Hoàn Thiện Công Tác Ứng Dụng E-HRM Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thái Bình

• Trường học: Trường Đại Học Thái Bình
• Chuyên ngành: Quản Trị Nhân Sự
• Đề tài: Hoàn Thiện Ứng Dụng E-HRM Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thái Bình
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Thái Bình

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.4. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Kết cấu các chương của khóa luận
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
• 1.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
• 1.1.1. Thông tin chung
• 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
• 1.1.3. Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi
• 1.1.4. Lĩnh vực hoạt động
• 1.1.5. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
• 1.1.6. Tình hình hoạt động của Công ty
• 1.1.6.1. Tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
• 1.1.6.2. Địa bàn hoạt động và phương thức kinh doanh
• 1.1.6.3. Khả năng cạnh tranh
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC ỨNG DỤNG E-HRM TRONG DOANH NGHIỆP
• 2.1. Các khái niệm cơ bản về Quản trị nguồn nhân lực
• 2.1.1. Nguồn nhân lực
• 2.1.2. Quản trị nguồn nhân lực
• 2.1.3. Chức năng của quản trị nguồn nhân lực
• 2.2. Các khái niệm cơ bản về Quản trị nguồn nhân lực điện tử (E-HRM)
• 2.2.1. E-Recruitment – Tuyển mộ điện tử
• 2.2.2. E-Selection – Tuyển chọn điện tử
• 2.2.3. E-Performance Management System – Quản trị hiệu suất điện tử
• 2.2.4. E-Training – Đào tạo điện tử
• 2.2.5. E-Compensation – Đãi ngộ điện tử
• 2.2.6. E-Communication – Giao tiếp điện tử
• 2.3. Những lợi ích của E-HRM
• 2.4. Những khó khăn và thách thức khi ứng dụng E-HRM
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG E-HRM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
• 3.1. Tình hình nhân sự hiện tại
• 3.2. Thực trạng công tác ứng dụng E-HRM tại Công ty
• 3.2.1. E-Recruitment – Tuyển mộ điện tử
• 3.2.2. E-Selection – Tuyển chọn điện tử
• 3.2.3. E-Performance Management System – Quản trị hiệu suất điện tử
• 3.2.4. E-Training – Đào tạo điện tử
• 3.2.5. E-Compensation – Đãi ngộ điện tử
• 3.2.6. E-Communication – Giao tiếp điện tử
• 3.3. Đánh giá thực trạng ứng dụng E-HRM tại Công ty
• 4. CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ỨNG DỤNG E-HRM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THÁI BÌNH
• 4.1. Định hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới
• 4.2. Định hướng phát triển hệ thống E-HRM
• 4.3. Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác ứng dụng E-HRM tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình
• 4.3.1. Đồng bộ hệ thống tuyển dụng điện tử (gồm cả E-Recruitment và E-Selection) cho toàn bộ đơn vị của TBS
• 4.3.2. Hoàn thiện hệ thống quản trị hiệu suất điện tử thông qua hoàn thiện KPI và ứng dụng CPM cho khối lao động gián tiếp
• 4.3.3. Tăng cường khả năng tiếp cận thông tin về đãi ngộ của nhân viên
• 4.4. Các ảnh hưởng và khó khăn khi đề xuất giải pháp
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan dự án hoàn thiện E HRM tại Công ty Thái Bình

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số nhân sự không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Đề tài 'Hoàn Thiện Ứng Dụng E-HRM Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thái Bình' tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích và đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa hệ thống quản lý nhân sự điện tử (E-HRM) tại TBS Group. Dự án này xuất phát từ thực tế rằng nhiều doanh nghiệp Việt Nam, dù đã bước đầu ứng dụng công nghệ, vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong việc khai thác triệt để tiềm năng của các phần mềm HRM. Theo một khảo sát của Bộ Công thương và UNDP năm 2020, có tới 82% doanh nghiệp Việt Nam chỉ đang ở vị trí sắp 'tham gia' vào cuộc đua chuyển đổi số. Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình (TBS Group), một doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sản xuất giày da và túi xách với quy mô nhân sự lên đến hàng chục nghìn người, cũng không nằm ngoài xu thế đó. Dù đã triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) SAP từ năm 2014, công tác ứng dụng module HRM vẫn còn nhiều điểm chưa hoàn thiện, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nguồn nhân lực. Mục tiêu của nghiên cứu là đánh giá thực trạng, xác định các nút thắt trong quy trình và đưa ra các giải pháp khả thi để xây dựng một hệ thống E-HRM đồng bộ, hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững cho công ty.

