Khóa luận kế toán tiền lương và các khoản trích tại Công ty Xây dựng An Phát

Nghiên cứu thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vật tư Kim khí và Xây dựng An Phát, đề xuất giải pháp hoàn thiện.

• Tác giả: Nguyễn Thị Hằng
• Người hướng dẫn: TS. Đỗ Sông Hương
• Trường học: Đại học Huế - Trường Đại học Kinh tế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vật tư Kim khí và Xây dựng An Phát
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán tiền lương và khoản trích tại Công ty An Phát

Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích tại Công ty An Phát giữ vai trò quan trọng trong việc vận hành bộ máy doanh nghiệp. Hoạt động này phản ánh đầy đủ thù lao lao động. Đồng thời, nghiệp vụ còn ghi nhận nghĩa vụ tài chính bắt buộc theo quy định của pháp luật. Công ty TNHH Vật tư kim khí và xây dựng An Phát hoạt động trong lĩnh vực phân phối vật tư và thi công xây lắp. Đặc thù này tạo nên cơ cấu nhân sự đa dạng. Doanh nghiệp quản lý cả khối văn phòng gián tiếp lẫn lực lượng lao động trực tiếp tại công trình. Hệ thống kế toán tiền lương vì vậy cần tổ chức khoa học. Đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm kế toán hiện đại. Mỗi chứng từ tiền lương đều gắn liền với bảng chấm công, phiếu báo làm thêm và hợp đồng lao động. Kế toán viên chịu trách nhiệm tính toán thu nhập chính xác. Việc trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn được thực hiện định kỳ. Quy trình hạch toán rõ ràng giúp lãnh đạo kiểm soát quỹ lương chặt chẽ. Hệ thống tài chính nội bộ duy trì sự minh bạch và ổn định lâu dài.

1.1. Khái niệm và vị trí của kế toán tiền lương doanh nghiệp

Tiền lương biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống. Đây là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Khoản tiền này kích thích năng suất lao động và gắn kết nhân sự với đơn vị. Kế toán tiền lương theo dõi sát sao quỹ thù lao của doanh nghiệp. Bộ phận này tính toán chính xác tiền lương theo thời gian và theo kết quả công việc. Kế toán cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc. Các số liệu tiền lương phản ánh chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Từ đó, doanh nghiệp xây dựng kế hoạch sử dụng lao động tối ưu. Tiền lương cũng là cơ sở trích nộp các quỹ phúc lợi xã hội bắt buộc theo luật định.

1.2. Quy định các khoản trích theo lương của người lao động

Các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Doanh nghiệp trích lập các quỹ này theo tỷ lệ quy định trên tiền lương đóng bảo hiểm. Tỷ lệ trích nộp năm 2024 có sự phân chia cụ thể giữa hai bên. Người sử dụng lao động đóng tổng cộng 23,5% vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tỷ lệ này gồm 17% bảo hiểm xã hội, 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp và 2% kinh phí công đoàn. Người lao động chịu mức khấu trừ 10,5% trực tiếp vào thu nhập hàng tháng. Tỷ lệ gồm 8% bảo hiểm xã hội, 1,5% bảo hiểm y tế và 1% bảo hiểm thất nghiệp. Các quỹ này bảo đảm an sinh lâu dài cho nhân sự.

II. Thực trạng kế toán tiền lương và khoản trích tại Công ty An Phát

Công ty An Phát duy trì quy trình tính lương và trích nộp bảo hiểm cơ bản hoàn chỉnh. Đơn vị áp dụng phần mềm MISA SME.NET trong công tác hạch toán chi phí nhân công. Hệ thống chứng từ bao gồm bảng chấm công, bảng thanh toán lương và các chứng từ ngân hàng liên quan. Kế toán viên nhập liệu chứng từ vào sổ nhật ký chung và các sổ cái tài khoản 334, tài khoản 338. Tuy nhiên, thực tế triển khai còn bộc lộ một số hạn chế nhất định. Việc chấm công tại các công trường xây dựng chủ yếu thực hiện thủ công trên giấy. Hình thức này dễ dẫn đến sai sót hoặc chậm trễ tổng hợp số liệu cuối tháng. Cách tính thưởng cho nhân sự kinh doanh và công nhân kỹ thuật chưa gắn chặt với hiệu suất thực tế. Quy chế trả lương chưa phản ánh rõ mức độ phức tạp của từng vị trí việc làm. Hồ sơ trích nộp bảo hiểm xã hội đôi lúc chưa kịp thời điều chỉnh khi có biến động nhân sự. Mức đóng bảo hiểm còn chênh lệch đáng kể so với mức thu nhập thực tế của người lao động. Những tồn tại này ảnh hưởng trực tiếp đến tính kịp thời và độ chính xác của báo cáo tài chính.

