Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Lê Hoài Vũ (sinh viên ngành Kế toán, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế) đi sâu vào chuyên môn tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong loại hình doanh nghiệp xây lắp và bảo trì hạ tầng giao thông.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Theo luận giải của tác giả, trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp xây lắp cầu đường phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt về chất lượng công trình và đơn giá dự thầu. Đặc thù sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực giao thông đòi hỏi khối lượng vật tư kỹ thuật rất lớn; chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng giá thành sản phẩm xây lắp và là chỉ tiêu trọng yếu trong nhóm tài sản lưu động trên Bảng cân đối kế toán. Việc quản lý, hạch toán chính xác nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ vừa quyết định tính trung thực của việc tập hợp chi phí và tính giá thành, vừa ngăn ngừa thất thoát, ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt vật tư làm gián đoạn tiến độ công trình.

Công ty Cổ phần Đường bộ I Thừa Thiên Huế là đơn vị phụ trách trực tiếp công tác quản lý, duy tu, bảo dưỡng thường xuyên và sửa chữa hệ thống cầu đường bộ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Do đó, việc nghiên cứu thực tế quy trình hạch toán vật tư tại đơn vị có ý nghĩa thiết thực trong việc củng cố kiến thức chuyên môn và đề xuất biện pháp tổ chức kế toán phù hợp với đặc thù sản xuất của doanh nghiệp xây lắp.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu chung của đề tài là tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế, qua đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện.

Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế (địa chỉ: số 14 Trần Đại Nghĩa, Phường An Tây, Quận Thuận Hóa, Thành phố Huế, Việt Nam).
  • Phạm vi thời gian: Phân tích dữ liệu nguồn lực, nhân sự và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2023; khảo sát số liệu hạch toán thực tế về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tập trung vào năm 2024 (cụ thể trích xuất số liệu quý 1 và quý 2 năm 2024).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành của Việt Nam, kết hợp các phương pháp thu thập và xử lý số liệu chứng từ thực tế.

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết

Tác giả vận dụng các quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, bao gồm:

  • Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc; điều kiện đánh giá theo giá trị thuần có thể thực hiện được khi giá trị thuần thấp hơn giá gốc; cách xác định các chi phí cấu thành giá gốc nhập kho (mua ngoài, tự chế biến, gia công ngoài, nhận vốn góp liên doanh).
  • Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Lý thuyết về các phương pháp xuất kho gồm phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO), và phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cuối kỳ/cả kỳ dự trữ, bình quân kỳ trước, bình quân liên hoàn).
  • Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ: Lý luận về ba mô hình hạch toán chi tiết gồm phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và phương pháp sổ số dư.
  • Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng:
    • Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường (Khoản 2 Điều 24).
    • Tài khoản 152: Nguyên vật liệu (Điều 25).
    • Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ (Khoản 1 Điều 26).
    • Tài khoản 331: Phải trả cho người bán (Khoản 1 Điều 51).
    • Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331, TK 1332).
    • Tài khoản 611: Mua hàng (dùng trong phương pháp kiểm kê định kỳ, Khoản 1 Điều 83).
    • Tài khoản 2294: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Khoản 1 Điều 45).
    • Các tài khoản tập hợp chi phí liên quan: TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp), TK 623 (Chi phí sử dụng máy thi công), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 641, TK 642, TK 241, TK 242.
  • Phương pháp kế toán tổng hợp: Phân định rõ nội dung, nguyên tắc và sơ đồ định khoản giữa hai phương pháp: Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ.

Phương pháp nghiên cứu thực tế

Để thu thập và xử lý dữ liệu tại doanh nghiệp, khóa luận sử dụng bốn nhóm phương pháp:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu giáo trình, văn bản pháp luật, thông tư, nghị định và các công trình khóa luận tham khảo để xây dựng khung lý thuyết.
  • Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp và hồ sơ kế toán thực tế thông qua sao chép, chụp ảnh, ghi chép tay từ chứng từ gốc, hóa đơn, thẻ kho, bảng kê và sổ kế toán tổng hợp/chi tiết tại phòng Kế toán – Tài vụ của công ty.
  • Phương pháp kiểm tra và đối chiếu số liệu: So sánh số liệu từ chứng từ ban đầu (phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn VAT) lên sổ chi tiết, bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 152, 153 nhằm kiểm tra tính chính xác và tuân thủ nguyên tắc hạch toán.
  • Phương pháp tổng hợp và phân tích: Lập bảng số liệu thống kê so sánh biến động lao động, cơ cấu nguồn lực, đồng thời phân tích đối chiếu giữa lý luận hạch toán và thực tế vận hành tại đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Bố cục khóa luận được triển khai thành ba phần chính, trong đó Phần II tập trung nội dung nghiên cứu qua 3 chương cụ thể:

Chương 1 – Cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp

Chương này tổng kết toàn diện khung lý thuyết về kế toán vật tư theo chế độ kế toán hiện hành:

  • Khái niệm và đặc điểm: Làm rõ sự khác biệt giữa nguyên vật liệu (chuyển hóa toàn bộ giá trị và thay đổi hình thái vật chất sau mỗi chu kỳ sản xuất) và công cụ dụng cụ (tham gia nhiều chu kỳ, giữ nguyên hình thái vật chất, giá trị hao mòn và phân bổ dần vào chi phí).
  • Phân loại vật tư: Phân loại nguyên vật liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản; phân loại công cụ dụng cụ thành dụng cụ lao động, bao bì luân chuyển, đồ nghề cho thuê, thiết bị phụ tùng thay thế.
  • Phương pháp tính giá và kế toán chi tiết: Trình bày chi tiết công thức xác định giá gốc vật tư nhập kho từ các nguồn khác nhau; công thức tính đơn giá xuất kho theo FIFO, đích danh, bình quân gia quyền. Phân tích ưu nhược điểm của ba phương pháp hạch toán chi tiết (thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư).
  • Kế toán tổng hợp: Mô tả kết cấu các tài khoản hạch toán, trình tự luân chuyển chứng từ và phương pháp định khoản các nghiệp vụ nhập, xuất, xử lý thừa thiếu kiểm kê, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294), hạch toán chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí trả trước (TK 242) theo cả hai phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ.

Chương 2 – Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế

Chương này phản ánh toàn diện bức tranh hoạt động và thực tiễn ghi chép sổ sách tại doanh nghiệp:

  • Lịch sử và cơ cấu tổ chức: Công ty tiền thân là Xí nghiệp Quản lý và Sửa chữa Đường Bộ I Thừa Thiên Huế (thành lập theo Quyết định 2775/TCCB năm 1992 của Bộ GTVT), sau đó chuyển thành Đoạn Quản lý Đường Bộ I (QĐ 846/QĐ-UBND), Công ty hoạt động công ích (QĐ 54/QĐ năm 1999), Công ty TNHH Nhà nước MTV (QĐ 3510/QĐ-UBND năm 2005 và QĐ 76/QĐ-UBND năm 2016), và chính thức cổ phần hóa theo Quyết định 1371/QĐ-UBND (triển khai từ QĐ 160/QĐ-UBND năm 2018). Tên viết tắt là ROTRACO; mã số thuế: 3300100441. Doanh nghiệp trực tiếp quản lý 8 xí nghiệp trực thuộc (Xí nghiệp Đường bộ 101, 102, 103, 105, 106 và Xí nghiệp Xây dựng Công trình số 1, số 2, số 3).
  • Phân tích cơ cấu lao động giai đoạn 2021–2023:
Chỉ tiêu Năm 2021 (Người) Tỷ lệ (%) Năm 2022 (Người) Tỷ lệ (%) Năm 2023 (Người) Tỷ lệ (%) So sánh 2022/2021 (± Người) Tốc độ tăng 2022/2021 (%) So sánh 2023/2022 (± Người) Tốc độ tăng 2023/2022 (%)
Tổng số lao động 178 100,00 179 100,00 183 100,00 +1 +0,56 +4 +2,23
Phân theo giới tính:
- Nam 154 86,52 153 85,50 157 85,80 -1 -0,60 +4 +2,61
- Nữ 24 13,48 26 14,50 26 14,20 +2 +8,33 0 0,00
Phân theo trình độ:
- Đại học, trên ĐH 70 39,33 71 39,70 72 39,30 +1 +1,43 +1 +1,41
- Cao đẳng, trung cấp 31 17,42 32 17,90 32 17,50 +1 +3,23 0 0,00
- Lao động phổ thông 77 43,26 76 42,50 79 43,20 -1 -1,30 +3 +3,95