1.1. Bối cảnh và sự cần thiết của chuyển đổi số nhân sự

Sự phát triển của công nghệ và toàn cầu hóa đã đặt ra những thách thức lớn cho công tác quản trị nguồn nhân lực truyền thống. Việc quản lý thủ công, dựa nhiều vào giấy tờ không còn phù hợp với quy mô và tốc độ phát triển của các doanh nghiệp lớn như TBS Group. E-HRM, hay Quản trị nguồn nhân lực điện tử, ra đời như một giải pháp E-HRM cho doanh nghiệp toàn diện, ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự để tự động hóa các quy trình từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá đến đãi ngộ. Việc hoàn thiện E-HRM giúp doanh nghiệp giảm chi phí hành chính, tăng tốc độ xử lý thông tin, nâng cao tính minh bạch và cải thiện trải nghiệm của nhân viên, qua đó đóng vai trò chiến lược trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.

1.2. Mục tiêu nghiên cứu và phạm vi ứng dụng tại TBS Group

Nghiên cứu tập trung vào việc đánh giá toàn diện các thành phần của hệ thống E-HRM tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình, bao gồm: E-Recruitment (Tuyển dụng điện tử), E-Selection (Tuyển chọn điện tử), E-Performance Management (Quản trị hiệu suất điện tử), và E-Compensation (Đãi ngộ điện tử). Phạm vi nghiên cứu không chỉ giới hạn ở việc phân tích module HRM trên nền tảng SAP hiện có, mà còn mở rộng ra việc đề xuất tích hợp các công cụ và phần mềm nhân sự của bên thứ ba để lấp đầy những khoảng trống chức năng. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một lộ trình triển khai phần mềm nhân sự hoàn chỉnh, giúp TBS tối ưu hóa quy trình nhân sự và nâng cao hiệu quả hoạt động.

II. Phân tích thực trạng và thách thức ứng dụng E HRM tại TBS

Mặc dù đã có những bước đi tiên phong trong việc áp dụng công nghệ với hệ thống SAP từ năm 2014, thực trạng ứng dụng E-HRM tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình vẫn đối mặt với nhiều thách thức. Vấn đề lớn nhất là sự thiếu đồng bộ và hoàn thiện của các module trong hệ thống thông tin nhân sự (HRIS). Các quy trình như tuyển dụng, quản lý hiệu suất vẫn còn tồn tại nhiều bước thủ công, phân mảnh trên nhiều nền tảng khác nhau (Zalo, Email, Google Sheets), gây khó khăn cho việc quản lý dữ liệu tập trung và ra quyết định. Đặc biệt, việc công ty tự lập trình các module trên nền tảng SAP cơ bản đã dẫn đến một hệ thống chưa được tối ưu, thiếu nhiều tính năng chuyên sâu mà các phần mềm HRM hiện đại cung cấp. Thách thức không chỉ đến từ công nghệ mà còn từ con người. Việc thay đổi thói quen làm việc của một đội ngũ nhân sự đông đảo, đặc biệt là khối lao động trực tiếp, đòi hỏi một kế hoạch đào tạo và truyền thông bài bản. Ngoài ra, những rủi ro về bảo mật dữ liệu nhân sự, lương thưởng khi chuyển đổi lên nền tảng số cũng là một rào cản cần được giải quyết triệt để. Việc đánh giá hiệu quả E-HRM hiện tại cho thấy công ty chưa khai thác hết lợi ích của E-HRM, và chi phí đầu tư chưa mang lại lợi tức (ROI) như kỳ vọng.

2.1. Sự thiếu đồng bộ trong hệ thống tuyển dụng và tuyển chọn

Công tác tuyển dụng tại TBS, đặc biệt là với khối lao động phổ thông số lượng lớn, vẫn còn phụ thuộc nhiều vào các kênh truyền thống và các công cụ riêng lẻ. Dữ liệu ứng viên không được quản lý tập trung trên một hệ thống Applicant Tracking System (ATS) duy nhất, dẫn đến việc sàng lọc, theo dõi và đánh giá ứng viên tốn nhiều thời gian và công sức. Việc thiếu một quy trình tuyển dụng điện tử (E-Recruitment) chuẩn hóa khiến việc tổng hợp báo cáo và phân tích hiệu quả các kênh tuyển dụng trở nên khó khăn, làm tăng chi phí triển khai E-HRM một cách không hiệu quả.