2.1. Thực tế hạch toán chi phí lương và bảo hiểm trên phần mềm

Kế toán sử dụng phần mềm MISA để ghi nhận chi phí lương định kỳ. Các tài khoản chủ yếu gồm tài khoản 334 và tài khoản 338. Chi phí lương khối văn phòng phản ánh vào tài khoản 642. Lương nhân viên kinh doanh kết chuyển vào tài khoản 641. Chi phí thi công trực tiếp tập hợp trên tài khoản 154 hoặc tài khoản 622. Quy trình xử lý dữ liệu tự động giúp giảm thời gian ghi sổ nhật ký chung. Kế toán trưởng đối chiếu số liệu trước khi duyệt bảng thanh toán lương. Tuy nhiên, khâu kiểm tra chứng từ gốc vẫn mất nhiều thời gian. Sự chậm trễ của chứng từ phát sinh làm chậm tiến độ lập báo cáo tài chính.

2.2. Những bất cập trong công tác quản lý và trích nộp bảo hiểm

Công tác quản lý lao động và trích nộp bảo hiểm tại doanh nghiệp tồn tại một số vướng mắc. Tiền lương đóng bảo hiểm xã hội hiện thấp hơn nhiều so với thu nhập thực lĩnh. Điều này làm giảm chi phí hiện tại nhưng ảnh hưởng quyền lợi bảo hiểm của người lao động. Danh sách lao động biến động thường xuyên do đặc thù thi công công trình. Kế toán gặp khó khăn trong việc chốt sổ bảo hiểm và báo tăng giảm lao động đúng hạn. Chậm trễ nộp hồ sơ bảo hiểm có thể dẫn đến phạt hành chính. Bên cạnh đó, việc trích nộp kinh phí công đoàn 2% chưa thực sự đi liền với hoạt động chăm lo đời sống nhân sự. Mối liên kết giữa kế toán và phòng nhân sự chưa đạt tính đồng bộ cao.

III. Giải pháp kế toán tiền lương và khoản trích tại Công ty An Phát

Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp. Công ty An Phát cần chuẩn hóa quy trình chấm công bằng công nghệ số. Doanh nghiệp nên áp dụng máy chấm công vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt tại trụ sở và công trường. Giải pháp này giúp dữ liệu thời gian làm việc chuyển thẳng về phần mềm kế toán. Doanh nghiệp cần xây dựng lại thang bảng lương khoa học và minh bạch. Mức lương cơ bản cần gắn liền với năng lực, thâm niên và trách nhiệm công việc. Hệ thống tiền thưởng cần đánh giá dựa trên chỉ số hiệu quả KPI cụ thể. Bộ phận kế toán cần chủ động phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội. Đơn vị phải khai báo kịp thời biến động nhân sự để bảo đảm quyền lợi chính đáng cho người lao động. Ngoài ra, công ty cần nâng cấp tính năng tự động hóa trên phần mềm kế toán MISA. Kế toán viên cần tham gia đào tạo nghiệp vụ thuế và luật lao động thường xuyên. Những cải tiến này nâng cao năng suất quản lý tài chính doanh nghiệp.

3.1. Đổi mới quy trình tính lương và hình thức chấm công

Doanh nghiệp cần chuyển đổi từ chấm công giấy sang ứng dụng chấm công di động hoặc máy sinh trắc học. Dữ liệu ngày công được cập nhật theo thời gian thực về máy chủ. Phương pháp này hạn chế tối đa sai lệch thông tin và gian lận giờ làm việc. Kế toán căn cứ bảng công điện tử để tính toán lương thời gian và lương làm thêm giờ. Quy chế thưởng phạt cần quy định bằng văn bản rõ ràng. Doanh nghiệp nên bổ sung các khoản phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm công trình cho công nhân. Cơ chế lương cạnh tranh thu hút lao động tay nghề cao và khích lệ tinh thần làm việc tích cực.

