Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức

Khóa luận kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức

• Tác giả: Mai Thị Bão Thanh
• Người hướng dẫn: TS. Phạm Quốc Khang
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán công nợ tại Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức

Công tác kế toán công nợ giữ vai trò huyết mạch trong quản trị tài chính doanh nghiệp xây dựng. Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thi công xây lắp và cung ứng vật liệu. Đặc thù ngành nghề này đòi hỏi nguồn vốn lưu động lớn và chu kỳ sản xuất kéo dài. Các nghiệp vụ bán hàng trả chậm và mua chịu vật tư diễn ra thường xuyên. Do đó, hệ thống kế toán công nợ phải phản ánh chính xác từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp. Quy trình kế toán theo dõi chặt chẽ tài khoản 131 và tài khoản 331 theo từng hóa đơn. Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán trên phần mềm hiện đại nhằm tự động hóa việc ghi sổ. Mọi chứng từ như biên bản nghiệm thu công trình, phiếu xuất kho hay hóa đơn giá trị gia tăng đều được lưu trữ cẩn thận. Dữ liệu công nợ phản ánh chân thực tình hình luân chuyển vốn của đơn vị. Quản trị tốt các khoản nợ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ bền vững với đối tác. Đồng thời, công tác này ngăn ngừa nguy cơ thất thoát tài sản và nâng cao uy tín trên thị trường.

1.1. Khái niệm và đặc điểm kế toán công nợ xây lắp

Kế toán công nợ là phân hệ theo dõi các quyền đòi nợ và nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp. Trong lĩnh vực xây lắp, công nợ mang tính chất phức tạp và giá trị lớn. Các khoản phải thu thường phát sinh theo tiến độ hợp đồng hoặc từng đợt thanh quyết toán khối lượng hoàn thành. Doanh nghiệp thường phải trích lại tiền bảo hành công trình trong thời hạn nhất định. Mặt khác, các khoản phải trả người bán gắn liền với nguồn cung vật liệu như sắt thép, xi măng và dịch vụ thầu phụ. Việc ghi nhận chính xác thời điểm phát sinh nợ đóng vai trò quyết định. Kế toán viên phải đối chiếu chặt chẽ biên bản nghiệm thu trước khi lập chứng từ.

1.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Xây lắp Hồng Đức

Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức được tổ chức theo mô hình tập trung. Cơ cấu phòng kế toán gồm Kế toán trưởng và các nhân viên phụ trách từng phần hành. Trong đó, kế toán công nợ kiêm nhiệm theo dõi thanh toán với chủ đầu tư và nhà cung ứng. Phòng kế toán áp dụng phần mềm chuyên dụng để cập nhật chứng từ phát sinh hàng ngày. Kế toán trưởng trực tiếp kiểm soát, phê duyệt số liệu và tham mưu cho Ban Giám đốc. Mô hình này giúp luồng thông tin tài chính luôn thông suốt và đồng bộ. Mọi chứng từ thanh toán được kiểm tra qua nhiều cấp nhằm hạn chế sai sót. Nhờ đó, hiệu quả quản trị tài chính tại công ty đạt mức tối ưu.

II. Phân tích thực trạng công nợ tại Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức

Phân tích tình hình công nợ giúp đánh giá thực trạng sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Tại Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức, các khoản phải thu chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản. Quy mô công nợ biến động theo số lượng hợp đồng xây lắp đã ký kết. Khi quy mô công trình gia tăng, số dư nợ phải thu từ khách hàng cũng tăng tương ứng. Thời gian thu hồi nợ kéo dài khiến vốn lưu động bị ứ đọng nhiều kỳ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng tận dụng vốn chiếm dụng từ nhà cung cấp vật liệu. Các khoản phải trả người bán phản ánh chính sách thanh toán và mức độ tín nhiệm của đơn vị. Tuy nhiên, hệ số vòng quay khoản phải thu có xu hướng giảm sút qua các năm nghiên cứu. Kỳ thu tiền bình quân kéo dài gây áp lực nặng nề lên nguồn tiền mặt phục vụ thi công. Doanh nghiệp thường phải dùng vốn vay ngắn hạn để bù đắp thâm hụt tiền mặt tức thời. Tình trạng này làm phát sinh thêm chi phí lãi vay và giảm biên lợi nhuận ròng. Việc kiểm soát chặt chẽ cơ cấu công nợ trở thành yêu cầu cấp thiết.

2.1. Thực trạng biến động các khoản phải thu khách hàng

Khoản phải thu khách hàng tại Công ty Hồng Đức chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng tài sản ngắn hạn. Cơ cấu nợ tập trung chủ yếu vào các chủ đầu tư dự án và khách hàng gia công nhôm kính. Nhiều khách hàng thanh toán chậm trễ so với điều khoản trong hợp đồng thi công. Số ngày thu hồi nợ bình quân có xu hướng tăng cao qua từng niên độ tài chính. Vốn kinh doanh bị đối tác chiếm dụng kéo dài dẫn đến tình trạng căng thẳng dòng tiền. Doanh nghiệp chưa phân loại tuổi nợ một cách khoa học để đôn đốc thu hồi kịp thời. Ngoài ra, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi còn mang tính bị động.

2.2. Phân tích các khoản phải trả người bán và nhà thầu

Các khoản phải trả người bán phản ánh khả năng huy động vốn tín dụng thương mại của công ty. Tại đơn vị nghiên cứu, nợ phải trả bao gồm tiền mua nguyên vật liệu, sắt thép và chi phí thuê thầu phụ. Doanh nghiệp luôn chủ động đàm phán các điều khoản trả chậm từ 30 đến 60 ngày. Nhờ đó, công ty giải quyết được tình trạng thiếu hụt ngân quỹ tạm thời. Tuy vậy, số vòng quay các khoản phải trả có xu hướng biến động mạnh. Thời gian chiếm dụng vốn quá dài có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp đối với các nhà cung ứng lớn. Chi phí mua vật tư đầu vào vì thế có nguy cơ tăng cao do mất ưu đãi giá.

III. Giải pháp quản lý công nợ cho Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức

Hoàn thiện quản lý công nợ đòi hỏi việc áp dụng đồng bộ nhiều giải pháp chuyên môn. Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức cần thiết lập quy chế bán hàng và tín dụng thương mại chặt chẽ hơn. Trước khi ký kết hợp đồng, bộ phận kế toán phối hợp với phòng kinh doanh thẩm định năng lực tài chính của đối tác. Doanh nghiệp cần xác định hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán cụ thể cho từng nhóm khách hàng. Chính sách chiết khấu thanh toán sớm nên được áp dụng để khuyến khích chủ đầu tư giải ngân nhanh chóng. Đồng thời, kế toán cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong theo dõi nợ. Việc tích hợp hệ thống cảnh báo nợ đến hạn trên phần mềm giúp phát hiện sớm các khoản chậm trả. Doanh nghiệp nên lập bảng phân tích tuổi nợ hàng tuần để chủ động gửi công văn đôn đốc. Đối với công nợ phải trả, công ty cần xây dựng kế hoạch thanh toán rõ ràng, tránh để phát sinh nợ quá hạn gây mất uy tín. Việc duy trì cán cân công nợ hợp lý sẽ củng cố tính thanh khoản và tối ưu hóa chi phí sử dụng vốn.

3.1. Xây dựng chính sách tín dụng thương mại hiệu quả

Chính sách tín dụng thương mại hợp lý giúp giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi cho công ty. Doanh nghiệp cần phân loại khách hàng thành các nhóm rủi ro khác nhau trước khi cấp hạn mức bán chịu. Đối với đối tác uy tín, thời hạn nợ có thể duy trì ở mức 30 ngày. Đối với khách hàng mới, doanh nghiệp cần yêu cầu tạm ứng trước từ 30% đến 50% giá trị hợp đồng. Bên cạnh đó, các điều khoản phạt trả chậm cần được đưa cụ thể vào hợp đồng kinh tế. Doanh nghiệp cũng có thể chiết khấu thanh toán 1% đến 2% nếu đối tác thanh toán trước hạn. Biện pháp này kích thích dòng tiền về nhanh và hạn chế nợ xấu.

3.2. Đổi mới quy trình kế toán và thu hồi công nợ

Quy trình quản lý công nợ cần được số hóa toàn diện để tăng tính chuẩn xác và tốc độ xử lý. Kế toán công nợ phải cập nhật chứng từ phát sinh ngay khi hoàn thành bàn giao hạng mục. Việc lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ vào cuối mỗi tháng là bắt buộc. Doanh nghiệp cần phân loại nợ theo tuổi để phân công nhân sự đôn đốc kịp thời. Khi khoản nợ quá hạn 15 ngày, kế toán gửi thông báo nhắc nhở bằng văn bản. Nếu khoản nợ kéo dài trên 60 ngày, ban lãnh đạo cần trực tiếp làm việc với đại diện đối tác. Quy trình chặt chẽ giúp hạn chế tối đa nợ đọng kéo dài.

