CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH LIÊN KẾT THÁI BÌNH 1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Liên Kết Thái Bình 1. Thông tin chung về đơn vị Tên công ty: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Một thành viên Liên kết Thái Bình Tên Tiếng Anh: Pacific Partners Co.LTD Địa chỉ: 191B Nguyễn Văn Hưởng– Phường Thảo Điền – Quận 2 – TP. Hồ Chí Minh Điện thoại: (028) 3744 2646 Fax: (028) 3744 2646 Mã số thuế: 0303550919 Website: http://ubl.vn Tổng số vốn điều lệ: 3.000 VND Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Liên kết Thái Bình - Pacific Partners (PP) Việt Nam thuộc tập đoàn Uncle Bills Trung Quốc (UBL) là nhà cung cấp hàng đầu về các ngành hàng tiêu dùng tại Châu Á, công ty chuyên nhập khẩu từ UBL Úc.
Hiện nay Uncle Bills cung cấp sản phẩm tại hệ thống cửa hàng riêng và các siêu thị, hiệu thuốc trên toàn quốc. Ngoài ra, khách hàng có thể mua hàng trực tuyến tại Uncle-Bill.vn và các cửa hàng thương mại trực tuyến phổ biến khác. Sản phẩm bao gồm nhiều loại, từ đồ dùng nhà bếp, chăm sóc cá nhân, vệ sinh và lưu trữ, dụng cụ DIY (tự làm), ngoài trời, văn phòng phẩm và đồ dùng cho trẻ em. Sứ mệnh của công ty là cung cấp các sản phẩm hấp dẫn và tiện ích cho ngôi nhà hiện đại của các khách hàng Việt Nam.
Quá trình hình thành và phát triển Bước đầu khi mới thành lập, không thế tránh khỏi khó khăn vì nguồn vốn ban đầu không đủ để đầu tư nhiều kho bải, phương tiện vận chuyển… Vì thế với một khối lượng hàng hóa lớn thì Công ty phải mất một khoảng chi phí đáng kể để thuê thêm kho lưu trữ hàng. Bên cạnh đó việc thiếu đội xe đã làm cho quá trình giao nhận hàng bị chậm trễ vì không giải phóng được mặt bằng. Thêm vào đó là sự khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng ở vị thế một Công ty mới chào đời. 3 do an Có được kết quả như hôm nay là nhờ vào tài năng của nhà lãnh đạo đã có sự đầu tư và am hiểu thị trường, có chiến lược kinh doanh đúng đắn, vận dụng hiệu quả các chính sách Marketing, tạo được niềm tin với khách hàng.
Bên cạnh đó là sự đoàn kết, sự năng động, sáng tạo, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm nghề nghiệp và sự cống hiến hết mình của toàn thể công nhân viên của Công ty 1. Chức năng và lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH Liên Kết Thái Bình chuyên nhập khẩu và phân phối hàng tiêu dùng nhãn hiệu UNCLE BILLS (UBL) – Chuỗi cửa hàng khuyến mãi Chú Bills cung cấp hơn 4000 mặt hàng tiêu dùng phổ biến tại siêu thị với giá cả rất hấp dẫn. - Cửa hàng Uncle Bill có nhiều ý tưởng sáng tạo, nhiều điểm mạnh và giá cả cạnh tranh. Doanh thu ổn định, lợi nhuận hấp dẫn - Các nhóm sản phẩm được bổ sung và vận chuyển nhanh - Nhiều sản phẩm của Uncle Bills là duy nhất, độc đáo và mới lạ tại Việt Nam, thu hút nhiều khách hàng - Thường xuyên ra mắt những sản phẩm mới, đảm bảo việc thu hút và giữ chân khách hàng Để mở rộng thị trường, Công ty Liên Kết Thái Bình đang tìm kiếm những đối tác muốn đầu tư vào hệ thống cửa hàng Uncle Bills và tìm kiếm nguồn nhân lực dồi dào để phát triển hơn.
Cơ cấu bộ máy của công ty 1. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty 1. Cơ cấu tổ chức Công Ty TNHH Liên Kết Thái Bình là một công ty có quy mô nhỏ và trẻ, số lượng nhân viên công ty còn ít. Đã có khá nhiều thay đổi trong tình hình nhân sự của công ty kể từ ngày thành lập so với hiện nay.
Những ngày đầu, công ty chỉ có gần 15 nhân viên chính thức. Với số lượng đó, một người phải làm công việc của nhiều người. Qua 15 năm nỗ lực không ngừng, hiện công ty có quy mô nhân sự ổn định. 4 do an BAN GIÁM ĐỐC Bộ phận Bộ phận kế Bộ phận IT Bộ phận kinh doanh toán nhân sự (Nguồn: Bộ phận nhân sự) Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.
Chức năng và nhiệm vụ Ban giám đốc: Giám đốc điều hành: Là vị trí lãnh đạo cao nhất trong công ty, là người có quyền quyết định tất cả các hoạt động và chịu trách nhiệm với nhà nước về kết quả trong hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, cũng là người giữ vai trò chỉ huy với trách nhiệm quản lý cũng như được sử dụng tổng lực vốn, nhân lực, đất đai và cả các nguồn lực khác của công ty. Trợ lí giám đốc: hỗ trợ cho giám đốc trong việc điều hành, tổ chức cũng như quản lý quá trình hoạt động của công ty, phụ trách các lĩnh vực kinh doanh, quản trị, đời sống, hành chính và lập kế hoạch kinh doanh. Điều phối và tổ chức bố trí, sắp xếp hợp lý các lực lượng lao động, duy trì kỹ thuật cho công ty.
