Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường và đặc thù ngành xây dựng – kỹ thuật điện, chi phí nhân công luôn chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chủ yếu đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, mà còn đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế trực tiếp thúc đẩy năng suất lao động, nâng cao trách nhiệm và hiệu quả hoạt động sản xuất. Đồng thời, việc trích lập, quản lý và thanh toán các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) thể hiện trách nhiệm pháp lý và chính sách an sinh của đơn vị đối với người lao động.
Tại Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Điện và Xây Dựng Hà Nội, đặc thù sản xuất kinh doanh kết hợp giữa hoạt động thương mại kỹ thuật và thi công xây lắp đòi hỏi công tác quản lý lao động, tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải được thực hiện chính xác, hợp lý và kịp thời. Xuất phát từ bối cảnh thực tiễn đó, tác giả Nguyễn Thị Bích Thu (lớp Kế toán tổng hợp 27b), dưới sự hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Phi Long, đã thực hiện chuyên đề thực tập chuyên ngành với đề tài: "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Điện và Xây Dựng Hà Nội".
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm:
- Hệ thống hóa đặc điểm lao động, chính sách tiền lương và cơ chế tổ chức quản lý lao động – tiền lương tại công ty.
- Khảo sát, mô tả và phản ánh thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phát sinh thực tế tại đơn vị thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán.
- Đưa ra đánh giá tổng quát về ưu điểm và định hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN).
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Điện và Xây Dựng Hà Nội (bao gồm khối văn phòng quản lý, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và các tổ đội thi công tại công trường như Nhà máy Nông sản Bắc Giang).
- Phạm vi thời gian: Dữ liệu và số liệu kế toán thực tế thu thập trong năm 2016 (trọng tâm quý IV/2016, tháng 11/2016 và tháng 12/2016, thời điểm quyết toán và thanh toán đầu tháng 01/2017).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các quy định pháp luật kế toán, lao động và bảo hiểm hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:
- Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Hình thức kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Khung tỷ lệ các khoản trích theo lương:
- Bảo hiểm xã hội: Tổng tỷ lệ trích 26% (18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, 8% trừ vào lương của người lao động).
- Bảo hiểm y tế: Tỷ lệ trích đóng theo quy định (trong đó mức trích vào chi phí doanh nghiệp từ 2% – 3%, trừ vào lương người lao động 1,5%).
- Bảo hiểm thất nghiệp: Tổng tỷ lệ trích 2% (1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% trừ vào lương của người lao động).
- Phương pháp nghiên cứu thực tế:
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp từ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quy chế phụ cấp và chứng từ kế toán thực tế tại các phòng ban.
- Phương pháp kế toán chứng từ, đối ứng tài khoản, ghi sổ chi tiết và sổ cái theo hình thức Nhật ký chung.
- Phương pháp thống kê, tổng hợp và phân tích số liệu thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.
- Nguồn dữ liệu: Hồ sơ lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng trích nộp các khoản theo lương, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, sổ chi tiết các tài khoản (TK 334, TK 3383, TK 3384, TK 3389) và sổ cái kế toán tháng 11 và tháng 12 năm 2016 của công ty.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Đặc điểm lao động - tiền lương và quản lý lao động, tiền lương Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Điện và Xây Dựng Hà Nội
Chương này tập trung trình bày tổng quan về tổ chức lực lượng lao động, phân loại nhân sự, quy chế phụ cấp, tiền thưởng và các hình thức trả lương đang được áp dụng tại doanh nghiệp sau 9 năm hoạt động.
Lực lượng lao động trực tiếp quản lý hưởng lương cố định của công ty gồm 25 cán bộ công nhân viên (CBCNV), kết hợp cùng các tổ đội nhân công thuê ngoài trực tiếp tại địa phương hoặc theo công trình theo hình thức hợp đồng thời vụ, giao khoán.