IV. Kết luận về kiểm soát công nợ ở Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức

Kiểm soát công nợ là nhiệm vụ trọng tâm quyết định sự sống còn của doanh nghiệp xây lắp. Công ty TNHH Xây lắp Hồng Đức đã xây dựng được nền tảng kế toán công nợ tương đối hoàn chỉnh. Việc ứng dụng phần mềm kế toán giúp hạch toán nghiệp vụ chính xác và nhanh chóng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn đối mặt với áp lực thu hồi vốn do đặc thù ngành xây dựng. Vốn lưu động bị ứ đọng đòi hỏi ban điều hành phải có những điều chỉnh chiến lược kịp thời. Các giải pháp nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và kiểm soát nợ phải trả mang tính thực tiễn cao. Việc thiết lập chính sách tín dụng thận trọng giúp bảo vệ nguồn tài chính của đơn vị. Đồng thời, doanh nghiệp cần duy trì quan hệ hợp tác tốt đẹp với nhà cung cấp vật liệu. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc gia hạn nợ khi cần thiết. Quản trị công nợ khoa học không chỉ tăng tốc độ luân chuyển vốn mà còn nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường xây dựng. Đây là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.

4.1. Ý nghĩa của quản trị công nợ đối với dòng tiền

Quản trị công nợ hiệu quả là yếu tố then chốt bảo đảm an toàn dòng tiền doanh nghiệp. Khi các khoản phải thu được thu hồi đúng hạn, doanh nghiệp có nguồn tiền thanh toán nợ gốc và lãi vay ngân hàng. Nguồn ngân quỹ ổn định giúp hoạt động mua sắm vật liệu diễn ra liên tục, không làm gián đoạn tiến độ công trình. Ngược lại, nợ đọng kéo dài sẽ bòn rút nguồn vốn lưu động và gia tăng chi phí tài chính. Việc kiểm soát nợ phải trả cũng giúp đơn vị tận dụng nguồn tài trợ ngắn hạn không mất lãi. Do đó, cân bằng công nợ là điều kiện tiên quyết duy trì khả năng thanh toán thường xuyên.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ

Thực tiễn tại Công ty Hồng Đức đem lại nhiều bài học giá trị cho các đơn vị cùng ngành. Trước hết, doanh nghiệp xây lắp cần đặc biệt chú trọng khâu thẩm định hợp đồng và điều khoản nghiệm thu. Quy trình đối chiếu công nợ phải thực hiện định kỳ và có sự phối hợp giữa kế toán và cán bộ kỹ thuật. Việc trích lập dự phòng rủi ro nợ khó đòi phải thực hiện nghiêm túc theo quy định pháp luật. Ngoài ra, đào tạo chuyên môn định kỳ cho đội ngũ kế toán viên là giải pháp căn cơ. Đội ngũ nhân sự vững vàng sẽ giúp nâng cao chất lượng thông tin kế toán và hỗ trợ đắc lực cho các quyết định điều hành.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập quốc tế, kế toán đóng vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng, là ngôn ngữ kinh doanh phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp tới các bên liên quan. Trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp, phần hành kế toán công nợ (bao gồm các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải trả người bán) giữ vị trí then chốt đối với sự an toàn tài chính. Việc quản trị và hạch toán chính xác công nợ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng vốn lưu động, tránh tình trạng bị bạn hàng chiếm dụng vốn kéo dài hoặc rơi vào tình trạng đứt gãy thanh khoản dẫn đến mất uy tín với nhà cung cấp và ngân hàng.

Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức là doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực gia công, sản xuất và thi công lắp đặt kính cường lực tại tỉnh Thừa Thiên Huế. Do đặc thù ngành xây lắp và cung ứng vật liệu hoàn thiện, khối lượng công việc nghiệm thu phát sinh liên tục theo tiến độ hợp đồng, giá trị thanh toán lớn và phương thức thanh toán trả chậm là phổ biến. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng hạch toán và đánh giá các chỉ số luân chuyển công nợ tại đơn vị có ý nghĩa thiết thực đối với công tác điều hành doanh nghiệp.

Tác giả Mai Thị Bão Thanh xác định hệ thống mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau:

• Mục tiêu tổng quát: Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức; trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ và quản lý tình hình công nợ tại đơn vị.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Thứ nhất: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phương pháp hạch toán kế toán công nợ và các chỉ tiêu phân tích tình hình công nợ trong doanh nghiệp.
  2. Thứ hai: Đánh giá thực trạng công tác kế toán nợ phải thu và nợ phải trả; đồng thời phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức qua số liệu thực tế.
  3. Thứ ba: Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện phần hành kế toán công nợ tại Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng:

• Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác kế toán công nợ (phải thu, phải trả) và phân tích tình hình công nợ tại doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Phòng Kế toán của Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức, địa chỉ tại Đường số 7, Khu công nghiệp Phú Bài, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi thời gian: Số liệu báo cáo tài chính qua 3 năm (2020, 2021, 2022) và hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán thu thập trong năm 2023 (đặc biệt là quý IV năm 2023).
• Phạm vi nội dung: Trọng tâm vào kế toán khoản phải thu của khách hàng (Tài khoản 131), kế toán khoản phải trả cho người bán (Tài khoản 331), cùng hệ thống chỉ số phản ánh tình hình công nợ và khả năng thanh toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực kế toán và các tài liệu chuyên ngành kế toán - tài chính doanh nghiệp:

• Chuẩn mực và chế độ kế toán:
  • Chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung (ban hành theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC của Bộ Tài chính), cụ thể là đoạn 28 và đoạn 42 quy định về định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận nợ phải trả.
  • Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, trọng tâm là Điều 17 (nguyên tắc kế toán Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng) và Điều 40 (nguyên tắc kế toán Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán).
  • Căn cứ pháp lý về tổ chức bộ máy: Luật Doanh nghiệp năm 2020 (Luật số 59/2020/QH14, trọng tâm là Điều 82 về quyền và nghĩa vụ của Giám đốc) và Luật Công đoàn năm 2012.
  • Khung lý thuyết phân tích tài chính: Các mô hình, chỉ số phân tích luân chuyển công nợ và hệ số thanh toán trích dẫn từ tài liệu của các tác giả Hoàng Thị Kim Thoa (2021), Trịnh Văn Sơn và Đào Nguyên Phi (2006).

Tác giả vận dụng các phương pháp nghiên cứu học thuật kết hợp xử lý dữ liệu kế toán thực tế:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đọc và tổng hợp các giáo trình, thông tư hướng dẫn kế toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam nhằm chuẩn hóa lý thuyết về hạch toán nợ phải thu, nợ phải trả và phương pháp tính các chỉ số tài chính.
• Phương pháp so sánh: Áp dụng so sánh số tuyệt đối và số tương đối theo cả chiều ngang (biến động theo thời gian qua các năm 2020, 2021, 2022) và chiều dọc (biến động cơ cấu tài sản, nguồn vốn, doanh thu, lao động) trên các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
• Phương pháp phân tích – tổng hợp: Sử dụng số liệu thô từ Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để tính toán các tỷ số công nợ, vòng quay công nợ và hệ số thanh toán, từ đó rút ra nhận định bản chất tình hình tài chính của công ty.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu gồm:

• Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính năm 2020, 2021, 2022 của Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức.
• Dữ liệu sơ cấp: Chứng từ kế toán thực tế phát sinh năm 2023 như Hóa đơn giá trị gia tăng số 00000197, Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000026, các biên bản thanh lý hợp đồng gia công, phiếu xuất kho, sổ chi tiết Tài khoản 1311, Sổ cái Tài khoản 131, Sổ cái Tài khoản 5112 và Sổ nhật ký chung tháng 12/2023.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về công tác kế toán nợ phải thu, nợ phải trả và phân tích tài chính trong doanh nghiệp nhỏ và vừa:

• Bản chất và nhiệm vụ của kế toán công nợ: Công nợ phát sinh từ các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa dịch vụ nhưng chưa thanh toán ngay. Kế toán công nợ đóng vai trò giám sát, đôn đốc và giải quyết các khoản công nợ, thực hiện nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi, theo dõi tạm ứng, đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng, lập báo cáo số dư theo từng đối tượng và xác định nợ dài hạn đến hạn trả để chuyển nhóm hạch toán.
• Kế toán nợ phải thu của khách hàng (TK 131): Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán nợ của khách hàng về bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Nguyên tắc yêu cầu theo dõi chi tiết từng khách hàng, từng lần thanh toán và kỳ hạn nợ (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng). Phân loại nợ để trích lập dự phòng phải thu khó đòi ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu TK 131 có số dư hai bên: Số dư Nợ phản ánh số tiền còn phải thu; Số dư Có phản ánh số tiền khách hàng ứng trước hoặc trả thừa.
• Kế toán nợ phải trả cho người bán (TK 331): Phản ánh tình hình thanh toán các nghĩa vụ nợ đối với bên cung cấp vật tư, dịch vụ, thầu phụ theo hợp đồng kinh tế. Khi vật tư hàng hóa đã nhập kho nhưng cuối kỳ chưa có hóa đơn, kế toán phải ghi sổ theo giá tạm tính và điều chỉnh khi có hóa đơn chính thức. Kết cấu TK 331: Số dư Có phản ánh số tiền còn phải trả nhà cung cấp; Số dư Nợ phản ánh số tiền đã ứng trước hoặc trả thừa cho người bán.
• Hệ thống chỉ tiêu phân tích công nợ và khả năng thanh toán:
  • Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả: $\text{Tỷ lệ} = (\text{Tổng các khoản phải thu ngắn hạn} / \text{Nợ ngắn hạn}) \times 100%$. Phản ánh tương quan giữa vốn bị chiếm dụng và vốn đi chiếm dụng.
  • Vòng quay các khoản phải thu: $\text{Vòng quay} = \text{Doanh thu thuần} / \text{Phải thu bình quân}$. Chỉ số này đo lường tốc độ thu hồi nợ chuyển thành tiền.
  • Kỳ thu tiền bình quân: $\text{Kỳ thu tiền} = 360 / \text{Vòng quay các khoản phải thu}$ (ngày).
  • Số vòng quay các khoản phải trả: $\text{Vòng quay} = \text{Giá vốn hàng bán} / \text{Nợ ngắn hạn bình quân}$ (lần).
  • Kỳ trả tiền bình quân: $\text{Kỳ trả tiền} = 360 / \text{Số vòng quay các khoản phải trả}$ (ngày).
  • Hệ số nợ: $\text{Hệ số nợ} = \text{Nợ phải trả} / \text{Tổng tài sản}$.
  • Hệ số khả năng thanh toán hiện hành: $\text{Hệ số} = \text{Tài sản ngắn hạn} / \text{Nợ ngắn hạn}$.
  • Hệ số khả năng thanh toán nhanh: $\text{Hệ số} = (\text{Tài sản ngắn hạn} - \text{Hàng tồn kho}) / \text{Nợ ngắn hạn}$.
  • Hệ số khả năng thanh toán tức thời: $\text{Hệ số} = \text{Tiền và các khoản tương đương tiền} / \text{Nợ ngắn hạn}$.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức

Chương 2 trình bày chi tiết thực tế tổ chức sản xuất, bộ máy quản lý, bộ máy kế toán và nghiệp vụ hạch toán công nợ tại đơn vị thực tập:

• Khái quát đơn vị: Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức thành lập đầu năm 2015, đặt tại KCN Phú Bài, tỉnh Thừa Thiên Huế; chuyên sản xuất, thi công và lắp đặt kính cường lực. Năm 2015, công ty đầu tư dây chuyền sản xuất kính đồng bộ (máy cắt tự động, dây chuyền mài khép kín mài song cạnh, mài cạnh đứng, máy nung khổ lớn...) đạt chứng nhận ISO 9001:2008 và QCVN 16:2014/BXD. Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Công đoàn, khối Văn phòng (Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự, Phòng Xuất nhập khẩu), khối Quản lý sản xuất và các tổ thi công, Tổ kiểm hàng, Phòng Kế hoạch.
• Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán áp dụng mô hình tập trung, gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương, Kế toán công nợ (kiêm nhiệm kế toán mua hàng và tính chi phí giá thành), Kế toán kho và Thủ quỹ.
• Chế độ kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền; tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; đơn vị tiền tệ ghi sổ là VND (số dư ngoại tệ quy đổi theo tỷ giá Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - Vietcombank Chi nhánh Huế vào ngày cuối mỗi quý); hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán.
• Tình hình lao động của công ty (2020 - 2022):

Chỉ tiêu	Năm 2020 (SL)	Năm 2020 (%)	Năm 2021 (SL)	Năm 2021 (%)	Năm 2022 (SL)	Năm 2022 (%)	So sánh 2021/2020 (±)	So sánh 2021/2020 (%)	So sánh 2022/2021 (±)	So sánh 2022/2021 (%)
Tổng số lao động	35	100	58	100	70	100	23	65,71	12	20,69
Theo giới tính:
+ Nam	30	85,71	48	82,76	61	87,14	18	60,00	13	27,08
+ Nữ	5	14,29	10	17,24	9	12,86	5	100,00	(1)	(10,00)
Theo trình độ:
+ ĐH, CĐ	20	57,14	26	44,83	56	80,00	6	30,00	30	115,38
+ LĐPT	15	42,86	32	55,17	14	20,00	17	113,33	(18)	(56,25)

(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức)

Lao động công ty tăng từ 35 người (2020) lên 70 người (2022). Đặc thù thi công xây lắp kính khiến lao động nam chiếm áp đảo (từ 82,76% đến 87,14%). Trình độ Đại học, Cao đẳng tăng mạnh vào năm 2022, đạt 80% tổng số nhân lực.

• Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh:
  • Cơ cấu tài sản - nguồn vốn: Tổng tài sản năm 2020 ghi nhận 19.170.016 nghìn đồng (trình bày theo giá trị sổ sách), năm 2021 giảm nhẹ và năm 2022 tăng trưởng 11,86%. Nợ phải trả năm 2020 chiếm 32,04% cơ cấu vốn, năm 2021 là 29,89% và năm 2022 tăng lên 37,29%. Vốn chủ sở hữu duy trì tỷ trọng chi phối từ 62,71% đến 70,11% tổng nguồn vốn.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh:
    • Doanh thu thuần năm 2020 đạt 9.249 triệu đồng; năm 2021 tăng 4,37% đạt 10.297 triệu đồng; năm 2022 sụt giảm 10,30%.
    • Giá vốn hàng bán năm 2021 tăng 4,37% so với năm 2020 và năm 2022 giảm 10,30% so với năm 2021.
    • Chi phí quản lý kinh doanh năm 2020 ghi nhận 1.223 triệu đồng; năm 2021 giảm 1% xuống 1.183 triệu đồng; năm 2022 giảm tiếp 12,1% còn 954.274 nghìn đồng.
    • Lợi nhuận sau thuế TNDN năm 2020 lỗ 53.530 nghìn đồng; sang năm 2021 có lãi 88.650 nghìn đồng (công ty thực hiện chuyển lỗ từ các năm trước nên không phát sinh thuế TNDN phải nộp); năm 2022 duy trì lãi đạt 63.254 nghìn đồng (giảm 27,4% so với năm 2021).
• Thực tế hạch toán nợ phải thu tại công ty:
  • Hệ thống tài khoản chi tiết: TK 1311 (Phải thu của khách hàng ngắn hạn), TK 1312 (Phải thu dài hạn), gắn liền với TK 5111 (Doanh thu hàng hóa), TK 5112 (Doanh thu thành phẩm kính), TK 3331 (Thuế GTGT), TK 2293 (Dự phòng nợ khó đòi).
  • Quy trình luân chuyển chứng từ: Nhận phiếu xuất kho, biên bản thanh lý hợp đồng gia công, xuất Hóa đơn GTGT $\rightarrow$ Kế toán công nợ kiểm tra thông tin $\rightarrow$ Nhập dữ liệu vào phân hệ bán hàng của phần mềm kế toán $\rightarrow$ Dữ liệu tự động cập nhật vào Sổ chi tiết TK 1311, Sổ cái TK 131, Sổ cái TK 5112 và Sổ nhật ký chung $\rightarrow$ Cuối tháng đối chiếu công nợ qua email kèm bảng kê hóa đơn điện tử $\rightarrow$ Cuối năm gửi thư xác nhận công nợ để kiểm toán.
  • Nghiệp vụ thực tế minh họa: Ngày 02/12/2023, xuất bán hàng gia công cho Công ty TNHH MTV Nhôm Kính Thành Nhân Window theo Hóa đơn GTGT số 00000197, điều khoản cho nợ 30 ngày, thuế suất GTGT 8%:
    • Ghi nhận: Nợ TK 1311 (Thành Nhân Window): 19.332... VND / Có TK 5112: 17... VND / Có TK 33311: 1.332... VND. Nghiệp vụ được phản ánh chính xác trên Sổ chi tiết TK 1311 tháng 12/2023 của công ty.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm cải thiện kế toán công nợ tại Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức

Chương 3 tổng kết các mặt đạt được, các hạn chế còn tồn tại và đưa ra các kiến nghị hoàn thiện:

• Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động nhịp nhàng; áp dụng tương đối đầy đủ chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; sử dụng phần mềm kế toán giúp việc cập nhật số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ cái và sổ chi tiết được nhanh chóng, giảm thiểu sai sót thủ công; việc đối chiếu công nợ cuối tháng bằng thư điện tử và hóa đơn điện tử tạo sự minh bạch.
• Hạn chế:
  • Kế toán công nợ còn kiêm nhiệm nhiều khâu (vừa theo dõi công nợ, vừa làm kế toán mua hàng và tính chi phí sản xuất), dẫn đến áp lực công việc lớn vào các thời điểm quyết toán.
  • Việc theo dõi tuổi nợ và phân loại các khoản nợ quá hạn chưa thực sự chuyên biệt; việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định còn chưa được chú trọng thường xuyên.
  • Chính sách tín dụng thương mại cho khách hàng nợ 30 ngày nhưng công tác đôn đốc thu hồi nợ ở một số công trình xây lắp còn chậm, khiến công ty phải sử dụng nguồn vay ngắn hạn để thanh toán cho người bán.
• Giải pháp đề xuất:
  • Tách bạch rõ ràng chức năng nhiệm vụ, giảm bớt kiêm nhiệm cho kế toán công nợ để tập trung theo dõi các khoản nợ đến hạn và quá hạn.
  • Xây dựng quy trình theo dõi tuổi nợ chi tiết theo từng mốc thời gian (dưới 30 ngày, 30-60 ngày, trên 90 ngày) và thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 2293) đúng hướng dẫn của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Rà soát chặt chẽ hợp đồng kinh tế và lịch trình thanh toán; tăng cường áp dụng các biện pháp nhắc nợ định kỳ trước khi đến hạn; nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ kế toán viên.

Kết quả và đóng góp

• Kết quả nghiên cứu chính:
  • Khóa luận đã hệ thống hóa các nguyên tắc ghi nhận và hạch toán công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Chuẩn mực kế toán số 01.
  • Phản ánh trung thực quy trình thực tế từ chứng từ gốc (hóa đơn GTGT điện tử, biên bản thanh lý gia công, phiếu nhập/xuất kho) đến việc ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp trên phần mềm kế toán tại Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức.
  • Cung cấp dữ liệu định lượng cụ thể về hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2022: Công ty đã thoát lỗ từ mức âm 53.530 nghìn đồng (năm 2020) để đạt lợi nhuận sau thuế dương 88.650 nghìn đồng (năm 2021) và 63.254 nghìn đồng (năm 2022); quản trị chi phí quản lý kinh doanh có tiến triển với mức giảm 12,1% trong năm 2022.
• Giải pháp và kiến nghị: Tác giả đã đề xuất các giải pháp bám sát thực trạng tại công ty, bao gồm phân định lại công việc kiêm nhiệm của kế toán công nợ, cải thiện quy trình thu hồi công nợ để giảm áp lực vay vốn ngắn hạn, và thực hiện nghiêm ngặt việc trích lập dự phòng nợ khó đòi.
• Đóng góp của khóa luận: Cung cấp bức tranh thực tế về sự vận hành của phần hành kế toán công nợ tại một doanh nghiệp xây lắp và sản xuất kính cường lực có quy mô vừa và nhỏ; đối chiếu giữa lý thuyết hạch toán tài khoản với thực hành luân chuyển chứng từ số hóa tại doanh nghiệp địa phương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế:
  • Khóa luận giới hạn phạm vi nghiên cứu tại một đơn vị duy nhất là Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức tại địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, chưa có sự so sánh đối chiếu với các doanh nghiệp cùng quy mô trong ngành sản xuất kính xây lắp.
  • Chuỗi số liệu phân tích tài chính tập trung trong giai đoạn 2020 - 2022; các chứng từ chi tiết được trích xuất chủ yếu trong tháng 12 năm 2023, chưa bao quát toàn bộ các biến động mùa vụ của cả năm tài chính.
• Hướng mở rộng nghiên cứu:
  • Mở rộng phân tích mối liên hệ giữa chính sách bán chịu (nợ phải thu) với rủi ro đứt gãy dòng tiền trong bối cảnh giá nguyên vật liệu kính xây dựng biến động mạnh.
  • Nghiên cứu việc áp dụng các phân hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp (ERP) để tự động hóa việc cảnh báo tuổi nợ và quản trị rủi ro thanh toán trong các doanh nghiệp ngành xây lắp.

Giá trị tham khảo

• Đối tượng tham khảo:
  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về phần hành kế toán công nợ, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc lĩnh vực sản xuất cơ khí, xây lắp, gia công nhôm kính đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Nội dung giá trị nhất:
  • Quy trình mô tả các bước luân chuyển chứng từ và thao tác nhập liệu thực tế trên phần mềm kế toán đối với khoản nợ phải thu (TK 131) gắn liền với hóa đơn GTGT điện tử (minh họa bằng Hóa đơn số 00000197 của Công ty TNHH MTV Nhôm Kính Thành Nhân Window).
  • Phương pháp xây dựng hệ thống chỉ số luân chuyển công nợ (vòng quay phải thu, kỳ thu tiền, vòng quay phải trả, kỳ trả tiền) và các hệ số thanh toán thực tế tại một doanh nghiệp sản xuất - lắp đặt hoàn thiện công trình.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, hình thức ghi sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ (thực hiện qua phần mềm kế toán).

2. Kế toán công nợ tại công ty đảm nhận những nhiệm vụ gì và có kiêm nhiệm công việc nào khác không?
Kế toán công nợ tại công ty chịu trách nhiệm phản ánh, theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, đối chiếu công nợ cuối tháng, đôn đốc thu hồi nợ. Ngoài ra, nhân sự này còn kiêm nhiệm vị trí kế toán mua hàng và kế toán chi phí giá thành sản xuất.

3. Nghiệp vụ xuất bán kính gia công cho Công ty TNHH MTV Nhôm Kính Thành Nhân Window ngày 02/12/2023 được hạch toán như thế nào?
Nghiệp vụ được hạch toán căn cứ theo Hóa đơn GTGT số 00000197 với thuế suất 8%, điều khoản thanh toán nợ trong vòng 30 ngày: Ghi Nợ TK 1311 (chi tiết cho Thành Nhân Window) đối ứng Có TK 5112 (doanh thu thành phẩm) và Có TK 33311 (thuế GTGT phải nộp). Dữ liệu này được tự động cập nhật đồng thời vào Sổ chi tiết TK 1311, Sổ cái TK 131, Sổ cái TK 5112 và Sổ nhật ký chung tháng 12/2023.