2.2. Hạn chế của hệ thống quản lý hiệu suất và đãi ngộ điện tử

Hệ thống quản lý hiệu suất nhân viên tại TBS chủ yếu dựa trên các file Excel và biểu mẫu thủ công để theo dõi KPI. Quy trình này thiếu tính tự động, cập nhật theo thời gian thực và khó có thể áp dụng mô hình Quản trị hiệu suất liên tục (CPM) hiện đại. Tương tự, hệ thống đãi ngộ điện tử (E-Compensation) trên SAP chưa cho phép nhân viên dễ dàng truy cập và tra cứu thông tin về lương, thưởng, phúc lợi. Sự thiếu minh bạch này có thể ảnh hưởng đến động lực và sự gắn kết của người lao động. Việc kết nối dữ liệu giữa hiệu suất và đãi ngộ chưa được tự động hóa HR, gây khó khăn trong việc xây dựng chính sách lương thưởng công bằng và dựa trên năng lực thực tế.

III. Giải pháp đồng bộ hệ thống tuyển dụng điện tử tại Thái Bình

Để giải quyết những hạn chế trong công tác thu hút nhân tài, giải pháp trọng tâm là xây dựng và đồng bộ một hệ thống tuyển dụng điện tử toàn diện, bao gồm cả E-Recruitment và E-Selection. Thay vì tiếp tục phát triển các tính năng rời rạc trên hệ thống SAP hiện có, nghiên cứu đề xuất Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình xem xét triển khai một phần mềm HRM chuyên dụng cho tuyển dụng, có khả năng tích hợp với hệ thống ERP lõi. Giải pháp này giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ việc tạo yêu cầu tuyển dụng, đăng tin trên nhiều kênh, tự động sàng lọc hồ sơ (CV parsing), quản lý lịch phỏng vấn, cho đến gửi thư mời nhận việc. Việc áp dụng một nền tảng như Base E-Hiring được phân tích là một lựa chọn tiềm năng, giúp tối ưu hóa quy trình nhân sự và giảm tải đáng kể công việc hành chính. Theo tài liệu, Base E-Hiring cung cấp các tính năng ưu việt như chatbot, phỏng vấn trực tuyến, tự động gửi email hàng loạt và tạo báo cáo phân tích hiệu quả tuyển dụng. Giải pháp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng chuyên nghiệp của TBS, thu hút được nhiều ứng viên chất lượng hơn.

3.1. Triển khai hệ thống quản trị tuyển dụng ATS chuyên nghiệp

Việc triển khai một Hệ thống quản trị tuyển dụng (ATS) cho phép TBS tạo một kho dữ liệu ứng viên (talent pool) tập trung. Mọi hồ sơ từ các nguồn khác nhau sẽ được tự động đổ về một nơi, giúp bộ phận nhân sự dễ dàng tìm kiếm, lọc và tái sử dụng cho các vị trí trong tương lai. Hệ thống này cần có khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email xác nhận, nhắc lịch phỏng vấn, và phản hồi ứng viên không trúng tuyển, từ đó cải thiện trải nghiệm ứng viên và giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty. Đây là bước đi nền tảng trong việc hoàn thiện ứng dụng E-HRM.

3.2. Tối ưu hóa quy trình tuyển chọn điện tử E Selection

Nền tảng tuyển dụng mới cần tích hợp các công cụ hỗ trợ tuyển chọn điện tử. Các tính năng như thiết lập bộ câu hỏi phỏng vấn theo từng vị trí, tạo bài kiểm tra năng lực trực tuyến (IQ, EQ, chuyên môn), và phỏng vấn qua video ngay trên hệ thống sẽ giúp quy trình đánh giá trở nên khách quan và khoa học hơn. Dữ liệu từ các vòng phỏng vấn và kiểm tra được lưu trữ đồng bộ trên hồ sơ ứng viên, giúp hội đồng phỏng vấn có cái nhìn toàn diện và đưa ra quyết định tuyển chọn chính xác, dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

IV. Phương pháp hoàn thiện hệ thống quản trị hiệu suất điện tử

Để nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực, giải pháp tiếp theo là hoàn thiện hệ thống quản trị hiệu suất điện tử (E-Performance Management System). Trọng tâm của giải pháp này là chuyển đổi từ phương pháp đánh giá KPI thủ công, định kỳ sang mô hình Quản trị hiệu suất liên tục (CPM) được hỗ trợ bởi công nghệ. Điều này đòi hỏi một nền tảng phần mềm cho phép thiết lập, theo dõi mục tiêu và phản hồi hiệu suất một cách linh hoạt, theo thời gian thực. Hệ thống phải có khả năng liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu của phòng ban và toàn công ty, đảm bảo mọi nỗ lực của nhân viên đều hướng tới mục tiêu chung. Hơn nữa, việc tích hợp hệ thống quản lý hiệu suất với module quản lý chấm công tính lương và đãi ngộ (E-Compensation) là cực kỳ quan trọng. Khi một nhân viên đạt hoặc vượt KPI, hệ thống có thể tự động đề xuất các khoản thưởng tương ứng, đảm bảo sự công bằng, minh bạch và tạo động lực mạnh mẽ. Đánh giá hiệu quả E-HRM thông qua các chỉ số rõ ràng như tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, mức độ cải thiện năng suất sẽ trở nên dễ dàng hơn, cung cấp dữ liệu xác thực cho các quyết định về đào tạo, phát triển và quy hoạch nhân sự kế thừa.

4.1. Chuyển đổi sang mô hình quản trị hiệu suất liên tục CPM

Mô hình CPM tập trung vào việc đối thoại và phản hồi thường xuyên giữa quản lý và nhân viên thay vì chỉ đánh giá một hoặc hai lần mỗi năm. Một phần mềm HRM hỗ trợ CPM cần có các công cụ như check-in hàng tuần, ghi nhận phản hồi 360 độ, và thiết lập mục tiêu linh hoạt (ví dụ: OKRs). Việc này giúp phát hiện sớm các vấn đề, kịp thời điều chỉnh hướng đi và công nhận những nỗ lực của nhân viên một cách nhanh chóng, thay vì đợi đến cuối kỳ đánh giá. Đây là một kinh nghiệm triển khai HRM hiện đại mà TBS cần áp dụng.

4.2. Tích hợp dữ liệu hiệu suất với chính sách đãi ngộ

Sự liên kết chặt chẽ giữa hiệu suất và đãi ngộ là yếu tố then chốt để giữ chân nhân tài. Hệ thống quản lý nhân sự điện tử cần tự động hóa quy trình này. Dữ liệu về kết quả hoàn thành KPI từ hệ thống quản lý hiệu suất phải được tự động chuyển sang hệ thống tính lương thưởng. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công mà còn đảm bảo chính sách đãi ngộ được thực thi một cách công bằng và minh bạch. Nhân viên có thể thấy rõ mối liên hệ trực tiếp giữa nỗ lực của họ và thu nhập nhận được, từ đó gia tăng động lực cống hiến.

V. Đánh giá hiệu quả thực tiễn của việc hoàn thiện E HRM

Việc hoàn thiện ứng dụng E-HRM tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình được kỳ vọng sẽ mang lại những kết quả tích cực và đo lường được trên nhiều phương diện. Hiệu quả rõ rệt nhất là việc tối ưu hóa quy trình nhân sự, giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho các công việc hành chính. Theo ước tính, việc tự động hóa HR trong tuyển dụng và tính lương có thể tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng cho phòng nhân sự, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn. Thứ hai, chất lượng quản lý nguồn nhân lực sẽ được nâng cao. Dữ liệu nhân sự tập trung, chính xác và được cập nhật theo thời gian thực sẽ cung cấp cho ban lãnh đạo những báo cáo phân tích sâu sắc, làm cơ sở cho các quyết định về nhân sự một cách nhanh chóng và chính xác. Thứ ba, việc tăng cường tính minh bạch trong đánh giá hiệu suất và chính sách đãi ngộ sẽ cải thiện đáng kể trải nghiệm và mức độ hài lòng của nhân viên. Khi người lao động cảm thấy được ghi nhận và đãi ngộ xứng đáng, sự gắn kết và lòng trung thành với công ty sẽ tăng lên, góp phần giảm tỷ lệ nghỉ việc và xây dựng một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và cạnh tranh.

5.1. Lợi ích về chi phí và hiệu suất hoạt động nhân sự

Một trong những lợi ích của E-HRM là giảm chi phí vận hành. Việc loại bỏ các quy trình giấy tờ, giảm sai sót trong tính lương và tối ưu hóa chi phí tuyển dụng sẽ mang lại lợi ích tài chính trực tiếp. Hơn nữa, hiệu suất làm việc của phòng nhân sự được cải thiện rõ rệt. Thay vì sa lầy vào các tác vụ thủ công, họ có thể đóng vai trò là đối tác chiến lược của ban lãnh đạo, tập trung vào việc phân tích dữ liệu để đưa ra các sáng kiến về phát triển nhân tài, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và hoạch định nguồn nhân lực tương lai.

5.2. Cải thiện trải nghiệm và tăng cường sự gắn kết của nhân viên

Một hệ thống quản lý nhân sự điện tử hoàn chỉnh cung cấp cho nhân viên cổng thông tin tự phục vụ (employee self-service). Họ có thể chủ động cập nhật thông tin cá nhân, xem phiếu lương, đăng ký nghỉ phép, và theo dõi mục tiêu công việc của mình một cách dễ dàng. Sự chủ động và minh bạch này giúp xây dựng niềm tin giữa nhân viên và công ty. Khi các quy trình về quản lý hiệu suất nhân viên và đãi ngộ trở nên công bằng, rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực cống hiến lâu dài.

VI. Định hướng phát triển tương lai cho E HRM tại Công ty TBS

Quá trình hoàn thiện ứng dụng E-HRM là một hành trình liên tục chứ không phải là một dự án có điểm kết thúc. Sau khi đã đồng bộ hóa hệ thống tuyển dụng và quản trị hiệu suất, định hướng phát triển trong tương lai cho Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình là tiếp tục mở rộng và làm sâu sắc hơn nữa quá trình chuyển đổi số nhân sự. Các lĩnh vực cần được ưu tiên tiếp theo bao gồm đào tạo điện tử (E-Training) và giao tiếp điện tử (E-Communication). Việc xây dựng một hệ thống quản lý học tập (LMS) sẽ giúp công ty triển khai các chương trình đào tạo trực tuyến một cách hiệu quả, đặc biệt hữu ích trong các bối cảnh đặc biệt như dịch bệnh. Song song đó, việc triển khai một mạng xã hội nội bộ như Yammer có thể thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo và tăng cường kết nối giữa các phòng ban. Mục tiêu dài hạn là xây dựng một hệ sinh thái công nghệ nhân sự toàn diện, nơi mọi dữ liệu được kết nối và phân tích bằng các công cụ thông minh như Trí tuệ nhân tạo (AI) để đưa ra các dự báo về xu hướng nhân sự, từ đó giúp TBS luôn chủ động trong việc quản trị tài sản quý giá nhất của mình: con người.

6.1. Xây dựng hệ thống đào tạo và phát triển trực tuyến E Training

Trong tương lai, TBS cần đầu tư vào một hệ thống E-Training để chuẩn hóa và đa dạng hóa các chương trình đào tạo. Hệ thống này cho phép xây dựng các khóa học trực tuyến, lưu trữ tài liệu số và theo dõi tiến độ học tập của từng cá nhân. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí tổ chức các lớp học truyền thống mà còn tạo điều kiện cho nhân viên học tập linh hoạt mọi lúc, mọi nơi, góp phần xây dựng một văn hóa học tập liên tục trong toàn tổ chức. Đây là một bước quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực hiện đại.

6.2. Tăng cường giao tiếp nội bộ thông qua nền tảng số

Giao tiếp nội bộ hiệu quả là nền tảng của một doanh nghiệp vững mạnh. Việc triển khai một nền tảng E-Communication chuyên nghiệp sẽ giúp phá vỡ các rào cản thông tin giữa các cấp và các bộ phận. Các thông báo từ ban lãnh đạo, các chính sách mới, hay các sáng kiến của nhân viên có thể được chia sẻ một cách nhanh chóng và rộng rãi. Điều này không chỉ giúp luồng thông tin trong công ty được thông suốt mà còn thúc đẩy sự gắn kết, tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, hợp tác và đổi mới sáng tạo.