3.2. Nâng cao hiệu quả trích lập và quản lý các quỹ phúc lợi

Kế toán cần thiết lập lịch theo dõi và nộp tiền bảo hiểm đúng hạn hàng tháng. Doanh nghiệp cần đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo đúng mức lương quy định. Hành động này giúp công ty tránh các khoản phạt chậm nộp từ cơ quan quản lý. Việc quản lý kinh phí công đoàn 2% cần kết hợp chặt chẽ với ban chấp hành công đoàn cơ sở. Nguồn quỹ này nên sử dụng công khai cho các hoạt động thăm hỏi, trợ cấp ốm đau và khen thưởng. Doanh nghiệp cần phối hợp với ngân hàng để chi trả lương và trợ cấp qua tài khoản thẻ. Phương thức thanh toán điện tử tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn tiền tệ.

IV. Kết luận kế toán tiền lương và các khoản trích ở Công ty An Phát

Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương giữ vị trí chiến lược tại Công ty An Phát. Quá trình hạch toán chính xác giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh. Đây cũng là công cụ quản lý bảo đảm quyền lợi tài chính hợp pháp cho người lao động. Việc hoàn thiện hệ thống chứng từ và áp dụng công nghệ số là yêu cầu cấp thiết. Đơn vị cần duy trì sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và các bộ phận hiện trường. Cơ chế trả lương minh bạch tạo động lực lớn giúp nâng cao năng suất lao động. Đồng thời, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về bảo hiểm giúp công ty hạn chế rủi ro pháp lý. Số liệu kế toán tiền lương chuẩn xác hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc hoạch định kế hoạch ngân sách. Doanh nghiệp sẽ tạo lập nền tảng tài chính vững chắc, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường xây dựng và kim khí. Sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bắt nguồn từ chính sách nhân sự công bằng.

4.1. Ý nghĩa đối với quản trị chi phí và dòng tiền doanh nghiệp

Kế toán tiền lương chuẩn xác giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ giá thành sản phẩm xây lắp. Dữ liệu lương phản ánh cơ cấu sử dụng nguồn lực thực tế tại mỗi dự án. Ban giám đốc chủ động nhận diện các khoản lãng phí phát sinh trong quá trình thi công. Việc phân bổ chi phí lương đúng đối tượng ngăn ngừa thất thoát dòng tiền. Kế hoạch trích nộp bảo hiểm được dự toán trước hạn mức, tránh tình trạng nợ đọng ngân sách. Doanh nghiệp bảo đảm nguồn vốn lưu động phục vụ mua sắm vật tư kim khí. Quản trị tốt chi phí lương mang lại hiệu quả kinh doanh bền vững và minh bạch.

4.2. Ứng dụng thực tiễn trong công tác kế toán ngành xây lắp

Mô hình hạch toán tiền lương của Công ty An Phát mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ. Đặc thù công trường đòi hỏi sự linh hoạt trong quản lý hồ sơ nhân sự ngắn hạn. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu biểu nhật trình công việc tinh gọn và rõ ràng. Việc số hóa quy trình lập phiếu thanh toán lương giúp giảm áp lực cho kế toán viên. Sự gắn kết giữa năng suất lao động và chế độ đãi ngộ là chìa khóa duy trì nguồn nhân lực ổn định. Doanh nghiệp ngành xây dựng cần coi quản lý tiền lương là giải pháp cốt lõi để nâng cao năng lực đấu thầu và uy tín thương hiệu.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hằng (ngành Kế toán, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế) đi sâu vào phân tích công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong môi trường doanh nghiệp xây lắp tư nhân. Trong điều kiện kinh tế thị trường và quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp tại Việt Nam đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực có trình độ và kỹ năng chuyên môn. Đồng thời, sự biến động tăng của giá cả thị trường và các mặt hàng sinh hoạt thiết yếu đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc duy trì chính sách tiền lương thỏa đáng. Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính bảo đảm đời sống của người lao động mà còn là đòn bẩy quản trị nhằm giữ chân nhân sự có tay nghề. Song hành với đó, các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) giữ vai trò then chốt trong việc bảo đảm an sinh xã hội lâu dài cho người lao động và thể hiện trách nhiệm pháp lý của người sử dụng lao động.