4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2020 - 2022) biến động ra sao?
Năm 2020, công ty ghi nhận lỗ 53.530 nghìn đồng. Sang năm 2021, hoạt động kinh doanh khởi sắc với lợi nhuận sau thuế đạt 88.650 nghìn đồng (không phải nộp thuế TNDN do được chuyển lỗ từ năm trước). Năm 2022, công ty tiếp tục duy trì mức lãi 63.254 nghìn đồng dù doanh thu thuần có sự sụt giảm 10,30% so với năm 2021.

5. Công tác đối chiếu công nợ giữa công ty với khách hàng được thực hiện theo quy trình và thời điểm nào?
Định kỳ cuối mỗi tháng, công ty gửi thư điện tử kèm bảng kê hóa đơn điện tử đã phát hành và hóa đơn đính kèm để đối chiếu công nợ phát sinh trong tháng với từng khách hàng. Vào thời điểm kết thúc năm tài chính, công ty tiến hành gửi thư xác nhận số dư công nợ phải thu trực tiếp tới từng khách hàng nhằm phục vụ công tác lập báo cáo tài chính và kiểm toán.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Mai Thị Bão Thanh đã hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu khi gắn kết chặt chẽ cơ sở lý luận của Thông tư 133/2016/TT-BTC với thực tiễn hạch toán công nợ tại Công ty TNHH xây lắp Hồng Đức. Công trình phản ánh chi tiết quy trình xử lý chứng từ hóa đơn điện tử, sổ kế toán công nợ và phân tích biến động các chỉ tiêu tài chính, nguồn lực lao động của doanh nghiệp trong giai đoạn 2020 – 2022. Các giải pháp đề xuất tập trung giải quyết những tồn tại thực tế về tính kiêm nhiệm của nhân sự kế toán, công tác theo dõi tuổi nợ và chính sách thu hồi nợ, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nghiên cứu ứng dụng kế toán trong khối doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1.Một số lý luận chung về kế toán công nợ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa: 1. Khái niệm Công nợ là khoản tiền phát sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoặc trong kỳ thanh toán với một cá nhân, doanh nghiệp khác, nhưng không trả (hoặc không trả đủ) tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau. Công nợ có thể xảy ra giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, cũng có thể là công nợ giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc cá nhân với cá nhân. Trong quá trình kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, với cán bộ công nhân viên.

Các quan hệ thanh toán này là cơ sở phát sinh các khoản phải thu, khoản phải trả. Kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả được gọi chung là kế toán công nợ. Như vậy, kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán công nợ 1.

Vai trò Kế toán công nợ là người có vai trò giám sát, đôn đốc cũng như giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến các khoản công nợ của công ty. Hay nói một cách đơn giản thì kế toán công nợ là người chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ công nợ trong công ty. Kế toán công nợ chiếm vai trò quan trọng vì một doanh nghiệp quản lý, kiểm soát, xử lý các khoản nợ phải thu đúng tiến độ sẽ giảm bớt căng thẳng vốn lưu động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và nhắc nhở thanh toán nợ phải trả theo kế hoạch kịp thời, tạo uy tín với nhà cung cấp, ngân hàng. Nhiệm vụ - Kiểm tra chứng từ khi lập thủ tục thu chi.

- Giám sát và theo dõi những khoản tạm ứng của nội bộ công ty. 4 - Đóng chứng từ nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự theo tháng theo quy định của công ty. - Nhận phiếu nhập – xuất kho hay bản sao hóa đơn để thực hiện thanh toán. - Đối chiếu tình hình công nợ của công ty và khách hàng hàng tháng.

- Tính số công nợ phát sinh mỗi tháng và lập giấy báo thanh toán công nợ. - Lập báo cáo và theo dõi số dư công nợ của công ty theo mỗi đối tượng định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên. - Thực hiện đề xuất các giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả, nhắc nhở khách hàng thanh toán công nợ. - Theo dõi, cập nhật và hạch toán chi tiết những đối tượng đã nhận tiền trước và đã hoàn thành bàn giao.

- Giám sát, theo dõi chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, đối tác, khách hàng như: thời hạn thanh toán, mức thanh toán, số nợ đã quá hạn,. - Có trách nhiệm báo cáo lại cho cán bộ quản lý cấp trên sau khi kiểm tra công nợ. - Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào khế ước vay dài hạn, nợ dài hạn, kế hoạch trả các khoản nợ dài hạn để xác định số nợ dài hạn đã đến hạn phải thanh toán trong niên độ kế toán tiếp theo và kết chuyển sang nợ dài hạn đến hạn trả. Phân loại Công nợ được chia thành 2 loại cơ bản: 1.

Các khoản phải thu “Các khoản phải thu là những quyền lợi mà doanh nghiệp có đối với các khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ hoặc các tài sản khác mà doanh nghiệp dự kiến sẽ thu được trong tương lai.