Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Chương 2: Tổng quan về Công ty TNHH Thanh Phước Đại. Chương 3: Thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thanh Phước Đại. Chương 4: Nhận xét và kiến nghị.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG 1. Khái niệm về bán hàng Theo Khoản 8, Điều 3 Luật Thương mại năm 2005 đã nêu khái niệm hoạt động mua, bán hàng hóa như sau: “Hoạt động mua, bán hàng hoá là hoạt động thương mại, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hoá theo thỏa thuận”. Bán hàng là quá trình doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, thành phẩm của mình cho khách hàng, được khách hàng chấp nhận thanh toán và trả tiền.
Bán hàng là khâu cuối cùng và cũng là khâu quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sản xuất ra các sản phẩm hay các doanh nghiệp thương mại mua bán hàng hóa đều chung mục đích là tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Tất cả doanh nghiệp đều quan tâm đến việc làm như thế nào để sản phẩm hàng hóa của mình được thị trường chấp nhận và thỏa mãn được nhu cầu của người mua về giá cả, mẫu mã, chất lượng của sản phẩm. Từ đó mang lại hiệu quả cho việc sản xuất kinh doanh và thu lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
Quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng Quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng được thể hiện qua lưu đồ sau: 5 PHÒNG KINH BỘ PHẬN PHÒNG KẾ THỦ QUỸ DOANH BÁN HÀNG TOÁN KH ĐĐH Lệnh bán hàng A Lệnh bán HĐ GTGT hàng Phiếu xuất Phiếu thu kho (3 liên) Phiếu giao Kiểm tra Kiểm tra hàng hàng & xét tồn kho duyệt Thu tiền Phiếu xuất HĐ GTGT kho (2 liên) (3 liên) Phiếu thu Lệnh bán (3 liên) hàng (3 liên) Xuất kho Hình thức thanh toán A KH Phiếu giao hàng (3 liên) Chấp nhận bán chịu Phiếu thu : Bắt đầu hay kết thúc (3 liên) : Chứng từ, Báo cáo Phiếu thu (liên 1) : Điểm nối trong cùng trang Lưu đồ : Lưu trữ bằng tay Ghi sổ : Xử lý bằng máy Lưu : Xử lý bằng tay : Đường luân chuyển : Xử lý bằng tay (Nguồn: Giáo trình “Kiểm Toán” trường đại học Kinh Tế TP.HCM) 6 Khi khách hàng đặt đơn hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, kiểm tra và xét duyệt nếu được thì lập lệnh bán hàng gồm 3 liên: • Liên 1: Giữ lại để lưu; • Liên 2: Giao cho bộ phận bán hàng; • Liên 3: Giao cho phòng kế toán. Bộ phận bán hàng nhận được lệnh bán hàng thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng để bán thì quyết định bán. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho gồm 2 liên: • Liên 1: Giữ lại để lưu; • Liên 2: Giao cho phòng kế toán. Sau đó bộ phận bán hàng tiến hành xuất kho và giao hàng cho khách hàng.
Đồng thời lập phiếu giao hàng gồm 3 liên: • Liên 1: Giữ lại để lưu; • Liên 2: Giao cho khách hàng; • Liên 3: Giao cho phòng kế toán. Phòng kế toán sau khi nhận được lệnh bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang, cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận bán hàng chuyển sang, kế toán lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: • Liên 1: Giữ lại để lưu; • Liên 2: Giao cho khách hàng; • Liên 3: Giao cho thủ quỹ. Tùy vào hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp thuận bán chịu thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ. Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên.
Sau đó chuyển cả 3 liên phiếu thu này sang thủ quỹ. Thủ quỹ sau khi nhận được hóa đơn GTGT và phiếu thu gồm 3 liên do phòng kế toán chuyển sang, thủ quỹ xem xét và tiến hành thu tiền. Sau khi phiếu thu được duyệt xong và có đầy đủ các chữ ký hợp lệ, gửi các liên phiếu thu gồm: • Liên 1: Giao cho phòng kế toán; • Liên 2: Giao cho khách hàng; • Liên 3: Giữ lại để lưu. Kế toán dựa vào phiếu thu ghi sổ và lưu.
