Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải

Khóa luận kế toán doanh thu, chi phí và xác định KQKD tại Công ty TNHH DV&TM Hoàng Hải

• Tác giả: Nguyễn Thị Khánh Ly
• Người hướng dẫn: ThS. Đào Nguyên Phi
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán doanh thu chi phí tại Công ty Hoàng Hải

Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phân phối thức ăn chăn nuôi và cung ứng dịch vụ thương mại. Quản lý doanh thu cùng chi phí đóng vai trò sống còn đối với sự tồn tại của đơn vị. Kế toán phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Việc theo dõi dòng tiền bán hàng giúp lãnh đạo nắm bắt biến động thị trường. Kiểm soát chi phí mua ngoài và phí vận chuyển giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát vốn. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán mở đầy đủ theo từng tài khoản chi tiết. Phòng kế toán chịu trách nhiệm lập hóa đơn, đối chiếu công nợ và tập hợp chi phí định kỳ. Mọi khoản thu chi đều dựa trên chứng từ hợp pháp và hợp lệ. Doanh thu bán hàng phản ánh khối lượng sản phẩm tiêu thụ thực tế đến tay khách hàng. Chi phí phản ánh các khoản hao phí tài nguyên phục vụ hoạt động tạo ra doanh thu đó. Nguyên tắc phù hợp luôn được duy trì chặt chẽ giữa doanh thu và chi phí tương ứng. Sự nhất quán này tạo tiền đề vững chắc cho việc lập báo cáo tài chính trung thực và minh bạch.

1.1. Khái niệm và nguyên tắc ghi nhận doanh thu dịch vụ

Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng phản ánh lợi ích kinh tế thu được trong kỳ. Kế toán ghi nhận doanh thu khi giao dịch thỏa mãn các điều kiện luật định. Doanh nghiệp đã chuyển giao rủi ro cùng lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa. Giá trị doanh thu được xác định chắc chắn qua hợp đồng thương mại. Đơn vị nắm chắc khả năng thu tiền từ khách hàng. Kế toán sử dụng tài khoản doanh thu bán hàng để theo dõi chi tiết từng nhóm sản phẩm thức ăn chăn nuôi. Các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại hay hàng bán bị trả lại được hạch toán riêng. Quy trình ghi nhận diễn ra nghiêm ngặt nhằm bảo đảm tính trung thực của báo cáo tài chính.

1.2. Phân loại chi phí và phương pháp tập hợp chứng từ

Chi phí tại doanh nghiệp thương mại bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Giá vốn phản ánh trị giá mua thực tế của số lượng cám và vật tư đã xuất kho. Chi phí bán hàng gồm tiền lương nhân viên giao hàng, khấu hao xe vận tải và cước phí bốc xếp. Chi phí quản lý bao gồm tiền lương bộ phận văn phòng, văn phòng phẩm và khấu hao tài sản trụ sở. Mọi chi phí phát sinh đều có chứng từ gốc hợp lệ đi kèm như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi và bảng kê thanh toán. Kế toán kiểm tra tính pháp lý của từng hóa đơn trước khi nhập vào phần mềm. Việc phân loại chi phí chuẩn xác giúp kiểm soát định mức hao phí kinh doanh.

II. Thực trạng kế toán doanh thu chi phí tại Công ty Hoàng Hải

Thực tế công tác kế toán tại Công ty TNHH DV&TM Hoàng Hải bộc lộ nhiều điểm sáng song hành với một số hạn chế nhất định. Doanh nghiệp quản lý khối lượng hàng hóa lưu kho tương đối lớn trong ngành cám chăn nuôi. Đơn vị đã ứng dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ nhập liệu hóa đơn và in sổ sách tự động. Nhân sự kế toán có trình độ chuyên môn tốt và nắm vững quy định pháp luật thuế. Tuy nhiên, quy trình luân chuyển chứng từ giữa bộ phận kho và kế toán đôi khi còn xảy ra độ trễ. Nhiều giao dịch bán buôn chưa được xuất hóa đơn ngay trong ngày do khách hàng trả tiền chậm. Chi phí bán hàng tăng cao trong các đợt biến động giá xăng dầu đường dài. Việc đối chiếu công nợ phải thu của các đại lý tiêu thụ vùng sâu vùng xa còn gặp khó khăn. Một số khoản chi phí vận chuyển chưa có hợp đồng nguyên tắc ràng buộc rõ ràng. Sự thiếu đồng bộ trong ghi nhận làm ảnh hưởng đến tính kịp thời của báo cáo kết quả kinh doanh tháng. Lãnh đạo cần phân tích sâu hơn các điểm nghẽn để tối ưu hóa nguồn lực tài chính.