Đề suất và tham gia bồi dưỡng về năng lực cho nhân viên. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, mở rộng thị trường và giới thiệu sản phẩm mới cũng như thu hút nhiều tệp khách hàng mới hơn cho công ty. Tổ chức, thực hiện kinh doanh theo kế hoạch và ký hợp đồng với khách hàng. Phải cung cấp đầy đủ các tài liệu, thông tin cũng như phiên dịch cho ban lãnh đạo.
Theo dõi sát và đốc thúc mức độ tiến hành để hoàn thành công việc đúng như kế hoạch đã định. Phòng kế toán: Đảm bảo kinh phí cho các hoạt động như mua máy móc, lương thưởng. cũng 5 do an như lập phiếu thu chi cho các chi phí phát sinh khác trong quá trình hoạt động của công ty. Lưu trữ đủ và đúng tuyệt đối các dữ liệu về việc xuất nhập khẩu theo đúng quy định của doanh nghiệp Có nghĩa vụ phải ghi chép, phản ánh chính xác đầy đủ và kịp thời toàn bộ tình hình doanh nghiệp, thực hiện các chế độ, chính sách theo theo quy định của Nhà nước.
Lập báo cáo kế toán theo kỳ kế toán để báo cáo lên cấp trên. Phối hợp với Phòng Hành Chính Nhân Sự tính và hạch toán việc tiền lương, các khoản thương cho nhân sự trong công ty theo đúng thời gian và chế độ của công ty. Chịu trách nhiệm theo dõi việc thanh toán của khách hàng qua ngân hàng cũng như việc quyết toán công nợ với khách hàng. Phòng Hành Chính Nhân Sự: Lập báo cáo tình trạng nhân sự hàng tháng.
Có nhiệm vụ phải theo dõi, quản lý, tổ chức và đào tạo nhân sự. Bố trí các vị trí nhân sự đầy đủ đảm bảo hoạt động tại doanh nghiệp được diễn ra hợp lí, quán lí tuyển dụng, sa thải nhân viên Soạn thảo, lưu trữ các giấy tờ quan trọng như hợp đồng, văn bản. liên quan đến công ty. Theo dõi và tiếp nhận chỉ thị, công văn cũng như quyết định.
Tổ chức và triển khai, giám sát việc tuân thủ nội quy, đề xuất khen thưởng. Đảm bảo các nghĩa vụ và quyền lợi cơ bản như các khoản phúc lợi, trợ cấp, tiền lương …. Sau đó cùng với Phòng Kế Toán thanh toán cho người lao động. Thực hiện đầy đủ việc đóng bảo hiểm xã hội dành cho nhân viên theo đúng quy định.
Phòng IT: Đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ mạng, phần cứng và phần mềm máy tính, các tài nguyên kỹ thuật số khác. được hoạt động tốt. Quản lý các phần mềm nghiệp vụ riêng mang tính đặc thù của các phòng ban chuyên môn trong doanh nghiệp. Quản trị, bảo vệ và phát triển các tài nguyên mạng của công ty như website.
Quảng cáo trên môi trường internet. Chịu trách nhiệm về các vấn đề an ninh mạng và truyền thông. Định kỳ, thực hiện sao lưu dữ liệu cũng như sẵn sàng với các rủi ro có thể xảy ra. Theo dõi, quan sát việc tuân thủ các quy định cũng như việc phân quyền sử 6 do an dụng máy chủ cho các máy khác trong công ty.
Thiết kế tài liệu để đào tạo hướng dẫn sử dụng ứng dụng trong nội bộ. Báo cáo nội bộ theo quy định và theo yêu cầu của công ty. Nhận xét: Bộ máy tổ chức của công ty được thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng, đây là sự kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Cơ cấu kết hợp chung này phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nhờ vào mô hình này, công ty có thể phát huy được các ưu điểm của cơ cấu trực tuyến là phân quyền để chỉ huy kịp thời truyền chỉ thị theo tuyến đã quy định và các quản lý ở cấp chức năng phát huy được tài năng đóng góp cho cấp trên. Giới thiệu bộ máy kế toán và công tác kế toán 1. Cơ cấu tổ chức phòng tài chính – kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán bán Kế toán kho hàng tại các Thủ quỹ Shop Bộ phận kho vận (Nguồn: Bộ phận nhân sự) Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 1. Nhiệm vụ kế toán từng phần hành Kế toán tổng hợp: - Hỗ trợ, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc với các kế toán khác về nghiệp vụ kế toán 7 do an hoặc các vấn đề phát sinh khác.
Có nhiệm vụ kiểm tra các định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Thu nhập, giải quyết các số liệu kế toán phát sinh trong hoạt động kinh doanh của công ty ví dụ như hóa đơn, phiếu thu, chi, xuất nhập khẩu. sau đó là kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ và hợp pháp của những chứng từ kế toán mà liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ rồi tiến hành ghi chép, nhập liệu. - Quản lý doanh số của các cửa hàng chi nhánh, xuất hóa đơn, hạch toán thu nhập, thuế giá trị gia tăng. Cùng với kế toán tổng hợp kho kiểm tra, giám sát việc vận chuyển cũng như thời gian hàng bị tồn kho.
- Cung cấp số liệu, giải trình các số liệu liên quan cho ban giám đốc, cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu và thắc mắc. - Cung cấp, giải trình cho ban giám đốc hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền những số liệu liên quan khi có yêu cầu và thắc mắc. Thủ quỹ: - Tiến hành việc chi, thu tiền theo đúng quy định và quyền hạn của thủ quỹ. - Kiểm kê việc chi, thu tiền mặt chính xác, giữ an toàn cho quỹ tiền mặt và ngân phiếu.
Lập báo cáo về tình trạng của quỹ tiền mặt trong công ty. - Thực hiện và tuân thủ theo quy định của Nhà Nước về định mức tồn quỹ tiền mặt trong công ty.