Phương thức bán hàng Hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp có thể tiến hành theo hai phương thức: phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ. Phương thức bán buôn Phương thức bán buôn là phương thức bán hàng theo lô hoặc bán với số lượng lớn, giá bán phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa và phương thức thanh toán. Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa sau khi bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đến tay người tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa thực hiện. Trong bán buôn hàng hóa có thể thực hiện theo hai phương thức sau: • Bán buôn qua kho là phương thức hàng hóa phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp, có thể giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng.
Bên mua có thể đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp, sau khi nhận đủ hàng bên mua chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Hoặc doanh nghiệp xuất kho sản phẩm rồi chuyển hàng bằng phương tiện vận tải đến kho của bên mua, chỉ khi bên mua kiểm nhận và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới được coi là tiêu thụ. • Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua theo hai hình thức trực tiếp (không tham gia thanh toán) hoặc chuyển hàng (có tham gia thanh toán). Doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp giao bán thẳng cho người mua; đóng vai trò trung gian trong quan hệ mua bán với người mua; uỷ nhiệm cho người mua đến nhận hàng và thanh toán với người bán theo hợp đồng kinh tế mà doanh nghiệp đã ký với người bán.
Hoặc doanh nghiệp vừa phải thanh toán tiền mua hàng với người bán, vừa phải thanh toán tiền bán hàng với người mua, sau đó vận chuyển hàng đến kho người mua, giao hàng xong được coi là tiêu thụ. Phương thức bán lẻ Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, thường bán đơn chiết hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Đặc điểm của hàng hóa bán lẻ là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông, đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã thực hiện. Trong bán buôn hàng hóa có thể thực hiện theo các hình thức sau: • Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời việc thu tiền và giao hàng cho người mua.
Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu ngân chuyên thu tiền, viết hoá đơn hoặc tích kê mua hàng cho khách. Hết ca, hết ngày, nhân viên bán hàng tổng hợp hoá đơn và tích kê hàng hóa, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu ngân kiểm tiền và lập giấy nộp tiền cho thủ quỹ. • Bán lẻ thu tiền trực tiếp là hình thức mà nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách.
Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. • Bán lẻ tự phục vụ (tự động) là hình thức khách hàng tự chọn hàng hóa ở quầy hàng, sau đó mang đến quầy tính tiền để thanh toán. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn và bảo vệ gian hàng do mình đảm nhiệm.
• Bán hàng tự động là hình thức các doanh nghiệp sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng đặt ở các nơi công cộng. Khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. • Bán trả góp là hình thức người mua được trả tiền mua hàng nhiều lần. Ngoài giá bán thông thường người mua sẽ phải trả thêm một khoản lãi do trả chậm.
Người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. 9 • Gửi đại lý bán hay ký gửi sản phẩm là hình thức doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Đến khi cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán về số hàng đã bán được thì số hàng hóa này mới được coi là tiêu thụ.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán bán hàng 1. Yêu cầu quản lý Đối với các doanh nghiệp, việc quản lý quá trình bán hàng và kết quả bán hàng là một yêu cầu thiết thực. Trong quá trình bán hàng, hàng hóa sẽ được quy đổi thành tiền tệ. Do đó nếu doanh nghiệp quản lý tốt khâu bán hàng thì sẽ đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh và thu lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Các yêu cầu quản lý được đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là: quản lý tổ chức và thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hóa từ khâu nghiên cứu thị trường đến khâu chất lượng và bảo quản sản phẩm, quản lý quá trình bán hàng theo từng phương thức bán hàng, từng khách hàng, từng hình thức thanh toán của khách hàng, đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn để tránh hiện tượng ứ đọng vốn và thu hồi đầy đủ tiền hàng, giám sát và tính toán chính xác, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời việc phân bổ và hạch toán phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo việc xác định kết quả kinh doanh và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước đầy đủ, kịp thời.