2.1. Quy trình hạch toán doanh thu và chi phí thực tế

Nhân viên bán hàng lập phiếu xuất kho kiêm biên bản giao nhận sau khi chốt đơn. Bộ phận kế toán căn cứ vào biên bản này để phát hành hóa đơn giá trị gia tăng điện tử. Doanh thu bán cám được ghi có vào tài khoản tương ứng cùng khoản thuế đầu ra. Đồng thời, kế toán xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán căn cứ trên đơn giá bình quân gia quyền. Chi phí vận chuyển và bốc dỡ phát sinh được tập hợp vào tài khoản chi phí bán hàng. Tiền lương nhân viên văn phòng và các khoản bảo hiểm được hạch toán vào tài khoản chi phí quản lý. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu và chi phí để xác định lợi nhuận trước thuế.

2.2. Những tồn tại trong công tác quản lý tài chính nội bộ

Công tác quản lý tài chính tại đơn vị vẫn tồn tại một số điểm nghẽn cần khắc phục. Việc luân chuyển chứng từ từ kho đến phòng kế toán thường bị chậm trễ vào mùa cao điểm. Kế toán mất nhiều thời gian kiểm tra đối chiếu số liệu tồn kho thực tế và trên sổ sách. Tình trạng nợ đọng kéo dài của các đại lý bán lẻ làm tăng chi phí quản lý thu nợ. Doanh nghiệp chưa lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo đúng chu kỳ kinh doanh. Một số khoản chi phí bán hàng phục vụ tiếp thị chưa có định mức cụ thể dẫn đến lãng phí ngân sách. Việc theo dõi chi tiết chi phí theo từng mặt hàng chưa thật sự đồng bộ. Những tồn tại này làm giảm hiệu quả kiểm soát tài chính của ban điều hành.

III. Giải pháp kế toán doanh thu chi phí tại Công ty Hoàng Hải

Hoàn thiện hệ thống kế toán doanh thu và chi phí đòi hỏi những điều chỉnh đồng bộ từ khâu tổ chức chứng từ đến vận hành công nghệ. Công ty TNHH DV&TM Hoàng Hải cần xây dựng quy chế tài chính rõ ràng cho từng phòng ban. Bộ phận bán hàng phải có trách nhiệm bàn giao chứng từ giao nhận ngay sau khi hoàn thành đơn. Kế toán cần thắt chặt quy trình kiểm tra chứng từ chi tiêu trước khi xuất quỹ tiền mặt. Doanh nghiệp nên ban hành định mức chi phí bán hàng cụ thể cho từng cung đường vận chuyển. Việc xây dựng hạn mức công nợ cho từng đại lý giúp giảm thiểu rủi ro nợ xấu kéo dài. Đơn vị cần đào tạo chuyên sâu về kỹ năng số hóa dữ liệu cho đội ngũ kế toán viên. Hệ thống báo cáo quản trị nội bộ cần được lập định kỳ hàng tuần thay vì hàng tháng. Điều này giúp ban giám đốc nắm bắt tức thời tình hình tiêu thụ sản phẩm và biến động dòng tiền. Các biện pháp cải cách sẽ gia tăng tính minh bạch tài chính và tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh.

3.1. Hoàn thiện chứng từ và quy trình kiểm soát chi phí

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa mẫu biểu chứng từ và rút ngắn quy trình phê duyệt chi tiêu. Nhân viên mua hàng và vận tải phải nộp hóa đơn hợp pháp trong vòng 24 giờ kể từ khi phát sinh nghiệp vụ. Kế toán trưởng kiểm tra đối chiếu tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trên cổng thông tin thuế quốc gia. Doanh nghiệp cần quy định rõ mức tiêu hao nhiên liệu cho phương tiện giao hàng dựa trên độ dài lộ trình. Mọi khoản chi vượt hạn mức định trước phải có văn bản phê duyệt trực tiếp của giám đốc. Việc kiểm soát chứng từ chặt chẽ giúp loại bỏ triệt để các chi phí không hợp lý. Doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng luật thuế vừa tiết kiệm tối đa ngân sách vận hành.

