Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp xây lắp công nghiệp, chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng áp đảo từ 70% đến 80% tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Đối với các đơn vị thi công công trình quy mô lớn, việc quản trị thất thoát và tối ưu hóa chu chuyển vật tư mang tính chất sống còn đối với năng lực cạnh tranh và biên lợi nhuận ròng. Nghiên cứu này tập trung phân tích thực trạng tổ chức hạch toán và kiểm soát nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị Ngân Hà – một doanh nghiệp có vốn điều lệ 20 tỷ đồng, doanh thu thuần đạt trên 34 tỷ đồng mỗi năm và đang thi công hàng loạt dự án trọng điểm như Nhà máy Thủy điện Sơn La hay Khu kinh tế Nghi Sơn.

Vấn đề cốt lõi đặt ra là sự phân tán địa bàn thi công khiến độ trễ luân chuyển chứng từ kho kéo dài từ 7 đến 10 ngày, đồng thời công tác trích lập dự phòng và kiểm soát hao hụt tự nhiên chưa được thực hiện đồng bộ. Mục tiêu của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) và Thông tư 200/2014/TT-BTC, mổ xẻ thực trạng ghi chép chi tiết và tổng hợp vật tư trong quý 4 năm 2015, từ đó xây dựng hệ thống 04 nhóm giải pháp hoàn thiện. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài được đo lường cụ thể qua mục tiêu giảm tỷ lệ lãng phí vật tư từ 3% xuống dưới 1,2% giá trị dự toán công trình, đồng thời rút ngắn thời gian lập báo cáo nhập - xuất - tồn định kỳ từ 10 ngày xuống còn dưới 3 ngày làm việc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên 02 trụ cột lý thuyết kinh tế và chuẩn mực kế toán hiện hành: Lý thuyết quản trị chi phí giá thành trong xây dựng cơ bản và Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, trọng tâm là VAS 02 (Hàng tồn kho) kết hợp hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mô hình nghiên cứu vận dụng 03 nguyên tắc kế toán chi phối: Nguyên tắc giá gốc (Historical Cost) nhằm xác định chính xác giá mua và chi phí thu mua liên quan trực tiếp; Nguyên tắc thận trọng (Prudence) trong việc đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được và trích lập dự phòng giảm giá; Nguyên tắc nhất quán (Consistency) trong việc áp dụng phương pháp tính giá xuất kho suốt niên độ.

Hệ thống khái niệm nền tảng bao gồm 05 nhóm vật tư xây lắp chủ lực: nguyên vật liệu chính (sắt, thép, xi măng, kết cấu kim loại), vật liệu phụ (sơn, que hàn, phụ gia), nhiên liệu (xăng, dầu diesel), phụ tùng thay thế và thiết bị xây dựng cơ bản. Về mặt kỹ thuật hạch toán, luận văn phân tích 03 phương pháp tính giá xuất kho (Bình quân gia quyền, FIFO, Thực tế đích danh), 03 phương pháp kế toán chi tiết (Phương pháp mở thẻ song song, Phương pháp sổ số dư, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển) và 02 mô hình kế toán tổng hợp trên hệ thống tài khoản TK 152, TK 151, TK 621 thông qua phương pháp Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng quy trình thu thập và phân tích dữ liệu kết hợp giữa định tính và định lượng trong phạm vi thời gian quý 4 năm 2015. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm 100% chứng từ phát sinh của 05 công trình trọng điểm cùng toàn bộ 05 nhân sự thuộc bộ máy Tài chính - Kế toán (kế toán tổng hợp, kế toán kho, kế toán thanh toán, thủ kho, thủ quỹ) và 02 chỉ huy trưởng công trường. Phương pháp chọn mẫu chủ đích (Purposive Sampling) được lựa chọn vì tính chất đặc thù của doanh nghiệp xây lắp đòi hỏi phải khảo sát các công trình có khối lượng vật tư lớn và chu kỳ thi công phức tạp để phản ánh trung thực quy trình luân chuyển số liệu.

Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phương pháp phỏng vấn chuyên sâu 07 cán bộ chủ chốt nhằm đánh giá tính chính xác của quy trình kiểm soát nội bộ. Nguồn dữ liệu thứ cấp gồm hệ thống hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT-3LL, phiếu nhập kho mẫu 01-VT, phiếu xuất kho mẫu 02-VT, sổ cái TK 152 và báo cáo tài chính giai đoạn 2013-2015. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích so sánh đối chiếu và phương pháp toán học là nhằm kiểm tra tính cân đối số học giữa sổ chi tiết với thẻ kho, đồng thời lượng hóa mức độ sai lệch giữa dự toán vật tư và chi phí thực tế phát sinh tại công trường.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, chi phí nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thiết bị Ngân Hà chiếm tỷ trọng 72,4% trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, trực tiếp quyết định lợi nhuận sau thuế đạt 1,827 tỷ đồng trên tổng doanh thu thuần 34 tỷ đồng trong năm tài chính. Công ty quản lý chặt chẽ danh mục 06 nhóm vật liệu chính yếu phục vụ lắp đặt đường ống và bồn chứa áp lực cao. Tuy nhiên, quy trình luân chuyển chứng từ từ các công trường ngoại tỉnh như Sơn La, Nghi Sơn về trụ sở chính bị chậm trễ từ 7 đến 10 ngày so với thực tế phát sinh, gây áp lực lớn cho kế toán kho trong việc đối chiếu số lượng thực xuất.

Thứ hai, doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung trên phần mềm CNS Accounting và phương pháp kê khai thường xuyên trên tài khoản TK 152, giúp giảm 40% thời gian nhập liệu thủ công. Tuy nhiên, công tác nhập liệu thường bị dồn vào 03 ngày cuối tháng với khối lượng xử lý hơn 150 bộ chứng từ, dẫn đến nguy cơ sai lệch mã vật tư giữa kho và phòng kế toán lên tới khoảng 2,5%.

Thứ ba, công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng tính toán nhưng không phản ánh kịp thời sự biến động giá thép và ống kim loại trên thị trường khi biên độ giá thay đổi từ 5% đến 8% trong chu kỳ quý.

Thứ tư, đơn vị hoàn toàn chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Tài khoản 159) cho lượng vật tư tồn đọng trên 180 ngày tại các kho công trường dự án cũ, khiến chỉ tiêu Hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán chưa phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được theo chuẩn mực VAS 02.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những tồn tại trên xuất phát từ đặc thù thi công phân tán theo tuyến công trình trải dài hàng trăm kilomet, trong khi phòng kế toán chỉ có 05 nhân sự phụ trách kiêm nhiệm nhiều mảng công việc. So với các nghiên cứu tại các doanh nghiệp xây lắp cùng phân khúc vốn 20 tỷ đồng, tỷ lệ hao hụt thực tế tại Ngân Hà (khoảng 2,1%) vẫn cao hơn mức định mức thiết kế kỹ thuật là 1,0%.

Dữ liệu nghiên cứu cho thấy sự biến động chi phí có thể được trực quan hóa hiệu quả thông qua biểu đồ cột chồng thể hiện cơ cấu chi phí xây lắp 3 năm (vật liệu 72,4%, nhân công 15,6%, máy thi công 12,0%) kết hợp với bảng cân đối nhập - xuất - tồn chi tiết 5 nhóm danh điểm vật tư chính. Việc đối chiếu trực quan này khẳng định rằng nếu không số hóa việc kiểm kê, rủi ro thất thoát vật tư kim khí phụ tùng có thể làm giảm từ 15% đến 20% lợi nhuận gộp của từng gói thầu thi công lắp máy.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ 04 giải pháp mang tính chiến lược:

  • Số hóa quy trình luân chuyển chứng từ kho trực tuyến: Ban Giám đốc chỉ đạo Phòng Kế toán phối hợp nhà cung cấp giải pháp CNS triển khai module quản trị kho đám mây trong quý 1/2016, mục tiêu rút ngắn thời gian gửi phiếu nhập - xuất từ công trường về văn phòng trung tâm từ 7 ngày xuống còn dưới 24 giờ, đạt tỷ lệ số hóa chứng từ 100%.
  • Hoàn thiện chính sách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Kế toán trưởng trực tiếp thiết lập quy trình đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được vào ngày 31/12 hàng năm cho toàn bộ vật tư tồn kho trên 180 ngày theo đúng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, đưa chỉ tiêu trích lập TK 159 vào Báo cáo tài chính năm với độ chính xác tuyệt đối.
  • Tái cấu trúc hệ thống định mức tiêu hao và hao hụt vật tư: Phòng Kinh tế - Kỹ thuật cùng Phòng Vật tư ban hành quy chế định mức chi tiết cho từng hạng mục thi công trước ngày 15 hàng tháng, khống chế tỷ lệ hao hụt kim loại và phụ gia dưới ngưỡng 1,0% giá trị dự toán, giúp tiết kiệm ít nhất 350 triệu đồng chi phí giá vốn mỗi năm.
  • Tổ chức đào tạo chuyên môn và kiểm kê định kỳ 30 ngày: Phòng Tài chính thực hiện khóa tập huấn 40 giờ trong quý 2/2016 cho toàn bộ đội ngũ thủ kho và kế toán chi tiết, chuẩn hóa kỹ năng lập thẻ kho và đối chiếu sổ số dư định kỳ vào ngày 30 hàng tháng, giảm thiểu 100% lỗi sai lệch mã danh điểm vật tư.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị ứng dụng thực tế cho 04 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Kế toán trưởng và Chuyên viên kế toán tại các doanh nghiệp xây lắp: Tài liệu cung cấp toàn bộ quy trình hạch toán thực tế trên tài khoản TK 152, TK 621 kết hợp phần mềm CNS Accounting, hỗ trợ tối ưu hóa 35% thời gian tổng hợp chứng từ chi phí vật liệu cuối kỳ.
  • Giám đốc điều hành và Ban quản lý dự án xây dựng công nghiệp: Cung cấp mô hình kiểm soát định mức vật tư chiếm 70% đến 80% giá thành gói thầu, giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ thất thoát và nâng cao tỷ suất lợi nhuận ròng trên các công trình quy mô 10 đến 50 tỷ đồng.
  • Học viên cao học và Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Là tài liệu tham khảo chuẩn mực về phương pháp nghiên cứu thực chứng tại doanh nghiệp thực tế, đáp ứng đầy đủ yêu cầu trình bày học thuật theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và chuẩn mực kế toán VAS 02.
  • Kiểm toán viên độc lập và Chuyên gia tư vấn tài chính: Sử dụng như một case study điển hình để nhận diện rủi ro kiểm toán đối với khoản mục Hàng tồn kho và Chi phí sản xuất dở dang tại các đơn vị có nhiều chi nhánh thi công ngoài công trường.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao chi phí nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp lại chiếm tỷ trọng cao tới 70-80% giá thành? Do đặc thù ngành xây dựng cơ bản đòi hỏi khối lượng vật liệu cấu thành thực thể công trình rất lớn như sắt thép, xi măng, cấu kiện đúc sẵn và đá xây dựng. Giá trị các loại vật liệu này rất cao, trong khi chi phí nhân công và máy thi công chỉ chiếm khoảng 20-30% tổng chi phí sản xuất kinh doanh theo định mức dự toán xây dựng.

Doanh nghiệp xây lắp nên chọn phương pháp tính giá xuất kho nào là phù hợp nhất? Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn hoặc nhập trước xuất trước (FIFO) là tối ưu nhất. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, việc tính giá bình quân sau mỗi lần nhập giúp phản ánh giá vốn sát với biến động thị trường từ 5-10%, tránh độ trễ số liệu như phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.

Sự khác biệt cốt lõi giữa phương pháp Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ là gì? Phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất, tồn trên tài khoản TK 152 sau mỗi nghiệp vụ, giúp quản trị dòng vật tư hàng ngày. Ngược lại, phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ phản ánh tồn kho đầu và cuối kỳ trên TK 611, xác định giá trị xuất kho thông qua cân đối kiểm kê thực tế.

Khi nào doanh nghiệp xây lắp bắt buộc phải trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho? Theo VAS 02 và Thông tư 200, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của vật liệu tồn kho nhỏ hơn giá gốc tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính ngày 31/12, kế toán bắt buộc phải lập dự phòng cho phần chênh lệch giảm vào tài khoản TK 159 và ghi nhận vào chi phí giá vốn hàng bán TK 632.

Giải pháp nào giúp kiểm soát thất thoát vật tư tại các công trường thi công ở xa? Doanh nghiệp cần áp dụng quản lý định mức giao khoán theo từng tuần, kết hợp trang bị phần mềm kho trực tuyến cho thủ kho cập nhật phiếu xuất dùng trong vòng 24 giờ. Đồng thời, ban kiểm soát nội bộ phải tổ chức kiểm kê đột xuất tại công trường tối thiểu 01 lần mỗi quý để phát hiện chênh lệch.

Kết luận

  • Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng chi phối 72,4% giá thành xây lắp, đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra doanh thu 34 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế 1,827 tỷ đồng của doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp đã thiết lập thành công mô hình kế toán máy theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm CNS Accounting, theo dõi liên tục tài khoản TK 152 theo phương pháp kê khai thường xuyên.
  • Điểm nghẽn lớn nhất là độ trễ gửi chứng từ kho từ công trường về văn phòng kéo dài từ 7 đến 10 ngày và chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo chuẩn mực VAS 02.
  • Nghiên cứu đã đề xuất 04 nhóm giải pháp toàn diện bao gồm: số hóa chứng từ kho qua đám mây, trích lập dự phòng TK 159, siết chặt định mức hao hụt dưới 1,0% và tập huấn 40 giờ nghiệp vụ kiểm kê.
  • Kế hoạch triển khai cần được hoàn tất trong 02 quý đầu năm 2016 nhằm bảo đảm tính minh bạch tài chính và giảm tối thiểu 350 triệu đồng chi phí hao hụt nguyên vật liệu mỗi năm.

Quý bạn đọc, nhà nghiên cứu và các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm có thể khai thác chi tiết các sơ đồ hạch toán, bảng biểu phân tích và hệ thống mẫu chứng từ thực tế được đính kèm trong toàn văn công trình nghiên cứu này.