| STT |
Vị trí |
Số lượng |
Giới tính |
Trình độ chuyên môn |
Nhiệm vụ chính |
| 1 |
Giám đốc |
1 |
Nam |
Đại học |
Quản lý chung, đại diện pháp luật, quyết định cuối cùng |
| 2 |
Phó Giám đốc |
1 |
Nam |
Đại học |
Quản lý sau GĐ, làm việc với chủ đầu tư, duyệt dự toán/hợp đồng |
| 3 |
Trưởng phòng Dự án |
1 |
Nam |
Đại học |
Định hướng, khai thác dự án, đàm phán chốt hợp đồng |
| 4 |
Nhân viên kinh doanh |
4 |
Nam, Nữ |
Cao đẳng trở lên |
Giao dịch đối tác, lập hợp đồng, hỗ trợ kế toán và kỹ thuật |
| 5 |
Kế toán trưởng |
1 |
Nữ |
Đại học |
Tổ chức, hướng dẫn công tác kế toán toàn đơn vị |
| 6 |
Kế toán viên |
5 |
Nữ |
Đại học |
Gồm KT thuế, KT ngân hàng, KT lương, KT vật tư, KT thanh toán |
| 7 |
Nhân viên kỹ thuật |
4 |
Nam |
Cao đẳng trở lên |
Gồm 1 TP Kỹ thuật quản lý thi công/thiết kế và 3 NV kỹ thuật |
| 8 |
Lễ tân |
1 |
Nữ |
Cao đẳng |
Lễ tân, khánh tiết, hành chính văn phòng |
| 9 |
Hành chính - Nhân sự |
1 |
Nữ |
Đại học |
Quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi chấm công khối văn phòng |
| 10 |
Đội thi công |
5 |
Nam |
Cao đẳng trở lên |
Quản lý, giám sát trực tiếp các tổ đội thuê ngoài tại công trường |
Chính sách tiền lương, phụ cấp và thưởng của công ty được xây dựng linh hoạt theo đặc thù sản xuất kinh doanh:
- Chế độ phụ cấp:
- Phụ cấp ăn trưa: 680.000 đồng/người/tháng cho toàn bộ CBCNV.
- Phụ cấp trách nhiệm: Phó Giám đốc hưởng 2.000.000 đồng/tháng; Trưởng phòng Dự án, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kỹ thuật, Đội trưởng thi công hưởng 1.000.000 đồng/tháng.
- Phụ cấp xăng xe, điện thoại: Phó Giám đốc hưởng 2.000.000 đồng/tháng; Trưởng phòng Dự án, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kỹ thuật, Đội trưởng thi công hưởng 1.000.000 đồng/tháng; Nhân viên kinh doanh và kế toán viên hưởng 300.000 đồng/tháng.
- Phụ cấp nhà ở tại công trình: 500.000 đồng/người đối với CBCNV làm việc trực tiếp tại hiện trường.
- Chế độ tiền thưởng và hoa hồng:
- Thưởng định kỳ theo quý dành cho cá nhân xuất sắc tương đương 1 tháng lương.
- Lương/thưởng dự án đối với bộ phận dự án, kinh doanh: Tính thêm 1% trên tổng số tiền thu về từ mỗi công trình theo quý, phân chia nội bộ theo mức độ đóng góp.
- Hình thức trả lương:
- Trả lương theo thời gian: Áp dụng cho cán bộ quản lý, khối văn phòng, kinh doanh, kỹ thuật và đội trưởng thi công. Thời gian làm việc chuẩn 26 ngày/tháng (8 giờ/ngày, 6 ngày/tuần). Tiền lương thời gian được tính bằng: (Lương cơ bản / 26) $\times$ Số ngày làm việc thực tế.
- Trả lương khoán: Áp dụng cho công nhân thuê ngoài tại các tổ đội công trường dựa trên dự toán khối lượng và thời gian hoàn thành do phòng kỹ thuật lập.
- Thời điểm thanh toán: Ngày mùng 5 của tháng tiếp theo.
Chương II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Điện và Xây Dựng Hà Nội
Chương II phản ánh toàn bộ quy trình kế toán, luân chuyển chứng từ, tài khoản sử dụng và các bút toán định khoản phát sinh trong thực tế tại đơn vị theo hình thức Nhật ký chung.
Hệ thống chứng từ sử dụng gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng trích nộp các khoản theo lương, Bảng thanh toán BHXH, Giấy chứng nhận nghỉ ốm, Phiếu chi tiền mặt và Giấy báo Có ngân hàng.
Hệ thống tài khoản hạch toán chính:
- Tài khoản 334: Phải trả người lao động (chi tiết cho từng bộ phận).
- Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác (chi tiết TK 3383 - BHXH, TK 3384 - BHYT, TK 3389 - BHTN).
- Tài khoản chi phí liên quan: TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh), TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - thi công công trình), TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 141 (Tạm ứng).
