp lý với các bên cho vay nhằm hạ tỷ lệ nợ phải trả. Quản trị dòng tiền chủ động bảo đảm sự vững mạnh về mặt tài chính cho tổ chức.

IV. Kết luận về kế toán tiền lương và các khoản trích tại Thuận Phát

Kế toán tiền lương và các khoản trích giữ vai trò sống còn trong hoạt động quản trị của Công ty TNHH MTV Thuận Phát. Quy trình thanh toán thù lao chính xác bảo đảm công bằng nội bộ và tuân thủ pháp luật lao động. Khi người lao động nhận tiền lương đúng thời hạn, niềm tin và sự cống hiến đối với công ty gia tăng rõ rệt. Điều này tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp vượt qua thách thức tài chính từ tỷ lệ nợ vay cao. Doanh nghiệp cần nghiêm túc hoàn thiện quy trình lập chứng từ và ứng dụng công nghệ hiện đại. Việc phối hợp nhịp nhàng giữa kế toán với quản trị dòng tiền sẽ tháo gỡ nút thắt chi trả nợ và nghĩa vụ bảo hiểm. Một hệ thống kế toán tiền lương minh bạch giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Đây chính là đòn bẩy quan trọng để công ty nâng cao sức cạnh tranh và phát triển kinh doanh bền vững trong tương lai.

4.1. Đánh giá tính cấp thiết của việc chuẩn hóa kế toán lương

Chuẩn hóa kế toán tiền lương là yêu cầu cấp thiết để Thuận Phát bảo đảm kỷ luật tài chính. Một hệ thống hạch toán chặt chẽ ngăn ngừa hiện tượng sai lệch quỹ lương và thất thoát ngân sách. Ban điều hành có thể nắm bắt chính xác chi phí nhân công theo từng thời điểm kinh doanh. Thông tin tài chính tin cậy giúp lãnh đạo đưa ra các quyết sách điều hành chính xác và kịp thời. Chuẩn hóa quy trình còn nâng cao năng suất của chính nhân viên kế toán nhờ giảm bớt thao tác thừa. Khi rủi ro pháp lý về lao động và bảo hiểm được kiểm soát, tổ chức vận hành an toàn và ổn định hơn.

4.2. Khả năng ứng dụng các giải pháp vào thực tiễn doanh nghiệp

Các giải pháp đề xuất hoàn toàn mang tính khả thi đối với mô hình hoạt động của Thuận Phát. Doanh nghiệp có thể phân kỳ đầu tư phần mềm kế toán theo từng giai đoạn để phù hợp năng lực tài chính. Chi phí triển khai ban đầu sẽ được bù đắp nhanh chóng nhờ tiết kiệm thời gian xử lý thủ công. Việc siết chặt công nợ và cải tiến chính sách thù lao có thể áp dụng ngay trong quý tiếp theo. Sự phối hợp giữa ban giám đốc và các phòng ban là chìa khóa then chốt cho thành công. Khi cải cách hoàn tất, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa chi phí vận hành và xây dựng môi trường lao động gắn kết lâu dài.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường và chịu tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước về chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng ngày càng gay gắt. Đồng thời, thị trường lao động chứng kiến sự cạnh tranh trực tiếp giữa những người lao động về thu nhập và việc làm. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, được xác lập thông qua sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Việc chi trả thù lao thỏa đáng, tương xứng với năng lực không chỉ kích thích khả năng sáng tạo, tinh thần làm việc hăng say của người lao động mà còn là đòn bẩy gia tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bên cạnh tiền lương, các khoản trợ cấp và phúc lợi xã hội như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn đóng vai trò trực tiếp trong việc bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động.

Tuy nhiên, chính sách tiền lương tại các doanh nghiệp đang phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm biến động giá cả thị trường, lạm phát gia tăng, nguy cơ thất nghiệp, cùng những hạn chế trong hệ thống thang bảng lương, chế độ nâng bậc và cơ chế quản lý thu nhập. Đối với Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát – một doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực kinh doanh, phân phối mô tô, xe máy và phụ tùng tại thành phố Huế, chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí hoạt động. Công tác quản lý, hạch toán và chi trả tiền lương có tác động trực tiếp đến động lực làm việc của nhân viên và chất lượng hoạt động bán hàng của đơn vị. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Đặng Thị Thu Mẫn đã thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp: "Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát".

