mở đầu từ những nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ của người mua hàng qua việc đặt mua hàng và kết thúc khi bên bán hàng thu được tiền hàng từ người mua. Bước đầu của chu trình là xử lý đơn đặt hàng của người mua: Căn cứ vào đơn đặt hàng của người mua. Sau đó, bộ phận bán hàng sẽ xét duyệt đơn đặt hàng (về chủng loại, số lượng, chất lương.) để xác định khả năng cung ứng, cung ứng đúng hạn của mình từ đó quyết định chấp nhận đơn đặt hàng hay không. Cuối cùng, quyết định bán hàng và lập hóa đơn bán hàng.
Thứ hai là xét duyệt bán chịu: Sau khi quyết định bán, căn cứ vào đơn đặt hàng cùng các nguồn thông tin khác nhau, bộ phận tín dụng thực hiện đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng và quyết định phê duyệt bán chịu (mức tín dụng, thời hạn, phương thức thanh toán). Sau đó bộ phận quản lý sẽ xem xét đơn đặt hàng và khả năng của DN cũng như tình hình tín dụng của khách hàng để ra quyết định bán hàng. Thứ ba là chuyển giao hàng: thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hang, bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn và gửi hang cho khách hàng (Vận đơn -> Ghi vào sé hàng - > chuyển cho bộ phận lập hóa đơn). Việc xuất hàng được kiểm soát bởi thủ kho, người nhận, bộ phận bảo vệ.
Thứ tư là lập hóa đơn, gửi cho khách hàng và ghi rõ về nghiệp vụ bán hàng: Các hóa đơn bán hàng là những chứng từ chỉ rõ mẫu mã của hàng hóa, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, mọi chi phi vận chuyền, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế GTGT. Các hóa đơn được lập bởi bộ phận bán hàng. Tiếp đó gửi cho khách hàng sau khi đã kiểm tra lại. Cuối cùng cộng hóa đơn theo ngày ghi vào Nhật ký bán hàng và sô cái.
Thứ năm là xử lý và ghi số các khoản thu tiền khách hang: Sau khi đã lập hóa đơn và hàng hóa được giao, có hai trường hợp: thu tiền ngay thì chu trình kết thúc, nếu bán chịu thì phải tiếp tục theo dõi các khoản phải thu. Khi theo dõi thanh toán cần liệt kê các khoản nợ, phân công cho hai nhân viên khác nhau một người phụ trách kế toán chi tiết công nợ và một người phụ trách kế toán tổng hợp. Bộ phận kế toán sẽ xử lý và ghi số các khoản tiền nhằm ngăn chặn khả năng tiền bị mất cắp. Sau đó là xử lý và ghi số khoản giảm giá và hàng bán bị trả lại: Tại các DN cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về tiếp nhận hàng bán bị trả lại, xét duyệt giảm giá và khấu trừ công nợ liên quan tới số hàng ngày.
Tiếp theo là thâm định và xóa số khoản thu nhưng không thu được. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu từ những khách hàng thực sự mat khả năng thanh toán, DN phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khỏi các khoản phải thu để trình lên cấp trên, bộ phận quản lý có trách nhiệm chuẩn y xóa số khoản phải thu đó. Căn cứ vào sự phê chuẩn, kế toán ghi số. Cuối cùng là việc dự phòng nợ khó đòi: Trước khi khóa số kế toán và chuan bị lập BCTC, DN phải thực hiện đánh giá các khoản phải thu mà có khả năng sẽ không thu hồi được, lập bảng dự phòng các khoản này và tính vào chỉ phí hoạt động của DN.
Sự cần thiết trong việc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của chu kỳ kinh doanh của DN. Các chỉ tiêu tài chính của chu trình này đều có ảnh hưởng đến thông tin trên BCTC như: BCDKT, BCKQHDKD, những thông tin này không chi là mối quan tâm của chủ DN mà còn là mối quan tâm từ các nhà đầu tư và là đối tượng của các cơ quan Nhà nước như cơ quan thuế, thống kê.kết quả chu trình này là một chi tiêu biểu hiện cho kết quả hoạt động của DN, kết quả tốt thì sẽ được nhiều người quan tâm đến DN hơn. Mặt khác, kết quả của chu trình này cũng thé hiện tốc độ tiêu thụ hàng hóa của DN để DN định hướng kịp thời trong hoạt động kinh doanh. Việc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền sẽ giúp DN thấy được những yếu điểm cần phải khắc phục như quản lý doanh thu bán hàng, quản lý công nợ.để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của DN.
Do nhu cầu kiểm toán ngày càng lớn nên để cung cấp dịch vụ với chất lượng tốt nhất không chỉ OCEANAUDIT mà tất cả công ty kiểm toán độc lập đều từng ngày hoàn thiện các công tác kiểm toán trong kiểm toán BCTC. Chu trình bán hàng và thu tiền được coi một cách tương đối là giai đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn và tiền từ đó tạo ra một phan dùng để hoàn trả vốn và dé lại cho các chu kỳ kinh doanh tiếp theo. Chu trình bao gồm các quyết định và các quá trình không thể thiếu cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Thực chất của việc bán hàng và thu tiền là việc thực hiện giá trị sản phẩm, DN phải chuyển giao hàng hóa, sản phẩm, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
Vì vậy, nói chung là nó bắt đầu bằng một đơn đặt hàng (hoặc yêu cầu mua hàng) của khách hàng và chấm dứt bằng một sự chuyên đổi hàng hóa dịch vụ thành các nghiệp vụ thu tiền. Với nhiều hình thức bán hàng và thanh toán nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này cũng rat đa dạng. Chu trình bán hàng thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình SXKD. Chu trình bán hàng và thu tiền có liên hệ mật thiết các chu trình khác nên kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền là không thể bỏ qua.