Số liệu cho thấy tỷ lệ lao động nam chiếm áp đảo (trên 85%) do tính chất thi công công trình nặng nhọc ngoài hiện trường; lực lượng lao động phổ thông chiếm tỷ trọng cao nhất (trên 42%), kế đến là lao động có trình độ đại học/trên đại học (khoảng 39%).

  • Thực tiễn hạch toán tại ROTRACO:
    • Hình thức kế toán: Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
    • Phương pháp kế toán chi tiết: Áp dụng phương pháp Thẻ song song. Thủ kho sử dụng Thẻ kho ghi chép số lượng; phòng kế toán mở Sổ chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ (TK 1521, TK 1531) ghi chép cả số lượng và giá trị, định kỳ đối chiếu và lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.
    • Phương pháp kế toán tổng hợp: Áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên.
    • Hệ thống chứng từ thực tế: Phiếu đề nghị mua vật tư, Hóa đơn GTGT, Biên bản nhận hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu đề nghị xuất vật tư, Phiếu xuất kho, Phiếu chi, Biên bản kiểm kê vật tư tồn kho. Nghiệp vụ nhập xuất được tổng hợp qua Bảng kê chứng từ chi tiết nhập/xuất (quý 1, quý 2 năm 2024), Chứng từ ghi sổ nhập/xuất, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào Sổ Cái TK 152, TK 153.

Chương 3 – Định hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế

Dựa trên khảo sát thực trạng, chương 3 tập trung:

  • Đánh giá tổng quát các ưu điểm đạt được trong việc tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn, việc tuân thủ luân chuyển chứng từ và bảo quản vật tư.
  • Chỉ rõ các mặt tồn tại, hạn chế trong quy trình lập chứng từ, khâu đối chiếu và quản lý danh mục vật tư tại các công trình thi công phân tán.
  • Đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán chi tiết và tổng hợp nhằm nâng cao tính kịp thời của thông tin kế toán tại công ty.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống và minh họa chi tiết thực tế vận hành kế toán vật tư tại một doanh nghiệp hạ tầng cầu đường với các kết quả cụ thể:

Kết quả chính

  • Xác định và minh chứng được quy trình hạch toán kế toán thực tế: Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên kết hợp hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và phương pháp hạch toán chi tiết Ghi thẻ song song.
  • Khóa luận thu thập và đưa vào phân tích thực tế 32 biểu mẫu chứng từ, bảng kê và sổ sách kế toán phát sinh trong quý 1 và quý 2 năm 2024 (bao gồm chi tiết nghiệp vụ nhập vật liệu như nhựa đường, nhập xuất công cụ dụng cụ, hạch toán tài khoản cấp 2 gồm TK 1521 và TK 1531, lập Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn và Biên bản kiểm kê vật tư tồn kho).
  • Thống kê và chỉ rõ biến động quy mô nhân sự của công ty giai đoạn 2021–2023: Tổng số lao động tăng từ 178 người (2021) lên 179 người (2022) và đạt 183 người (2023), phản ánh sự phục hồi và mở rộng khối lượng thi công sau giai đoạn gián đoạn.

Giải pháp và đóng góp của đề tài

  • Giải pháp đề xuất: Khóa luận đưa ra các kiến nghị hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ nhập xuất, cải tiến việc lập sổ sách và quy trình kiểm kê định kỳ nhằm giảm thiểu sai lệch giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết.
  • Đóng góp tự nêu: Đề tài hoàn thành việc hệ thống hóa cơ sở lý thuyết gắn với các văn bản pháp quy hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC); đồng thời phân tích cụ thể hồ sơ chứng từ của Công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế, phản ánh được đặc thù hạch toán vật tư xây dựng cơ bản cầu đường vốn có nhiều đơn vị trực thuộc thi công rải rác trên các tuyến đường.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn khảo sát tại một đơn vị duy nhất là Công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế với 8 xí nghiệp trực thuộc hoạt động theo cơ chế hạch toán phụ thuộc. Dữ liệu kế toán chi tiết chỉ tập trung phản ánh trong năm 2024 (chủ yếu là quý 1 và quý 2 năm 2024), chưa bao quát toàn bộ chu kỳ quyết toán năm đầy đủ hoặc đối sánh đa kỳ giữa các năm tài chính trước đó.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc kết hợp kế toán nguyên vật liệu với công tác tính giá thành sản phẩm xây lắp (tài khoản 154, 621) cho từng công trình cụ thể, hoặc khảo sát tác động của việc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên sâu thay thế cho phương pháp ghi sổ kế toán truyền thống tại đơn vị.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo trực quan và hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán: Cung cấp mẫu hình trình bày một khóa luận tốt nghiệp chuyên đề kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp xây lắp; giúp sinh viên nắm vững cách vận dụng hình thức Chứng từ ghi sổ và phương pháp Thẻ song song trên số liệu thực tế.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây dựng, giao thông: Tham khảo bộ danh mục 32 chứng từ biểu mẫu thực tế (phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, bảng kê chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 1521, 1531) và quy trình luân chuyển chứng từ vật tư từ công trường về văn phòng công ty.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế áp dụng hình thức sổ kế toán nào và phương pháp hạch toán chi tiết vật tư ra sao?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong kế toán tổng hợp và áp dụng phương pháp Ghi thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

2. Công ty tổ chức bao nhiêu đơn vị trực thuộc và hoạt động theo cơ chế tài chính nào?
Công ty quản lý 8 đơn vị trực thuộc (gồm Xí nghiệp Đường bộ 101, 102, 103, 105, 106 và Xí nghiệp Xây dựng Công trình số 1, số 2, số 3), hoạt động theo cơ chế hạch toán phụ thuộc và có tổ chức kế toán riêng.

3. Cơ cấu lao động của công ty giai đoạn 2021–2023 có đặc điểm gì nổi bật?
Tỷ lệ lao động nam chiếm áp đảo (từ 85,5% đến 86,52%) do tính chất ngành xây lắp cầu đường nặng nhọc. Về trình độ, lao động phổ thông chiếm tỷ trọng cao nhất (42,5% - 43,26%), tiếp theo là lao động có trình độ đại học và trên đại học (39,3% - 39,7%).

4. Dữ liệu hạch toán thực tế trong khóa luận được trích xuất từ thời gian nào và trên các tài khoản chi tiết nào?
Số liệu kế toán thực tế được trích xuất từ quý 1 và quý 2 năm 2024, thể hiện rõ qua các tài khoản cấp 2 gồm TK 1521 (Nguyên vật liệu) và TK 1531 (Công cụ dụng cụ).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Bùi Lê Hoài Vũ đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời mô tả chi tiết thực trạng công tác hạch toán tại Công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế. Đề tài làm rõ việc vận dụng phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức Chứng từ ghi sổ và phương pháp ghi thẻ song song qua hệ thống chứng từ, sổ sách thực tế phát sinh trong năm 2024. Khóa luận cung cấp cái nhìn thực tế về quy trình luân chuyển và quản lý vật tư tại một doanh nghiệp xây lắp và duy tu hạ tầng giao thông đường bộ.