CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào nó và là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu có những đặc điểm cơ bản: - NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất và bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. - Giá trị NVL được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. - NVL trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với nhiều tính chất lý, hóa khác nhau.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, NVL thường rất phong phú về hình thái vật chất; đa dạng về chủng loại; phức tạp về kĩ thuật cũng như đặc tính lý, hóa do vậy chúng dễ bị ảnh hưởng bởi những tác động khí hậu, thời tiết, môi trường tự nhiên.2 Vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu Hoạt động sản xuất là quá trình kết hợp 3 yếu tố cơ bản: lao động - tư liệu lao động - đối tượng lao động. SV: Ngô Thị Hiền 8 Lớp: CQ50/21.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện tài chính Luận văn cuối khóa Về mặt hiện vật: NVL là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới, được bỏ một lần vào quá trình sản xuất và bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị: giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra và được tính vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD trong kỳ cũng như trong tổng giá thành sản phẩm. Ở các doanh nghiệp xây lắp chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng từ 60% đến 75% trong tổng chi phí. Có thể nói NVL trong sản xuất, trong các doanh nghiệp xây lắp như là cơm ăn, nước uống hàng ngày của con người. Vì vậy NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
NVL phải đảm bảo chất lượng, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm tạo ra mới đạt yêu cầu, phục vụ đắc lực hơn cho nhu cầu tiêu dùng của Xã hội. Đặt tiêu chí chất lượng sản phẩm lên hàng đầu là một điều tất yếu, nhất là đối với những doanh nghiệp xây lắp nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp cũng luôn phải quan tâm đến sự tồn tại và phát triển của chính mình. Để có thể tồn tại trong nền kinh tế thị trường với xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay, doanh nghiệp phải luôn tìm được phương án tối ưu cho câu hỏi: làm sao để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất ra, đáp ứng được những nhu cầu khắt khe của thị trường với giá thành thấp nhất và lợi nhuận thu được là cao nhất. Muốn vậy, doanh nghiệp cần phải có các biện pháp sử dụng tiết kiệm NVL từ đó giảm mức chi phí một cách hợp lý mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, góp phần làm tăng thêm sản phẩm cho Xã hội và cũng là tăng thêm lợi nhuận cho chính doanh nghiệp.
SV: Ngô Thị Hiền 9 Lớp: CQ50/21.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện tài chính Luận văn cuối khóa 1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Vị trí, vai trò của NVL đối với quá trình sản xuất cho thấy việc quản lý NVL trong doanh nghiệp là một yêu cầu cấp bách để đạt tới mục tiêu lợi nhuận. Quản lý NVL là quản lý một trong các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đem lại hiệu quả cao thì việc quản lý NVL trong doanh nghiệp phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
Cụ thể như sau: - Khâu thu mua: để quá trình SXKD được diễn ra bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các NVL được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại. Kế hoạch thu mua đúng tiến độ, phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích, đánh giá tình hình thực tế thu mua để từ đó chọn được nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng với giá cả cũng như chi phí thu mua là thấp nhất. - Khâu bảo quản: quản lý NVL phải quan tâm đến việc tổ chức hệ thống kho tàng, bến bãi, phương tiện vận tại, trang thiết bị kiểm định; thực hiện đúng quy định bảo quản sao cho phù hợp với đặc tính lý - hóa của từng loại NVL tránh tình trạng mất mát, hao hụt, hư hỏng, kém phẩm chất gây ảnh hưởng xấu tới chất lượng sản phẩm.
- Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa của NVL, hạn chế NVL bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ SXKD là một yêu cầu cần thiết của khâu dự trữ. Để đáp ứng được yêu cầu này doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL đảm bảo cho quá tình sản xuất diễn ra liên tục; tránh trường hợp sản xuất phải gián đoạn do khâu thu mua không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. SV: Ngô Thị Hiền 10 Lớp: CQ50/21.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện tài chính Luận văn cuối khóa - Khâu sử dụng: quản lý ở khâu sử dụng là việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL trên cơ sở định mức tiêu hao dự toán nhằm giảm bớt chi phí NVL trong giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình thực tế xuất dùng NVL trong quá trình sản xuất đồng thời thực hiện việc kiểm kê, đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng NVL ở từng xí nghiệp, tổ, đội sản xuất.
Quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng đòi hỏi phải hết sức chặt chẽ trong nội dung công tác quản lý ở doanh nghiệp. Tuy nhiên trong thực tế vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp để thất thoát NVL do không có sự quản lý tốt hoặc không thực hiện đúng yêu cầu ở một hay nhiều khâu. Vậy nên, để quản lý tốt NVL thì doanh nghiệp luôn phải cải tiến công tác quản lý sao cho phù hợp nhất với tình hình thực tế. Nhiệm vụ của kế toán NVL Kế toán NVL là công cụ đắc lực giúp nhà quản lý doanh nghiệp nắm được tình hình hiện có và những biến động của NVL, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp cho việc SXKD.
Để đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán NVL trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện phân loại, đánh giá NVL phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng để ghi chép, phân loại, tổng hợp đầy đủ, kịp thời số hiện có cũng như tình hình biến động của NVL trong quá trình hoạt động SXKD; cung cấp số liệu để tập hợp chi phí sản xuất, tính giá SV: Ngô Thị Hiền 11 Lớp: CQ50/21.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện tài chính Luận văn cuối khóa thành sản phẩm, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. - Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về cung cấp, bảo quản, sử dụng NVL trong doanh nghiệp. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng NVL và tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo quy định của Nhà nước.
Lập báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn NVL phục vụ cho công tác quản lý. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 1. Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành hoạt động SXKD các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại NVL với các vị trí, vai trò, tính chất lý - hóa khác nhau. Vì vậy, việc phân loại NVL một cách khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Phân loại NVL là việc sắp xếp, phân chia NVL trong doanh nghiệp theo từng nhóm tùy thuộc vào nội dung, công dụng, đặc tính thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị. Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, quy mô, quy trình sản xuất mà NVL trong doanh nghiệp được phân loại theo những tiêu thức chủ yếu sau: Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp NVL được chia thành các loại: Nguyên vật liệu chính (có thể bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài): là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm sản xuất ra. SV: Ngô Thị Hiền 12 Lớp: CQ50/21.10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện tài chính Luận văn cuối khóa NVL chính ở các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây lắp là gạch, đá, xi măng, sắt, thép, kèo sắt, cốp pha, đà giáo. Vật liệu phụ:là những vật liệu khi sử dụng chỉ có công dụng phụ để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: sơn chống rỉ, các chất phụ gia.
và các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho máy móc, thiết bị, các phương tiện vận tải hoạt động trong quá trình sản xuất như xăng, dầu, than, củi. Phụ tùng thay thế: là những phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. như: vòng bi, bánh răng, vòng đệm.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm các thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên.