CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV PHÚC THỊNH 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh 1. Danh mục hàng bán của Công ty Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh với chức năng sản xuất, liên kết sản xuất các mặt hàng mỹ nghệ, nội thất, trang trí, trạm khảm …từ nguyên liệu tre, trúc, mây, cói, guột, gỗ trên dây truyền công nghệ tiên tiến kết hợp với thủ công truyền thống. Hiện công ty đang liên kết sản xuất với nhiều đơn vị cơ sở sản xuất trong nước để sản xuất các mặt hàng với nhiều loại mẫu mã khác nhau từ nguyên liệu: tre, trúc, gỗ, mây, song.
Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh có nhiệm vụ sản xuất, liên kết sản xuất các mặt hàng mỹ nghệ, nội thất, trang trí, trạm khảm …từ nguyên liệu tre, trúc, mây, cói, guột, gỗ trên dây truyền công nghệ tiên tiến kết hợp với thủ công truyền thống…Ngoài ra, để tận dụng nguồn nhân lực hiện có và phát huy tối đa công suất của máy móc, thiết bị Công ty cũng sản xuất các sản phẩm khác theo đơn đặt hàng của khách hàng. SVTH: Đặng Thanh Mai 3 Lớp: Kế toán 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán-Kiểm toán Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty STT Mặt hàng, sản phẩm Mã I Bộ sofa tre SF 01 1 Bộ sofa tre văn phòng SF 0102 2 Bộ sofa tre phòng khách SF 0103 … … … II Bàn tre BA 01 1 Bàn tre nằm BA 0102 2 Bàn tre đứng BA 0103 … … … III Ghế tre GH 01 IV Giường tre GI 01 V Bình phong tre BP 01 VI Đèn tre ĐE 01 VII Giá kệ tre GK 01 VIII Đôn tre Đ 01 … … … (Nguồn: Phòng kinh doanh) 1. Thị trường của Công ty Với danh mục sản phẩm phong phú và đa dạng Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh đã đáp ứng phần lớn nhu cầu tiêu dùng của thị trường ở tỉnh Hải Dương. Trong đó, thị trường chính của công ty là tỉnh Hải Dương chiếm khoảng 90% sản lượng tiêu thụ và được coi là thị trường thuận lợi truyền thống nhất của công ty.
Hình thức phân phối chủ yếu là bán buôn cho các đại lý và các công ty có nhu cầu lấy hàng về bán buôn. Bên cạnh đó, công ty cũng bán lẻ trực tiếp tại kho cho các công ty, doanh nghiệp và người dân có nhu cầu mua hàng về để phục vụ cho mục đích cá nhân, đây là một thị trường có SVTH: Đặng Thanh Mai 4 Lớp: Kế toán 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán-Kiểm toán nhu cầu rất lớn và rất ổn định. Một số khách hàng lớn và tiêu biểu của Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh: - Công ty TNHH Thương mại Hàng Đức; - Công ty CP Thương mại Thành Đạt; - Công ty TNHH Mặt trời mọc; - Công ty CP Thương mại và Đầu tư Thu Đạt; - Công ty CP Thương mại Bạch Đằng. Phương thức bán hàng của Công ty Để không ngừng lớn mạnh và tạo dựng được thương hiệu, bên cạnh những cơ hội và thách thức của thị trường, yêu cầu Công ty phải đưa ra các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả, chất lượng sản phẩm được đảm bảo như cam kết, có nhiều phương thức bán hàng và chính sách giá cả phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
Trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải không ngừng năng động, sáng tạo để bán được số lượng hàng hoá nhiều nhất, đem lại lợi nhuận cao nhất. Dựa vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và đặc tính của sản phẩm, Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh có các phương thức bán hàng như sau: hàng hóa, sản phẩm của Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh được bán ra theo phương thức bán buôn, bán lẻ trực tiếp qua kho. Phương thức bán buôn Phương thức bán hàng này giúp cho sản lượng hàng hoá tiêu thụ nhanh vì bán với số lượng lớn, vốn được quay vòng nhanh, tránh tồn đọng hàng hoá tại kho, và đặc biệt phương thức bán hàng này giúp cho công ty mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng và qua đó cũng mở rộng quy mô kinh doanh, thị trường tiêu thụ cũng như uy tín của công ty. Phương thức bán lẻ SVTH: Đặng Thanh Mai 5 Lớp: Kế toán 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán-Kiểm toán Phương thức bán hàng này được sử dụng để bán lẻ phụ tùng cho khách hàng cá nhân và khách hàng có nhu cầu số lượng hàng ít.
Nhưng hiện nay phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh vẫn là bán buôn qua kho. Khách hàng chủ yếu vẫn là các tổ chức, doanh nghiệp lớn, doanh thu của phương thức này chiếm phần lớn khoảng 70% trong tổng doanh thu bán hàng, còn bộ phận khách lẻ chiếm phần nhỏ khoảng 30%. Phương thức thanh toán của Công ty Đối tượng khách hàng chính của công ty chủ yếu là khách quen và khách hàng do Trung tâm kinh doanh khai thác trên thị trường. - Đối với khách hàng quen thì công ty có thể cho phép thanh toán chậm (thường là từ 5 đến 10 ngày kể từ ngày giao hàng).
- Đối với khách hàng do phòng kinh doanh khai thác trên thị trường thì công ty cũng áp dụng phương thức thanh toán chậm. Với hình thức này có đặc trưng cơ bản khác với khách hàng quen là từ khi giao hàng tới khi thanh toán tiền có một khoảng thời gian nhất định do hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Đối với khách hàng mua lẻ không thường xuyên thì Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh tiến hành thanh toán ngay bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh Đối với một doanh nghiệp thương mại, trong chiến lược phát triển thì vấn đề tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị phần, quản lý hàng hóa và công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng.
Vì vậy, việc phân cấp trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng trong Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh đòi hỏi phải cụ thể, chính xác và luôn có sự phối hợp hoạt SVTH: Đặng Thanh Mai 6 Lớp: Kế toán 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán-Kiểm toán động một cách nhịp nhàng. Công ty có bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình quản lý của Công ty. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty được thực hiện như sau: - Ban giám đốc: là bộ phận trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng kinh tế phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ đăng kí kinh doanh, mã số thuế, số tài khoản, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán.
Phòng Kế toán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thời hạn thanh toán. - Trung tâm Kinh doanh và CSKH: trực tiếp phụ trách công tác tiếp thị, giao hàng, vận chuyển hàng, công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng và sau bán hàng, các dự án lớn của Công ty theo từng loại hàng hóa; phối hợp với Phòng Kế toán để theo dõi hàng hóa xuất bán. - Trung tâm Kỹ thuật: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng hóa, sản phẩm trước khi giao cho khách hàng tránh tình trạng cung cấp hàng hóa, sản phẩm không đạt yêu cầu đến khách hàng. - Phòng Kế toán: có nhiệm vụ theo dõi về mặt tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, cụ thể như sau: + Dựa vào các chứng từ mua hàng và bán hàng, kế toán ghi chép số lượng, giá mua hàng hoá và chi phí thu mua, các loại thuế; + Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ, để từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán và tồn cuối kỳ; + Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán ( giá vốn hàng bán, doanh thu thuần, thuế tiêu thụ…); + Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng; đảm bảo SVTH: Đặng Thanh Mai 7 Lớp: Kế toán 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán-Kiểm toán nguồn hàng hóa đáp ứng hai nhu cầu tiêu thụ và dự trữ, phát hiện kịp thời tình trạng ứ đọng hàng hóa, ứ đọng vốn; + Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán; + Xác định kết quả kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa; + Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với khách hàng và nhà cung cấp; phản ánh chính xác các khoản thuế trong tiêu thụ hàng hóa để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
SVTH: Đặng Thanh Mai 8 Lớp: Kế toán 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán-Kiểm toán CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV PHÚC THỊNH 2. Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh 2. Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ bao gồm: + Hợp đồng kinh tế + Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế + Phiếu xuất kho + Hoá đơn GTGT + Phiếu thu + Giấy báo có của Ngân hàng Thủ tục kế toán: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng mua lẻ, kế toán lập hóa đơn GTGT, ghi đầy đủ 3 chỉ tiêu: giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. Hóa đơn GTGT có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy, viết một lần và in sang các liên có nội dung giống nhau.
Không được lập cách quyển, cách số thứ tự hóa đơn, ghi đầy đủ các chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn; những dòng không dùng đến phải gạch chéo từ trái sang phải. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên theo quy định của Bộ Tài chính: - Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn; - Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng; - Liên 3: Màu xanh, giao cho Phòng Kế toán để ghi sổ, bảo quản và lưu trữ.