Đơn vị thực tế được khảo sát là Công ty TNHH vật tư kim khí và xây dựng An Phát – một doanh nghiệp hoạt động hơn 8 năm trong lĩnh vực xây lắp, cung cấp thiết bị và thi công công trình phòng cháy chữa cháy (PCCC). Đặc thù thi công của đơn vị là các dự án có quy mô lớn, kéo dài từ 9 tháng đến 2 năm, diễn ra chủ yếu ngoài trời, trải qua nhiều giai đoạn và hạng mục thi công phức tạp. Doanh nghiệp thường xuyên triển khai nhiều công trình cùng một thời điểm với lực lượng nhân công xây lắp biến động theo từng tổ đội. Do chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất kinh doanh, công tác kế toán tiền lương tại đơn vị vừa bảo đảm tính đúng, đủ, kịp thời cho người lao động, vừa là công cụ kiểm soát chi phí thi công công trình.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ ràng thành hai cấp độ:

• Mục tiêu chung: Nghiên cứu, phân tích và đánh giá toàn diện thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương tại Công ty TNHH vật tư kim khí và xây dựng An Phát; từ đó đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác này tại đơn vị.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết và căn cứ pháp lý hiện hành về kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, mô tả và làm rõ thực trạng tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH vật tư kim khí và xây dựng An Phát.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong quy trình kế toán tại doanh nghiệp; đưa ra hệ thống kiến nghị, giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán tiền lương và quản lý chi phí nhân công.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ và quy trình kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
• Phạm vi nội dung: Các quy định, chính sách tiền lương, chứng từ, sổ sách kế toán, phương pháp hạch toán và quy trình luân chuyển chứng từ lương, bảo hiểm tại công ty.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH vật tư kim khí và xây dựng An Phát (trụ sở chính tại Nghệ An và các chi nhánh hoạt động).
• Phạm vi thời gian: Số liệu về tài sản, nguồn vốn và kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 3 năm từ 2022 đến 2024; các số liệu, chứng từ, sổ kế toán chi tiết về tiền lương và các khoản trích nộp tập trung vào năm 2024 (trọng tâm là kỳ kế toán tháng 04 năm 2024).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên khung pháp lý chuyên ngành lao động, an sinh xã hội, thuế và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành:

• Cơ sở pháp lý về lao động và tiền lương: Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14; Văn bản hợp nhất số 125/VBHN-VPQH; Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về cách tính lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán và chế độ làm thêm giờ; Nghị định 44/2025/NĐ-CP về quỹ tiền lương kế hoạch.
• Khung pháp lý về bảo hiểm và công đoàn: Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế số 46/2014/QH13 và Nghị định 188/2025/NĐ-CP; Luật Việc làm số 74/2025/QH15; Luật Công đoàn số 50/2024/QH15; Quyết định 595/QĐ-BHXH.
• Quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Luật Thuế TNCN số 03/VBHN-VPQH; Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14 điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh (11 triệu đồng/tháng đối với người nộp thuế và 4,4 triệu đồng/tháng đối với mỗi người phụ thuộc), áp dụng theo biểu thuế lũy tiến từng phần 7 bậc từ 5% đến 35%.
• Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hệ thống tài khoản hạch toán trọng tâm bao gồm Tài khoản 334 (Phải trả người lao động) và Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác) với các tài khoản cấp hai: TK 3382 (KPCĐ), TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3385 (BHTN), kết hợp các tài khoản tập hợp chi phí như TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang), TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh).

Bảng tổng hợp tỷ lệ các khoản trích theo lương được khóa luận hệ thống hóa như sau:

Khoản trích nộp	Tỷ lệ trích trừ vào lương người lao động (%)	Tỷ lệ trích tính vào chi phí doanh nghiệp (%)	Tổng tỷ lệ trích nộp (%)
Bảo hiểm xã hội (Hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN)	8,0	17,5	25,5
Bảo hiểm y tế	1,5	3,0	4,5
Bảo hiểm thất nghiệp	1,0	1,0	2,0
Tổng các khoản bảo hiểm	10,5	21,5	32,0
Kinh phí công đoàn	0,0	2,0	2,0
Tổng cộng trích theo lương	10,5	23,5	34,0

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp chặt chẽ giữa thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp các giáo trình chuyên ngành kế toán tài chính, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, thông tư và chế độ kế toán ban hành.
• Phương pháp quan sát thực địa: Trực tiếp theo dõi quy trình thực hiện công việc hằng ngày của kế toán viên tại doanh nghiệp trong thời gian thực tập 3 tháng, ghi nhận thực tế quy trình chấm công tại công trường và văn phòng, cách thức luân chuyển chứng từ gốc.
• Phương pháp phỏng vấn: Thực hiện phỏng vấn trực tiếp và trao đổi gián tiếp (qua Zalo, email) với kế toán trưởng, kế toán phụ trách tiền lương và các bộ phận liên quan để làm rõ quy trình phê duyệt, căn cứ tính các chỉ tiêu trên bảng thanh toán lương.
• Phương pháp mô tả, phân tích và so sánh: Sử dụng số liệu từ bảng chấm công, bảng thanh toán lương, chứng từ trích nộp bảo hiểm, sổ kế toán chi tiết, sổ cái và báo cáo tài chính giai đoạn 2022–2024 để phân tích biến động, đối chiếu thực tiễn ghi nhận tại đơn vị với lý luận kế toán chuẩn tắc.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp

Nội dung chương 1 được tác giả kết cấu thành các luận điểm lý thuyết nền tảng:

• Những vấn đề chung: Khái quát khái niệm tiền lương theo Bộ luật Lao động năm 2019 và góc nhìn kinh tế học (giá cả sức lao động dựa trên quan hệ cung cầu); phân tích bản chất kinh tế - xã hội của tiền lương và bốn chức năng cơ bản: thước đo giá trị sức lao động, tái sản xuất sức lao động, kích thích người lao động nâng cao năng suất và tích lũy phục vụ đời sống khi hết khả năng lao động.
• Quỹ tiền lương và các khoản trích: Làm rõ thành phần quỹ lương gồm tiền lương chính (trả cho thời gian làm việc thực tế, phụ cấp thường xuyên, tiền thưởng gắn liền công việc) và tiền lương phụ (tiền nghỉ phép theo chế độ, cử đi học, công tác). Đồng thời, phân tích căn cứ tính mức hưởng trợ cấp ốm đau (75% mức lương đóng BHXH chia 24 ngày), trợ cấp thai sản (100% mức bình quân lương đóng BHXH 6 tháng liền kề) và trợ cấp thất nghiệp (60% mức bình quân tiền lương đóng BHTN 6 tháng trước khi thôi việc).
• Các hình thức trả lương: Khảo sát lý thuyết ba hình thức trả lương chính gồm trả lương theo thời gian (tháng, tuần, ngày, giờ và cơ chế tính làm thêm giờ từ 150%, 200% đến 300%), trả lương theo sản phẩm (sản phẩm trực tiếp, sản phẩm làm thêm giờ) và trả lương khoán theo khối lượng hoàn thành.
• Kế toán tiền lương và các khoản trích theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Trình bày chi tiết hệ thống chứng từ bắt buộc và tự chứng minh: Bảng chấm công (mẫu 01a-LĐTL), Bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu 01b-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (mẫu 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu 03-LĐTL), Giấy đi đường (mẫu 04-LĐTL), Hợp đồng giao khoán (mẫu 08-LĐTL), Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (mẫu 10-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu 11-LĐTL). Chương này làm rõ kết cấu hạch toán của TK 334 và TK 338 cùng sơ đồ luân chuyển chứng từ từ chứng từ gốc qua Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ Cái đến Bảng cân đối số phát sinh.

Chương 2. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH vật tư kim khí và xây dựng An Phát

Chương 2 phản ánh chi tiết việc vận dụng nghiệp vụ vào môi trường kinh doanh thực tế:

• Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH vật tư kim khí và xây dựng An Phát (tên quốc tế: AN PHAT METAL MATERIALS AND BUILD COMPANY LIMITED), thành lập ngày 17/01/2017, mã số thuế 2901878097, vốn điều lệ 16 tỷ đồng, do ông Nguyễn Viết Hùng làm Giám đốc kiêm người đại diện pháp luật. Địa chỉ trụ sở tại số 15C1 Phan Kính, khối An Vinh, phường Trường Vinh, tỉnh Nghệ An; ngày 23/06/2022 mở chi nhánh thứ 3 tại số 25 Lê Nin, phường Vũng Áng, thị xã Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh. Ngành nghề hoạt động chính là xây lắp, cung cấp thiết bị PCCC, thi công xây dựng công trình công nghiệp và giao thông đường bộ hạng III.
• Cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán: Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, 4 phòng chức năng (Phòng Thiết kế, Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, Phòng Hành chính – Kế toán, Phòng Vật tư), Ban chỉ huy giám sát và các Tổ đội thi công xây lắp tại công trường. Bộ máy kế toán hoạt động tập trung gồm: Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp Kế toán lương, Kế toán vật tư kiêm thủ kho, Kế toán bán hàng và Kế toán công nợ.
• Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp tuân thủ Thông tư 133/2016/TT-BTC, niên độ kế toán theo năm dương lịch (01/01 đến 31/12), đơn vị tiền tệ VND, ghi nhận theo nguyên tắc dồn tích, kê khai thường xuyên hàng tồn kho, tính giá xuất kho bình quân gia quyền, tính thuế GTGT phương pháp khấu trừ và trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. Đơn vị sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung (Mẫu S03A-DNN) trên phần mềm kế toán MISA SME.NET.
• Thực trạng tổ chức lao động và trả lương: Doanh nghiệp quản lý hai khối lao động rõ rệt: Bộ phận văn phòng (BPVP) hưởng lương theo thời gian và Bộ phận công trường (BPCT - các tổ đội thi công như Tổ đội 1) áp dụng chế độ chấm công theo ngày công nhật và khối lượng hoàn thành. Số liệu thực tế tháng 04/2024 tại Tổ đội 1 minh chứng quy trình: việc chấm công hằng ngày do đội trưởng công trường theo dõi trên Bảng ghi nhận công và Bảng chấm công (mẫu 01a-LĐTL), chuyển về phòng kế toán rà soát.
• Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích: Kế toán lương lập Bảng thanh toán tiền lương tháng 04/2024, Bảng tính bảo hiểm trích theo lương (tỷ lệ DN 23,5%, NLĐ 10,5%). Hình thức chi trả lương thực hiện song song: chuyển khoản qua tài khoản cá nhân thông qua Phiếu ủy nhiệm chi ngân hàng và phát tiền mặt tại văn phòng/công trường thông qua Phiếu chi. Dữ liệu sau kiểm duyệt được hạch toán tự động trên MISA SME.NET, kết xuất vào Sổ chi tiết TK 334, Sổ Cái TK 334, Sổ chi tiết TK 338, Sổ Cái TK 338 và các Phiếu chi nộp tiền BHXH tháng 3, tháng 4, tháng 5, tháng 6 năm 2024 cho cả hai bộ phận BPVP và BPCT.

Chương 3. Một số nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện về thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH vật tư kim khí và xây dựng An Phát

Trên cơ sở khảo sát thực địa, chương 3 đưa ra các nhận định khách quan:

• Ưu điểm: Đơn vị đã tuân thủ đúng khung pháp lý kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; ứng dụng phần mềm MISA SME.NET giúp tự động hóa quá trình ghi sổ, hạn chế sai sót số học; quy trình kiểm tra chứng từ được thực hiện chặt chẽ qua các cấp kiểm soát (Kế toán lương $\rightarrow$ Kế toán trưởng $\rightarrow$ Giám đốc duyệt); thực hiện trích nộp bảo hiểm và thuế TNCN theo đúng biểu mẫu pháp định.
• Hạn chế: Do tính chất thi công công trình dàn trải theo địa bàn, việc chấm công tại các tổ đội ngoài công trường vẫn phụ thuộc nhiều vào việc lập bảng giấy thủ công của ban chỉ huy tổ đội trước khi chuyển về văn phòng, dẫn đến độ trễ trong đối soát chứng từ; việc phân bổ chi phí tiền lương nhân công trực tiếp (TK 154) cho từng công trình đôi khi chưa bám sát ngay lập tức tiến độ dự toán chi tiết; thủ tục thanh toán bằng tiền mặt tại công trường tiềm ẩn rủi ro quản lý tiền mặt.
• Nhóm giải pháp hoàn thiện: Tác giả đề xuất các biện pháp cụ thể:
  1. Cải tiến quy trình chấm công tại công trường thông qua việc chuẩn hóa biểu mẫu ghi nhận công điện tử hoặc định kỳ đối soát qua phần mềm nhằm tránh tình trạng gửi chứng từ chậm trễ.
  2. Nâng cao tính chính xác trong việc tập hợp và phân bổ chi phí lương nhân công xây lắp trực tiếp vào giá thành từng hạng mục công trình trên tài khoản 154.
  3. Hoàn thiện việc quản lý trích nộp và theo dõi sổ sách các tài khoản bảo hiểm cấp hai (3382, 3383, 3384, 3385) đồng bộ giữa văn phòng và các chi nhánh, nhất là chi nhánh tại Khu kinh tế Vũng Áng (Kỳ Anh, Hà Tĩnh).
  4. Đẩy mạnh việc mở tài khoản ngân hàng đồng loạt cho công nhân thời vụ tại các tổ đội để tối đa hóa tỷ lệ chi trả lương qua chuyển khoản ngân hàng, hạn chế giao dịch tiền mặt.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể thông qua hệ thống số liệu trích xuất từ văn bản:

• Hệ thống hóa đầy đủ khung tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng thống nhất tại doanh nghiệp năm 2024 là 34% (doanh nghiệp chịu 23,5% tính vào chi phí SXKD, người lao động chịu 10,5% trừ trực tiếp vào lương).
• Xác lập chi tiết mức giảm trừ thuế TNCN tại thời điểm khảo sát (11 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế, 4,4 triệu đồng/người/tháng cho người phụ thuộc) theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14.
• Khóa luận làm rõ bức tranh thực tế về tổ chức dữ liệu kế toán tại một doanh nghiệp xây lắp PCCC: minh chứng quy trình lập, xử lý và lưu trữ hệ thống chứng từ thực tế (Bảng chấm công tháng 04/2024 của Tổ đội 1, Bảng thanh toán lương tháng 04/2024, Phiếu chi thanh toán tiền mặt, Phiếu ủy nhiệm chi qua ngân hàng, Phiếu nộp BHXH các tháng 3, 4, 5, 6 năm 2024).
• Phản ánh trung thực quy trình hạch toán trên phần mềm MISA SME.NET theo mẫu sổ Nhật ký chung S03A-DNN, liên kết giữa các tài khoản chi phí lương (TK 154 cho bộ phận công trường, TK 642 cho bộ phận văn phòng) và tài khoản thanh toán (TK 334, TK 338).
• Đóng góp thực tiễn của đề tài là chỉ ra sự phù hợp và những điểm cần tinh gọn trong việc luân chuyển chứng từ giữa bộ phận thi công hiện trường và phòng kế toán tại một doanh nghiệp quy mô vốn 16 tỷ đồng có nhiều chi nhánh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của nghiên cứu: Phạm vi khảo sát chứng từ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 04 năm 2024 và số liệu hoạt động trong phạm vi 3 năm (2022–2024) tại một doanh nghiệp đặc thù trong ngành xây lắp PCCC; các phân tích chưa bao quát toàn bộ các chu kỳ quyết toán công trình kéo dài trọn vẹn 2 năm.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát theo dõi toàn bộ chu kỳ sống của một hợp đồng xây lắp từ giai đoạn tạm ứng, thi công dở dang đến nghiệm thu quyết toán công trình hoàn thành, nhằm đánh giá sâu hơn tác động của chi phí nhân công khoán đến giá thành công trình thực tế.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị tài chính đang thực hiện chuyên đề hoặc khóa luận tốt nghiệp về kế toán tiền lương và chi phí nhân công trong doanh nghiệp xây lắp.
• Nhân viên kế toán mới tiếp cận công việc tại các doanh nghiệp xây dựng, thi công hệ thống PCCC có mô hình tổ chức bộ máy tương tự, cần tài liệu tham khảo về luân chuyển chứng từ giữa công trường và văn phòng.
• Những người cần tham khảo biểu mẫu sổ sách, quy trình hạch toán TK 334, TK 338 trên phần mềm MISA SME.NET theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Câu hỏi thường gặp

Công ty TNHH vật tư kim khí và xây dựng An Phát áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12), ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung (Mẫu S03A-DNN) trên phần mềm kế toán MISA SME.NET.

Cơ cấu tỷ lệ các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp được phân bổ cụ thể ra sao? Tổng tỷ lệ trích nộp là 34% tính trên quỹ lương đóng bảo hiểm, trong đó: người sử dụng lao động (công ty) đóng 23,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2% - được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh); người lao động đóng 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1% - trừ trực tiếp vào thu nhập hằng tháng).

Công ty An Phát sử dụng những hình thức chi trả tiền lương nào cho người lao động? Doanh nghiệp kết hợp hai hình thức thanh toán: chi trả qua tài khoản cá nhân tại ngân hàng bằng phương thức lập lệnh chuyển tiền (Ủy nhiệm chi), và chi trả trực tiếp bằng tiền mặt (lập Phiếu chi lương có ký nhận của người lao động), tùy thuộc vào tính chất lao động văn phòng hay công nhân tại các tổ đội công trường.

Những tài khoản kế toán chủ yếu nào được sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty? Doanh nghiệp sử dụng TK 334 (Phải trả người lao động) để theo dõi các khoản tiền lương, phụ cấp, thưởng phải trả; và TK 338 (Phải trả, phải nộp khác) để theo dõi các khoản trích theo lương với 4 tài khoản chi tiết: TK 3382 (KPCĐ), TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3385 (BHTN), đối ứng với các tài khoản tập hợp chi phí như TK 154 (Bộ phận công trường) và TK 642 (Bộ phận văn phòng).

