Tổng quan nghiên cứu

Kinh doanh xăng dầu là ngành kinh tế huyết mạch, giữ vai trò trọng yếu trong việc bảo đảm an ninh năng lượng và vận hành chuỗi cung ứng quốc gia. Công ty Xăng dầu Bắc Thái là đơn vị thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, phụ trách phân phối nhiên liệu trên địa bàn hai tỉnh Thái Nguyên và Bắc Kạn. Doanh nghiệp hiện vận hành mạng lưới thương mại rộng lớn với kho trung chuyển Phan Đình Phùng có sức chứa 3.300 m3 cùng hơn 60 cửa hàng bán lẻ xăng dầu, gas và dầu mỡ nhờn. Lịch sử phát triển của công ty ghi nhận những cột mốc tăng trưởng ấn tượng, tiêu biểu như năm 2006 khi sản lượng tiêu thụ lần đầu vượt 103.000 tấn (tăng gần 60% so với năm 2002) và tổng doanh thu chạm mức 818 tỷ đồng.

Tuy nhiên, trong giai đoạn phát triển mới với áp lực cạnh tranh khốc liệt và biến động giá dầu thế giới, bài toán kiểm soát chi phí kinh doanh trở thành yếu tố sống còn đối với hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là làm rõ thực trạng tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí, từ khâu nhận diện, xây dựng định mức, lập dự toán cho đến phân tích và kiểm soát hao phí tại đơn vị. Mục tiêu cụ thể là hệ thống hóa cơ sở lý luận theo hướng dẫn của Thông tư số 53/2006/TT-BTC, đánh giá toàn diện số liệu thực tế giai đoạn từ năm 2018 đến tháng 9/2021, nhận diện các điểm nghẽn quản trị và đề xuất hệ thống giải pháp ứng dụng thiết thực. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quyết định trong việc hỗ trợ nhà quản trị tối ưu hóa chi phí bán hàng, kiểm soát định mức hao hụt xăng dầu dưới ngưỡng 0,15% và gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường phân phối năng lượng khu vực phía Bắc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Khung lý thuyết của đề tài được xây dựng dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành, Luật Kế toán Việt Nam năm 2015 và Thông tư số 53/2006/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Đề tài kết hợp hai lý thuyết nền tảng: Lý thuyết kế toán quản trị hành vi chi phí và Mô hình phân tích Mối quan hệ Chi phí - Sản lượng - Lợi nhuận (CVP).

Về mặt khái niệm, nghiên cứu chuẩn hóa bốn thuật ngữ cốt lõi:

  • Kế toán quản trị chi phí là quá trình định dạng, đo lường, phân tích và cung cấp thông tin tài chính lẫn phi tài chính phục vụ chức năng lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định nội bộ của nhà quản trị.
  • Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động chia toàn bộ chi phí kinh doanh thành biến phí (thay đổi theo sản lượng xuất bán) và định phí (không biến động trong phạm vi phù hợp của quy mô kinh doanh).
  • Định mức chi phí thực tế là mức hao phí tiêu chuẩn được xây dựng khoa học dựa trên điều kiện hoạt động bình thường, cho phép có độ trễ nghỉ ngơi hợp lý của người lao động để làm thước đo đánh giá kết quả thực hiện.
  • Thông tin chi phí thích hợp bao gồm các khoản chi phí chênh lệch và chi phí cơ hội gắn liền với từng phương án kinh doanh cụ thể, đồng thời loại bỏ chi phí chìm phát sinh trong quá khứ nhằm bảo đảm 100% tính chính xác cho các quyết định đầu tư ngắn hạn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp được thu thập trong khung thời gian 4 năm, từ năm 2018 đến tháng 9/2021. Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính kiểm toán, hệ thống sổ chi tiết các tài khoản chi phí kinh doanh (tài khoản 632, 641, 642) và 16 bảng biểu kế hoạch tài chính của công ty.

Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra bằng bảng hỏi và phỏng vấn chuyên sâu. Cỡ mẫu khảo sát gồm 28 cá nhân, được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu có chủ đích nhằm vào các nhân sự nắm giữ vai trò mắt xích trong chu trình quản trị chi phí. Mẫu khảo sát phân thành hai nhóm: 10 cán bộ quản lý (chiếm 35,7% tổng mẫu, gồm 1 phó giám đốc phụ trách tài chính, 1 kế toán trưởng, lãnh đạo các phòng kinh doanh, tổ chức hành chính, kho vận và 5 cửa hàng trưởng) và 18 nhân viên chuyên môn (chiếm 64,3% tổng mẫu, gồm 5 chuyên viên phòng kế toán - tài chính, 5 kỹ sư phòng quản lý kỹ thuật, 4 cán bộ phòng kinh doanh và 4 nhân viên phòng tổ chức hành chính). Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn sâu 8 cá nhân đại diện để làm rõ quy trình lập dự toán và luân chuyển chứng từ.

Lý do lựa chọn phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh số tuyệt đối - tương đối và phương pháp phân tích tổng hợp là nhằm bóc tách định lượng mức độ sai lệch giữa định mức kế hoạch với số liệu thực tế, từ đó cung cấp căn cứ xác thực cho các đánh giá nguyên nhân biến động chi phí.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Nghiên cứu thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái giai đoạn 2018 - 2021 chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, công tác nhận diện và phân loại chi phí vẫn hoàn toàn phục vụ mục đích lập báo cáo tài chính và kê khai thuế. Doanh nghiệp chỉ phân loại chi phí theo nội dung kinh tế thành 5 yếu tố (vật tư mua ngoài, tiền lương, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác) và theo công dụng kinh tế (giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). Tỷ lệ nhận diện chi phí theo cách ứng xử (biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp) đạt mức 0%, làm mất đi cơ sở dữ liệu để phân tích điểm hòa vốn.

Thứ hai, định mức hao hụt xăng dầu đã được thiết lập chặt chẽ qua 5 công đoạn kỹ thuật: công đoạn nhập hàng, công đoạn xuất từ bể đến cột đo, công đoạn tồn chứa ngắn ngày, công đoạn xúc rửa bể và công đoạn vận chuyển đường bộ. Mặc dù các định mức này bám sát quy chuẩn của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, việc áp dụng hệ số hao hụt cố định quanh năm chưa phản ánh đúng mức độ ảnh hưởng của thời tiết vùng cao, nơi biên độ nhiệt chênh lệch giữa mùa hè và mùa đông có thể làm biến động hao hụt thực tế từ 0,02% đến 0,05%.

Thứ ba, việc lập dự toán chi phí kinh doanh mang tính áp đặt từ trên xuống. Bảng dự toán sản lượng và chi phí năm 2020 của công ty chủ yếu dựa trên chỉ tiêu do Tập đoàn giao chứ chưa xuất phát từ dự báo nhu cầu thực tế của từng địa bàn. Sai lệch giữa dự toán chi phí bán hàng và số liệu thực tế tại khối cửa hàng dao động từ 5% đến 8%, gây áp lực cho các cửa hàng trưởng trong việc hoàn thành định mức quỹ lương.

Thứ tư, hệ thống báo cáo kế toán quản trị chưa tồn tại độc lập. Bộ máy kế toán chỉ cung cấp các báo cáo thực hiện giá vốn và báo cáo chi phí theo mẫu của kế toán tài chính vào cuối tháng hoặc cuối quý. Thông tin cung cấp có độ trễ từ 10 đến 15 ngày, không đáp ứng kịp thời yêu cầu ra quyết định điều hành tức thời của Ban Giám đốc khi thị trường xăng dầu biến động giá bất thường.

Thảo luận kết quả

Các hạn chế kể trên bắt nguồn từ nguyên nhân chủ quan là nhận thức về vai trò của kế toán quản trị chi phí tại đơn vị chưa đầy đủ. Bộ máy kế toán duy trì mô hình kết hợp hoàn toàn với kế toán tài chính, nhân sự kế toán phải kiêm nhiệm nhiều nghiệp vụ ghi chép sổ sách nên thiếu thời gian chuyên sâu cho việc phân tích dữ liệu quản trị.

Đối chiếu với bài học kinh nghiệm từ Công ty Xăng dầu Khu vực 1, doanh nghiệp này từng đạt lợi nhuận trước thuế 159 tỷ đồng năm 2016 và gần 142 tỷ đồng năm 2017, nhưng đã ghi nhận lỗ bán lẻ dầu hỏa hơn 278 triệu đồng và dầu DO 0,001S-V lỗ 405,238 triệu đồng do không kiểm soát chặt chẽ định mức chi phí bán lẻ và chính sách thù lao thương nhân phân phối, kèm theo khoản nợ khó đòi kéo dài gần 43 tỷ đồng. Thực tiễn này là lời cảnh báo đắt giá cho Công ty Xăng dầu Bắc Thái: nếu không xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi phí chi tiết cho từng mặt hàng và phương thức bán hàng, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro bù chéo chi phí và thất thoát vốn kinh doanh.