3.2. Ứng dụng công nghệ phần mềm trong hạch toán số liệu

Công ty nên nâng cấp phần mềm kế toán hiện tại lên hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp. Phần mềm mới cho phép kết nối dữ liệu bán hàng trực tiếp từ kho đến bộ phận tài chính. Kế toán viên có thể xuất hóa đơn điện tử ngay khi đơn hàng được duyệt xuất kho. Hệ thống tự động phân bổ chi phí vận chuyển vào giá vốn từng lô cám theo tiêu thức phù hợp. Việc theo dõi tuổi nợ của từng đại lý được hiển thị trực quan trên bảng điều khiển trung tâm. Phần mềm cũng tự động cảnh báo các khoản nợ sắp đến hạn thanh toán để nhân viên kịp thời thu hồi. Việc tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công và nâng cao năng suất làm việc.

IV. Đánh giá kế toán doanh thu chi phí tại Công ty Hoàng Hải

Tổ chức công tác kế toán doanh thu và chi phí đóng vai trò quyết định đến sự phát triển của Công ty Hoàng Hải. Hệ thống kế toán hoàn chỉnh mang lại bức tranh tài chính trung thực và rõ ràng cho lãnh đạo. Doanh nghiệp nắm bắt chính xác cơ cấu chi phí để đưa ra chính sách giá bán cạnh tranh trên thị trường. Việc ghi nhận doanh thu đúng kỳ giúp đơn vị chấp hành nghiêm túc nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Đồng thời, kiểm soát dòng tiền mua bán hàng hóa hỗ trợ công ty bảo toàn nguồn vốn lưu động. Doanh nghiệp phân bổ nguồn lực lao động hợp lý nhờ dữ liệu kế toán chi tiết theo từng khâu. Sự minh bạch trong quản lý tài chính tạo niềm tin vững chắc đối với các đối tác cung ứng và khách hàng. Đây là nền tảng quan trọng giúp công ty mở rộng mạng lưới phân phối trong tương lai. Kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép số liệu mà đã trở thành công cụ quản trị chiến lược đắc lực. Mô hình kế toán này mang lại bài học thực tiễn giá trị cho nhiều đơn vị kinh doanh cùng ngành.

4.1. Lợi ích của việc chuẩn hóa hệ thống sổ sách kế toán

Hệ thống sổ sách chuẩn hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý về thuế. Kế toán dễ dàng cung cấp chứng từ minh bạch khi cơ quan thanh tra yêu cầu. Báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng doanh thu và chi phí giúp ban giám đốc ra quyết định điều hành chính xác. Doanh nghiệp nâng cao uy tín xếp hạng tín dụng khi làm việc với các ngân hàng thương mại. Nguồn vốn vay phục vụ quay vòng hàng tồn kho được giải ngân nhanh chóng và thuận lợi hơn. Việc lưu trữ số liệu kế toán khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bàn giao nhân sự và kiểm toán nội bộ. Toàn bộ quy trình tài chính được vận hành ổn định và liên tục.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp thương mại dịch vụ

Các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ cần chú trọng kiểm soát đồng thời doanh thu và chi phí phát sinh. Việc quản lý lỏng lẻo chi phí vận chuyển và kho bãi có thể làm xói mòn phần lớn biên lợi nhuận ròng. Đơn vị cần áp dụng nguyên tắc phù hợp và thận trọng khi ghi nhận từng nghiệp vụ tài chính. Doanh nghiệp nên chủ động xây dựng chính sách tín dụng thương mại chặt chẽ để hạn chế nợ xấu kéo dài. Đội ngũ lãnh đạo phải thường xuyên theo dõi các chỉ số tài chính thông qua báo cáo định kỳ. Đầu tư thích đáng vào nhân sự và công nghệ thông tin kế toán luôn mang lại hiệu quả bền vững cho toàn bộ tổ chức.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Khánh Ly được thực hiện trong bối cảnh thương mại toàn cầu chứng kiến nhiều biến động phức tạp và sự phục hồi không đồng đều sau đại dịch COVID-19. Cùng với những tác động từ căng thẳng thương mại giữa Hoa Kỳ và Trung Quốc gây xáo trộn chuỗi cung ứng toàn cầu, Việt Nam nổi lên như một điểm đến thu hút dòng vốn đầu tư và dịch chuyển chuỗi cung ứng. Quan hệ Việt Nam – Hoa Kỳ được nâng cấp lên Đối tác Chiến lược Toàn diện vào năm 2023, đồng thời thị trường Hoa Kỳ tiếp nhận gần 30% kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam. Bên cạnh đó, việc tham gia 16 Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) như CPTPP, EVFTA, RCEP và đang tiếp tục đàm phán 3 FTA khác đã tạo ra cơ hội mở rộng thị trường nhưng cũng đặt các doanh nghiệp nội địa trước sức ép cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại và phát triển bền vững, các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao năng lực quản trị tài chính, trong đó công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh là khâu then chốt phản ánh thực trạng tài chính và hiệu quả vận hành.

Tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải – một doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ chuyên kinh doanh bán buôn thức ăn chăn nuôi, nguyên liệu chế biến thức ăn gia súc, gia cầm, thủy sản và dịch vụ giống vật nuôi tại huyện Lệ Thủy, tỉnh Quảng Bình – hoạt động sản xuất kinh doanh ghi nhận bước phát triển đáng chú ý. Đặc biệt trong năm 2023, lợi nhuận của công ty ghi nhận mức tăng trưởng vượt trội, tăng hơn 30 tỷ đồng so với giai đoạn năm 2021 và năm 2022. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại đơn vị, tác giả nhận thấy công tác kế toán tại công ty còn bộc lộ một số tồn tại trong khâu ghi nhận, hạch toán các khoản chi phí cũng như tổng hợp doanh thu từ các mảng hoạt động, gây ảnh hưởng đến tính chuẩn xác của chỉ tiêu lợi nhuận và làm suy giảm hiệu quả của công tác hoạch định chiến lược. Cho đến thời điểm nghiên cứu, tại công ty vẫn chưa có công trình nào đi sâu tìm hiểu toàn diện về phần hành này.

Từ thực tiễn trên, mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

1. Mục tiêu chung: Tìm hiểu và phản ánh thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
   • Phân tích chi tiết quy trình hạch toán thực tế các nghiệp vụ doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị, từ khâu luân chuyển chứng từ ban đầu, ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến khâu lập báo cáo tài chính.
   • Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Cơ sở lý luận và thực tiễn quy trình tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải.
• Phạm vi không gian: Văn phòng và các bộ phận nghiệp vụ thuộc Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải (địa chỉ tại thị trấn Kiến Giang, huyện Lệ Thủy, tỉnh Quảng Bình).
• Phạm vi thời gian: Thu thập số liệu tổng quan về tình hình lao động, tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn 3 năm từ 2021 đến 2023; số liệu chi tiết minh chứng cho quy trình kế toán nghiệp vụ hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh được khảo sát sâu trong Quý 3 năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng pháp lý và chuẩn mực kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam:

• Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14) về "Doanh thu và thu nhập khác" quy định định nghĩa, các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) và 5 điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng cùng 4 điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ.
• Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) về "Chuẩn mực chung" làm cơ sở phân loại và ghi nhận chi phí dựa trên nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh.
• Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, là căn cứ trực tiếp chi phối danh mục tài khoản, hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán và mẫu biểu báo cáo tài chính tại doanh nghiệp nghiên cứu.

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp đồng bộ các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu kế toán:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, trích xuất và hệ thống hóa các tài liệu kế toán lưu trữ tại doanh nghiệp bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, sổ cái các tài khoản và hệ thống báo cáo tài chính của công ty.
• Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi, phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng và các nhân viên kế toán bán hàng tại công ty nhằm làm rõ các khâu luân chuyển chứng từ thực tế, phương thức nhập liệu, phân bổ chi phí và những vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành phần mềm kế toán.
• Phương pháp quan sát: Theo dõi trực tiếp quy trình xử lý công việc hàng ngày của kế toán viên, các thao tác lập chứng từ, quy trình kiểm soát chứng từ gốc, luân chuyển hồ sơ thanh toán và quy trình xử lý dữ liệu tự động trên hệ thống máy vi tính.
• Phương pháp phân tích và so sánh số liệu: Phân tích kết cấu biến động của doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý kinh doanh; so sánh các chỉ tiêu tài chính, nguồn lực lao động, biến động tài sản và nguồn vốn của công ty qua các năm 2021, 2022 và 2023 nhằm xác định xu hướng phát triển và đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh

Chương này trình bày toàn diện khung lý thuyết kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo tinh thần Thông tư 133/2016/TT-BTC:

• Nguyên tắc và điều kiện ghi nhận: Làm rõ bản chất kinh tế của doanh thu theo Điều 56 và chi phí theo Điều 59; chỉ rõ 5 điều kiện khắt khe khi ghi nhận doanh thu bán hàng (chuyển giao rủi ro, không còn quyền quản lý kiểm soát, doanh thu xác định tương đối chắc chắn, thu được lợi ích kinh tế, xác định được chi phí liên quan) và 4 điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ.
• Hạch toán các phần hành nghiệp vụ:
  • Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Sử dụng tài khoản 511 với 4 tài khoản cấp 2 (TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa, TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm, TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ, TK 5118 – Doanh thu khác); ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính (TK 515) và thu nhập khác (TK 711).
  • Kế toán chi phí: Phân tích chi tiết các tài khoản tập hợp chi phí bao gồm giá vốn hàng bán (TK 632) theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập; chi phí tài chính (TK 635); chi phí quản lý kinh doanh (TK 642, chia thành TK 6421 – Chi phí bán hàng và TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp); chi phí khác (TK 811); và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TK 821, đối ứng TK 3334).
  • Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Phản ánh phương pháp kết chuyển cuối kỳ vào tài khoản trung tâm TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) để đối trừ giữa doanh thu thuần, doanh thu tài chính, thu nhập khác với giá vốn, chi phí tài chính, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí khác và chi phí thuế TNDN, từ đó kết chuyển lãi hoặc lỗ sang tài khoản 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối).
• Hình thức ghi sổ kế toán: Trình bày đặc trưng của 4 hình thức kế toán theo quy định (Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Kế toán trên máy vi tính). Khóa luận đi sâu làm rõ trình tự luân chuyển chứng từ của hình thức Chứng từ ghi sổ truyền thống và mô hình Chứng từ ghi sổ xử lý qua phần mềm máy vi tính, nhấn mạnh vai trò của Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải

Chương 2 phản ánh chi tiết bức tranh hoạt động và quy trình hạch toán kế toán tại đơn vị thực tập:

• Tổng quan về doanh nghiệp: Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải được thành lập ngày 02/02/2005 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Mã số thuế 3100315993 do Chi cục Thuế huyện Lệ Thủy quản lý. Đại diện pháp luật là bà Nguyễn Thị Ngọc Bé. Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn thức ăn gia súc, gia cầm, thủy sản, sản xuất giống gia cầm, ấp trứng, kinh doanh trang trại và dịch vụ thú y.
• Cơ cấu tổ chức bộ máy: Vận hành theo mô hình trực tuyến – chức năng, đứng đầu là Giám đốc phụ trách chung, chỉ đạo trực tiếp 3 bộ phận: Phòng Kho hàng, Phòng Kế toán và Phòng Bán hàng. Bộ máy kế toán áp dụng hình thức tập trung, gồm 1 Kế toán trưởng phụ trách bao quát, kiểm tra, lập báo cáo tài chính và 2 Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm trực tiếp về xuất hóa đơn, theo dõi doanh thu và công nợ khách hàng.
• Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:
  • Chế độ kế toán: Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Niên độ kế toán: Năm dương lịch (từ ngày 01/01 đến 31/12); đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VNĐ).
  • Hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập; tính giá gốc.
  • Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
  • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy tính thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán Việt Đà.
  • Hệ thống báo cáo tài chính gồm Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu B01a – DNN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02 – DNN) và Bảng cân đối tài khoản (Mẫu F01 – DNN).
• Tình hình biến động nguồn nhân lực (2021 – 2023):