Đặc thù sản xuất kinh doanh của Công ty An Phát ảnh hưởng như thế nào đến công tác kế toán tiền lương? Là doanh nghiệp xây lắp PCCC, các công trình thường có thời gian thi công kéo dài từ 9 tháng đến 2 năm tại nhiều địa bàn khác nhau (Nghệ An, Hà Tĩnh, TP. Hồ Chí Minh), phụ thuộc vào tiến độ ngoài trời và lực lượng lao động tổ đội phân tán. Do đó, chi phí nhân công chiếm tỷ trọng lớn và công tác kế toán lương phải gắn liền với việc thu thập, kiểm tra bảng công nhật từ các công trường về văn phòng để kiểm soát chặt chẽ giá thành thi công từng công trình.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Hằng đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH vật tư kim khí và xây dựng An Phát theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Nghiên cứu đã làm rõ toàn bộ quy trình từ khâu ghi nhận công tại hiện trường xây lắp, lập bảng lương, hạch toán các tài khoản 334, 338 trên phần mềm MISA SME.NET đến khâu thanh toán tiền lương và trích nộp bảo hiểm thực tế năm 2024. Đồng thời, tác giả đã chỉ ra những ưu điểm trong việc chấp hành pháp luật kế toán cũng như các điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ công trường, từ đó đưa ra hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính ứng dụng sát với điều kiện vận hành của doanh nghiệp xây lắp tư nhân.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp 1. Khái niệm và bản chất tiền lương, các khoản trích theo lương 1.

Khái niệm về tiền lương Dựa theo khoản 1 Điều 90 của bộ luật số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019, tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp hay NSDLĐ chi trả cho người lao động theo thỏa thuận của hai bên để thực hiện công việc cùng với mức lương theo công việc, vị trí đảm nhận, phụ cấp được tính vào lương. Theo tổ chức lao động Quốc tế (ILO), tiền lương là sự trả công hay còn là thu nhập có biểu hiện bằng tiền mặt và được ấn định bằng sự thỏa thuận giữ NSDLĐ và người lao động cho một công việc đã thực hiện hoàn thành hay sẽ phải thực hiện sau, người lao động thường sẽ nhận được trả lương theo tháng hoặc nửa tháng tùy thuộc vào thỏa thuận và điều kiện của NSDLĐ hay doanh nghiệp.Nguyễn Tiệp & TS.Lê Thanh Hà (2011), tiền lương được coi là giá cả sức lao động và được hình thành trên cơ sở thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động thông qua hợp đồng lao động bằng văn bản hoặc bằng miệng, phù hợp với mối quan hệ cung và cầu của sức lao động trên thị trường lao động tuân thủ dưa theo sự phù hợp với các quy định tiền lương của pháp luật. Như vậy có thể hiểu rằng tiền lương là khoản tiền nhận được tương xứng với công sức, thời gian, chất xám cũng như kỹ năng mà người lao động đã bỏ ra khi thực hiện hoàn thành xong công việc theo yêu cầu của NSDLĐ theo thỏa thuận ký kết ở hợp đồng lao động hoặc thương lượng qua miệng. Tiền lương thường được tính bởi mức lương cơ bản cùng với các phụ cấp lương tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp và số thời gian đi làm thực tế.

Tiền lương không những phản ánh tính chất, giá trị công việc mà còn giúp cho người lao động tự nuôi sống bản thân và gia đình họ có cuộc sống tốt, đồng thời giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển. Khái niệm về các khoản trích theo lương Các khoản trích theo lương là khoản tiền được trích ra bởi từ tiền lương của người lao động, bao gồm các khoản như BHXH, BHYT, BHTN, chi phí công đoàn được công ty trích nộp, đóng vào các quỹ, đó thể hiện nghĩa vụ bảo đảm quyền lợi và an sinh xã hội cho người lao động của công ty. Các khoản trích theo lương được thực hiện dựa trên quy định theo pháp luật lao động, cũng như hợp đồng lao động theo thỏa thuận và được tính dựa trên tiền lương của người lao động mỗi tháng để đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động. Theo khoản 1 Điều 3 Luật bảo hiểm xã hội số số 41/2024/QH15, ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2024, bảo hiểm xã hội được coi là sự bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ tham gia đóng BHXH, khi họ không may xui rủi bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, tại nạn nghề nghiệp.

hoặc những trường hợp xảy ra không mong muốn trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH. Theo khoản 1 điều 1 của luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật bảo hiểm y tế số 46/2014/QH13 được ban hành ngày 13/06/2014.