Những gian lận, sai sót thường gặp trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền Sai phạm đầu tiên có thé kể đến là việc khai báo tăng khoản doanh thu bán hàng. nợ phải thu khách hàng từ việc hạch toán khống nghiệp các vụ bán hàng hay hạch toán sớm các nghiệp vụ bán hàng mà chưa được coi là hoàn thành tiêu thụ; DN đã hạch toán vào Doanh thu những nghiệp vụ bán hàng mà chưa đủ điều kiện ghi nhận Doanh thu; Doanh thu trên số sách, báo cáo kế toán cao hon so với Doanh thu trên các chứng từ kế toán (sai sót về mặt số học); Kế toán đã hạch toán Doanh thu của năm sau vào năm kế toán hiện hành; Kế toán đã hạch toán cả phần Doanh thu chưa thực hiện vào Doanh thu trong kỳ. Thứ hai là doanh thu bán hàng theo phương thức trả góp hoặc trả chậm thì doanh thu sẽ được ghi nhận theo giá bán trả tại thời điểm ghi nhận doanh thu. Phần lãi từ tài khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm và trả góp so với giá bán trả ngay được ghi nhận vào tài khoản doanh thu chưa thực hiện.
Nhưng nhiều DN lại hạch toán hoàn toàn tiền lãi thu được vào doanh thu của năm tài chính. Thứ ba là giá bán của hàng đại lý ký gửi là hạch toán vào doanh thu bán hàng hoa hồng mà DN được hưởng khi bán đúng giá niêm yết. Song trên thực tế, các đại lý bán hàng với giá trên cơ sở cung - cầu về từng loại hàng hóa. Thứ tư là doanh thu từ hoạt động bán hàng trong nước ra nước ngoài (xuất khẩu), nhóm hàng có thuế suất cao chuyển thành nhóm hàng có thuế suất thấp hơn nhằm trốn thuế, lậu thuế.
Thứ năm là bán hàng theo phương thức đổi hàng nhưng không hạch toán doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng, mà chỉ hạch toán trực tiếp như hàng đổi hàng. Việc bán chịu được ghi nhận như những nghiệp vụ bán hàng thông thường hơn là những nghiệp vụ tài chính. Ngoài ra, các khoản phải thu khách hàng lại không được phân loại đúng như thực tế khi mà khả năng thu hồi được các khoản phải thu ấy trong năm tiếp theo là rất thấp. Thứ sáu là DN có thể trình bày sai lệch BCTC bằng cách ghi tăng các khoản nợ phải thu khách hàng thanh toán của DN biểu hiện khác đi hay gian lận trong việc trích lập dự phòng và xóa số nợ phải thu khó đòi.
Mục tiêu kiếm toán chu trình bán hàng và thu tiền 1. Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính Mục tiêu cho các khoản mục về bán hàng và thu tiền cũng cần có định hướng cụ thể qua các mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt. Có thể khái quát các mục tiêu kiểm toán chung của chu trình bán hàng và thu tiền như sau: (1) Có căn cứ hợp lý: Cụ thể doanh thu tiền mặt, các khoản phải thu đều phải hiện hữu ngay tại ngày lập BCTC. (2) Tính đầy đủ: Xác minh tất cả nghiệp vụ phát sinh cóliên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền và quan lý nợ phải thu và số du các khoản mục này tồn tại ngoài thực tế có được phản ánh và ghi chép đầy đủ trong số sách và báo cáo không.
(3) Quyền sở hữu: Cụ thể DN phải có quyền sở hữu đối với tất cả các khoản doanh thu, thu nhập khác, tiền mặt và các khoản phải thu có phát sinh trong kỳ. (4) Sự đánh giá: Xác minh các nội dung sau: e Các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ phải được ghi nhận vào số kế toán và trên các báo cáo theo đúng giá trị thực của nó và phải phù hợp với các chứng từ gốc đi kèm. e Các khoản dự phòng được tính toán một cách hợp lý để giá trị thuần của các khoản nợ phải thu khách hàng gần đúng với giá tri có thể thực hiện được? (5) Sự chính xác của các tài khoản: Cụ thể tích của đơn giá với số lượng hàng bán phải được tính đúng. Các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và các khoản nợ phải thu khách hàng được ghi chép đúng số tiền gộp trên BCTC và phải phù hợp giữa số tổng hợp và sé chỉ tiết (6) Xác minh chính sách chiết khấu hợp lý: Cụ thể doanh thu và các khoản phải thu phải được giảm trừ khi thực tế phát sinh phù hợp với các chính sách chiết khấu.