Chỉ tiêu	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	So sánh 2022/2021 (±)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (±)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng số lao động (Người)	4	5	5	+1	+25,00%	0	0,00%
1. Phân theo trình độ chuyên môn
- Đại học	2	3	3	+1	+50,00%	0	0,00%
- Tỷ trọng Đại học (%)	50,00%	60,00%	60,00%	+10,00%	-	0,00%	-
- Phổ thông	2	2	2	0	0,00%	0	0,00%
- Tỷ trọng Phổ thông (%)	50,00%	40,00%	40,00%	-10,00%	-	0,00%	-
2. Phân theo giới tính
- Nữ (Người)	4	4	4	0	0,00%	0	0,00%
- Tỷ lệ Nữ (%)	100,00%	80,00%	80,00%	-20,00%	-	0,00%	-
- Nam (Người)	0	1	1	+1	-	0	0,00%
- Tỷ lệ Nam (%)	0,00%	20,00%	20,00%	+20,00%	-	0,00%	-

• Thực trạng hạch toán nghiệp vụ thực tế trong Quý 3 năm 2023:
  • Kế toán doanh thu: Phản ánh việc lập Hóa đơn GTGT số 00000078, số 00000080; thu tiền qua Phiếu thu của khách hàng Nguyễn Thị Xuân; tổng hợp chứng từ gốc cùng loại tài khoản 1111, tài khoản 131 và tài khoản 511; lên Sổ Cái TK 5111 trong Quý 3/2023. Các nghiệp vụ bán thức ăn chăn nuôi được ghi nhận kịp thời theo doanh thu bán hàng hóa.
  • Kế toán giá vốn hàng bán: Xuất kho giao hàng qua Phiếu xuất kho cho khách hàng Nguyễn Văn Lương, Nguyễn Thị Bồn gắn với Hóa đơn GTGT số 00000076, 00000079 và lập Phiếu thu tiền khách hàng Nguyễn Thị Bồn; trích xuất Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại TK 632 và đối chiếu lên Sổ Cái TK 632.
  • Kế toán chi phí tài chính: Hạch toán các khoản lãi vay ngân hàng thông qua phiếu chi trả lãi tiền vay, theo dõi chi tiết trên Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại TK 635 và Sổ Cái TK 635.
  • Kế toán chi phí quản lý kinh doanh: Hạch toán các chi phí nhiên liệu vận chuyển và văn phòng qua Hóa đơn GTGT số 340241, phiếu chi thanh toán tiền xăng dầu; phân loại vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại TK 6421 (chi phí bán hàng) và TK 6422 (chi phí quản lý doanh nghiệp), kết xuất vào Sổ Cái TK 6421 và Sổ Cái TK 6422.
  • Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Thực hiện kết chuyển toàn bộ doanh thu từ TK 511, giá vốn từ TK 632, chi phí tài chính từ TK 635, chi phí bán hàng và chi phí quản lý từ TK 642 sang tài khoản 911 thông qua Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại TK 911, Chứng từ ghi sổ và kết chuyển lãi sang Sổ Cái TK 911.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải

Dựa trên quá trình phân tích thực trạng ở Chương 2, tác giả tiến hành đánh giá tổng thể hệ thống kế toán tại đơn vị:

• Ưu điểm: Công ty đã áp dụng đúng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; bộ máy kế toán tinh gọn (3 nhân sự) nhưng đảm nhiệm tốt khối lượng công việc phát sinh; việc ứng dụng phần mềm kế toán Việt Đà giúp tự động hóa quá trình nhập liệu, kết xuất sổ cái và báo cáo tài chính một cách đồng bộ, giảm thiểu sai sót thủ công.
• Tồn tại, hạn chế: Công tác theo dõi chi tiết các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý đôi khi chưa được phân định rành mạch; chứng từ chi phí mua ngoài nhỏ lẻ còn chậm luân chuyển; khâu đối chiếu công nợ phải thu khách hàng mua thức ăn chăn nuôi trả chậm định kỳ chưa thực sự chặt chẽ, tiềm ẩn nguy cơ phát sinh nợ khó đòi; doanh nghiệp chưa khai thác triệt để các tính năng phân tích tài chính chuyên sâu trên phần mềm kế toán.
• Nhóm giải pháp hoàn thiện:
  • Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và chi phí, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ từ các khâu giao hàng về phòng kế toán.
  • Tách bạch và theo dõi chi tiết các yếu tố chi phí trong tài khoản 6421 và 6422 nhằm kiểm soát chặt chẽ định mức chi phí vận chuyển, xăng dầu và chi phí nhân công.
  • Tăng cường công tác kiểm soát, mở sổ theo dõi chi tiết hạn nợ đối với từng khách hàng mua buôn thức ăn chăn nuôi nhằm hạn chế rủi ro tín dụng thương mại.
  • Tối ưu hóa tính năng của phần mềm kế toán Việt Đà trong việc lập các báo cáo quản trị định kỳ phục vụ kịp thời việc ra quyết định của Giám đốc.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể phản ánh trung thực từ số liệu thực tế của doanh nghiệp:

• Hệ thống hóa đầy đủ thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải theo khuôn khổ Thông tư 133/2016/TT-BTC, chứng minh tính phù hợp của hình thức Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán Việt Đà đối với một doanh nghiệp thương mại nông nghiệp quy mô nhỏ.
• Phản ánh rõ nét bức tranh nhân sự và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp: Đội ngũ lao động tăng từ 4 người (năm 2021) lên 5 người (giai đoạn 2022 – 2023), tỷ lệ lao động có trình độ đại học tăng từ 50,00% lên 60,00%, lao động nữ chiếm ưu thế tuyệt đối (80% - 100%). Đặc biệt, kết quả kinh doanh năm 2023 ghi nhận sự bứt phá với mức lợi nhuận tăng hơn 30 tỷ đồng so với năm 2021 và năm 2022.
• Trích xuất chi tiết và minh họa cụ thể chu trình xử lý nghiệp vụ Quý 3/2023 qua hệ thống chứng từ thực tế: Hóa đơn GTGT số 00000076, 00000078, 00000079, 00000080, 340241; Phiếu thu tiền khách hàng Nguyễn Thị Xuân, Nguyễn Thị Bồn; Phiếu xuất kho khách hàng Nguyễn Văn Lương, Nguyễn Thị Bồn; Phiếu chi trả lãi vay; cùng các Bảng tổng hợp chứng từ gốc và Sổ Cái các tài khoản 1111, 131, 5111, 632, 635, 6421, 6422 và 911.
• Tác giả tự nêu đóng góp của đề tài là công trình nghiên cứu chuyên sâu đầu tiên về phần hành kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải, vừa góp phần bổ sung cứ liệu thực tiễn cho lý luận kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, vừa cung cấp các kiến nghị điều chỉnh thiết thực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và quản lý tốt dòng tiền.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn nhất định bắt nguồn từ phạm vi thu thập dữ liệu tại doanh nghiệp:

• Dữ liệu minh họa chi tiết cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh chỉ mới được giới hạn khảo sát trong phạm vi một kỳ kế toán là Quý 3 năm 2023, chưa bao quát biến động của tất cả các quý trong năm tài chính để phản ánh tính chu kỳ mùa vụ trong ngành kinh doanh thức ăn chăn nuôi.
• Đề tài tập trung chủ yếu vào công tác kế toán tài chính (hạch toán nghiệp vụ theo luật định), chưa đi sâu phân tích toàn diện khía cạnh kế toán quản trị doanh thu, chi phí hay ứng dụng các mô hình dự báo tài chính chuyên biệt.

Hướng mở rộng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng phạm vi nghiên cứu chu kỳ kế toán trọn vẹn cả năm tài chính; nghiên cứu sâu hơn về việc thiết lập hệ thống kế toán quản trị chi phí phục vụ trực tiếp cho việc định giá bán sản phẩm thức ăn chăn nuôi và kiểm soát công nợ khách hàng thương mại tại các vùng nông thôn.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc báo cáo thực tập tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại nông nghiệp, phân phối thức ăn gia súc, gia cầm.
• Người làm kế toán thực tế tại các công ty trách nhiệm hữu hạn có thể tham khảo trực tiếp cấu trúc luân chuyển chứng từ theo hình thức Chứng từ ghi sổ trên phần mềm máy vi tính, cụ thể là phần mềm Việt Đà theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Phần đáng tham khảo nhất trong khóa luận là hệ thống biểu mẫu trích xuất thực tế tại Chương 2 (từ việc lập hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho đến việc tổng hợp chứng từ cùng loại và kết chuyển số liệu lên Sổ Cái tài khoản xác định kết quả kinh doanh TK 911).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải áp dụng chế độ và hình thức kế toán nào? Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán Việt Đà.

2. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho và phương pháp kê khai hàng tồn kho tại công ty được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi nhận theo giá gốc và xác định giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty gồm bao nhiêu người và đảm nhiệm nhiệm vụ gì? Bộ máy kế toán của công ty gồm 3 nhân sự, vận hành theo mô hình kế toán tập trung: đứng đầu là 1 Kế toán trưởng phụ trách tổ chức, giám sát toàn bộ hoạt động tài chính kế toán, lập báo cáo tài chính; hỗ trợ trực tiếp là 2 Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm lập hóa đơn, theo dõi doanh thu và quản lý công nợ khách hàng.

4. Kết quả lợi nhuận và biến động lao động của công ty trong giai đoạn 2021 – 2023 có đặc điểm gì nổi bật? Về nhân sự, tổng số lao động tăng từ 4 người (năm 2021) lên 5 người (năm 2022 và 2023), trong đó lao động nữ luôn chiếm tỷ lệ áp đảo từ 80% đến 100%, tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học đạt 60% vào năm 2023. Về hiệu quả kinh doanh, năm 2023 công ty đạt mức tăng trưởng lợi nhuận vượt trội, tăng hơn 30 tỷ đồng so với năm 2021 và năm 2022.

5. Khâu kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty sử dụng những tài khoản cấp 2 nào theo Thông tư 133? Công ty sử dụng tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh, được theo dõi chi tiết qua 2 tài khoản cấp 2: TK 6421 phản ánh Chi phí bán hàng và TK 6422 phản ánh Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Khánh Ly đã hệ thống hóa chặt chẽ khung lý thuyết về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực tế hạch toán tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Hoàng Hải. Bằng việc phân tích sâu chu trình luân chuyển chứng từ và số liệu thực tế trong Quý 3 năm 2023 trên phần mềm kế toán Việt Đà, đề tài làm rõ sự phù hợp của mô hình kế toán tinh gọn tại doanh nghiệp thương mại thức ăn chăn nuôi. Các hạn chế được chỉ ra trong khâu kiểm soát chi phí và theo dõi công nợ là căn cứ xác đáng để tác giả đưa ra các giải pháp hoàn thiện có tính ứng dụng cao cho đơn vị thực tập.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 1. Tổng quan về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và điều kiện ghi nhận doanh thu Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 14, doanh thu được định nghĩa: “Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.” Theo quy định tại Điều 56 Thông tư 133/2016/ TT- BTC do Bộ Tài chính ban hành vào ngày 26/08/2016 về nguyên tắc kế toán doanh thu: Doanh thu là hữu ích kinh tế mà doanh nghiệp thu lợi được, làm tăng vốn chủ sở hữu, ngoại trừ phần vốn góp bổ sung từ cổ đông. Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm phát sinh giao dịch, khi thu được lợi ích kinh tế và được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản mà doanh nghiệp có quyền nhận, bất kể thu tiền hay sẽ thu trong tương lai.

Như vậy, chúng ta có thể hiểu: Doanh thu là tổng số tiền mà doanh nghiệp nhận được từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc các hoạt động kinh doanh chính khác trong một kỳ nhất định. Đây là nguồn thu chính giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động và phát triển, phản ánh sự thành công trong việc cung cấp giá trị cho khách hàng. Doanh thu không chỉ bao gồm tiền mặt mà còn có thể là các tài sản hoặc quyền lợi khác mà doanh nghiệp nhận được từ các giao dịch kinh doanh. Doanh thu không bao gồm các khoản thu hộ bên thứ ba.

Theo Điều 57,58 Thông tư 133/2016/ TT- BTC do Bộ Tài chính ban hành vào ngày 26/08/2016, doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: a) Doanh thu bán hàng Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua; 6 - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa; - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại sản phẩm, hàng hóa, đã mua theo những điều kiện cụ thể, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó không còn tồn tại và người mua không được quyền trả lại sản phẩm, hàng hóa (trừ trường hợp khách hàng có quyền trả lại hàng hóa dưới hình thức đổi lại để lấy hàng hóa, dịch vụ khác); - Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; - Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. b) Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau đây: - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại dịch vụ đã mua theo những điều kiện cụ thể, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó không còn tồn tại và người mua không được quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp; - Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; - Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo; - Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.