CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VE DAO TẠO NHÂN VIÊN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, đặc điêm, hình thức và vai trò của đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp 1. Khái niệm của đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp Theo Nguyễn Ngọc Quân (2007) đào tạo là “công tác của mỗi DN, DN thông qua việc đào tạo tại chỗ hoặc cử đi học dé người lao động thực hiện chức năng, nhiệm vụ hiệu quả hơn và nâng cao chất lượng công việc. Công tác đào tạo giúp cho người lao động củng có lại về kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ đồng thời học tập dé nâng cao trình độ, kỹ năng hướng đến hiệu quả lao động được nâng ” cao.
Mục tiêu của công tac đào tao “tận dụng tối đa nguồn nhân viên mà DN hiện có thông qua việc dao tạo nâng cao trình độ hiệu quả công việc của người lao động. Từ đó, người lao động sẽ nắm vững được chuyên môn, nghiệp vụ người lao động chủ động hơn trong công việc, nâng cao tính sáng tạo trong công việc.” theo Nguyễn Ngọc Quân (2007). Đặc điểm đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp Nhân viên văn phòng là những người không tham gia vào quá trình sản xuất một cách trực tiếp, họ thường tham gia vào các hoạt động kinh doanh và các hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp, tùy vào các bộ phận khác nhau thì nhân viên sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ và công việc khác nhau. Đối tượng này thường có trình độ từ cao dang trở lên và làm việc với những các thiết bi điện tử, tin học, công nghệ thông tin,.do vậy, khi đào tạo nhân viên văn phòng cần chú trọng đến trình độ giảng viên, các kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng (giao tiếp, nghiệp vụ, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng tin học, nghiệp vụ,.tùy vào từng bộ phận).
Nhân viên văn phòng thường đảm nhận những nhiệm vụ đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn cao nên việc đào tạo bài bản nghiệp vụ song song với dao tạo trực tiép trong công việc là rat quan trọng, ngoài ra có thê sử dụng các phương pháp đảo tạo ngoài công việc. Vai trò việc đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp Đào tạo nhân viên là nhiệm vụ hết sức quan trọng của mỗi DN, là điều kiện dé DN tôn tại và phát triển. Hon thé nữa khi nó còn giúp người lao động nâng cao được trình độ chuyên môn và kỹ năng đề đáp ứng với nhu cầu công việc của người lao động. Nếu công tác này được DN thực hiện tốt, có chiến lược đúng đắn sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho DN thông qua những hiệu quả sau: + Nâng cao NSLD, hiệu quả thực hiện công việc; + Nâng cao chất lượng thực hiện công việc; + Giảm bớt sự giám sát vì NLD được dao tạo có khả năng tự giám sát; + Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức; + Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân viên; + Tạo điều kiện cho áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và quản lý vào DN; + Tạo ra được lợi thế cạnh tranh trong DN.
Đối với NLD, vai trò của đào tạo phát triển nguồn nhân viên thé hiện ở chỗ: + Tạo ra sự gắn bó giữa NLĐ và DN; + Tao ra tính chuyên nghiệp cua NLD; + Tạo ra sự thích ứng giữa NLD và công việc hiện tại và trong tương lai; + Đáp ứng yêu cầu và khát vọng của NLĐ; + Tạo cho NLD cái nhìn mới, cách tư duy mới trong công việc, từ đó tạo cơ sở dé phát huy tính năng động sáng tạo của NLD. Quy trình đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp 1. Xác định nhu cau đào tạo Là bước đầu tiên trong chu trình thiết kế đào tạo nhân viên của một doanh nghiệp. Phân tích nhu cầu dao tạo tập trung trả lời câu hỏi: Đào tạo có cần thiết đối với người lao động trong doanh nghiệp? Việc xác định nhu cầu đào tạo là quá trình đánh giá tô chức, nhiệm vụ và cá nhân để xác định loại đào tạo nào (nếu có) là cần thiết.
Đó cũng là quá trình xác định khoảng cách giữa năng lực yêu cầu công việc và năng lực thực tế của người lao động. Đồng thời việc đào tao cũng đảm bảo chất lượng Trong giai đoạn này cần phải: Tìm hiểu mục tiêu chung của doanh nghiệp và mục tiêu đặt ra cho từng phòng ban trong doanh nghiệp. Xác định khoảng cách giữa kết quả thực hiện công việc mong muốn và kết quả thực tế mà nhân viên đạt được. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra khoảng cách này như: Thiếu kỹ năng, thực hiện công việc không tốt, do yêu cầu công nghệ mới,.
Như vậy, ta có thé hiểu bản chất của xác định nhu cầu đào tạo như sau: Nhu cầu đào tạo = Thành tích công tác lý twéng — Thành tích công tác thực té 1. Xác định mục tiêu đào tạo Xác định mục tiêu đào tạo là việc cần phải thực hiện sau khi hoàn thành việc phân tích nhu cầu đào tạo. Mục tiêu chương trình dao tạo mô tả mục dich va kết quả mong muốn của chương trình đào tạo mà tô chức thực hiện. Các kết qua này có thê đạt được bằng nhiều cách, nhung điều này không được xác định rõ trong mục tiêu.
