CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI Á ĐÔNG 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Á Đông 1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Á Đông Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Á Đông là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh, xuất nhập khẩu máy móc, dụng cụ liên quan đến máy quay, phim ảnh cho người tiêu dùng. Từ khi bắt đầu đi vào hoạt động, công ty đã xây dựng được một hệ thống phân phối lớn rộng khắp cả nước, nhập khẩu các dòng sản phẩm thuốc nổi tiếng và có uy tín trên thị trường, bên cạnh đó, nhân viên trong công ty được giao nhiệm vụ không ngừng học hỏi và nghiên cứu, tư vấn cho khách hàng những sản phẩm phù hợp, an toàn và tốt nhất.
Một số dòng sản phẩm chủ yếu mà công ty đang cung cấp tại thời điểm hiện tại bao gồm: Bảng 1.1: Danh mục các mặt hàng DANH MỤC CÁC DÒNG SẢN PHẨM Hikvision, Xiaomi, Dahua, Honeywell, Bosh, Huviron, Camera Soy, Panasonic Máy ảnh Ricoh, Sony, Panasonic, Nikon, Pentax, Fujifilm… Máy ghi âm Cenix, Sony, Samsung, JVJ, Vococal… Megaphone Jiunan, LG, Samsung, Sony, Huwei… … … (Nguồn: Phòng Kinh doanh) 1. Thị trường của công ty Việc tìm hiểu và nghiên cứu thị trường đóng vai trò rất quan trọng đối với kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp khác nói chung và Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Á Đông nói riêng. Xác định đúng thị trường trọng tâm giúp công ty có chiến lược kinh doanh đúng đắn và thu được Ngô Quỳnh Anh – MSV: 12170002 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hiệu quả cao. Thị trường kinh doanh của Công ty chủ yếu là thành phố Hà Nội và các tỉnh thành lân cận.
Thị trường của công ty được chia thành các khu vực theo doanh số bán như sau: - Khu vực 1: Hà Nội - Khu vực 2: Bao gồm các tỉnh: Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Phòng, Hải Dương, Quảng Ninh, Hưng Yên. - Khu vực 3: Bao gồm các tỉnh: Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Lạng Sơn. Phương châm phục vụ khách hàng của công ty là: “Nhanh chóng, hiệu quả và uy tín chất lượng” và công ty tin tưởng rằng sẽ đáp ứng được những yêu cầu của tất cả các khách hàng. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Á Đông Công ty bán hàng theo 2 hình thức sau: + Bán hàng trực tiếp: Công ty thông qua đấu thầu với các bệnh viện lớn.
Nếu trúng thầu công ty sẽ bán sản phẩm trực tiếp cho các bệnh viện. + Bán hàng gián tiếp: Công ty bán hàng cho các công ty chuyên cung cấp các thiết bị y tế. Các công ty đó sau đó cung cấp cho các khách hàng khác. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Á Đông Giám đốc - Giám đốc: là người trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty.
Giám đốc đề ra những phương án kinh doanh tổng quát, quyết định nguồn mua hàng, thị trường tiêu thụ. - Phó giám đốc: Là người giúp giám đốc trong công việc điều hành của công ty. Điều hành sản xuất của công ty theo kế koạch đã được duyệt sao cho Ngô Quỳnh Anh – MSV: 12170002 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm và an toàn về người, cùng thiết bị. Phó Giám đốc cùng với Giám đốc quyết định những vấn đề chiến lược về công tác bán hàng, sau đó phân bổ xuống cho các bộ phận liên quan.
Phòng kinh doanh + Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nguyên liệu, phụ liệu trình giám đốc ký duyệt và đặt hàng với phòng điều độ sản xuất và xuất nhập khẩu. + Giới thiệu nguồn cung ứng nguyên vật liệu, phụ liệu, bao bì cho công ty. + Tổ chức đấu thầu, chộn thầu mua nguyên liệu, phụ liệu, bao bì phục vụ sản xuất. + Thực hiện bán buôn, đấu thầu các lô hàng hoá do công ty sản xuất, phân phối trang thiết bị y tế theo nhu cầu thị trường.
+ Quản lý hoạt động của các quầy hàng, các đại lý, chi nhánh theo quy định, quy chế của công ty. + Tổ chức nghiên cứu thị trường, đề xuất cải tiến kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chất lượng và thị hiếu của khách hàng. + Thực hiện tốt công tác quản lý tiền hàng để không bị thất thoát. + Cùng phòng điều độ sản xuất và xuất nhập khẩu và các phòng ban khác có liên quan lập biên bản, tìm ra nguyên nhân hàng bán bị trả lại.
Nếu do sơ suất về quy chế, về kỹ thuật không đảm bảo thì công ty phải thực hiện thu hồi, nếu vì chậm lưu thông thì công ty không nhận lại. - Trưởng phòng kinh doanh: Phụ trách toàn bộ các vấn đề liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh như: Mua nguyên vật liệu, phụ liệu; phân phối hàng hoá; nghiên cứu thị trường… chủ yếu trên địa bàn trong nước. Bộ phận kỹ thuật - Hỗ trợ hoạt động kinh doanh bán hàng của công ty như kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất bán, hỗ trợ khách hàng những vấn đề về cách Ngô Quỳnh Anh – MSV: 12170002 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp sử dụng sản phẩm. Phòng Kỹ thuật còn hỗ trợ trong việc vận chuyển cho khách hàng.
Bộ phận kho - Có nhiệm vụ quản lý, bảo quản và xuất nhập khẩu hàng hóa theo đúng quy định của công ty. Lập biên bản kiểm kê định kỳ. - Có trách nhiệm điều động phương tiện vận chuyển, giao nhận hàng hóa khi có kế hoạch và hợp đồng của phòng kế hoạch. Phòng kế toán - Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình nhập, xuất hàng hóa trong công ty, viết phiếu nhập, xuất kho đồng thời theo dõi phản ánh các khoản chi phí liên quan đến việc nhập, xuất hàng, theo dõi tình hình biến động của hàng tồn kho, các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu.
- Cuối tuần hoặc cuối tháng lập báo cáo mua hàng và các báo cáo cần thiết theo yêu cầu của người quản lý chẳng hạn: báo cáo hàng xuất bán, báo cáo bán hàng,… Ngô Quỳnh Anh – MSV: 12170002 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI Á ĐÔNG 2. Kế toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng của công ty được xác định căn cứ theo quy định của Nhà Nước và Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS số 14 – Doanh thu và thu nhập khác. Theo đó kế toán Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Á Đông chỉ ghi nhận doanh thu bán sản phẩm hàng hóa khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau: - Công ty đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. - Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Khách hàng đã chấp nhận thanh toán, hóa đơn đã xuất. - Công ty xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Chứng từ, tài khoản và thủ tục kế toán * Chứng từ sử dung: Để hạch toán và ghi nhận doanh thu, kế toán sử dụng những chứng từ sau: - Hợp đồng bán hàng - Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) - Phiếu xuất kho - Biên bản giao nhận hàng hóa - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng… * Tài khoản sử dụng: - Kế toán sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong Ngô Quỳnh Anh – MSV: 12170002 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp một kỳ kế toán, bao gồm cả doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho công ty mẹ, công ty con trong cùng tập đoàn.
Kết cấu TK 511: - Bên Nợ: + Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK, BVMT) + Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ + Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ + Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ + Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh" - Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán. - Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ. * Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu Bước 1: Khách hàng đặt yêu cầu mua, Công ty gửi báo giá cho khách hàng. Bước 2: Sau khi xem xét bảng giá, khách hàng đề nghị mua.
Nhân viên bán hàng lập đơn đặt hàng trình Ban giám đốc xem xét duyệt. Bước 3: Phòng kinh doanh kiểm tra khuyến mãi và công nợ. Sau đó Công ty và khách hàng tiến hành lập và ký kết Hợp đồng bán hàng trong đó có các điều khoản đã nhắc đến ở trên. Sau khi ký kết xong, phòng kinh doanh chuyển hợp đồng cho kho kiểm tra số lượng hàng tồn dưới kho.
Bước 4: Căn cứ vào hợp đồng đã ký, kế toán xuất hóa đơn GTGT và lập phiếu xuất kho. Liên 1 của hóa đơn GTGT được lưu tại quyển; liên 2 được xé rời đưa cho khách hàng; liên 3 được xé rời và dùng để ghi sổ, lưu trữ. Tương tự, liên 1của phiếu xuất kho được lưu tại quyển, liên 2 được giao cho người giao hàng và chuyển cho thủ kho. Ngô Quỳnh Anh – MSV: 12170002 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bước 5: Thủ kho kiểm tra phiếu xuất kho nhận được, xuất hàng, ghi sổ kho theo số lượng ghi trên hóa đơn cho người nhận hàng rồi chuyển liên 2 phiếu xuất kho về bộ phận kế toán.
Bước 6: Hàng được vận chuyển đến cho khách hàng theo quy định trong hợp đồng. Hai bên tiến hành lập biên bản giao nhận hàng hóa. Bước 7: Kế toán căn cứ hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho để ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán. Bước 8: Căn cứ theo phương thức thanh toán, kế toán ghi nhận công nợ.
Khi có chứng từ thanh toán thì tiến hành ghi sổ sau. Ví dụ 1: Ngày 08/07/2019, Công ty có xuất bán 1 lô hàng cho Cục dân vận – Tổng cục chính trị Ngày 08/07/2019 công ty xuất hàng kèm hóa đơn GTGT số 0000822.