Trọng tâm số liệu hạch toán tháng 12/2016 và quyết toán chi trả ngày 05/01/2017:
| Chứng từ / Nghiệp vụ |
Ngày phát sinh |
Định khoản kế toán |
Số tiền (VNĐ) |
Diễn giải nội dung |
| Phiếu chi số 03 |
05/01/2017 |
Nợ TK 334 / Có TK 111 |
56.230.000 |
Thanh toán lương tháng 12/2016 bộ phận Quản lý, kế toán |
| Phiếu chi số 04 |
05/01/2017 |
Nợ TK 334 / Có TK 111 |
28.403.750 |
Thanh toán lương tháng 12/2016 bộ phận Kinh doanh, kỹ thuật |
| Phiếu chi số 05 |
05/01/2017 |
Nợ TK 334 / Có TK 111 |
45.450.000 |
Thanh toán lương tháng 12/2016 bộ phận Thi công NM Nông sản Bắc Giang |
| Phiếu chi số 24 |
31/12/2016 |
Nợ TK 338 / Có TK 111 |
28.031.250 |
Nộp các khoản trích theo lương tháng 12/2016 cho cơ quan BHXH |
| Bảng tính BHXH trả thay lương |
26/11/2016 |
Nợ TK 3383 / Có TK 334 |
2.163.461 |
Trợ cấp BHXH nghỉ ốm 15 ngày của nhân viên Phạm Văn Minh (phòng Kỹ thuật) |
| Giấy báo Có số 56 |
02/12/2016 |
Nợ TK 112 / Có TK 3383 |
2.163.461 |
Nhận kinh phí chi trả chế độ BHXH từ cơ quan BHXH qua Agribank |
| Bảng lương tháng 12/2016 |
31/12/2016 |
Nợ TK 642: 93.750.000
Nợ TK 154: 36.750.000
Có TK 334: 130.500.000 |
130.500.000 |
Tính tổng số tiền lương phải trả CBCNV và lao động trong tháng 12/2016 |
| Bảng trích lương tháng 12/2016 (Khấu trừ) |
31/12/2016 |
Nợ TK 334: 8.625.000
Có TK 3383 (8%): 6.000.000
Có TK 3384 (1,5%): 1.762.500
Có TK 3389 (1%): 862.500 |
8.625.000 |
Các khoản trích bảo hiểm trừ vào lương của người lao động |
| Bảng trích lương tháng 12/2016 (Chi phí) |
31/12/2016 |
Nợ TK 642 / Có TK 3383 (18%): 15.000.000
Nợ TK 642 / Có TK 3384: 2.500.000
Nợ TK 642 / Có TK 3389 (1%): 862.500 |
18.362.500 |
Các khoản trích bảo hiểm tính vào chi phí quản lý kinh doanh của công ty |
Trường hợp chi trả trợ cấp BHXH trả thay lương: Tác giả minh họa cụ thể trường hợp anh Phạm Văn Minh (nhân viên kỹ thuật) phải phẫu thuật cắt bỏ ruột thừa, nghỉ ốm 15 ngày có xác nhận của cơ sở y tế (Giấy chứng nhận nghỉ ốm số 34). Mức lương cơ bản đóng bảo hiểm là 5.000.000 đồng. Tỷ lệ hưởng trợ cấp ốm đau theo quy định là 75%:
$$\text{Mức trợ cấp BHXH} = \frac{5.000.000}{26} \times 15 \times 75% = 2.163.461 \text{ đồng}$$
Khoản chi trả này được theo dõi chi tiết trên Bảng thanh toán BHXH, ghi giảm nghĩa vụ nộp BHXH qua Nợ TK 3383 / Có TK 334 và được cơ quan BHXH chuyển cấp hoàn trả qua tài khoản ngân hàng (Nợ TK 112 / Có TK 3383).
Chương 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Điện và Xây Dựng Hà Nội
Tác giả đánh giá tổng quát thực trạng kế toán tại doanh nghiệp với các điểm trọng tâm:
- Về công tác tổ chức quản lý: Ban lãnh đạo công ty duy trì tốt kỷ luật lao động, cập nhật kịp thời văn bản pháp luật, tạo điều kiện đào tạo ngắn hạn nâng cao tay nghề chuyên môn cho CBCNV.
- Về chấp hành chế độ kế toán: Công ty tuân thủ đúng Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản hạch toán (TK 334, TK 338, TK 642, TK 154) và hình thức sổ Nhật ký chung được vận dụng đầy đủ, đảm bảo tính liên tục của số liệu từ chứng từ gốc sang sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung và sổ Cái.
- Về chính sách thanh toán và an sinh: Doanh nghiệp duy trì lịch thanh toán tiền lương định kỳ vào ngày 5 hàng tháng, thực hiện trích nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN và giải quyết chế độ ốm đau, thai sản minh bạch cho người lao động.
Kết quả và đóng góp
- Hệ thống hóa toàn diện quy trình kế toán tiền lương thực tế: Nghiên cứu đã mô tả chi tiết chu trình từ khâu theo dõi ngày công thực tế tại văn phòng và công trường, lập bảng chấm công, tính bảng thanh toán lương, xác định các khoản phụ cấp và trích nộp bảo hiểm, cho đến khâu lập phiếu chi và vào sổ sách kế toán.