Để khắc phục các điểm yếu này, dữ liệu chi phí kinh doanh cần được lượng hóa và trình bày trực quan qua các bảng biểu chuyên dụng như Bảng phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí và Báo cáo phân tích mối quan hệ CVP định kỳ. Trên biểu đồ phân tích hòa vốn, dữ liệu sản lượng tiêu thụ của 3 mặt hàng chủ đạo (xăng RON 95-III, xăng E5 RON 92-II, dầu DO 0,05S-II) cần được đối chiếu liên tục với đường tổng chi phí nhằm xác định chính xác ngưỡng sản lượng hòa vốn tối thiểu 2.500 m3/tháng cho từng cụm cửa hàng trọng điểm.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực tế, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái:

Thứ nhất, thực hiện phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí. Ban Giám đốc chỉ đạo Phòng Kế toán - Tài chính áp dụng phương pháp bình phương bé nhất để phân tách 100% chi phí hỗn hợp trong chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành biến phí và định phí. Lộ trình triển khai hoàn thành trong Quý 1/2023, tạo cơ sở dữ liệu tin cậy để xác định điểm hòa vốn và doanh thu an toàn cho từng cửa hàng xăng dầu.

Thứ hai, hoàn thiện hệ thống định mức và quy trình lập dự toán linh hoạt. Phòng Quản lý Kỹ thuật phối hợp cùng Phòng Kinh doanh rà soát lại định mức hao hụt tại 5 công đoạn, bổ sung hệ số điều chỉnh theo mùa vụ nhằm giảm tỷ lệ hao hụt xăng dầu thực tế xuống dưới ngưỡng 0,03% so với định mức giao khoán. Quy trình lập dự toán chi phí kinh doanh cần kết hợp phương pháp lập dự toán từ dưới lên, hoàn thiện trước ngày 15 tháng 12 hàng năm cho chu kỳ ngân sách tiếp theo trong giai đoạn 2023 - 2024.

Thứ ba, thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí định kỳ và đột xuất. Đội ngũ kế toán xây dựng mẫu Báo cáo thực hiện giá vốn hàng bán và Báo cáo chi phí bán hàng chi tiết theo từng phương thức (bán lẻ, bán buôn, thương nhân nhượng quyền), rút ngắn thời gian lập báo cáo xuống định kỳ 10 ngày một lần, cung cấp dữ liệu kịp thời trước ngày mùng 5 hàng tháng nhằm hỗ trợ lãnh đạo xử lý biến động thị trường.

Thứ tư, tái cơ cấu mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hướng kết hợp có bộ phận chuyên trách. Ban Giám đốc phê duyệt bố trí từ 1 đến 2 kiểm soát viên phụ trách riêng phần hành kế toán quản trị chi phí trong Quý 2/2023. Đồng thời, doanh nghiệp cần đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán quản trị ERP, bảo đảm kết nối thông tin trực tuyến 100% giữa văn phòng công ty với kho xăng dầu và hơn 60 cửa hàng bán lẻ trực thuộc.

Thứ năm, kiến nghị Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam ban hành sổ tay hướng dẫn kế toán quản trị chi phí thống nhất toàn ngành và kiến nghị Bộ Công Thương, Bộ Tài chính điều chỉnh chu kỳ tính giá cơ sở xăng dầu linh hoạt để phản ánh sát 100% biến động chi phí kinh doanh thực tế phát sinh.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang giá trị ứng dụng thực tiễn cao và là tài liệu tham khảo đắc lực cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Nhóm thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản trị điều hành tại các công ty kinh doanh xăng dầu. Luận văn cung cấp góc nhìn toàn diện về phương pháp kiểm soát định mức hao hụt xăng dầu qua 5 công đoạn kỹ thuật và các quyết định tối ưu hóa mạng lưới phân phối gồm hơn 60 cửa hàng bán lẻ và hệ thống bể chứa 3.300 m3.

Nhóm thứ hai, Kế toán trưởng, kiểm soát viên tài chính và chuyên viên kế toán tại các doanh nghiệp thương mại. Tài liệu đóng vai trò như cẩm nang nghiệp vụ hướng dẫn chi tiết cách thức phân tách chi phí hỗn hợp, quy trình xây dựng dự toán linh hoạt và thiết kế hệ thống báo cáo quản trị nội bộ theo tinh thần Thông tư số 53/2006/TT-BTC.

Nhóm thứ ba, Giảng viên, nghiên cứu viên tại các viện nghiên cứu và trường đại học khối ngành kinh tế. Luận văn cung cấp case study thực chứng phong phú về mã ngành Kế toán 8340301, bổ sung nguồn dữ liệu phân tích thực nghiệm quý giá về hành vi chi phí trong lĩnh vực thương mại năng lượng.

Nhóm thứ tư, Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành kế toán, kiểm toán và quản trị kinh doanh. Công trình này là hình mẫu tiêu chuẩn về phương pháp luận nghiên cứu định hướng ứng dụng, từ cách thức thiết kế mẫu khảo sát 28 đối tượng chuyên môn đến kỹ thuật xử lý số liệu kế toán thực tế phục vụ viết luận văn tốt nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Kế toán quản trị chi phí khác biệt như thế nào so với kế toán tài chính trong doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu? Kế toán tài chính tuân thủ nghiêm ngặt Luật Kế toán 2015 nhằm phản ánh quá khứ để phục vụ cơ quan thuế và ngân hàng. Ngược lại, kế toán quản trị chi phí theo Thông tư 53/2006/TT-BTC hướng về tương lai, bóc tách 100% hành vi chi phí theo từng mặt hàng và cửa hàng nhằm phục vụ trực tiếp việc ra quyết định điều hành giá bán và sản lượng tiêu thụ định kỳ 1 tháng hay 1 quý của giám đốc doanh nghiệp.

Vì sao Công ty Xăng dầu Bắc Thái bắt buộc phải phân tách chi phí thành biến phí và định phí? Việc phân chia chi phí kinh doanh thành 3 nhóm biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp là điều kiện tiên quyết để vận dụng mô hình CVP. Khi nắm rõ tỷ lệ biến phí trên doanh thu và tổng định phí cố định hàng tháng, công ty mới có thể tính toán chính xác 100% sản lượng hòa vốn và xác định ngưỡng an toàn tài chính cho từng điểm bán lẻ xăng dầu.

Định mức hao hụt xăng dầu tại công ty bao gồm những công đoạn kỹ thuật nào? Hệ thống định mức hao hụt của đơn vị được kiểm soát nghiêm ngặt qua 5 công đoạn liên hoàn: nhập hàng từ phương tiện vận tải, xuất từ bể chứa sang cột đo, bảo quản tồn chứa ngắn ngày trong bể dung tích 3.300 m3, xúc rửa bể định kỳ và vận chuyển đường bộ. Việc theo dõi sát 5 công đoạn này giúp phát hiện ngay các sai lệch hao hụt vượt ngưỡng 0,01% đến 0,03% để xử lý kịp thời.

Phương pháp khảo sát thực tế và quy mô chọn mẫu trong luận văn được tiến hành ra sao? Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu có chủ đích với cỡ mẫu điều tra sơ cấp gồm 28 cá nhân am hiểu sâu sắc quy trình chi phí, chia thành 10 cán bộ quản lý và 18 nhân viên chuyên môn thuộc 4 phòng ban then chốt. Tác giả đồng thời thực hiện phỏng vấn sâu trực tiếp 8 đối tượng đại diện để thu thập dữ liệu định tính chuẩn xác cho đề tài.

Bài học kinh nghiệm về quản trị chi phí từ các đơn vị kinh doanh xăng dầu khác là gì? Từ bài học thua lỗ bán lẻ hơn 278 triệu đồng tại Công ty Xăng dầu Khu vực 1 và tồn đọng nợ khó đòi gần 43 tỷ đồng, các đơn vị xăng dầu phải tuyệt đối tuân thủ định mức thù lao, không chi vượt trần quy định của Nhà nước. Đồng thời, bài học chậm tiến độ 17 tháng của Lọc hóa dầu Nghi Sơn cho thấy tầm quan trọng của việc kiểm soát 100% chi phí tài chính và duy trì vốn lưu động lành mạnh.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp thương mại xăng dầu, bám sát các quy chuẩn của Thông tư số 53/2006/TT-BTC và Luật Kế toán 2015.
  • Đánh giá trung thực thực trạng quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái trong 4 năm (giai đoạn 2018 - 2021), chỉ ra điểm nghẽn lớn nhất là tỷ lệ ứng dụng kế toán chi phí theo hành vi mới đạt mức 0%.
  • Cung cấp dữ liệu thực nghiệm chuẩn xác từ cỡ mẫu khảo sát 28 cán bộ, nhân viên chuyên trách, làm rõ các hạn chế trong định mức hao hụt tại 5 công đoạn và việc lập dự toán tại mạng lưới hơn 60 cửa hàng.
  • Đề xuất hệ thống 5 nhóm giải pháp hoàn thiện có tính khả thi cao, phân định rõ trách nhiệm của Ban Giám đốc và các phòng ban chức năng với mục tiêu kiểm soát 100% các dòng chi phí hỗn hợp.
  • Lộ trình triển khai các giải pháp được xác định rõ ràng, bắt đầu tái cơ cấu tổ chức bộ máy và triển khai hệ thống báo cáo quản trị từ Quý 2/2023 nhằm đảm bảo mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận bền vững.

Doanh nghiệp và các nhà nghiên cứu quan tâm có thể ứng dụng trực tiếp khung phân tích và hệ thống biểu mẫu của luận văn để nâng cao năng lực quản trị tài chính doanh nghiệp ngay hôm nay!