Văn bản xác định rõ mục tiêu nghiên cứu gồm mục tiêu chung và 3 mục tiêu cụ thể:

• Mục tiêu chung: Tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát; từ đó đưa ra một số nhận xét về ưu điểm, nhược điểm và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Thứ nhất, hệ thống lại cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
  2. Thứ hai, tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát.
  3. Thứ ba, đưa ra nhận xét chung và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Bộ phận Quản lý thuộc Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát (địa chỉ: Số 98 Đinh Tiên Hoàng, Phường Đông Ba, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian: Đề tài thu thập, phân tích số liệu tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 3 năm từ 2021 đến 2023; số liệu kế toán chi tiết liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương được khảo sát cụ thể vào tháng 06/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về cơ sở pháp lý và khung lý thuyết, nghiên cứu vận dụng các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các nguyên lý kinh tế học, kế toán doanh nghiệp:

• Bộ luật Lao động năm 2019 (Luật số 45/2019/QH14): Khoản 1 Điều 90 quy định khái niệm tiền lương; Điều 94 quy định nguyên tắc trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn; Điều 95 quy định căn cứ trả lương, hình thức tiền tệ thanh toán và nghĩa vụ thông báo bảng kê trả lương; Điều 96 quy định các hình thức trả lương; Điều 105 quy định thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày.
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP (Điều 54) và Thông tư số 23/2015/TT-BLĐTBXH (Điều 4) hướng dẫn thi hành các hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm, lương khoán và lương theo doanh thu.
• Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 (Luật số 58/2014/QH13): Quy định về tỷ lệ đóng nộp quỹ BHXH, điều kiện và chế độ hưởng ốm đau (Điều 25, 26, 27, 28), chế độ thai sản (Điều 31, 39) và chế độ hưu trí (Điều 56).
• Luật Bảo hiểm y tế năm 2014 (sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật BHYT năm 2008): Quy định chức năng, nguyên tắc đóng và mức trích lập Quỹ BHYT.
• Luật Việc làm năm 2013: Điều 57 quy định mức đóng và trách nhiệm tham gia Bảo hiểm thất nghiệp của người lao động và người sử dụng lao động.
• Thông tư số 06/2021/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định chi tiết về mức hưởng chế độ ốm đau.
• Chế độ kế toán: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy định hệ thống tài khoản, nguyên tắc ghi nhận và quy trình hạch toán kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương.

Khóa luận phân loại cụ thể các quỹ trích theo lương cùng tỷ lệ trích nộp theo quy định pháp luật:

Khoản trích nộp	Tỷ lệ DN chịu (tính vào CP)	Tỷ lệ NLĐ chịu (trừ vào lương)	Tổng tỷ lệ trích nộp	Ghi chú cơ cấu quỹ thành phần
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17,5%	8,0%	25,5%	DN đóng: 3% ốm đau - thai sản, 14% hưu trí - tử tuất, 0,5% tai nạn LĐ - BNN; NLĐ đóng: 8% hưu trí - tử tuất
Bảo hiểm y tế (BHYT)	3,0%	1,5%	4,5%	Nộp toàn bộ cho cơ quan quản lý BHYT
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1,0%	1,0%	2,0%	Ngân sách trung ương hỗ trợ tối đa 1% quỹ lương
Kinh phí công đoàn (KPCĐ)	2,0%	0,0%	2,0%	Tính toàn bộ vào chi phí của doanh nghiệp
Tổng cộng	23,5%	10,5%	34,0%

Về phương pháp nghiên cứu thực tế, tác giả kết hợp các phương pháp định tính và định lượng:

• Phương pháp thu thập số liệu: Tìm hiểu, tra cứu giáo trình, thông tư, chuẩn mực kế toán và các khóa luận liên quan để xây dựng cơ sở lý luận; đồng thời thu thập hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách chi tiết, bảng thanh toán lương và báo cáo tài chính trực tiếp từ Công ty TNHH MTV Thuận Phát.
• Phương pháp quan sát: Theo dõi, ghi nhận trực tiếp các thao tác nghiệp vụ, quy trình xử lý công việc hàng ngày của nhân viên kế toán tại doanh nghiệp trong thời gian thực tập hơn 3 tháng.
• Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên phụ trách kế toán tiền lương và các cán bộ quản lý liên quan để làm rõ quy trình lập chứng từ, luân chuyển hồ sơ, kiểm duyệt và chi trả thu nhập.
• Phương pháp phân tích, thống kê, mô tả: Mô tả cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng phòng ban, mô hình kế toán; thống kê và phân tích các chỉ tiêu tài chính về tài sản, nguồn vốn và lao động của doanh nghiệp qua 3 năm.
• Phương pháp so sánh, tổng hợp: So sánh số liệu giữa các năm 2021, 2022, 2023 nhằm xác định xu hướng biến động tài chính, đối chiếu thực tiễn hạch toán tại doanh nghiệp với các quy định kế toán hiện hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết nền tảng về lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội. Về mặt bản chất, tiền lương biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người sử dụng lao động trả cho người lao động, chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế như quy luật cung - cầu và quy luật giá trị. Tiền lương thực hiện 4 chức năng cơ bản: thước đo giá trị, kích thích người lao động nâng cao năng suất, chức năng tích lũy bảo đảm đời sống lâu dài, và chức năng điều hòa phân bổ lao động trong xã hội.

Tác giả phân tích cụ thể các hình thức trả lương được pháp luật thừa nhận:

1. Lương theo thời gian: Trả theo thời gian làm việc thực tế, bậc lương và hệ số lương (áp dụng cho khối văn phòng, quản lý gián tiếp). Bao gồm: lương tháng (tính theo số ngày làm việc thực tế trên cơ sở số ngày làm việc quy định không quá 26 ngày/tháng), lương tuần, lương ngày, lương giờ và tiền lương làm thêm giờ (hưởng tối thiểu 150% vào ngày làm việc thường, 200% vào ngày nghỉ hàng tuần, và 300% vào các ngày nghỉ lễ, tết hưởng lương).
2. Lương theo sản phẩm: Gắn kết thù lao trực tiếp với kết quả đầu ra theo định mức và đơn giá. Các biến thể gồm: lương sản phẩm trực tiếp, lương sản phẩm gián tiếp (dành cho công nhân phụ trợ, phục vụ), lương sản phẩm có thưởng/phạt và lương sản phẩm lũy tiến (áp dụng khi cần đẩy nhanh tiến độ sản xuất).
3. Lương khoán: Trả theo khối lượng, chất lượng công việc và thời hạn hoàn thành theo hợp đồng giao khoán cho những công việc mang tính phức tạp, trọn gói.
4. Lương theo doanh thu: Trả theo tỷ lệ phần trăm hoặc mức cố định dựa trên doanh số hoặc lợi nhuận bán hàng, thường áp dụng cho bộ phận kinh doanh.

Về hạch toán kế toán, chương này quy định hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán tiền lương bắt buộc và hướng dẫn theo quy định:

• Mẫu số 01a-LĐTL (Bảng chấm công); Mẫu số 01b-LĐTL (Bảng chấm công làm thêm giờ); Mẫu số 02-LĐTL (Bảng thanh toán tiền lương); Mẫu số 03-LĐTL (Bảng thanh toán tiền thưởng); Mẫu số 04-LĐTL (Giấy đi đường); Mẫu số 05-LĐTL (Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành); Mẫu số 06-LĐTL (Bảng thanh toán tiền lương làm thêm giờ); Mẫu số 07-LĐTL (Bảng thanh toán tiền thuê ngoài); Mẫu số 08-LĐTL (Hợp đồng giao khoán); Mẫu số 09-LĐTL (Biên bản thanh lý/nghiệm thu hợp đồng giao khoán); Mẫu số 10-LĐTL (Bảng kê trích nộp các khoản theo lương); Mẫu số 11-LĐTL (Bảng phân bổ tiền lương và BHXH).

Hệ thống tài khoản hạch toán trọng tâm bao gồm:

• Tài khoản 334 (Phải trả người lao động): Bên Nợ phản ánh tiền lương, tiền công, tiền thưởng và bảo hiểm xã hội đã chi trả hoặc các khoản khấu trừ vào lương; Bên Có phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp phải trả; Số dư bên Có phản ánh số tiền còn phải trả người lao động (hoặc dư Nợ nếu chi trả vượt mức). Tài khoản cấp 2 gồm: TK 3341 (Phải trả công nhân viên) và TK 3348 (Phải trả người lao động khác).
• Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác): Bên Nợ phản ánh số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cơ quan chức năng hoặc đã chi trả người lao động; Bên Có phản ánh các khoản trích lập tính vào chi phí hoặc trừ vào lương của người lao động theo tỷ lệ quy định. Các tài khoản chi tiết gồm TK 3381, TK 3382 (KPCĐ), TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3385, TK 3386 (BHTN), TK 3387, TK 3388.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát

Chương 2 trình bày tổng quan về tổ chức hoạt động, bộ máy quản lý, tình hình tài chính và thực tế hạch toán lương tại đơn vị. Công ty TNHH MTV Thuận Phát được thành lập ngày 21/06/2001 (mã số thuế 3300332379, trụ sở chính tại số 98 Đinh Tiên Hoàng, TP. Huế), do ông Phan Văn Đức làm đại diện pháp luật. Ngành nghề kinh doanh chính là bán buôn, bán lẻ mô tô, xe máy, xe máy điện, phụ tùng thay thế và dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa đi kèm. Cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc điều hành trực tiếp 3 bộ phận: Bộ phận Quản lý, Bộ phận Bán hàng và Bộ phận Dịch vụ.

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm Kế toán trưởng và Kế toán viên:

• Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về công tác tài chính - kế toán, tham mưu cho Giám đốc, giám sát nhân viên, xét duyệt bảng lương và ký duyệt báo cáo.
• Kế toán viên: Theo dõi công nợ, quản lý quỹ tiền mặt, ngân hàng, vật tư hàng hóa, tài sản cố định, lập bảng chấm công, tính lương và trực tiếp chi trả lương cho nhân viên.

Chính sách kế toán áp dụng:

• Niên độ kế toán: Năm dương lịch, kỳ kế toán tính theo tháng (từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng).
• Đơn vị tiền tệ ghi sổ: Đồng Việt Nam (VNĐ).
• Chế độ kế toán: Áp dụng Thông tư số 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Phương pháp hạch toán tồn kho: Kê khai thường xuyên; tính và hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Ứng dụng phần mềm: Sử dụng phần mềm kế toán AC Soft kết hợp phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) của Tổng cục Thuế.

Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 3 năm (2021 - 2023) được thể hiện cụ thể:

CHỈ TIÊU	Năm 2021 (VNĐ)	Năm 2022 (VNĐ)	Năm 2023 (VNĐ)	Biến động 2022/2021 (± VNĐ)	Biến động 2022/2021 (± %)	Biến động 2023/2022 (± VNĐ)	Biến động 2023/2022 (± %)
A. TÀI SẢN NGẮN HẠN	24.890.358.979	18.912.795.810	22.444.925.455	-5.977.563.169	-24,02%	+3.532.129.645	+18,68%
B. TÀI SẢN DÀI HẠN	3.915.907.303	4.466.291.401	4.010.198.652	+550.384.098	+14,06%	-456.092.749	-10,21%
TỔNG TÀI SẢN	28.806.266.282	23.379.087.211	26.455.124.107	-5.427.179.071	-18,84%	+3.076.036.896	+13,16%
A. NỢ PHẢI TRẢ	26.904.620.017	21.432.176.245	24.941.080.565	-5.472.443.772	-20,34%	+3.508.904.320	+16,37%
B. VỐN CHỦ SỞ HỮU	1.901.646.265	1.946.910.966	1.514.043.542	+45.264.701	+2,38%	-432.867.424	-22,23%
TỔNG NGUỒN VỐN	28.806.266.282	23.379.087.211	26.455.124.107	-5.427.179.071	-18,84%	+3.076.036.896	+13,16%

Số liệu cho thấy quy mô tài sản và nguồn vốn của công ty có sự sụt giảm mạnh vào năm 2022 (-18,84%) do tài sản ngắn hạn giảm 24,02% (chủ yếu do tiền và các khoản tương đương tiền sụt giảm), sau đó phục hồi vào năm 2023 (+13,16%) đạt 26,455 tỷ đồng nhờ thu hồi công nợ tốt và gia tăng dự trữ tài sản ngắn hạn. Về cơ cấu nguồn vốn, nợ phải trả chiếm tỷ trọng áp đảo trên 90% tổng nguồn vốn qua cả 3 năm, trong khi vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng thấp (dưới 10%).

