CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM NHIỆM VỤ HOẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương 1.Tiền lương Khái niệm: Tiền lương là số tiền người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả cho người lao động khi họ cung ứng sức lao động, theo quy định của pháp luật hoặc theo sự thỏa thuận hợp pháp của các bên trong hợp đồng lao động. Tiền lương được trả theo nǎng suất lao động, chất lượng, hiệu quả công việc nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định.
Trên thực tế, khái niệm "tiền lương" còn có thể hiểu theo nghĩa rộng, như khái niệm thu nhập của người lao động, bao gồm tiền lương cơ bản, các khoản tiền phụ cấp lương và tiền thưởng. Trong nền kinh tế thị trường, tiền lương là giá cả sức lao động, chịu sự chi phối của tuơng quan cung-cầu lao động trên thị trưòng. Tiền lương của người lao động làm công do các bên thỏa thuận, cǎn cứ vào công việc, điều kiện của các bên và kết quả lao động nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu.2 Các khoản trích theo lương Gắn chặt với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đối với người lao động.
Bảo Hiểm Xã Hội - Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực,…) của người lao động thực tế phát sinh trong tháng. SVTH: Mai Thị Thùy Trang Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Hồ Tuấn Vũ -Tỷ lệ trích hiện hành tổng là 25.5% được tính vào chi phí của doanh nghiệp 8% được tính trừ vào lương của nhân viên. - Quỹ bảo hiểm xã hội được chi tiêu cho các trưòng hợp: người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí. - Quỹ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
Bảo Hiểm Y Tế - Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí,… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ,…. - Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng. - Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 4,5%, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Bảo Hiểm Thất Nghiệp - Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.
- Đây là một biện pháp nhằm hỗ trợ người lao động bằng một khoản tài chính nhằm đảm bảo ổn định cuộc sống của người lao động trong thời gian mất việc. - Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 2%, trong đó 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% trừ vào lương của người lao động. Đặc điểm của tiên lương - Tiền lương là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn ứng trước và đây là khoản chi phí trong giá thành sản phẩm. - Sức lao động con người cũng có hạn trong quá trình làm việc.
Muốn nâng cao và duy trì khả nǎng làm việc của con người thì cần tái sản xuất lao SVTH: Mai Thị Thùy Trang Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Hồ Tuấn Vũ động. Tiền lương tạo ra cho người lao động có cảm giác hǎng say làm việc để có thể trang trải cho cuộc sống và thỏa mãn mong muốn của mình. - Đối với nhà quản lý thông qua việc trả lương để quản lý doanh nghiệp. Qua đó nhà quản lý có thể kiểm tra, theo dõi, giám sát người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lương bỏ ra phải đem lại hiệu quả và kết quả cao.
Ý nghĩa của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tiền lương là yếu tố cơ bản để quyết định thu nhập tǎng hay giảm của người lao động, quyết định mức sống vật chất của người lao động làm công ǎn lương trong doanh nghiệp. Vì vậy để có thể trả lương một cách công bằng chính xác, đảm bảo quyền lợi cho người lao động thì mới tạo ra sự kích thích, sự quan tâm đúng đắn của người lao động đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Có thể nói hạch toán chính xác đúng đắn tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để kích thích các nhân tố tích cực trong mỗi con người, phát huy tài nǎng, sáng kiến, tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình của người lao động tạo thành động lực quan trọng của sự phát triển kinh tế. - Mặt khác, tiền lương là một trong những chi phí của doanh nghiệp hơn nữa lại là chi phí chiếm tỉ lệ đáng kể.
Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận nhưng bên cạnh đó phải chú ý đến quyền lợi của người lao động. Do đó làm sao và làm cách nào để vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động vừa đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp. Đó là vấn đề nan giải của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không những có ý nghĩa phát huy tính tích cực, chu động, sáng tạo của người lao động mà còn có ý nghĩa giúp các nhà quản lý sử dụng quỹ tiền lương có hiệu quả nhất tức là hợp lý hoá chi phí giúp doanh nghiệp làm ǎn có lãi.
Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác về tiền lương của doanh nghiệp, để từ đó doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý cho những kì doanh thu tiếp theo. SVTH: Mai Thị Thùy Trang Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Hồ Tuấn Vũ - Tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là nguồn thu nhập chính, thường xuyên của người lao động, đảm bảo tái sản xuất và mở rộng sức lao động, kích thích lao động làm việc hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh khi công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán hợp lý công bằng chính xác. - Ngoài tiền lương người lao động còn được trợ cấp các khoản phụ cấp, trợ cấp BHXH, BHYT. các khoản này cũng góp phần trợ giúp, động viên người lao động và tǎng thêm cho họ trong các trưòng hợp khó khǎn tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động.
Nhiệm vụ của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tổ chức ghi chép phải chính xác kịp thời đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng và thanh toán kịp thời đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động sử dụng lao động chấp hành chính sách chế độ về lao động tiền lương sử dụng quỹ tiền lương. - Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương mở sổ thẻ kế toán và hoạch toán lao động tiền lương đúng chế độ.
- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng chi phí tiền lương các khoản trích theo lương và chi phí sản xuất kinh doanh cho các đối tượng sử dụng. - Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp sử dụng lao động có hiệu quả, ngǎn chặn các hành vi, vi phạm chính sách về lao động tiền lương. HẠCH TOÁN CHI TIẾT LAO ĐỘNG 1. Hạch toán số lương lao động Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng “Sổ sách theo dõi lao động của doanh nghiệp” thường do phòng lao động theo dõi.
Sổ này hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc SVTH: Mai Thị Thùy Trang Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Hồ Tuấn Vũ và trình độ tay nghề (cấp bậc kỹ thuật) của công nhân viên. Phòng Lao Động có thể lập sổ chung toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Hạch toán thời gian lao động Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày công, giờ công việc thực tế như ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Trên cơ sở này để tính lương cho từng người.
Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian lam việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban… Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất , từng phòng ban và dùng trong một tháng. Danh sách người lao động ghi trong sổ sách lao động của từng bộ phận được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công cǎn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình.
Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo qui định như lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật đều phải ghi rõ ràng. Bảng chấm công phải để lại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình. Cuối tháng tổ trưởng, trưởng phòng tập hợp tình hình sử dụng lao động cung cấp cho kế toán phụ trách. Nhân viên kế toán kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công.
Sau đó tiến hành tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp lên phòng lao động tiền lương. Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động … thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận. Còn đối với các trưòng hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc và người chiu trách nhiệm, để làm cǎn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra.