Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh và hội nhập quốc tế, hoạt động bán hàng đóng vai trò là khâu cuối cùng trong chu kỳ sản xuất kinh doanh, trực tiếp quyết định đến khả năng thu hồi vốn, tạo lập doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển bền vững, các doanh nghiệp thương mại và sản xuất bắt buộc phải sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý kinh tế - tài chính, trong đó công tác kế toán bán hàng giữ vị trí trung tâm nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho ban điều hành ra quyết định về giá bán, cơ cấu sản phẩm và phương thức phân phối.

Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và liên kết sản xuất các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, nội thất từ nguyên liệu tre, trúc, mây, cói, gỗ tại tỉnh Hải Dương. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trong công tác quản lý tài chính và quản trị tiêu thụ sản phẩm tại đơn vị, tác giả Đặng Thanh Mai đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp nhằm nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ bán hàng.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa những đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, danh mục mặt hàng và cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty trên các phần hành: kế toán doanh thu bán hàng, kế toán giá vốn hàng bán, kế toán chi phí bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
  3. Đưa ra các đánh giá khách quan về ưu điểm, nhược điểm trong hệ thống kế toán hiện hành của đơn vị; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản lý bán hàng và hệ thống sổ sách kế toán.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và các phần hành kế toán liên quan trực tiếp (doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý kinh doanh) tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán và các bộ phận liên quan tại Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh (Địa chỉ: Đường 396, Xã Hồng Phong, Huyện Ninh Giang, Tỉnh Hải Dương).
  • Phạm vi thời gian và dữ liệu: Dữ liệu thực tế phát sinh trong tháng 8 năm 2015 theo số liệu chứng từ, sổ sách kế toán thực tế của công ty.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, kết hợp với các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong kế toán tài chính.

Khung pháp lý và quy định kế toán áp dụng

  • Chế độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Trích khấu hao tài sản cố định: Thực hiện theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ thuế với mức thuế suất thuế GTGT đầu ra thông dụng là 10%.
  • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung, xử lý thông tin thông qua phần mềm kế toán trên máy vi tính.
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên; theo dõi chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp Thẻ song song.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO - First In, First Out).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp chứng từ kế toán: Thu thập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ bán hàng như Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có của ngân hàng.
  • Phương pháp tài khoản và đối ứng kế toán: Phân tích quy trình ghi chép, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài khoản tổng hợp và chi tiết (TK 511, TK 632, TK 642, TK 111, TK 112, TK 131, TK 156, TK 911).
  • Phương pháp tổng hợp và đối chiếu số liệu: Đối chiếu dữ liệu giữa chứng từ gốc với sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết và Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản trong kỳ hạch toán.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ, sổ sách kế toán, danh mục hàng hóa và số liệu thực tế tháng 8/2015 do Phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh

Chương 1 tập trung phân tích đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, môi trường thị trường, danh mục sản phẩm và mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của đơn vị.

  • Danh mục mặt hàng sản xuất và tiêu thụ: Doanh nghiệp chuyên sản xuất và liên kết sản xuất các mặt hàng mỹ nghệ, nội thất, trang trí từ nguyên liệu tự nhiên (tre, trúc, mây, cói, guột, gỗ). Cơ cấu danh mục sản phẩm được mã hóa để quản lý chặt chẽ trên hệ thống, tiêu biểu gồm:
    • Bộ sofa tre: Sofa tre văn phòng (Mã SF 0102), Sofa tre phòng khách (Mã SF 0103).
    • Bàn tre: Bàn tre nằm (BA 0102), Bàn tre đứng (BA 0103).
    • Các sản phẩm khác: Ghế tre (GH 01), Giường tre (GI 01), Bình phong tre (BP 01), Đèn tre (ĐE 01), Giá kệ tre (GK 01), Đôn tre (Đ 01).
  • Đặc điểm thị trường tiêu thụ: Thị trường tỉnh Hải Dương là thị trường truyền thống trọng điểm, chiếm khoảng 90% sản lượng tiêu thụ toàn công ty. Các khách hàng lớn bao gồm Công ty TNHH Thương mại Hàng Đức, Công ty CP Thương mại Thành Đạt, Công ty TNHH Mặt trời mọc, Công ty CP Thương mại và Đầu tư Thu Đạt, Công ty CP Thương mại Bạch Đằng.
  • Phương thức bán hàng và thanh toán:
    • Phương thức bán buôn qua kho: Chiếm tỷ trọng chủ đạo (khoảng 70% tổng doanh thu), áp dụng cho các đại lý, đơn vị kinh doanh lớn, giúp quay vòng vốn nhanh.
    • Phương thức bán lẻ qua kho: Chiếm khoảng 30% doanh thu, phục vụ khách hàng cá nhân và đơn vị mua số lượng nhỏ.
    • Phương thức thanh toán: Đối với khách hàng quen cho phép thanh toán chậm từ 5 đến 10 ngày; khách hàng theo hợp đồng thanh toán theo tiến độ thỏa thuận; khách hàng mua lẻ thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
  • Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng: Bộ máy quản lý bán hàng có sự phân định trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận: Ban Giám đốc (trực tiếp ký hợp đồng kinh tế); Trung tâm Kinh doanh và CSKH (tiếp thị, giao hàng, theo dõi đơn hàng); Trung tâm Kỹ thuật (kiểm định chất lượng sản phẩm trước khi xuất); Phòng Kế toán (theo dõi công nợ, định giá vốn, xuất hóa đơn, phản ánh doanh thu và nghĩa vụ thuế).

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh

Chương 2 phản ánh chi tiết quy trình thực tế từ việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ đến ghi chép sổ kế toán chi tiết và tổng hợp đối với từng phần hành nghiệp vụ bán hàng trong tháng 8/2015.

1. Kế toán doanh thu bán hàng

  • Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, Biên bản thanh lý hợp đồng, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT3/001 lập 3 liên: Liên 1 lưu tại gốc, Liên 2 giao khách hàng, Liên 3 lưu tại Phòng Kế toán), Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo Có ngân hàng.
  • Tài khoản hạch toán: Sử dụng TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi tiết theo sản phẩm: TK 51101 (Doanh thu bán bộ sofa tre), TK 511011 (Doanh thu bán bộ sofa tre văn phòng), TK 511012 (Doanh thu bán bộ sofa tre phòng khách).
  • Hạch toán nghiệp vụ thực tế trong kỳ:
    • Nghiệp vụ 1 (01/08/2015): Bán 4 bộ sofa tre văn phòng cho Công ty TNHH Điểm sáng Việt, đơn giá chưa thuế 4.500.000 đồng/bộ. Doanh thu chưa thuế: 18.000.000 đồng, thuế GTGT 10%: 1.800.000 đồng, tổng thanh toán bằng tiền mặt 19.800.000 đồng (Phiếu thu số 25, Hóa đơn GTGT số 0001218).
    • Nghiệp vụ 2 (03/08/2015): Xuất bán 21 bộ sofa tre văn phòng cho Công ty TNHH DV KT và XNK Đức Minh, đơn giá chưa thuế 4.500.000 đồng/bộ. Tổng tiền hàng: 94.500.000 đồng, thuế GTGT 10%: 9.450.000 đồng, tổng giá trị thanh toán: 103.950.000 đồng (Hóa đơn GTGT số 0001221). Khách hàng thanh toán trước 60% qua chuyển khoản tương ứng 62.370.000 đồng (Giấy báo Có số XG031204), 40% còn lại theo dõi trên sổ chi tiết công nợ phải thu (TK 131).
  • Quy trình tổng hợp: Cuối tháng, kế toán nhập dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung, kết chuyển doanh thu sang TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh với số tiền 935.455.000 đồng.

2. Kế toán giá vốn hàng bán

  • Chứng từ và thủ tục: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho (lập 3 liên: Liên 1 lưu tại thủ kho ghi thẻ kho, Liên 2 gửi kế toán ghi đơn giá và thành tiền, Liên 3 giao khách hàng).
  • Phương pháp xác định giá vốn: Giá nhập kho xác định theo giá mua thực tế chưa thuế cộng chi phí thu mua; giá xuất kho xác định theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Hạch toán chi tiết kho theo phương pháp Thẻ song song kết hợp đối chiếu định kỳ giữa Thẻ kho do thủ kho theo dõi và Sổ chi tiết hàng hóa do kế toán theo dõi.
  • Hạch toán nghiệp vụ xuất kho giá vốn:
    • Đầu tháng 8/2015, tồn kho 150 chiếc bộ sofa tre văn phòng với đơn giá vốn 1.800.000 đồng/chiếc.
    • Xuất kho ngày 01/08/2015 (PXK số 11): Xuất 4 bộ, giá vốn = 4 × 1.800.000 = 7.200.000 đồng.
    • Xuất kho ngày 03/08/2015 (PXK số 12): Xuất 21 bộ, giá vốn = 21 × 1.800.000 = 37.800.000 đồng.
  • Quy trình tổng hợp: Giá vốn hàng bán được theo dõi trên TK 632 (chi tiết TK 632011). Cuối tháng 8/2015, tổng giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ được kết chuyển sang TK 911 là 561.000.000 đồng.

3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý kinh doanh

  • Hệ thống tài khoản: Do áp dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, công ty sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh, mở chi tiết cấp hai gồm TK 6421 (Chi phí bán hàng) và TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
  • Hạch toán chi tiết các yếu tố chi phí bộ phận bán hàng:
    • Chi phí tiền lương: Lập căn cứ theo Bảng chấm công và Bảng thanh toán tiền lương. Tháng 8/2015, lương phải trả cho 8 nhân viên bộ phận bán hàng là 33.000.000 đồng. Đơn vị không trích nộp bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) cho nhân viên bán hàng do tính chất biến động lao động cao, chỉ thực hiện đóng bảo hiểm cho khối quản lý doanh nghiệp.
    • Chi phí khấu hao TSCĐ: Trích theo phương pháp đường thẳng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC. Ngày 01/08/2015, công ty mua 01 bộ đầu đọc mã vạch sản phẩm phục vụ bán hàng trị giá 34.000.000 đồng (chưa thuế) từ Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh, thời gian trích khấu hao 5 năm. Khấu hao phân bổ cho bộ phận bán hàng trong tháng 8/2015 ghi nhận Nợ TK 6421 / Có TK 214 là 6.167.000 đồng (trên tổng mức khấu hao toàn doanh nghiệp 143.750.000 đồng).
    • Chi phí dịch vụ mua ngoài và văn phòng phẩm: Tập hợp qua các hóa đơn dịch vụ, phiếu chi (Phiếu chi số 119 thanh toán tiền văn phòng phẩm cho Công ty CP Văn phòng phẩm Hồng Hà số tiền 1.744.600 đồng, tiền điện thoại, tiền điện).
  • Kết chuyển chi phí: Cuối tháng, chi phí bán hàng (TK 6421) phát sinh 54.455.000 đồng và tổng chi phí quản lý kinh doanh (TK 642) phát sinh 121.595.000 đồng được kết chuyển sang Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh

Dựa trên thực tiễn khảo sát tại đơn vị, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm:
    • Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tập trung, gọn nhẹ, phù hợp với quy mô doanh nghiệp TNHH một thành viên.
    • Đội ngũ nhân sự kế toán được đào tạo chuyên môn bài bản, có sự kiểm tra, đối chiếu chéo thường xuyên.
    • Trang bị cơ sở vật chất đầy đủ, áp dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa quá trình lên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, giảm thiểu sai sót tác nghiệp.
  • Đánh giá hạn chế (Nhược điểm):
    • Việc theo dõi chi phí bán hàng chưa hoàn toàn tách bạch rõ ràng giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên hệ thống báo cáo quản trị.
    • Chính sách nhân sự chưa thực hiện trích đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên bán hàng, tiềm ẩn nguy cơ biến động nhân sự và chưa tuân thủ quy định pháp luật lao động.
    • Hệ thống sổ sách kế toán chưa mở đầy đủ các sổ nhật ký đặc biệt để phục vụ theo dõi chuyên sâu hoạt động tiêu thụ.
  • Các giải pháp và kiến nghị đề xuất:
    • Về công tác quản lý bán hàng: Hoàn thiện quy chế quản lý công nợ khách hàng, xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán và hạn mức tín dụng thương mại cụ thể cho từng nhóm đối tượng khách quen và khách mua lẻ.
    • Về hệ thống sổ sách kế toán: Kiến nghị bổ sung và mở riêng Sổ Nhật ký bán hàng (chuyên theo dõi nghiệp vụ bán chịu, bán buôn) và Sổ Nhật ký thu tiền (theo dõi các khoản thanh toán ngay và thu nợ khách hàng) theo đúng mẫu biểu quy định nhằm nâng cao tính kiểm soát và cung cấp thông tin kịp thời cho quản trị.

Kết quả và đóng góp

Bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế phản ánh trong tháng 8/2015

Chỉ tiêu kế toán Số tiền (VNĐ) Tài khoản đối ứng / Sổ sách phản ánh
Doanh thu bán hàng thực tế kết chuyển (TK 511) 935.455.000 Nợ TK 511 / Có TK 911 (Sổ Cái TK 511, KC1)
Giá vốn hàng bán thực tế kết chuyển (TK 632) 561.000.000 Nợ TK 911 / Có TK 632 (Sổ Cái TK 632, KC2)
Lương nhân viên bộ phận bán hàng 33.000.000 Nợ TK 6421 / Có TK 334 (Bảng phân bổ lương)
Chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng 6.167.000 Nợ TK 6421 / Có TK 214 (Bảng phân bổ TSCĐ)
Tổng chi phí bán hàng phát sinh kết chuyển 54.455.000 Nợ TK 911 / Có TK 6421 (Sổ chi tiết CPQLKD)
Tổng chi phí quản lý kinh doanh kết chuyển (TK 642) 121.595.000 Nợ TK 911 / Có TK 642 (Sổ Cái TK 642, KC3)

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  1. Minh họa quy trình hạch toán khép kín: Chuyên đề hệ thống hóa chi tiết toàn bộ chu trình xử lý nghiệp vụ bán hàng thực tế từ lập chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo Có) đến việc ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp và sổ Cái tại một doanh nghiệp sản xuất - thương mại mây tre đan.
  2. Đề xuất mẫu sổ kế toán bổ trợ: Đề xuất cụ thể việc thiết lập thêm Sổ Nhật ký bán hàng và Sổ Nhật ký thu tiền nhằm hoàn thiện hình thức sổ Nhật ký chung của doanh nghiệp, giúp việc quản lý các luồng tiền và doanh thu bán chịu trở nên minh bạch hơn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Dữ liệu thực nghiệm của nghiên cứu tập trung trong phạm vi 01 tháng (tháng 8/2015) và minh họa trọng tâm trên một nhóm sản phẩm chính (bộ sofa tre văn phòng SF 0102) do giới hạn thời gian thực tập chuyên ngành.
    • Đề tài tập trung vào khuôn khổ Chế độ Kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, chưa mở rộng so sánh với các quy định mới hơn sau giai đoạn này.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang việc cập nhật, chuyển đổi hệ thống kế toán bán hàng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).
    • Nghiên cứu sâu hơn về phân tích hiệu quả tài chính và quản trị rủi ro công nợ khách hàng trong toàn bộ niên độ kế toán của doanh nghiệp sản xuất và thương mại làng nghề.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp hoặc khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.
  • Nội dung giá trị nhất: Hệ thống biểu mẫu chứng từ và sổ kế toán thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho theo phương pháp FIFO, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ đầu đọc mã vạch, Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 511, TK 632, TK 642 theo hình thức Nhật ký chung).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, thực hiện kế toán trên máy tính theo hình thức sổ Nhật ký chung.

2. Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất kho và theo dõi chi tiết hàng tồn kho tại công ty là gì?

Công ty tính giá xuất kho hàng hóa theo phương pháp Nhập trước, xuất trước (FIFO). Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp Thẻ song song, kết hợp đối chiếu giữa Thẻ kho của thủ kho và Sổ chi tiết hàng hóa của kế toán.

3. Chi phí bán hàng tại doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản nào?

Theo quy định của Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, công ty sử dụng tài khoản TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh, trong đó mở chi tiết tài khoản cấp 2 là TK 6421 - Chi phí bán hàng để tập hợp các chi phí tiền lương nhân viên bán hàng, khấu hao thiết bị bán hàng, văn phòng phẩm và dịch vụ mua ngoài.

4. Cơ cấu doanh thu theo phương thức bán hàng của công ty được phân chia như thế nào?

Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ phương thức bán buôn qua kho (chiếm khoảng 70% tổng doanh thu), phương thức bán lẻ trực tiếp tại kho chiếm khoảng 30% tổng doanh thu bán hàng.

5. Chính sách trích nộp bảo hiểm cho nhân viên bộ phận bán hàng tại công ty có đặc điểm gì?

Do lực lượng lao động bộ phận bán hàng có tính chất biến động thường xuyên, công ty không trích nộp các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) đối với nhân viên bán hàng mà chỉ thực hiện trích đóng bảo hiểm đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp.

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của tác giả Đặng Thanh Mai đã phản ánh toàn diện bức tranh thực tế về công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH MTV Phúc Thịnh theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Tài liệu cung cấp số liệu chứng từ minh chứng rõ ràng cho các nghiệp vụ bán hàng, tính giá vốn theo phương pháp FIFO và tập hợp chi phí bán hàng trong tháng 8/2015. Các giải pháp bổ sung Sổ Nhật ký bán hàng và Sổ Nhật ký thu tiền có tính ứng dụng thực tế cao đối với công tác tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành thủ công mỹ nghệ.