Về thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

• Công ty áp dụng hình thức trả lương kết hợp giữa lương thời gian và các chế độ đãi ngộ theo tính chất từng bộ phận (Bộ phận Quản lý, Bộ phận Bán hàng, Bộ phận Dịch vụ).
• Dữ liệu khảo sát chuyên sâu tại tháng 06/2023: Kế toán sử dụng Bảng chấm công tháng 06/2023, Bảng thanh toán tiền lương tháng 06/2023 của từng bộ phận, Bảng tổng hợp các khoản trích theo lương công ty đóng.
• Hệ thống chứng từ chi tiền: Phiếu chi tháng 06/2023 của Bộ phận Dịch vụ; Phiếu chi tháng 06/2023 của Bộ phận Bán hàng; Phiếu chi tháng 06/2023 của Bộ phận Quản lý.
• Sổ sách chi tiết mở trên phần mềm kế toán AC Soft: Sổ chi tiết TK 3341 (Phải trả công nhân viên quản lý/văn phòng), Sổ chi tiết TK 3343, Sổ chi tiết TK 3344 (chi tiết theo các bộ phận dịch vụ và bán hàng) và Sổ chi tiết TK 3383 (Bảo hiểm xã hội).

Chương 3: Định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp về ưu điểm, nhược điểm trong khâu hạch toán và quản lý:

• Đánh giá chung: Bộ máy kế toán tập trung giúp việc chỉ đạo, kiểm soát thông tin tài chính diễn ra thống nhất, kịp thời; phần mềm AC Soft đáp ứng được các yêu cầu ghi sổ và lập báo cáo thuế cơ bản.
• Hạn chế: Công tác theo dõi lao động và hạch toán chi tiết chi phí lương giữa các bộ phận kinh doanh còn đơn giản, hình thức thanh toán lương và chính sách khen thưởng chưa tạo động lực tối đa cho nhân viên bán hàng và kỹ thuật viên dịch vụ.

Tác giả đề xuất 5 nhóm biện pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị:

1. Hoàn thiện công tác quản lý người lao động: Chuẩn hóa quy trình theo dõi thời gian làm việc, định mức lao động và hồ sơ nhân sự theo từng bộ phận chuyên môn.
2. Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tối ưu hóa việc phân loại chi phí lương vào các tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý; hạch toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ trích lập và đóng nộp kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội trên hệ thống sổ chi tiết tài khoản 334 và 338.
3. Hoàn thiện về hình thức thanh toán lương: Đa dạng hóa và chuyển dịch phương thức thanh toán từ tiền mặt sang chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng nhằm bảo đảm tính minh bạch, an toàn và tiết kiệm thời gian.
4. Hoàn thiện chế độ khen thưởng: Xây dựng tiêu chí đánh giá KPI rõ ràng gắn liền với doanh số bán xe và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng để kích thích năng suất lao động.
5. Hoàn thiện các khoản phụ cấp và chế độ bảo hiểm xã hội: Rà soát việc trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đúng mức lương thực tế và giải quyết kịp thời các chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản cho người lao động.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể phản ánh qua hệ thống dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

• Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở pháp lý và phương pháp tính toán tiền lương, các khoản trích bảo hiểm theo quy định hiện hành (tổng tỷ lệ trích nộp các loại bảo hiểm và kinh phí công đoàn là 34%, trong đó doanh nghiệp chịu 23,5%, người lao động chịu 10,5%).
• Phản ánh trung thực bức tranh tài chính của Công ty TNHH MTV Thuận Phát giai đoạn 2021 - 2023:
  • Tổng tài sản/nguồn vốn năm 2021 đạt 28.806.266.282 đồng; năm 2022 giảm xuống 23.379.087.211 đồng (giảm 18,84%); năm 2023 tăng lên 26.455.124.107 đồng (tăng 13,16%).
  • Cơ cấu nguồn vốn bộc lộ sự mất cân đối khi nợ phải trả luôn chiếm trên 90% (năm 2021: 26,904 tỷ đồng; năm 2022: 21,432 tỷ đồng; năm 2023: 24,941 tỷ đồng), trong khi vốn chủ sở hữu chỉ chiếm dưới 10% (năm 2021: 1,901 tỷ đồng; năm 2022: 1,946 tỷ đồng; năm 2023: 1,514 tỷ đồng).
• Minh họa chi tiết quy trình xử lý kế toán tiền lương thực tế thông qua bộ chứng từ tháng 06/2023 gồm Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng tổng hợp trích nộp bảo hiểm, Phiếu chi tiền lương các bộ phận (Quản lý, Bán hàng, Dịch vụ) và việc vào sổ chi tiết các tài khoản 3341, 3343, 3344, 3383 trên phần mềm kế toán AC Soft.
• Đóng góp mang tính thực tiễn: Đề xuất hệ thống 5 giải pháp cụ thể, bám sát đặc điểm mô hình kinh doanh bán lẻ mô tô, xe máy của doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, hỗ trợ ban lãnh đạo công ty hoàn thiện quy chế chi trả thu nhập và kiểm soát chi phí hoạt động.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi dữ liệu thu thập:

• Về phạm vi thời gian: Nghiên cứu mới chỉ tập trung phân tích sâu dữ liệu kế toán tiền lương và các chứng từ chi tiết trong phạm vi 01 tháng (tháng 06 năm 2023), chưa thực hiện khảo sát xuyên suốt toàn bộ các tháng trong năm để so sánh biến động chi phí lương theo tính chất thời vụ của hoạt động kinh doanh xe máy.
• Về phạm vi đối tượng: Nghiên cứu mang tính chất nghiên cứu trường hợp điển hình (case study) tại một doanh nghiệp thương mại duy nhất trên địa bàn thành phố Huế, chưa đối chiếu so sánh thực tiễn hạch toán lương với các doanh nghiệp cùng quy mô hoặc khác ngành nghề.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

• Mở rộng phạm vi khảo sát số liệu tiền lương qua chuỗi thời gian nhiều quý hoặc nhiều năm liên tục để đánh giá tính chu kỳ và hiệu quả chi trả lương tác động đến doanh thu bán hàng.
• Nghiên cứu so sánh công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương giữa doanh nghiệp thương mại dịch vụ và doanh nghiệp sản xuất cơ khí, lắp ráp xe máy.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận tốt nghiệp là tài liệu tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Cung cấp nguồn tư liệu học thuật rõ ràng về phương pháp hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Người làm công tác kế toán và quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp phân phối mô tô, xe máy: Tham khảo hệ thống biểu mẫu, quy trình luân chuyển chứng từ chấm công, bảng thanh toán lương các bộ phận và phương pháp phân bổ chi phí lương trên phần mềm kế toán AC Soft.
• Các nhà nghiên cứu và học viên thực hiện đề tài tương tự: Cung cấp phương pháp luận phân tích biến động tài chính 3 năm kết hợp khảo sát chứng từ hạch toán thực tế tại một doanh nghiệp thương mại cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng phần mềm kế toán AC Soft kết hợp phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK).

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và mô hình kế toán tại công ty được thiết lập như thế nào?
Công ty tổ chức bộ máy quản trị gồm Giám đốc điều hành trực tiếp 3 phòng ban chức năng: Bộ phận Quản lý, Bộ phận Bán hàng và Bộ phận Dịch vụ. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, bao gồm Kế toán trưởng phụ trách điều hành chung và Kế toán viên phụ trách theo dõi công nợ, quỹ tiền mặt, hàng tồn kho, tính lương và chi trả lương.

3. Tình hình biến động tổng tài sản và cơ cấu nguồn vốn của công ty giai đoạn 2021 - 2023 có đặc điểm gì nổi bật?
Tổng tài sản/nguồn vốn biến động không đều: năm 2021 đạt 28,806 tỷ đồng, giảm xuống 23,379 tỷ đồng vào năm 2022 (giảm 18,84%), sau đó phục hồi lên 26,455 tỷ đồng vào năm 2023 (tăng 13,16%). Về cơ cấu vốn, nợ phải trả chiếm tỷ trọng rất cao, trên 90% tổng nguồn vốn (đạt 24,941 tỷ đồng vào năm 2023), trong khi vốn chủ sở hữu chỉ chiếm tỷ trọng dưới 10% (đạt 1,514 tỷ đồng vào năm 2023).

4. Dữ liệu kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được khóa luận khảo sát chi tiết trong thời gian nào và qua những chứng từ gì?
Số liệu kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được khảo sát chuyên sâu trong tháng 06/2023. Các chứng từ, sổ sách được sử dụng bao gồm: Bảng chấm công tháng 06/2023, Bảng thanh toán tiền lương tháng 06/2023 của các bộ phận, Bảng tổng hợp các khoản trích theo lương công ty đóng, các Phiếu chi tiền lương tháng 06/2023 của 3 bộ phận (Dịch vụ, Bán hàng, Quản lý) và các Sổ chi tiết tài khoản 3341, 3343, 3344, 3383.

5. Tác giả đề xuất những nhóm giải pháp nào để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại đơn vị?
Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp: (1) Hoàn thiện công tác quản lý người lao động; (2) Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương; (3) Cải tiến hình thức thanh toán lương (tăng cường thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng); (4) Đổi mới và hoàn thiện chế độ khen thưởng gắn với hiệu quả công việc; (5) Thực hiện đầy đủ, kịp thời các chính sách phụ cấp và chế độ bảo hiểm xã hội.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đặng Thị Thu Mẫn đã giải quyết trọn vẹn mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC. Nghiên cứu đã phân tích chi tiết thực trạng biến động tài chính 3 năm (2021 - 2023) cùng quy trình chấm công, tính lương và ghi sổ kế toán thực tế tại Công ty TNHH Một thành viên Thuận Phát trong tháng 06/2023. Trên cơ sở nhận diện các điểm mạnh và hạn chế trong quản lý, khóa luận đã đề xuất 5 nhóm giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán, hoàn thiện chính sách đãi ngộ và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người lao động tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và bản chất tiền lương, các khoản trích theo lương 1. Khái niệm tiền lương và bản chất của tiền lương  Khái niệm tiền lương: Theo quy định của Bộ Luật lao động 2019 tại khoản 1 điều 90 như sau “Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.” Không chỉ vậy, quan điểm về tiền lương còn được thể hiện qua nhiều nội dung khác nhau với mỗi góc nhìn khác nhau như: Theo quan điểm của chủ nghĩa Mác Lê – nin : “Tiền lương là một phần thu nhập quốc dân thể hiện bằng tiền mà người lao động nhận được để bù đắp cho sức lao động đã bỏ ra tùy theo số lượng và chất lượng của người lao động đó.”  Bản chất của tiền lương: Bản chất của tiền lương là nó được hình thành dựa trên giá trị sức lao động mà người lao động đồng ý nhận từ người sử dụng lao động, không chỉ vậy nó cũng bị chi phối bởi các quy luật kinh tế như cung - cầu và quy luật giá trị,… 1.

Khái niệm các khoản trích theo lương Ngoài tiền lương là khoản thu nhập chính của người lao động, đồng thời họ còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có Bảo hiểm Xã hội (BHXH), Bảo hiểm Y tế (BHYT), Bảo hiểm Thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí Công đoàn (KPCĐ). 5 - Bảo hiểm xã hội (BHXH): Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội. - Bảo hiểm y tế (BHYT): Bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm bắt buộc được áp dụng đối với các đối tượng theo quy định để chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận do Nhà nước tổ chức thực hiện. - Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Là chế độ nhằm bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi bị mất việc làm, hỗ trợ người lao động học nghề, duy trì việc làm, tìm việc làm trên cơ sở đóng vào Quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

- Kinh phí công đoàn (KPCĐ): khoản tiền do các doanh nghiệp, đơn vị có sử dụng lao động phải trích nộp hàng tháng theo quy định của pháp luật, nhằm phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn. Chức năng của tiền lương và các khoản trích theo lương  Chức năng Là thước đo giá trị: Tiền lương đóng vai trò là thước đo giá trị cho sức lao động của người lao động. Khi tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động tương ứng với sức lao động mà họ bỏ ra trong quá trình làm việc, chúng ta có thể nhìn thấy rõ mức độ hao phí lao động của cộng đồng thông qua tổng quỹ lương của toàn bộ người lao động. Tiền lương cần được điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của giá trị sức lao động.

 Chức năng kích thích người lao động: Chức năng kích thích NLĐ của tiền lương là nhằm giúp người lao động luôn làm việc hiệu quả và hứng thú trong công việc. Tiền lương phải được thiết kế sao cho bù đắp sức lao động mà họ đã bỏ ra và khuyến khích họ phát huy tối đa năng lực.