Thay vào đó, các mục tiêu được sử dụng dé đạt được kết quả đã xác định. Là xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Bao gồm: - Những kỹ năng cụ thé cần được dao tạo và trình độ kỹ năng có được sau đào tạo; - Số lượng và cơ cấu học viên; - Thời gian đảo tạo; - Xác định người đào tạo: cán bộ bên trong tô chức hay bên ngoài tổ chức; - Tính thường xuyên trong việc tổ chức các lớp đảo tạo. Việc xác định mục tiêu dao tao sẽ có được phương hướng rõ ràng cho kê hoạch đào tạo và đó cũng là cái giá đỡ cho kê hoạch đào tạo.
Mục tiêu phát triên có thê chia ra làm nhiêu câp, từ một mục tiêu cụ thê của môn học, càng xuông dưới càng cụ thê. Lựa chọn đối tượng đào tạo Giai đoạn này tô chức cân thực hiện công việc lựa chọn người cụ thê dé đào tạo và phát triên, dựa trên nghiên cứu và xác định nhu câu, động cơ đảo tạo của người lao động, tác dụng của dao tao va phát triên đôi với người lao đông và kha năng nghề nghiệp của từng người. Việc lựa chọn đối tượng cụ thé dé dao tạo va phat triển dựa trên: - _ Nghiên cứu nhu cầu và động cơ đào tao của người lao dong; - Tac dụng của đào tao với người lao động; - _ Triển vọng nghề nghiệp trong tương lai của từng người. Việc lựa chọn người đào tạo bảo phải đào tạo và đúng người, tức là phải lựa chọn người đúng khả năng, nguyện vọng học tập .dé tránh tình trạng dao tạo và phát triển nhằm đối tưởng, làm tốn thất về thời gian và chi phí không cần thiết.
Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo Chương trình đào tạo là một hệ thong các môn học va bai học được day, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Doanh nghiệp căn cứ vào tình hình cụ thể về năng lực tài chính, cơ sở vật chat. dé chọn phương pháp đào tao và phát trién phù hợp.
Có rất nhiều phương pháp đào tạo, doanh nghiệp có thê kết hợp hoặc lựa chọn một phương pháp mà chỉ phí thấp và đem lại hiệu quả cao. Lựa chọn phương thức dao tạo là lựa chọn cách thức truyền đạt kiến thức, kỹ năng đến người được đào tạo sao cho đạt đến mục tiêu của DN một cách phù hợp và hiệu quả nhất, có hai phương pháp đào tạo: đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc. a) Dao tao trong công việc Đào tạo trong công việc là các phương pháp đào tạo giúp học viên thực hiện công việc ngay trong quá trình làm việc, học viên thường được kèm cặp làm việc trực tiép với cán bộ cap trên hoặc những cán bộ kì cựu có kinh nghiệm trong công ty, bao gồm những phương pháp cụ thể như sau: e Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc; e Đào tạo theo kiểu học nghề; e Kèm cặp và chỉ bảo; e Luân chuyên và thuyên chuyên công việc. “Đào tạo trong công việc có khá nhiều ưu điểm.
Cách đào tạo này thường không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị đặc thù. Việc đào tạo này có ý nghĩa thiết thực do trong quá trình học việc, học viên được làm việc và có thu nhập từ việc làm của họ. Công ty cũng mất ít thời gian đào tạo vì cách thức đào tạo này mang lại một sự chuyền biến tức khắc về cả kiến thức và kỹ năng thực hành. Ngoài ra, đào tạo trong công việc sẽ cho phép học viên được thực hành những công việc mà bản thân công ty muốn học viên của mình có thể làm được sau quá trình đào tạo này.
Học viên cũng có điều kiện được làm việc và tiếp xúc với đồng nghiệp tương lai.” theo Nguyễn Ngọc Quân (2007). Bên cạnh những ưu điểm thì phương pháp đào tạo này cũng có một số nhược điểm. Trước hết là việc lý thuyết trang bi cho học viên chưa được cung cấp một cách hệ thống. Trong quá trình học viên tiếp nhận đào tạo, họ có thể bắt chước những thao tác kinh nghiệm chưa chuyên nghiệp và không tiên tiến của người giảng dạy.
Dé đảm bảo được hiệu quả của việc dao tạo trong công việc thì can đáp ứng các yêu tô sau. Cân xem xét lựa chọn các giáo viên, người đào tạo cân có trình độ chuyên môn, mức độ thành thạo công việc và khả năng truyền đạt tốt. Đồng thời, chương trình đảo tạo cần được tô chức một cách chặt chẽ và có kế hoạch dé đảm bảo mang lại hiệu quả dao tạo tốt nhất. b) Dao tạo ngoai công việc Dao tạo ngoài công việc là “phương pháp đào tao trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế.” Nguyễn Ngọc Quân (2007).
Cách thức đảo tạo này bao gồm: e Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp; e Cử đi học ở các trường chính quy; e Các bài giảng, hội nghị hoặc hội thao; e Đào tạo theo kiểu chương trình hóa với sự trợ giúp của máy tính; ® Đào tạo theo phương thức từ xa; e Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm; e Mô hình hóa hành vi; e Dao tạo kỹ năng xử ly công văn, giấy tờ.