- Minh họa bằng số liệu thực tiễn đồng bộ: Toàn bộ hệ thống số liệu kế toán tháng 11 và 12/2016 được đối chiếu khớp đúng giữa chứng từ phát sinh (Phiếu chi số 03: 56.230.000 đ; Phiếu chi số 04: 28.403.750 đ; Phiếu chi số 05: 45.450.000 đ; Phiếu chi số 24: 28.031.250 đ), sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản và sổ Cái TK 334, TK 338.
- Làm rõ cơ chế xử lý chi phí nhân công theo đặc thù ngành xây lắp: Phân định rõ hai nguồn chi phí tiền lương: tiền lương văn phòng quản lý và kinh doanh (tính vào TK 642: 93.750.000 đ) và tiền lương khoán tổ đội thi công trực tiếp tại hiện trường (tính vào TK 154: 36.750.000 đ).
- Phản ánh chính xác nghiệp vụ BHXH trả thay lương: Cung cấp quy trình hoàn chỉnh về mặt chứng từ y tế, công thức tính toán và thủ tục quyết toán kinh phí trợ cấp ốm đau 2.163.461 đồng với cơ quan BHXH qua ngân hàng.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Phạm vi khảo sát giới hạn: Nghiên cứu thực hiện tại một doanh nghiệp cụ thể thuộc quy mô vừa và nhỏ trong lĩnh vực thương mại kỹ thuật và xây lắp, số liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào chu kỳ kế toán cuối năm 2016.
- Chưa bao quát các biến động chính sách mới: Báo cáo căn cứ trên chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và quy định bảo hiểm tại thời điểm nghiên cứu. Hướng phát triển tiếp theo cần nghiên cứu việc chuyển đổi và áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC (thay thế Quyết định 48) cũng như cập nhật các thay đổi về tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn và các chế độ bảo hiểm xã hội mới.
Giá trị tham khảo
Chuyên đề là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt mô hình tổ chức bộ máy kế toán thực tế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình lập chứng từ, luân chuyển sổ sách theo hình thức Nhật ký chung cho phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Kế toán viên doanh nghiệp thi công - xây lắp: Tham khảo phương pháp kết hợp song song giữa hình thức trả lương theo thời gian (khối văn phòng) và trả lương khoán (lao động thời vụ tại công trường), cũng như cách thức hạch toán chi phí nhân công vào TK 642 và TK 154 theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Điện và Xây Dựng Hà Nội áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính và sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
2. Công ty áp dụng các hình thức trả lương nào cho người lao động?
Công ty áp dụng hai hình thức trả lương chính:
- Trả lương theo thời gian dựa trên ngày công thực tế (chuẩn 26 ngày/tháng) đối với khối quản lý, văn phòng, kinh doanh, kỹ thuật và đội trưởng thi công.
- Trả lương khoán công việc/dự án đối với lao động thuê ngoài trực tiếp tại các công trường xây lắp.
3. Mức phụ cấp ăn trưa và phụ cấp trách nhiệm tại công ty được quy định như thế nào?
Phụ cấp ăn trưa áp dụng chung cho toàn thể CBCNV là 680.000 đồng/người/tháng. Phụ cấp trách nhiệm áp dụng cho vị trí Phó Giám đốc là 2.000.000 đồng/tháng; các vị trí Trưởng phòng Dự án, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kỹ thuật và Đội trưởng thi công hưởng mức 1.000.000 đồng/tháng.
4. Quy trình hạch toán nghiệp vụ BHXH trả thay lương tại đơn vị được thực hiện ra sao?
Khi người lao động nghỉ ốm có chứng nhận của y bác sĩ, kế toán tính mức trợ cấp ốm đau theo công thức: (Lương cơ bản / 26 ngày) $\times$ Số ngày nghỉ $\times$ 75%. Nghiệp vụ được định khoản Nợ TK 3383 / Có TK 334; khi cơ quan BHXH duyệt chi và chuyển trả qua ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 112 / Có TK 3383.
5. Lương tháng của người lao động được công ty chi trả vào thời gian nào?
Công ty thực hiện thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên định kỳ vào ngày mùng 5 của tháng tiếp theo (sau khi đã khấu trừ đầy đủ các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định).
Kết luận
Chuyên đề thực tập của tác giả Nguyễn Thị Bích Thu đã phản ánh chi tiết, có hệ thống thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Điện và Xây Dựng Hà Nội theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Thông qua hệ thống số liệu kế toán thực tế quý IV/2016, công trình đã làm sáng tỏ mối liên hệ giữa chính sách đãi ngộ, cách thức phân loại lao động và quy trình hạch toán chi phí nhân công đặc thù của doanh nghiệp thương mại - kỹ thuật xây lắp. Báo cáo cung cấp một nguồn tài liệu tham khảo thực tế có giá trị về mặt nghiệp vụ kế toán tiền lương và quản trị nhân sự cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.
